In de huidige maatschappij is een gezonde, veilige en respectvolle werkomgeving niet langer een luxe, maar een verplichte norm. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een psychosociale veiligheid die voldoet aan de verwachtingen van werknemers en de eisen van de wetgeving. Ongewenst gedrag, discriminatie of grensoverschrijdend gedrag kunnen zowel individueel als collectief schadelijke gevolgen hebben. Daarom is het inrichten van een klachtencommissie een belangrijke maatregel om werknemers te beschermen en te ondersteunen in het afhandelen van klachten.
Deze artikel legt uit waarom het inrichten van een klachtencommissie een essentiële stap is voor organisaties. Met behulp van wettelijke, administratieve en praktische informatie uit betrouwbare bronnen, worden de functies, procedures en verantwoordelijkheden van een klachtencommissie besproken. Het artikel richt zich op een duidelijke uitleg van hoe dergelijke commissies functioneren, welke rechten en plichten betrokken zijn, en waarom het instellen van een klachtencommissie van belang is voor de psychosociale veiligheid van werknemers.
Wat is een klachtencommissie?
Een klachtencommissie is een onafhankelijk adviesorgaan dat in opdracht van het bevoegd gezag klachten over ongewenst gedrag behandelt. Volgens artikel 2 van de regeling klachtencommissie lokaal fungeert de commissie als adviseur bij klachten indien het bevoegd gezag is aangesloten bij de regeling en de klachtencommissie is daadwerkelijk ingevuld. De commissie bestaat uit een pool van deskundigen met ervaring in het behandelen van klachten over ongewenst gedrag en discriminatie. Deze deskundigheid kan psychosociale, medische of juridische aard hebben, en de samenstelling wordt ook bepaald door diversiteit, zoals het man-vrouw-verhouding.
De commissie is verantwoordelijk voor het onderzoeken van klachten, het adviseren over de gegrondheid van de klacht en het aanbevelen van maatregelen. De leden van de commissie moeten echter zelf geen betrokkenheid hebben bij de klacht of persoonlijk belang in de afhandeling hebben. Als dit wel het geval is, wordt het lid vervangen, zoals vermeld in artikel 4 van de regeling.
Waarom is het inrichten van een klachtencommissie belangrijk?
Het instellen van een klachtencommissie is van groot belang om ervoor te zorgen dat klachten over ongewenst gedrag op een serieuze en eerlijke manier worden afgehandeld. Het biedt een veilige en neutrale plek waar klagers en aangeklaagden hun zaak kunnen uiten en waar feiten worden onderzocht door onafhankelijke derden.
De klachtencommissie speelt een sleutelrol in het behouden van de psychosociale veiligheid op de werkplek. Als sprake is van een situatie die voor één of meer direct betrokkenen onhoudbaar is, kan de commissie zelfs ongevraagd advies uitbrengen over het treffen van voorlopige maatregelen. Dit is vooral relevant in gevoelige gevallen waarbij het verder duren van een situatie schadelijke gevolgen kan hebben voor het welzijn van werknemers.
Bij de behandeling van klachten volgt de commissie een duidelijke procedure. De klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie en bevat onder meer de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, en de stappen die de klager al heeft ondernomen. De klager kan eventueel ondersteuning vragen van een vertrouwenspersoon van de organisatie, zoals vermeld in artikel 8.
De rol van de klachtencommissie in het klachtenproces
De klachtencommissie heeft verschillende taken en bevoegdheden die haar essentieel maken in het klachtenproces. Ten eerste beoordeelt de commissie de ontvankelijkheid van de klacht, wat wil zeggen dat ze bepaalt of de klacht binnen de regeling valt en dus behandelbaar is. Dit betekent dat de klacht moet voldoen aan de begripsbepalingen zoals omschreven in artikel 1 onder c, d, e, f en g van de regeling. Als de klacht niet ontvankelijk is, wordt deze niet in behandeling genomen.
Als de klacht wel ontvankelijk is, voert de commissie een feitenonderzoek uit. Dit omvat het inwinnen van informatie bij getuigen of deskundigen, het oproepen en horen van getuigen of deskundigen, en het opvragen van schriftelijke informatie. De commissie kan ook interne en externe deskundigen raadplegen of inschakelen als dat nodig is voor de oordeelsvorming.
De klachtencommissie is daarnaast bevoegd om advies uit te brengen aan het bestuur. Dit advies omvat een beoordeling van de gegrondheid van de klacht en eventuele aanbevelingen voor maatregelen. De commissie kan ook advies geven over feiten of omstandigheden die negatief kunnen invloeden op de psychosociale veiligheid van de werkplek in het algemeen.
