Het inrichten en herinrichten van standaardadministraties in Unit4 Multivers speelt een centrale rol in het efficiënt beheer van administratieve processen binnen organisaties. Door gebruik te maken van standaardadministraties kunnen bedrijven consistentie bewaren in hun administratieve opzet, waardoor het inrichten van nieuwe administraties voor individuele cliënten of projecten aanzienlijk vereenvoudigd wordt. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de principes en werkwijze rondom het inrichten, herinrichten en koppelen van standaardadministraties in Unit4 Multivers. Hierbij wordt ook ingegaan op het versiebeheer, het aanmaken van sets en subsets, en de mogelijke impact van wijzigingen op gekoppelde cliëntadministraties.
Inrichten van een standaardadministratie
Een standaardadministratie dient als sjabloon voor andere administraties binnen een organisatie. Het is van groot belang om deze standaardadministratie correct in te richten, zodat zij bruikbaar is voor toekomstige cliëntadministraties. Het inrichten van een standaardadministratie begint met het opzetten van de basisgegevens, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, en eventuele tabellen die relevant zijn voor de administratie.
In Unit4 Multivers Accounting kan de standaardadministratie worden aangemaakt via het menu ‘Onderhoud | Standaardadministraties’. Hierin kan men een nieuwe standaardadministratie starten en de basisgegevens invoeren. Deze gegevens kunnen worden afgedrukt via de optie ‘Rapport | Basisgegevens standaardadministratie’, waarbij men de mogelijkheid heeft om ook grootboekrekeningen op te nemen in de afdruk.
Daarnaast kan men in een standaardadministratie sets aanmaken. Sets bevatten specifieke grootboekrekeningen die automatisch worden toegevoegd of aangepast bij het inrichten van een cliëntadministratie. Dit proces is te starten via ‘Onderhoud | Standaardadministratie | Sets’. Door sets te gebruiken, wordt het proces van het inrichten van nieuwe administraties aanzienlijk versneld en vermindert het risico op fouten.
Koppeling van cliëntadministraties aan standaardadministraties
Wanneer een standaardadministratie is ingericht, kan men deze koppelen aan een of meerdere cliëntadministraties. Dit zorgt voor een consistente opbouw van administraties binnen een organisatie. Het koppelen gebeurt via het menu ‘Beheer | Standaardadministratie | Aanmaken cliëntadministratie’. Hierin dient men het nummer en boekjaar van de standaardadministratie op te geven. Nadat een cliëntadministratie is gekoppeld, wordt de structuur van de standaardadministratie automatisch overgenomen.
Het is mogelijk om standaardadministraties te gebruiken als basis voor meerdere modellen. Bijvoorbeeld, een basismodel kan dienen als uitgangspunt voor een model specifiek voor een eenmanszaak. Hierbij worden relevante sets en tabellen gekopieerd, waarna onnodige elementen kunnen worden verwijderd om het model op maat te maken.
Versiebeheer in standaardadministraties
Een belangrijk aspect van het beheer van standaardadministraties is het versiebeheer. Elke standaardadministratie krijgt een versienummer toegekend. Wanneer wijzigingen worden aangebracht in een gekoppelde cliëntadministratie, kan het versienummer handmatig worden aangepast. Bij het openen van een cliëntadministratie controleert het systeem of het versienummer overeenkomt met dat van de standaardadministratie.
Indien het versienummer niet overeenkomt, verschijnt een melding dat de cliëntadministratie niet gelijk is aan de standaardadministratie. Op dat moment is het mogelijk om het programma opnieuw in te richten via de optie ‘Beheer | Standaardadministratie | Herinrichten administraties’ of enkelvoudig ‘Beheer | Standaardadministratie | Inrichten/Herinrichten van één administratie’. Dit maakt het mogelijk om wijzigingen van de standaardadministratie snel en efficiënt door te voeren naar de gekoppelde cliëntadministraties.
