In de digitale wereld van vandaag is efficiënt documentbeheer essentieel voor het succesvol functioneren van zowel kleine teams als grote organisaties. Microsoft SharePoint biedt krachtige tools om dit proces te stroomlijnen, waaronder goedkeuringsstromen. Deze stromen automatiseren het goedkeuringsproces voor documenten en items in SharePoint-lijsten of -bibliotheken, waardoor het mogelijk wordt om documenten te controleren, te valideren en te publiceren zonder dat er handmatige interventies nodig zijn. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van hoe SharePoint-goedkeuringsstromen opgezet kunnen worden, met een nadruk op de functies, voordelen en stappen die nodig zijn om een goedkeuringsstroom te creëren en te beheren. De uitleg is gebaseerd op gegevens uit betrouwbare bronnen, waaronder officiële documentatie en praktische voorbeelden.
Wat is een SharePoint-goedkeuringsstroom?
Een SharePoint-goedkeuringsstroom is een functie die binnen SharePoint-omgevingen gebruikt kan worden om documenten of items te beoordelen en goed te keuren. Deze stroom automatiseert het proces van het verzenden van een document voor goedkeuring, het toewijzen van taken aan goedkeurders en het bijhouden van de voortgang. Hierdoor wordt het goedkeuringsproces standaard gemaakt, efficiënter en transparanter.
In de context van SharePoint zijn goedkeuringsstromen vooral nuttig in situaties waarin documenten, zoals rapporten, onkostenverklaringen of planningsdocumenten, eerst moeten worden gecontroleerd voordat ze publiek worden gemaakt of bewaard worden in een gedeelde bibliotheek. De automatisering van dit proces vermijdt vertragingen en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de status van het document.
Belangrijke kenmerken van SharePoint-goedkeuringsstromen
- Automatisatie van het goedkeuringsproces: Met een goedkeuringsstroom hoeft het document niet handmatig doorgegeven te worden van de ene persoon naar de andere. In plaats daarvan wordt het automatisch naar de betrokken goedkeurders gestuurd.
- Meerdere goedkeurders en fasen: Het is mogelijk om meerdere goedkeurders aan een stroom toe te voegen en het proces op te delen in verschillende fasen. Dit is handig in complexe workflows waarbij meerdere niveaus van goedkeuring nodig zijn.
- Aangepaste antwoordopties: Goedkeurders kunnen bijvoorbeeld kiezen uit antwoorden zoals "Goedkeuren", "Meer informatie nodig" of "Afwijzen", afhankelijk van het type goedkeuringsstroom dat is ingesteld.
- Bijhouden van de voortgang: Het hele proces van een goedkeuringsstroom wordt geregistreerd en kan op elk moment worden gecontroleerd. Hierdoor is het voor zowel goedkeurders als initiatiefnemers duidelijk waar het document zich in het proces bevindt.
- Gebruik van Power Automate: Voor meer geavanceerde workflows, zoals het koppelen van SharePoint aan e-mailnotificaties of andere systemen, kan Power Automate gebruikt worden. Dit toolset maakt het mogelijk om aangepaste goedkeuringsstromen te ontwikkelen die passen bij de specifieke behoeften van een organisatie.
Deze kenmerken maken SharePoint-goedkeuringsstromen tot een krachtig instrument voor documentbeheer, zowel voor kleine als grote teams. In de volgende paragrafen worden de stappen uitgelegd die nodig zijn om zo’n stroom op te zetten.
Stap 1: Vereisten en voorbereiding
Voordat een SharePoint-goedkeuringsstroom kan worden ingesteld, zijn er een aantal vereisten die moeten worden vervuld. Deze vereisten zijn gericht op zowel de technische voorwaarden als de organisatorische opzet van het proces.
Vereisten
- Een SharePoint-lijst of -bibliotheek: Dit is de locatie waarin de documenten of items worden opgeslagen die ondergaan moeten worden van een goedkeuringsproces. Zowel lijsten als bibliotheken kunnen gebruikt worden.
- Een Power Automate-account (optioneel): Voor meer geavanceerde workflows kan Power Automate worden gebruikt om extra functionaliteit toe te voegen, zoals automatische notificaties of integraties met andere systemen.
