Inleiding
Hybride werken heeft in de afgelopen jaren een vaste plek gekregen binnen de Nederlandse arbeidsmarkt. Voor veel werknemers betekent dit dat een deel van hun werkzaamheden op afstand wordt gedaan, vaak vanuit hun eigen huis. Deze ontwikkeling brengt met zich mee dat werknemers hun woning voorzien van een geschikt werkplek. Aan de andere kant betekent dit ook dat werkgevers vergoedingen kunnen verstreken om medewerkers te ondersteunen bij het inrichten van een thuiswerkplek of bij de verduurzaming van hun woning.
In dit artikel wordt ingegaan op de vergoedingen die werkgevers volgens de regels van de rijksoverheid kunnen verstreken. Hierbij komen de fiscale regels, de voorwaarden en het administratieve proces aan de orde. Ook wordt duidelijk gemaakt hoe deze vergoedingen worden berekend en welke voorzieningen daaronder vallen.
Fiscale regels rondom thuiswerkvergoedingen
Werkgevers kunnen in het kader van de werkkostenregeling bepaalde vergoedingen aan hun medewerkers verstrekken, die fiscaal onbelast zijn. Dit betreft onder andere:
- Reiskostenvergoedingen, voor het woon-werkverkeer.
- Thuiswerkvergoedingen, voor de extra kosten die horen bij het werken vanuit huis.
- Vergoedingen voor de inrichting van een thuiswerkplek, zoals een bureau, stoel of andere ergonomische voorzieningen.
- Vergoedingen voor de verduurzaming van de woning, bijvoorbeeld het installeren van duurzame verwarmingsinstallaties of isolatie.
Deze vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling en kunnen dus zonder inkomstenbelasting of sociale premies worden verstrekt, zolang bepaalde voorwaarden zijn vervuld.
De 128-dagenregeling
Een belangrijke regel in het kader van thuiswerkvergoedingen is de 128-dagenregeling. Deze regeling is van toepassing op medewerkers die regelmatig werken vanuit huis. Werkgevers mogen dan een vaste maandvergoeding verstrekken, gebaseerd op het verwachte aantal thuiswerkdagen in het komende kalenderjaar.
Voor de berekening van de thuiswerkvergoeding geldt het volgende:
- De maandvergoeding wordt bepaald op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen in het jaar.
- De maximale verhoging van de thuiswerkvergoeding is vastgesteld en bedroeg in 2025 € 2,40 per dag.
- Voorbeeld: als een medewerker gemiddeld één dag per week thuiswerkt, dan is dat in een jaar 52 dagen. De maandvergoeding is dan (52 dagen × € 2,40) / 12 maanden = € 10,40 per maand.
Deze vaste vergoeding mag alleen worden verstrekt als de medewerker op basis van een schriftelijke afspraak regelmatig thuiswerkt. De berekening moet in lijn zijn met de verhouding tussen thuiswerkdagen en werkdagen op kantoor.
Combinatie met reiskostenvergoeding
De regeling bevat ook voorwaarden rond de combinatie van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding. Werkgevers mogen deze twee vergoedingen niet tegelijkertijd verstreken voor dezelfde dag. Dit betekent dat als een medewerker op een dag thuiswerkt, hij geen reiskostenvergoeding kan ontvangen voor die dag, en vice versa.
Een voorbeeld: een medewerker werkt vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. Voor de vier dagen op kantoor is er een reiskostenvergoeding mogelijk, en voor de ene dag vanuit huis is een thuiswerkvergoeding mogelijk. Als er sprake is van een deel van de dag in het kantoor en een deel vanuit huis, moet er gekozen worden voor één van de twee vergoedingen.
Vergoeding voor inrichting van een thuiswerkplek
Werkgevers kunnen ook vergoedingen verstrekken voor de inrichting van een thuiswerkplek. Deze vergoedingen zijn fiscaal onbelast en kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het aankopen van een bureau, een bureaustoel of andere benodigdheden die nodig zijn voor een comfortabele en gezonde werkplek.