Het versiebeheer is te starten via ‘Onderhoud | Standaardadministratie | Versiebeheer’. Hierin kan men het boekjaar en het nieuwe versienummer opgeven. Het versiebeheer is van groot belang voor het beheer van administratieve modellen en het verhinderen van inconsistenties tussen standaard- en cliëntadministraties.
Herinrichten van standaardadministraties
Het herinrichten van standaardadministraties is een proces dat voornamelijk wordt gebruikt wanneer er aanzienlijke wijzigingen zijn doorgevoerd in de administratieve opbouw. Dit kan nodig zijn bij veranderingen in de grootboekrubricering of bij het toevoegen van nieuwe tabellen. Het herinrichten van een standaardadministratie wordt meestal uitgevoerd via ‘Beheer | Standaardadministratie | Herinrichten administraties’. Dit proces zorgt ervoor dat de wijzigingen van de standaardadministratie worden doorgevoerd naar de gekoppelde cliëntadministraties.
Het herinrichten is ook mogelijk voor enkele administraties via ‘Beheer | Standaardadministratie | Inrichten/Herinrichten van één administratie’. Dit biedt de mogelijkheid om selectieve wijzigingen door te voeren zonder dat alle gekoppelde administraties worden bijgewerkt.
Het is belangrijk om te weten dat wanneer een standaardadministratie gekoppeld is aan meerdere cliëntadministraties, deze eerst dient te worden ontkoppeld via ‘Beheer | Standaardadministratie | Onderhoud koppelingen’ voordat wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Dit voorkomt dat onverwachte wijzigingen in de gekoppelde administraties plaatsvinden.
Beheer van gebruikers en toegangsrechten
Het beheer van gebruikers en toegangsrechten is een essentieel onderdeel van het administratiebeheer in Unit4 Multivers. Gebruikers kunnen worden toegewezen aan administraties via het menu ‘Beheer | Gebruikers’. Hierin is het mogelijk om gebruikers aan administratiegroepen toe te voegen of uit deze te verwijderen. Deze groepen kunnen worden gebruikt om beperkingen op te leggen aan de toegang tot bepaalde administraties.
Daarnaast is het mogelijk om gebruikers specifieke rechten toe te kennen, zoals het automatisch inloggen of het toegang geven tot bepaalde tabbladen. Dit beheer is van groot belang voor het beveiligen van administratieve data en het voorkomen van ongeoorloofde toegang.
Back-up en veiligstellen van administratiegegevens
Het veiligstellen van administratiegegevens is een essentieel onderdeel van het administratiebeheer. Unit4 Multivers slaat administratiegegevens op in specifieke databases, zoals MvlMain.dbs en MvlSyst.dbs. Het is aan te raden om regelmatig een back-up van deze databases uit te voeren, om verlies van gegevens te voorkomen. Deze databases bevinden zich in standaardmappen onder het installatiepad van Unit4 Multivers.
Het back-upproces dient te worden geïntegreerd in de standaardprocedures van het bedrijf. Hierbij is het belangrijk om zowel de gegevensbestanden als de documenten en logbestanden van de administratie mee te nemen in de back-up. Dit zorgt voor een complete herstelbaarheid van de administratie in geval van technische problemen of dataverlies.
Conclusie
Het inrichten, herinrichten en beheren van standaardadministraties in Unit4 Multivers vormt een kernaspect van het administratiebeheer. Door het correct inrichten van standaardadministraties en het gebruik van sets en subsets wordt het proces van het aanmaken van nieuwe administraties aanzienlijk versneld en gestandaardiseerd. Het versiebeheer en het beheren van gebruikers en toegangsrechten zorgen voor een betere controle en beveiliging van de administratieve data. Bovendien is het veiligstellen van administratiegegevens een essentieel onderdeel van het beheer om verlies van data te voorkomen. Samen vormen deze onderdelen een krachtige basis voor het efficiënt beheer van administratieve processen binnen organisaties die Unit4 Multivers gebruiken.