In de huidige digitale wereld is het beheren van IT-activa en configuratie-informatie niet meer weg te denken van een goed functionerende organisatie. TOPdesk biedt via de module Configuratiebeheer de mogelijkheid om een gedetailleerde configuratiedatabase (CMDB) op te zetten. Deze database fungeert als centraal informatievlek voor alle IT-objecten binnen een organisatie, waaronder hardware, software, licenties en andere bedrijfsmiddelen. Het correct inrichten van een CMDB in TOPdesk is essentieel om de efficiëntie van IT-proces en incidentbeheer te vergroten en een beter overzicht van IT-infrastructuur te verkrijgen.
Deze gids voorziet in een gedetailleerde verklaring van de manier waarop je een CMDB kunt instellen in TOPdesk, waarbij aandacht wordt besteed aan het registreren van objecten, het aanmaken van selecties en het gebruik van configuratiegegevens in andere processen. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan integratie en samenwerking met andere systemen zoals M-Files, waarbij het belang van metadata en informatiegerichte benadering centraal staat.
Inrichting van de CMDB in TOPdesk
Een goed functionerende CMDB in TOPdesk begint met het registreren van configuratie-items (CI’s). Deze CI’s vormen de bouwstenen van de database en omvatten objecten zoals hardware, software, licenties en telefoonsystemen. Het is essentieel om deze objecten nauwkeurig en volledig in te voeren, zodat ze in de toekomst efficiënt kunnen worden gebruikt.
Registratie van objecten
Het proces van het registreren van nieuwe objecten in de CMDB is gestructureerd en overzichtelijk. Voor elk objecttype zijn er specifieke kaarten in TOPdesk waarop de relevante gegevens kunnen worden ingevuld. Deze kaarten worden opgeslagen in de Configuratiebeheer-module en bevatten informatie zoals beschrijving, locatiekoppeling, attributen en andere relevante details.
Voor het registreren van een nieuw object volg je de volgende stappen:
- Ga naar de modulepagina van Configuratiebeheer.
- Klik in het blok Nieuw op de tegel voor het objecttype dat je wilt aanmaken.
- Vul de kaart in volgens de afspraken die gelden in de organisatie.
- Sla de kaart op.
Na het opslaan van de kaart wordt het tabblad Attributen beschikbaar. Hier kun je aanvullende informatie registreren die specifiek is voor het objecttype. Bijvoorbeeld bij telefoonnetwerkobjecten kun je abonnementen, mobiele informatie en netwerkidentificatie opnemen. Deze attributen zijn van groot belang voor een gedetailleerd overzicht van het object en zijn essentieel voor rapportages en audits.
Softwareobjecten en licenties
Het registreren van softwareobjecten vereist extra aandacht, aangezien licenties meestal gekoppeld zijn aan een specifiek gebruik en beheer vereisen. Voor softwareobjecten in de CMDB zijn er aparte tabbladen beschikbaar, zoals Licenties, waarin je details kunt vastleggen zoals licentiecode, aankoopgegevens, financiële informatie en het onderhoudscontract.
Het proces van het aanmaken van een softwareobject in TOPdesk is als volgt:
- Ga naar de modulepagina van Configuratiebeheer.
- Selecteer in het blok Nieuw Software.
- Vul de kaart in.
- Geef in het veld Locatiekoppeling aan waar je de software wilt koppelen, bijvoorbeeld aan een vestiging, configuratie of persoonsgroep.
- Sla de kaart op.
- Klik op het tabblad Licenties en voeg nieuwe licenties toe.
- Vul de licentiekaart in met relevante gegevens.
- Zorg ervoor dat het aantal licenties overeenkomt met het werkelijke aantal.
- Sla de licentiekaart op.
Nadat de licenties zijn aangemaakt, kun je deze toewijzen aan gebruikers via het tabblad Personen. Via de Koppelmagieër in TOPdesk kun je personen koppelen aan specifieke softwareobjecten en licenties. Dit zorgt ervoor dat er een duidelijke traceerbaarheid is tussen softwaregebruik en persoonlijke toewijzingen.
Op het tabblad Algemeen in het blok Licenties kun je direct zien hoeveel licenties er nog beschikbaar zijn. Dit aantal wordt automatisch bijgewerkt wanneer licenties worden toegewezen aan nieuwe gebruikers. Deze automatisering voorkomt over- of ondertoewijzing van licenties en helpt bij het efficiënt beheren van IT-begrotingen.
Het gebruik van selecties in de CMDB
Selecties in TOPdesk zijn een krachtig instrument om gerichte informatie te verkrijgen uit de CMDB. Ze helpen bij het filteren van objecten op basis van meerdere criteria, zoals categorie, status of behandelaar. Selecties kunnen worden opgeslagen, gedeeld en gebruikt in rapportages en exports. Ze vormen een essentieel onderdeel van het beheer van de CMDB, omdat ze het mogelijk maken om snel en doeltreffend toegang te krijgen tot relevante configuratie-informatie.
Aanmaken van selecties
Het aanmaken van een selectie in TOPdesk is eenvoudig en gestructureerd. Je kunt meerdere criteria toevoegen aan je selectie, die vervolgens worden gecombineerd met logische operatoren zoals EN en OF. Deze operatoren zorgen ervoor dat je complexe query’s kunt uitvoeren en subselecties kunt maken.
Voor het aanmaken van een selectie volg je de volgende stappen:
- Ga naar de modulepagina van Configuratiebeheer of Meldingenbeheer.
- Klik op het tabblad Selecties.
- Klik op Nieuwe selectie.
- Voeg criteria toe aan je selectie, zoals Categorie: Faciliteitendiensten of Status: Aanpassen in CMDB.