Voorzieningen die onder deze vergoeding vallen
De volgende voorzieningen zijn toegestaan:
- Verstelbare bureaustoel.
- Bureau.
- Los toetsenbord (€ 32).
- Losse muis (€ 28).
- Beeldscherm (€ 182).
- Voetensteun (€ 60).
- Laptophouder (€ 60).
Deze bedragen zijn vastgesteld en kunnen direct worden vergoed zonder dat er een extra administratieve toetsing plaatsvindt. Het bedrag mag worden gebruikt voor nieuw aankoop of voor tweedehands aankopen, zolang het de nodige voorzieningen betreft.
Voorwaarden voor de inrichting van een thuiswerkplek
De vergoeding voor de inrichting van een thuiswerkplek mag alleen worden verstrekt indien de werkplek een zelfstandig gedeelte van de woning is. Dit houdt in dat de werkplek apart moet zijn van de rest van de woning en niet gedeeld wordt met andere functies. In de praktijk betekent dit dat de vergoeding niet of nauwelijks zal worden verstrekt als de medewerker altijd minimaal 60% van zijn werktijd op kantoor aanwezig is.
Wanneer een medewerker uit dienst gaat binnen een jaar na ontvangst van de vergoeding, moet het uitgegeven bedrag worden terugbetaald. De hoogte van het bedrag dat moet worden terugbetaald, is gebaseerd op het bedrag dat de werknemer in de twaalf maanden voorafgaand aan zijn uitdiensttreding heeft ontvangen.
Vergoeding voor verduurzaming van de woning
Naast de vergoeding voor inrichting van een werkplek, kan een medewerker ook een vergoeding ontvangen voor de verduurzaming van zijn woning. Deze vergoeding kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het installeren van zonnewellen, thermische isolatie of energiezuinige verwarmingsinstallaties.
Voorzieningen die onder deze vergoeding vallen
Onder verduurzaming vallen onder meer de volgende acties:
- Installatie van duurzame energiebronnen, zoals zonnepanelen.
- Thermische isolatie van de woning, zoals het isoleren van muren, daken en vloeren.
- Aanpassing van de verwarmingsinstallatie, bijvoorbeeld naar een warmtepomp.
De vergoeding mag ook worden gebruikt voor tweedehands aankopen, zolang het betreft maatregelen die bijdragen aan de verduurzaming van de woning.
Voorwaarden voor verduurzaming
De vergoeding voor verduurzaming mag worden verstrekt, ook als de medewerker niet regelmatig thuiswerkt. Dit betekent dat het geen vereiste is dat de woning grotendeels wordt gebruikt voor werkdoeleinden.
In het geval van verduurzaming is het belangrijk dat de maatregelen die worden genomen energetisch rendabel zijn en aan de wettelijke eisen voldoen. De werknemer moet dit aantonen door bijvoorbeeld een factuur of een certificaat voor duurzame energie te voorleggen.
Wanneer een medewerker binnen een jaar na ontvangst van de vergoeding uit dienst gaat, moet het uitgegeven bedrag worden terugbetaald. Deze regel geldt ook voor verduurzaming.
Arbovoorzieningen en ergonomische inrichting
Een belangrijke onderliggende reden waarom werknemers een vergoeding voor de inrichting van hun thuiswerkplek ontvangen, is de zorgplicht van de werkgever volgens de Arbowet. De werkgever is verplicht om ervoor te zorgen dat de werkplek zo is ingericht dat de werknemer gezond en veilig kan werken.
Welke arbovoorzieningen zijn toegestaan?
De volgende arbovoorzieningen zijn toegestaan:
- Verstelbare bureaustoel, afgestemd op de lichaamslengte en werkhouding van de werknemer.
- Bureau dat verhoogbaar of verlengbaar is.
- Los toetsenbord en muis om de natuurlijke houding van de handen en armen te ondersteunen.
- Beeldscherm dat verplaatsbaar is en niet boven ooghoogte is.
- Voetensteun om de benen onder te steunen en de rugholte te verminderen.
