Bij het inrichten van ruimte in de context van duurzame stedelijke ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen speelt verantwoordelijkheid een centrale rol. Zowel in de fysieke inrichting van openbare ruimte als in de interne organisatie van gemeenten, projectontwikkelaars en andere betrokken partijen is duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke aspecten. De informatie uit de bronnen toont aan dat het opstellen van een Leidraad voor de Invulling van de Openbare Ruimte (LIOR), het uitvoeren van due diligence volgens de EU-ontbossingsverordening (EUDR), het ontwerpen van een organisatie en het inrichten van een team met mandaat voor impact ondernemen allemaal verantwoordelijkheden vereisen die goed worden verdeeld en geïntegreerd.
In dit artikel worden de verantwoordelijkheden en rollen in kaart gebracht die betrokken zijn bij het opzetten en inrichten van ruimte en organisatie in een duurzame en doelgerichte context. Het artikel is opgebouwd uit vier hoofdstukken: 1) de verantwoordelijkheden bij het opstellen van een LIOR, 2) het toepassen van zorgvuldigheidseisen zoals verplicht zijn bij de EUDR, 3) de rol van organisatieontwerp in het inrichten van een efficiënte organisatie en 4) de verantwoordelijkheden bij het inrichten van een team met mandaat voor impact ondernemen. Het artikel sluit af met een conclusie die de kernpunten over verantwoordelijkheid bij het inrichten samenvat.
Verantwoordelijkheden bij het opstellen van een LIOR
De Leidraad voor de Invulling van de Openbare Ruimte (LIOR) is een essentieel instrument in de stedelijke ontwikkeling. Het bevat richtsnoeren voor het ontwikkelen van de openbare ruimte met aandacht voor toegankelijkheid, veiligheid, duurzaamheid en functionaliteit. Het opstellen van een LIOR is een samenwerkingsproces waarin diverse partijen betrokken zijn, zowel direct als indirect.
De gemeente speelt een centrale rol bij het opstellen van een LIOR. Zij gebruikt de LIOR om beleid te ontwikkelen dat gericht is op de openbare ruimte. Beleidsmakers zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat de plannen voldoen aan de gestelde eisen uit de LIOR. Stedenbouwkundigen en landschapsarchitecten gebruiken de LIOR om ontwerpkeuzes te maken, rekening houdend met eisen voor o.a. toegankelijkheid, veiligheid en duurzaamheid.
Projectontwikkelaars en aannemers zijn verantwoordelijk voor de bouw en infrastructuur van de openbare ruimte en moeten de LIOR volgen, zodat hun projecten voldoen aan de gestelde eisen voor o.a. materialen, bouwmethoden en duurzaamheidswaarborging. Beheerders gebruiken de LIOR om ervoor te zorgen dat de openbare ruimte veilig, functioneel en goed onderhouden blijft. Denk hierbij aan het onderhoud van groenvoorziening, riolering en straten.
Partijen die indirect betrokken zijn bij de LIOR zijn milieu-experts, verkeerskundigen, toezichthouders en inwoners. Deze partijen kunnen betrokken worden bij de planning, het beheer van de openbare ruimte of bij inspraakprocedures van nieuwe projecten. Een belangrijk aandachtspunt bij het opstellen van een LIOR is om integraal te denken. Dit betekent dat de LIOR niet alleen moet gericht zijn op fysieke aspecten van de openbare ruimte, maar ook op maatschappelijke, ecologische en economische aspecten.
Verantwoordelijkheden bij het toepassen van zorgvuldigheidseisen
Het toepassen van zorgvuldigheidseisen is een verplichte maatregel bij het naleven van de EU-ontbossingsverordening (EUDR). Deze verordening stelt eisen aan bedrijven die houtproducten uit EU-landen importeren. Het doel van de EUDR is om illegale ontbossing te voorkomen en duurzame landgebruik te bevorderen.
Een belangrijk aspect van de EUDR is due diligence. Dit houdt in dat bedrijven verantwoordelijk zijn voor het controleren van de herkomst en de productieketen van houtproducten. Voorbeelden van zorgvuldigheidsgedrag zijn het geven van trainingen over de EUDR aan personeel, het controleren van satellietbeelden op ontbossingsactiviteiten en het bespreken van leveranciers die niet voldoen aan de eisen. Deze activiteiten moeten vastgelegd worden in bijvoorbeeld notulen of rapporten.
Het stelsel van zorgvuldigheidseisen moet actueel blijven. Dit houdt in dat bedrijven hun beleid en procedures aanpassen op basis van ervaringen en veranderende omstandigheden. Het Rijksvastgoedbedrijf (RVO) geeft uitleg over hoe due diligence voor maatschappelijk verantwoord ondernemen kan worden toegepast. Deze informatie kan als inspiratie dienen voor bedrijven die hun zorgvuldigheidseisen willen verbeteren.