De procedure voor het indienen van een klacht
Het indienen van een klacht bij de klachtencommissie volgt een bepaalde procedure. De klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie, bij voorkeur met ondersteuning van een vertrouwenspersoon. Het document moet minimaal de volgende elementen bevatten:
- De datum, tijd en plaats van het ongewenst gedrag;
- De namen van de aangeklaagde en eventuele getuigen;
- Een beschrijving van de stappen die de klager al heeft ondernomen;
- Eventueel een verzoek om ondersteuning van de vertrouwenspersoon.
Na ontvangst bevestigt de commissie de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt de klager op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. De klacht wordt binnen zes weken behandeld, tenzij uitgebreide omstandigheden het proces vertragen. In dat geval moet de commissie dit met redenen omkleed aan klager en aangeklaagde meedelen. De termijn kan maximaal twee weken worden overschreden.
De klachtencommissie is verder bevoegd om een voorstel tot gesprek aan te bieden aan klager en aangeklaagde. Dit gesprek kan onder begeleiding van een mediator plaatsvinden. Als beide partijen akkoord gaan, wordt de adviestermijn opgeschort tot het moment dat de klager aangeeft de klachtbehandeling te willen voortzetten.
De behandeling van de klacht
Bij de behandeling van de klacht hoort het horen van klager, aangeklaagde en eventueel getuigen. Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan door een persoon van hun keuze. De hoorzittingen van de klachtencommissie zijn gesloten en worden buiten aanwezigheid van elkaar gehouden. De klager en aangeklaagde hebben in de tweede ronde van hoor en wederhoor de gelegenheid om hun zienswijze op de verslagen of bevindingen kenbaar te maken of schriftelijk te reageren binnen een door de commissie vastgestelde termijn.
Van iedere zitting wordt een schriftelijk verslag opgemaakt door de secretaris van de commissie. Deze verslagen zijn beschikbaar voor klager en aangeklaagde, tenzij de commissie zwaarwegende redenen heeft om dit te weigeren. De betrokkenen bij klachten over ongewenste omgangsvormen hebben een verschijningsplicht.
De rol van de secretaris en administratie
De klachtencommissie wordt bij de behandeling van een klacht inhoudelijk ondersteund door een extern secretaris. De administratie, inclusief het algemeen secretariaat en de declaratie van de kosten van een klachtenprocedure, wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan.
De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar door de voorzitter van het College voor Arbeidszaken van de VNG. De benoeming, schorsing en ontslag geschieden door deze voorzitter. De commissie kan zelf ook een nadere werkwijze bepalen, afhankelijk van de omstandigheden en de aard van de klachten die binnenkomen.
De betekenis voor psychosociale veiligheid en werkplek
Het instellen van een klachtencommissie heeft een directe invloed op de psychosociale veiligheid op de werkplek. De commissie helpt bij het herstellen van evenwicht in situaties waarin ongewenst of grensoverschrijdend gedrag zich voordoet. Hierdoor kunnen problemen vroegtijdig worden opgelost en het welzijn van werknemers worden verbeterd. De aanwezigheid van een klachtencommissie biedt bovendien een duidelijk signaal dat de organisatie zich bekommerd om de rechten en waarden van haar werknemers.
De klachtencommissie draagt ook bij aan het voorkomen van herhaling van ongewenst gedrag. Door klachten serieus te nemen en op te lossen, wordt een cultureel klimaat gecreëerd waarin respect, eerlijkheid en veiligheid centraal staan. Hierdoor is het waarschijnlijker dat werknemers bereid zijn klachten in te dienen en dat problemen niet ongemerkt blijven.
Conclusie
Het inrichten van een klachtencommissie is een essentiële stap voor organisaties die zich inzetten voor een gezonde en veilige werkplek. De commissie fungeert als onafhankelijk adviesorgaan dat klachten over ongewenst gedrag serieus neemt en serieus behandelt. Door een klachtcommissie in te richten, biedt een organisatie haar werknemers een veilige, neutrale plek waar klachten kunnen worden ingediend en waar feiten onderzocht worden door deskundigen.
De procedure van het indienen en behandelen van klachten is duidelijk en transparant. Het houdt rekening met de rechten van zowel klager als aangeklaagde en zorgt ervoor dat klachten op een eerlijke en eerlijke manier worden afgehandeld. De klachtencommissie heeft bovendien een actieve rol in het voorkomen en aanpakken van problemen die negatief kunnen invloeden op de psychosociale veiligheid van de werkplek.
In een tijd waarin psychosociale veiligheid steeds belangrijker wordt, is het instellen van een klachtencommissie niet alleen een juridisch verantwoord stap, maar ook een verantwoordelijke keuze voor de toekomst van de organisatie. Het toont aan dat de organisatie zich bewust is van haar verantwoordelijkheid en dat ze daadwerkelijk wil investeren in een arbeidsomgeving waarin werknemers zich veilig en gerespecteerd voelen.