In de huidige maatschappij speelt administratieve ondersteuning een cruciale rol binnen gemeentelijke organisaties. Administratieve medewerkers en medewerkers in ondersteunende functies vormen de basis van efficiënte en juridisch correcte processen. Zij ondersteunen zowel technische afdelingen als beleidsambtenaren en zorgen voor het functioneren van de administratie. In dit artikel worden de principes, verantwoordelijkheden en organisatie van het voeren en inrichten van administratieve ondersteuning besproken aan de hand van relevante voorbeelden en verordeningen.
Inleiding
Administratieve ondersteuning is onmisbaar voor het functioneren van een gemeentelijke organisatie. Het betreft het systematisch verzamelen, verwerken en verstrekken van informatie die nodig is voor het beheren van activiteiten, het stellen van beleidskeuzes en het afleggen van verantwoording. In de context van gemeentelijke administraties is het belangrijk dat deze ondersteuning zowel efficiënt als betrouwbaar is. De organisatie en inrichting van administratieve ondersteuning moet voldoen aan juridische en technische eisen, zoals die worden gesteld in verordeningen en beleidsrichtlijnen.
De rol van administratieve ondersteuning
Administratieve ondersteuning binnen gemeentelijke organisaties heeft meerdere functies. Enerzijds ondersteunt het de technische afdelingen, zoals industriële veiligheid of bouwinspecties, en anderzijds zorgt het voor de efficiëntie in het beleids- en bestuursproces. Administratieve medewerkers voeren uiteenlopende taken uit, zoals het beoordelen van adviesaanvragen, het plannen van afspraken, het notuleren van vergaderingen en het beheren van het zaaksysteem. Deze taken zijn essentieel voor de dagelijkse werking van de organisatie en het afleggen van verantwoording.
Voorbeeld: Administratief medewerker in een veiligheidsregio
In de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is een administratief medewerker betrokken bij de ondersteuning van risicobeheersing. Deze medewerker beoordeelt de compleetheid van adviesaanvragen, plaatst deze in het zaaksysteem en plannen inspecties. Daarnaast ondersteunt hij of zij het afdelingshoofd bij het maken van afspraken en het notuleren van overleggen. Deze functie vereist een MBO-4 werk- en denkniveau en ervaring met zaaksystemen zoals PowerBrowser. Bovendien is kennis van Office-pakketten en technische of hulpverlenende omgevingen gewenst. De medewerker moet bovendien flexibel beschikbaar zijn, ook tijdens crisissen.
Juridische en organisatorische kaders
De inrichting en werking van administratieve ondersteuning zijn sterk gereguleerd. Verordeningen zoals die voor de financiële administratie en de interne controle vormen een kader waarbinnen administratieve processen moeten functioneren. Deze verordeningen stellen eisen aan de opzet van de administratie, de scheiding van taken en bevoegdheden, en de betrouwbaarheid van de informatie die wordt verstrekt.
Verordeningen en organisatorische regels
In de verordeningen is sprake van een algemene administratie die deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Deze administratie bestaat uit de algemene dienst en subadministraties die per afdeling of stafbureau zijn verbijzonderd. Het hoofd van een afdeling of stafbureau is zelfstandig verantwoordelijk voor deze subadministratie. De administratie moet zodanig zijn ingericht dat het zowel het sturen en beheersen van activiteiten mogelijk maakt, als het verstrekken van informatie voor beleidskeuzes en het afleggen van verantwoording.
Het is verder belangrijk dat de administratie bijdraagt aan de rechtmatigheid, doelmatigheid en controle van processen. In dit kader moet de administratie ook voldoen aan het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften, dat richtlijnen geeft voor de inrichting van de financiële administratie.
De administrateur
Een belangrijk onderdeel van het juridisch kader is de rol van de administrateur. Deze functie is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders en is verantwoordelijk voor het voeren van een behoorlijke financiële administratie. De administrateur adviseert het college en coördineert alle zaken die de financiële administratie betreffen. Dit betekent dat de administrateur niet alleen verantwoordelijk is voor het juiste beheer van de financiële administratie, maar ook voor het optimaliseren van het controlekader.
Het hoofd van de afdeling Middelen draagt eveneens een belangrijke verantwoordelijkheid. In samenwerking met de gemeentesecretaris zorgt het hoofd ervoor dat maatregelen worden genomen om de juistheid van de financiële administratie te waarborgen. Bovendien draagt het hoofd verantwoordelijkheid voor de inrichting van een administratieve organisatie die doelmatig functioneert en waarborgt voor de betrouwbaarheid van informatie.