Het toepassen van zorgvuldigheidseisen vereist verantwoordelijkheden op verschillende niveaus. Beheerders zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles en het vastleggen van resultaten. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het opstellen en monitoren van het stelsel van zorgvuldigheidseisen. Personeel is verantwoordelijk voor het naleven van de eisen en het meedoen aan trainingen en activiteiten.
Verantwoordelijkheden bij het ontwerpen van een organisatie
Het ontwerpen van een organisatie is een complex proces dat verantwoordelijkheden vereist op meerdere niveaus. Een organisatieontwerp moet gericht zijn op het creëren van een efficiënte, doelgerichte en functionele organisatie die aansluit bij de ambities van de organisatie. Het ontwerpproces begint met het bepalen van de richting van de organisatie. Dit houdt in dat uitgangspunten worden vastgesteld en vertaald in ontwerpprincipes. Deze principes vormen een basis voor keuzes en beslissingen in het ontwerp en helpen om politieke aspecten te overwinnen.
Het ontwerpproces vereist een kernteam dat samenwerkt om een helder beeld te creëren van het gewenste ontwerp. Dit beeld bevat informatie over benodigde functies, verantwoordelijkheden en processen. Het resultaat van het ontwerp is een gedetailleerd organisatieontwerp dat tot op team- en bedrijfsfunctieniveau wordt uitgewerkt. Dit zorgt ervoor dat alle activiteiten een duidelijke plek krijgen binnen de organisatie.
Een belangrijk aspect van het ontwerpproces is de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Deze verdeling wordt vaak uitgebeeld in een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Daarnaast worden KPI’s (Key Performance Indicators) gebruikt om te meten hoe de verschillende teams bijdragen aan de organisatie-ambities. Een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en doelstellingen zorgt voor efficiëntie en samenwerking binnen de organisatie.
Het ontwerpproces levert ook input op voor het opstellen van een OR-adviesaanvraag. Dit is een document dat wordt ingezonden bij de Organisatie Raad (OR) om een efficiënt adviestraject door te lopen. Het adviestraject helpt bij het verder verfijnen en implementeren van het organisatieontwerp.
Verantwoordelijkheden bij het inrichten van een team met mandaat voor impact ondernemen
Het inrichten van een team met mandaat voor impact ondernemen is een verantwoordelijkheid die bij de gemeente of provincie ligt. Een makelaar met mandaat voor impact ondernemen is een bemiddelaar die de verbinding legt tussen impact ondernemen in de stad en de interne organisatie van de gemeente of provincie. Deze rol is essentieel voor het stimuleren van impact ondernemen, dat wil zeggen ondernemers die op ondernemende wijze bijdragen aan sociale en duurzame vraagstukken.
Een makelaar met mandaat heeft van de organisatie (gemeente of provincie) de taak gekregen om impact ondernemen in de stad aan te jagen. Dit is een nieuwe term die vaak wordt gebruikt in de context van de City Deal Impact Ondernemen. Andere gemeenten of provincies gebruiken ook termen zoals ‘impactcoördinatoren’ of ‘innovatieteam voor impact ondernemen’ om de rol van het makelaarsteam te omschrijven.
Het inrichten van een makelaarsteam met mandaat vereist verantwoordelijkheden op twee vlakken. Aan de ene kant kan de gemeente zich richten op het verbeteren van de persoonlijke ondernemersdienstverlening voor impactondernemers. Aan de andere kant kan de gemeente zich richten op het verbeteren of aanpassen van gemeentelijk of provinciaal beleid om het ondernemersklimaat voor impactondernemers te versterken. Het makelaarsteam met mandaat heeft op beide gebieden verschillende rollen en taken.
Een belangrijk aspect van het inrichten van een makelaarsteam met mandaat is de samenwerking met andere partijen, zoals impactondernemers, beleidsmakers en toezichthouders. Deze samenwerking is essentieel voor het creëren van een duurzame en maatschappelijk verantwoorde ondernemersomgeving. Het inrichten van een makelaarsteam met mandaat vereist ook een duidelijke verantwoordelijkheid voor het beheer, het beleid en de coördinatie van activiteiten.
Conclusie
Het inrichten van ruimte en organisatie in de context van duurzame stedelijke ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen vereist duidelijke verantwoordelijkheden. Deze verantwoordelijkheden zijn verdeeld over verschillende partijen, zoals gemeenten, beleidsmakers, projectontwikkelaars, beheerders, en andere betrokken partijen. Het opstellen van een LIOR is een samenwerkingsproces waarin integrale denkwijze centraal staat. Het toepassen van zorgvuldigheidseisen is verplicht bij het naleven van de EU-ontbossingsverordening. Het ontwerpen van een organisatie vereist actieve betrokkenheid van het management en het inrichten van een team met mandaat voor impact ondernemen is een verantwoordelijkheid die bij de gemeente of provincie ligt. Deze verantwoordelijkheden zijn essentieel voor het creëren van een duurzame, functionele en maatschappelijk verantwoorde stedelijke omgeving.