- Goedkeuringsstroomsjabloon activeren: In sommige SharePoint-omgevingen moet de sjabloon voor de goedkeuringsstroom expliciet worden geactiveerd door een sitebeheerder. Dit is bijvoorbeeld het geval bij SharePoint 2010-compatibele sjablonen.
- Juiste machtigingen: De gebruiker die de goedkeuringsstroom instelt, moet voldoende rechten hebben op de SharePoint-site om workflows toe te voegen en aan te passen. Goedkeurders moeten ook voldoende rechten hebben op de documentbibliotheek of lijst om hun goedkeuringsactiviteiten uit te voeren.
Voorbereiding
Voordat de stroom kan worden gemaakt, is het belangrijk om de volgende zaken te overwegen:
- Aan welke documenten of items wordt een goedkeuringsproces toegepast? Het is handig om vooraf te bepalen welke typen documenten automatisch goedkeuring moeten ondergaan. Denk bijvoorbeeld aan onkostenverklaringen, contracten of planningsdocumenten.
- Welke personen of rollen zijn betrokken in het goedkeuringsproces? Het is essentieel om te weten welke gebruikers of rollen (bijvoorbeeld "Projectmanager", "Financieel directeur") verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van de documenten.
- Welke antwoordopties zijn beschikbaar voor de goedkeurders? Bijvoorbeeld "Goedkeuren", "Meer info nodig" of "Afwijzen".
- Hoeveel fasen heeft het goedkeuringsproces? Is het een enkele fase of zijn er meerdere niveaus van goedkeuring nodig?
Door deze vragen te beantwoorden, kan een goedkeuringsstroom efficiënt worden opgezet die past bij de behoeften van de organisatie.
Stap 2: Een goedkeuringsstroom maken in SharePoint
Het proces van het maken van een SharePoint-goedkeuringsstroom is relatief eenvoudig, vooral met behulp van Power Automate. De stappen zijn als volgt:
1. Inloggen op Power Automate
Begin met het inloggen op Power Automate via de Microsoft 365-omgeving. Power Automate is het platform dat gebruikt wordt om workflows te ontwerpen en uit te voeren.
2. Nieuwe flow aanmaken
Na het inloggen, kies je voor de optie "Mijn stromen" op de linkernavigatiebalk. Vervolgens kies je voor "Nieuw > Automatisch > Op basis van leeg item". Hiermee start je het proces van het maken van een nieuwe stroom.
3. Trigger kiezen
Bij het aanmaken van een flow is het belangrijk om een trigger te kiezen. In dit geval is de trigger "Wanneer een item wordt gemaakt" in SharePoint. Deze trigger activeert de flow wanneer een nieuw item of document wordt toegevoegd aan een SharePoint-lijst of -bibliotheek.
4. SharePoint-locatie opgeven
Je moet vervolgens de SharePoint-locatie opgeven waarop de stroom moet werken. Dit omvat het "Siteadres" en de "Lijstnaam". Het is belangrijk om deze locatie correct in te vullen om ervoor te zorgen dat de stroom werkt op de juiste lijst of bibliotheek.
5. Goedkeuringsstroom starten
De volgende stap is het kiezen van de actie "Start en wacht op een goedkeuring". Deze actie activeert het goedkeuringsproces. Bij het instellen van deze actie kun je kiezen voor "Aangepaste antwoorden – wachten op een antwoord". Dit betekent dat goedkeurders een keuze kunnen maken uit de aangepaste antwoordopties die je vooraf definieert.
6. Aangepaste antwoorden opstellen
Vervolgens maak je de aangepaste antwoordopties voor de goedkeurders. Bijvoorbeeld:
- Goedkeuren
- Meer info nodig
- Afwijzen
Deze opties worden gebruikt om de reactie van de goedkeurder te bepalen en kunnen bepalen of het document wordt geaccepteerd, verder gecontroleerd moet worden of geweigerd moet worden.
7. Flow testen en publiceren
Na het instellen van alle acties en triggers is het aan te raden om de flow te testen met een voorbeelddocument. Als alles werkt zoals verwacht, kan de flow worden gepubliceerd zodat hij automatisch werkt wanneer nieuwe documenten worden toegevoegd.
8. Flow bijwerken indien nodig
Als er wijzigingen zijn in het proces, zoals het toevoegen van een extra goedkeurder of het veranderen van antwoordopties, kan de flow worden bijgewerkt. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat de stroom blijft werken zoals bedoeld.