De praktijk van administratieve ondersteuning
De praktijk van administratieve ondersteuning omvat zowel technische als functionele aspecten. Medewerkers in deze functies moeten in staat zijn om administratieve processen efficiënt uit te voeren en tegelijkertijd aandacht besteden aan de juridische eisen en het beleidskader. Administratieve ondersteuning is hierbij een multidisciplinair proces dat niet alleen administratieve kennis vereist, maar ook een goed begrip van de functionele afdelingen.
Voorbeeld: Administratieve ondersteuning in Den Bosch
In Den Bosch wordt administratieve ondersteuning verzorgd door medewerkers die samenwerken met collega’s en ongeveer 150 beslismedewerkers ondersteunen. Deze medewerkers plannen ambtelijke hoorzittingen, registreren zaakgegevens in het geautomatiseerde systeem en zorgen voor digitale dossiervorming. Daarnaast verzorgen zij correspondentie en beheren de in- en uitgaande poststroom. De werkzaamheden zijn divers en veranderen voortdurend, wat ervoor zorgt dat het werk afwisselend en uitdagend is.
In dit voorbeeld is duidelijk dat administratieve ondersteuning niet alleen draait om het uitvoeren van standaardtaken, maar ook om het aanpassen van processen aan veranderende behoeften. Administratieve medewerkers functioneren hierbij als spin in het web en spelen een centrale rol in de functionele efficiëntie van de organisatie.
Inrichting van de administratieve organisatie
De inrichting van de administratieve organisatie is bepalend voor de kwaliteit van de administratieve ondersteuning. Een goede inrichting van de administratieve organisatie houdt onder andere in dat er een logische en adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden is. Deze scheiding is essentieel voor de betrouwbaarheid van de informatie die wordt verstrekt.
Scheiding van functies
De scheiding van functies is een kernprincipe in de inrichting van de administratieve organisatie. Deze scheiding zorgt ervoor dat er geen conflict van belangen optreedt en dat taken op een betrouwbare manier worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: de persoon die verantwoordelijk is voor het verwerken van financiële gegevens, mag niet tegelijkertijd verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van diezelfde gegevens.
De scheiding van functies moet zowel op juridisch als op operationeel vlak worden uitgevoerd. Het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften bevat richtlijnen voor deze scheiding, en verordeningen zoals die voor de financiële administratie stellen eisen aan de organisatie van de scheiding van functies.
Interne controle en doelmatigheid
Bij de inrichting van de administratieve organisatie moet ook rekening worden gehouden met de interne controle. Deze controle is nodig om te waarborgen dat administratieve processen correct worden uitgevoerd en dat er sprake is van doelmatig beheer. De interne controle omvat onder andere het controleren van de juistheid van administratieve gegevens, het volgen van procedures en het voorkomen van fraude.
In dit kader is het belangrijk dat de administratieve organisatie zodanig is ingericht dat het zowel het sturen en beheersen van activiteiten mogelijk maakt, als het verstrekken van informatie voor beleidskeuzes en het afleggen van verantwoording. Bovendien moet de administratie bijdragen aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van processen en de controle daarop.
De rol van administratieve medewerkers in crisis situaties
Administratieve medewerkers spelen ook een belangrijke rol in crisis situaties. In deze gevallen is het belangrijk dat administratieve ondersteuning snel en efficiënt kan worden aangeboden. Administratieve medewerkers zijn vaak betrokken bij het plannen van afspraken, het beheren van communicatie en het coördineren van activiteiten.
Flexibiliteit en beschikbaarheid
Administratieve medewerkers moeten in staat zijn om flexibel beschikbaar te zijn en aan te passen aan veranderende omstandigheden. In de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is bijvoorbeeld sprake van een tijdelijke functie met uitzicht op vast dienstverband. Deze functie vereist dat de medewerker beschikbaar is, ook tijdens langlopende crisissen.
De flexibiliteit van administratieve medewerkers is hierbij essentieel. Administratieve ondersteuning moet niet alleen tijdens normale omstandigheden functioneren, maar ook tijdens crises, wanneer het aantal taken en de druk op de organisatie aanzienlijk toeneemt.
Conclusie
Administratieve ondersteuning is een essentieel onderdeel van de functionering van gemeentelijke organisaties. Het voeren en inrichten van deze ondersteuning vereist zowel kennis van de juridische kaders als technische en functionele vaardigheden. Administratieve medewerkers en medewerkers in ondersteunende functies spelen een centrale rol in de efficiëntie en betrouwbaarheid van administratieve processen. Bovendien is het belangrijk dat de administratie zodanig is ingericht dat het zowel juridische eisen voldoet, als functioneel efficiënt is. De inrichting van de administratieve organisatie moet dus steeds worden beoordeeld op haar juridische, functionele en technische aspecten.