- Kies voor vaste waarden of voor Vragen tijdens gebruik, afhankelijk van hoe vaak je de selectie wilt gebruiken.
- Sla de selectie op.
Wanneer je de optie Vragen tijdens gebruik selecteert, zal TOPdesk bij het uitvoeren van de selectie je vragen naar de benodigde waarden. Deze dynamische selecties zijn handig wanneer je regelmatig gerelateerde informatie wilt filteren, maar niet precies weet welke waarden je moet gebruiken.
Selecties kunnen ook worden gebruikt in rapportages en exports. Dit maakt het mogelijk om gerichte analyses te doen en rapportages aan te leveren aan stakeholders. Bovendien kun je selecties delen met andere gebruikers, zodat ook zij toegang hebben tot hetzelfde overzicht van configuratie-informatie.
Integratie met andere systemen
Hoewel TOPdesk een krachtig platform is voor het beheren van IT-configuratiegegevens, is integratie met andere systemen soms essentieel om de efficiëntie te verhogen en informatie te delen. M-Files is een voorbeeld van zo’n systeem dat krachtig kan worden ingezet voor informatiebeheer en documentbeheer. Het is vooral geschikt voor het opslaan en delen van essentiële informatie die niet in de vorm van bestanden is opgebouwd, maar als metadata en contextuele informatie beschikbaar is.
Migratie van CMDB-gegevens naar M-Files
In de praktijk is het aangetoond dat het migreren van CMDB-gegevens van TOPdesk naar M-Files een waardevolle aanvulling kan zijn op de informatiebeheerstrategie van een organisatie. Dit proces omvat niet alleen het overzetten van bestanden, maar ook van specificaties, licentieperiodes en andere essentiële informatie. Door deze gegevens één keer goed in te voeren in M-Files, is het mogelijk om deze informatie de rest van de informatielevenscyclus te gebruiken en te beheren.
De kracht van M-Files ligt in de manier waarop informatie wordt benaderd. In tegenstelling tot traditionele bestandssystemen, benadert M-Files alles als informatie in plaats van als bestanden. Dit maakt het systeem uiterst inzichtelijk en gebruiksvriendelijk, vooral voor gebruikers die geen IT-achtergrond hebben. Het systeem is snel aanpasbaar aan veranderende omstandigheden en kan eenvoudig worden geconfigureerd om aan te sluiten bij belangrijke bedrijfsprocessen.
Koppelingen en metadata
Een van de meest waardevolle functies van M-Files is het gebruik van metadata. Deze metadata maakt het mogelijk om informatie niet alleen op te slaan, maar ook te categoriseren, te indexeren en te zoeken. In combinatie met de informatie uit de CMDB in TOPdesk, zorgt dit voor een uitgebreide en accuraat overzicht van alle IT-objecten en activa.
Het proces van het overzetten van gegevens van TOPdesk naar M-Files is relatief eenvoudig en kan worden gedaan via API’s of manueel. Het is aan te raden om dit proces in samenwerking met de ICT-afdeling uit te voeren, zodat alle relevante gegevens correct worden verwerkt en geïntegreerd.
Beveiligingsaspecten
Het beheren van een CMDB in TOPdesk is niet alleen een kwestie van efficiëntie en informatiebeheer, maar ook van beveiliging. In het kader van informatiebeveiliging is het van groot belang om incidenten en dreigingen te monitoren en te analyseren. De gemeenten in Nederland hebben bijvoorbeeld een systeem opgezet waarin incidenten worden vastgelegd in TOPdesk. Deze incidenten vormen waardevolle input voor het actualiseren van beleid en plannen voor informatiebeveiliging.
Incidenten en dreigingen
Het dreigingsbeeld Nederlandse Gemeenten biedt een actueel overzicht van incidenten en dreigingen, met een verwachting voor de toekomst. Dit dreigingsbeeld is een waardevol instrument voor het actualiseren van beleid en plannen op het gebied van informatiebeveiliging. Daarnaast kan het systeem waarin incidenten worden vastgelegd (zoals TOPdesk) ook nuttig zijn voor het leren van ervaringen uit het verleden.
De basis voor het inrichten van het beveiligingsbeleid is de NEN-ISO/IEC 27001:2017. De maatregelen worden op basis van best practices bij (lokale) overheden genomen. Voor het ondersteunen van gemeenten bij het formuleren van hun informatiebeveiligingsbeleid is in 2018 de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) uitgebracht. Deze baseline is afgeleid van beide NEN-normen en biedt een duidelijke richtlijn voor de implementatie van beveiligingsmaatregelen.
Conclusie
Het inrichten van een CMDB in TOPdesk is een strategisch proces dat essentieel is voor het efficiënt beheren van IT-activa en configuratie-informatie. Door het nauwkeurig registreren van objecten, het gebruik van selecties en het integreren van CMDB-gegevens met andere systemen zoals M-Files, kan een organisatie een gedetailleerd en accuraat overzicht verkrijgen van haar IT-infrastructuur. Bovendien draagt dit bij aan een betere traceerbaarheid, efficiëntie en beveiliging van IT-processen.
De CMDB in TOPdesk is geen eind op zich, maar een continue inrichting en aanpassing die aansluit bij veranderende behoeften en omstandigheden. Het is aan te raden om dit proces in samenwerking met de ICT-afdeling en andere betrokken partijen uit te voeren, zodat alle relevante gegevens correct worden verwerkt en geïntegreerd. Met het juiste aanpakken en tools zoals M-Files kan de CMDB worden ingezet als een krachtig instrument voor informatiebeheer en procesoptimalisatie.