Stap 3: Goedkeuringsstroom beheren en bewaken
Nadat de goedkeuringsstroom is ingesteld, is het belangrijk om deze goed te beheren en te bewaken. Hier zijn enkele aanbevelingen voor het beheer van SharePoint-goedkeuringsstromen:
1. Takenlijst en geschiedenislijst gebruiken
Bij het instellen van de stroom kun je kiezen voor een bestaande takenlijst of een nieuwe maken. Deze lijst bevat alle taken die zijn toegewezen aan goedkeurders. Daarnaast kun je ook een geschiedenislijst kiezen of aanmaken die de voortgang van de stroom bijhoudt. Deze lijsten zijn handig om de status van de goedkeuringsproces te controleren.
2. Notificaties en herinneringen instellen
Via Power Automate kun je automatische notificaties instellen om goedkeurders op de hoogte te houden van hun taken. Dit kan bijvoorbeeld een e-mailnotificatie zijn wanneer een document voor goedkeuring is toegewezen. Ook kun je herinneringen instellen als een goedkeurder binnen een bepaalde tijd niet heeft gereageerd.
3. Voortgang controleren
Alle activiteiten in een goedkeuringsstroom worden bijgehouden, waaronder wie welke actie heeft genomen en wanneer. Deze informatie is beschikbaar via de statuspagina van de stroom. Daarnaast worden gebeurtenissen in de stroomhistorie 60 dagen na voltooiing bewaard, waardoor je op elk moment een overzicht kunt krijgen van het verloop van een bepaalde goedkeuringsstroom.
4. Stroom aanpassen aan veranderingen
Als er veranderingen optreden in het goedkeuringsproces, zoals het toevoegen van nieuwe goedkeurders of het aanpassen van antwoordopties, moet de stroom worden bijgewerkt. Dit is mogelijk via Power Automate, waarin je de flow kunt openen en aanpassingen kunt doorvoeren.
5. Goedkeuringsstroom per bibliotheek beheren
Een belangrijk aspect van SharePoint-goedkeuringsstromen is dat deze per bibliotheek kunnen worden ingesteld en uitgeschakeld. Dit betekent dat je voor elke documentbibliotheek apart kunt kiezen of je een goedkeuringsstroom wilt gebruiken. Dit is handig om ervoor te zorgen dat het proces alleen wordt toegepast op relevante documenten.
Stap 4: Voordelen en toepassingsgebieden
Goedkeuringsstromen in SharePoint bieden meerdere voordelen, vooral in organisaties waarin documentbeheer een belangrijke rol speelt. Hieronder worden enkele van deze voordelen en toepassingsgebieden besproken.
1. Efficiëntie en consistentie
Het grootste voordeel van een SharePoint-goedkeuringsstroom is dat het proces van documentgoedkeuring wordt gestroomlijnd. In plaats van dat documenten handmatig worden doorgegeven van de ene persoon naar de andere, wordt het automatisch naar de juiste goedkeurders gestuurd. Hierdoor wordt tijd bespaard en is het proces consistent.
2. Transparantie
Een goedkeuringsstroom biedt transparantie over de voortgang van het proces. Alle betrokken partijen hebben toegang tot de status van het document en weten waar het zich bevindt in het proces. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de actuele status.
3. Controle over kwaliteit
Door een goedkeuringsstroom in te zetten, wordt er meer controle op de kwaliteit van documenten. Alleen documenten die zijn goedgekeurd worden gepubliceerd of gedeeld, wat helpt om fouten en onjuistheden te voorkomen. Dit is vooral belangrijk in situaties waarin documenten voor publieke toegang of voor besluitvorming worden gebruikt.
4. Integratie met Power Automate
Met Power Automate kan de goedkeuringsstroom worden uitgebreid met extra functionaliteit. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van automatische e-mailnotificaties, het koppelen van externe systemen of het loggen van gebeurtenissen in een externe database. Deze integraties maken het mogelijk om een aangepast goedkeuringsproces te ontwikkelen dat specifiek past bij de behoeften van een organisatie.
5. Toepassingsgebieden
Goedkeuringsstromen zijn geschikt voor een breed spectrum van toepassingen. Enkele voorbeelden zijn:
- Onkostenverklaringen: Wanneer werknemers onkostenverklaringen uploaden, kunnen deze automatisch worden doorgestuurd naar de financiële afdeling voor goedkeuring.