- Laptophouder om de schermhoogte aan te passen en de houding te verbeteren.
Deze voorzieningen zijn nodig om te voorkomen dat er sprake komt van arboincidenten of chronische rug- en nekklachten. Werkgevers kunnen deze kosten fiscaal onbelast vergoeden.
Administratie en declaratie van vergoedingen
De administratie van thuiswerkvergoedingen, reiskostenvergoedingen en vergoedingen voor inrichting en verduurzaming is een belangrijk onderdeel van de HR-beheeractiviteiten. Werkgevers moeten zorgen voor een duidelijke administratie, zodat ze zich aan de fiscale regels kunnen houden en eventuele aansprakelijkheden voorkomen.
Aangifte en declaratie
Medewerkers die recht hebben op een onbelaste vergoeding, moeten deze declareren via het P-Direktportaal. Hierbij moet het bedrag worden ingevuld op de juiste regel en moeten eventuele bijlagen worden geüpload, zoals facturen of certificaten.
Voor de vergoeding voor verduurzaming geldt een aparte termijn. De medewerker moet deze declareren binnen drie maanden na het maken van de kosten. Als de medewerker van de regeling gebruik maakt in 2022, was de declaratietermijn tot 31 maart 2023.
Terugbetaling bij uitdiensttreding
Bij uitdiensttreding binnen één jaar na ontvangst van een vergoeding moet het bedrag worden terugbetaald. De hoogte van het terug te betalen bedrag is gebaseerd op het aantal maanden dat de medewerker heeft gewerkt en het bedrag dat per maand is ontvangen.
Werkgevers zijn aanspreekbaar voor deze terugbetaling en moeten ervoor zorgen dat het bedrag wordt ingehouden of dat de medewerker het terugbetaalt. Dit is belangrijk om te voorkomen dat fiscale strafmaatregelen worden genomen.
Praktijkvoorbeelden en berekeningen
Om te illustreren hoe de regels in de praktijk werken, worden hieronder enkele voorbeelden gegeven.
Voorbeeld 1: Berekening van de thuiswerkvergoeding
Een medewerker werkt vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. De verhouding tussen werk op kantoor en thuiswerken is dus 4:1.
- De maximale vaste reiskostenvergoeding bedraagt (4/5) * 214 dagen * € 0,23 * 50 kilometer = € 1.968,80 per jaar. Per maand € 164,07.
- De maximale thuiswerkvergoeding bedraagt (1/5) * 214 * € 2,40 = € 102,72. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 8,56.
- In totaal mag de werkgever dus een vaste vergoeding geven van € 172,63 per maand.
Voorbeeld 2: Combinatie van reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Een medewerker werkt drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis. De verhouding is dus 3:2.
- De reiskostenvergoeding bedraagt (3/5) * 214 dagen * € 0,23 * 50 kilometer = € 1.476,60 per jaar. Per maand € 123,05.
- De thuiswerkvergoeding bedraagt (2/5) * 214 * € 2,40 = € 205,44. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 17,12.
- In totaal mag de werkgever dus een vaste vergoeding geven van € 140,17 per maand.
Conclusie
Hybride werken brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor zowel werkgevers als werknemers. Werkgevers kunnen medewerkers ondersteunen door vergoedingen te verstrekken voor het inrichten van een werkplek en voor verduurzaming. Deze vergoedingen zijn fiscaal onbelast en kunnen een belangrijke rol spelen in het creëren van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
Het is belangrijk dat werkgevers zich aan de fiscale regels houden en ervoor zorgen dat de administratie duidelijk en correct is. Dit voorkomt aansprakelijkheden en zorgt voor een goede grip op de kosten en verantwoordelijkheden.
Voor werknemers is het van belang om goed te begrijpen welke vergoedingen beschikbaar zijn en hoe deze kunnen worden ingevuld. Met een duidelijke afspraak met de werkgever en een goed administratieproces kan hybride werken zowel flexibel als voordelig zijn voor alle betrokkenen.