- Contracten en overeenkomsten: Voor juridische of contractuele documenten is het belangrijk dat deze eerst worden goedgekeurd door relevante partijen voordat ze worden ondertekend.
- Planningsdocumenten: Bij projectmanagement kunnen planningsdocumenten worden goedgekeurd door projectmanagers of stakeholders voordat ze worden geïmplementeerd.
- Publicaties en rapporten: In organisaties waarin rapporten of publicaties worden gemaakt, kunnen deze automatisch worden goedgekeurd voordat ze worden gedeeld met externe partijen of gepubliceerd op een website.
Deze toepassingsgebieden illustreren de flexibiliteit van SharePoint-goedkeuringsstromen. Door het juiste proces in te zetten, kan een organisatie zowel efficiëntie als kwaliteit verbeteren in haar documentbeheer.
Stap 5: Uitrolplanning en toekomstige ontwikkelingen
Microsoft werkt aan het uitbreiden van de functionaliteit van SharePoint-goedkeuringsstromen. Vanaf januari 2025 rolt de functie goedkeuringen uit naar documentbibliotheken. Dit betekent dat goedkeuringsstromen niet meer alleen voor SharePoint-lijsten beschikbaar zijn, maar ook direct vanuit de documentbibliotheek zelf. Deze uitrol maakt het proces van documentcontrole eenvoudiger en beschikbaar voor een breder publiek.
Wat kun je verwachten?
- Directe goedkeuringsfunctionaliteit in documentbibliotheken: Eigenaars van documentbibliotheken kunnen goedkeuringsflows instellen zonder Power Automate te gebruiken. Dit betekent dat het proces van goedkeuring eenvoudiger is en beschikbaar is voor gebruikers zonder technische expertise.
- Geen handmatige flows of externe tools meer nodig: De nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om goedkeuringsstromen op te zetten zonder dat er extra tools of flows nodig zijn. Hierdoor wordt het proces van documentbeheer sneller en efficiënter.
Uitrolplanning
- Startdatum: Vanaf januari 2025 begint de uitrol van de functie goedkeuringen voor documentbibliotheken.
- Beschikbaarheid: De functie is optioneel en kan per bibliotheek worden ingeschakeld of uitgeschakeld.
- Machtigingen: De functionaliteit bouwt voort op de bestaande permissiestructuur in SharePoint. Goedkeurders moeten voldoende rechten hebben op de documentbibliotheek om hun taken uit te voeren.
Wanneer is dit handig?
De nieuwe functie is vooral handig in situaties waarin documenten vaak moeten worden goedgekeurd voordat ze publiek worden gemaakt of gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan:
- Juridische documenten: Wanneer documenten voor juridische doeleinden worden gebruikt, is het belangrijk dat deze eerst worden goedgekeurd door relevante partijen.
- Projectplannen: In projectmanagement is het nodig dat plannen worden goedgekeurd voordat ze worden geïmplementeerd.
- Publicaties: Voor publicaties of rapporten die openbaar worden gemaakt, is het essentieel dat deze eerst worden goedgekeurd door betrokken partijen.
Deze toekomstige ontwikkeling illustreert de groeiende rol van SharePoint in documentbeheer en workflowmanagement. Door het gebruik van deze tools, kan een organisatie haar processen stroomlijnen en efficiënter werken.
Conclusie
SharePoint-goedkeuringsstromen zijn krachtige tools om documentbeheer te stroomlijnen en te automatiseren. Deze stromen maken het mogelijk om documenten automatisch te controleren, goed te keuren en te publiceren zonder dat er handmatige interventies nodig zijn. Door het juiste proces in te zetten, kan een organisatie zowel efficiëntie als kwaliteit verbeteren in haar documentbeheer. De stappen die nodig zijn om een goedkeuringsstroom op te zetten zijn duidelijk en toegankelijk, zowel voor technische als voor niet-technische gebruikers. Bovendien werkt Microsoft aan het uitbreiden van deze functionaliteit, waardoor ook documentbibliotheken vanaf januari 2025 standaard goedkeuringsstromen kunnen gebruiken. Dit betekent dat organisaties hun documentbeheerprocessen verder kunnen optimaliseren, zonder dat er extra tools of flows nodig zijn.