Inleiding
Het juist inrichten van je administratie in Moneybird is essentieel om een overzichtelijke en efficiënte boekhouding te realiseren. Moneybird is een online boekhoudprogramma dat speciaal is ontworpen voor ondernemers die snel en eenvoudig hun administratie willen beheren. Door je administratie goed in te richten, voorkom je fouten, bespaar je tijd en krijg je een beter inzicht in je financiële positie. In dit artikel geven we een overzicht van de belangrijkste stappen bij het inrichten van je Moneybird-administratie, met aandacht voor het opzetten van categorieën, het beheren van contacten, het werken met projecten en het instellen van algemene voorwaarden en btw-tarieven. De inhoud is gebaseerd op informatie uit diverse cursussen en artikelen over Moneybird.
Algemene instellingen van je administratie
Het inrichten van je Moneybird-administratie begint met het instellen van de algemene administratie-instellingen. Hierbij gaat het om elementen zoals het opzetten van jouw huisstijl, het beheren van workflows, het invoeren van afzenderadressen, en het instellen van bankgegevens. Deze instellingen bepalen hoe je administratie eruitziet en hoe je met klanten en leveranciers communiceert.
Het opzetten van jouw huisstijl is belangrijk om jouw bedrijf herkenbaar te maken. Je kunt jouw logo uploaden, lettertypen en kleuren kiezen en tekstfragmenten aanpassen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen, offertes en e-mails. Het beheren van workflows helpt bij het automatiseren van bepaalde administratieve stappen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een klant automatisch een e-mail ontvangt bij het versturen van een factuur.
Afzenderadressen zijn ook cruciaal. Hiermee bepaal je welk adres op jouw facturen en offertes verschijnt. Dit is het adres waar je bedrijf gevestigd is of waar het postadres is. Bij bankinstellingen voer je je rekeningnummer en banknaam in, zodat je klanten weten waar ze betalingen naartoe moeten sturen.
Daarnaast kun je extra velden aanmaken die specifiek zijn voor jouw onderneming. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je extra informatie nodig hebt op een factuur of offerte, zoals projectnummers of referenties. Het is belangrijk om hierbij overzicht te bewaren, zodat je administratie niet te ingewikkeld wordt.
Accountinstellingen en abonnementen
Naast de algemene administratie-instellingen, zijn er ook accountinstellingen die je moet bekijken. Hierbij gaat het om onderdelen zoals het beheren van gebruikers en abonnementen. Je kunt meerdere gebruikers toevoegen aan jouw Moneybird-account, zodat bijvoorbeeld medewerkers of boekhouders ook toegang hebben tot bepaalde functies. Het is belangrijk om rechten goed in te stellen zodat iedereen alleen toegang heeft tot de informatie die relevant is voor zijn of haar rol.
Voor de abonnementen is het goed om te weten welk type abonnement je hebt en welke functies daarbij beschikbaar zijn. Moneybird biedt bijvoorbeeld verschillende pakketten aan, waarbij hogere pakketten extra functionaliteiten bevatten zoals elektronische btw-aangifte of geavanceerde rapportages. Het is aan te raden om te controleren of je abonnement voldoet aan jouw behoeften.
Daarnaast zijn er bepaalde verificaties nodig voor het gebruik van bepaalde functies. Bijvoorbeeld voor het indienen van je btw-aangifte via Moneybird, moet je je account goed geïntegreerd hebben met de overheidssystemen. Dit vereist vaak een bepaalde verificatieprocedure. Het is daarom verstandig om je abonnement en verificaties van tevoren goed te checken, zodat je later geen problemen krijgt bij het indienen van jouw administratie.
Projecten en kostenplaatsen
Projecten spelen een belangrijke rol bij het inrichten van je Moneybird-administratie, vooral als je kosten door wilt belasten aan klanten. In boekhoudtermen worden projecten ook wel aangeduid als kostenplaatsen. Hierbij kun je bijvoorbeeld kosten die verband houden met een specifiek project of klant, aan dat project koppelen. Dit helpt bij het overzichtelijk maken van je administratie en het doorfactureren van kosten.
Een voordeel van het werken met projecten is dat je duidelijk ziet welke kosten bij welk project horen. Dit is bijzonder handig als je meerdere klanten of projecten tegelijk bedient. Je kunt bijvoorbeeld kosten die je voor een bepaald project hebt gemaakt, zoals reiskosten of materialen, aan dat project koppelen. Hierdoor weet je exact welke kosten je kunt doorbelasten en of je alle kosten correct hebt doorgefactureerd.
Het opzetten van projecten in Moneybird is eenvoudig. Je kunt zelf bepalen hoeveel projecten je wilt aanmaken en welke categorieën of grootboekrekeningen je daarbij wilt gebruiken. Het is aan te raden om het aantal projecten niet te groot te maken, zodat je administratie overzichtelijk blijft. Het is ook belangrijk om bij elk project de juiste categorieën te koppelen, zodat je later eenvoudig kunt rapporteren over de kosten per project.
Categorieën en grootboekrekeningen
Categorieën zijn een essentieel onderdeel van je Moneybird-administratie en worden ook wel aangeduid als grootboekrekeningen in traditionele boekhouding. Categorieën worden gebruikt om inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort te bundelen. Hierdoor krijg je een beter inzicht in waar je geld heen gaat en waar je opbrengsten vandaan komen.
Het belang van categorieën is onder andere dat je eenvoudiger kunt rapporteren over jouw inkomsten en uitgaven. Bijvoorbeeld, je kunt een categorie aanmaken voor “reiskosten”, een andere voor “materialen” en een derde voor “administratiekosten”. Op deze manier kun je snel zien hoeveel je per categorie hebt uitgegeven of ontvangen.
Het opstellen van categorieën is een belangrijke stap bij het inrichten van je administratie. Het is aan te raden om categorieën op te zetten op basis van het soort dienst of product dat je verstrekt of op basis van de regionale verkoop (Nederland, EU, buiten de EU). Dit helpt bij het analyseren van jouw inkomsten per regio of dienst.
Het is belangrijk om het aantal categorieën niet te groot te maken. Als je te veel categorieën aanmaakt, kan het gebeuren dat dezelfde kosten op verschillende categorieën worden boekhoudkundig verwerkt. Dit leidt tot verwarring en verlies van overzicht. Het is daarom verstandig om alleen categorieën aan te maken die echt relevant zijn voor jouw administratie.
Bij het aanmaken van categorieën kun je standaardcategorieën gebruiken die al in Moneybird zijn opgenomen. Als je een categorie mist, kun je deze zelf aanmaken. Het is aan te raden om dit zorgvuldig te doen, omdat categorieën van invloed zijn op jouw rapportages en analyses.
Contacten beheren
Het beheren van contacten is een belangrijk aspect van je Moneybird-administratie. Hierbij gaat het om de gegevens van klanten en leveranciers, ook wel aangeduid als debiteuren en crediteuren. Het is belangrijk om deze contacten goed in te richten, zodat je eenvoudig kunt communiceren met klanten en leveranciers en jouw administratie efficiënt kunt beheren.
Bij het opzetten van contacten kun je bijvoorbeeld invoeren welke klant bij welk project hoort of welke leverancier voor welke categorie verantwoordelijk is. Dit helpt bij het overzichtelijk maken van jouw administratie en het sneller vinden van relevante informatie.
Een voordeel van het goed beheren van contacten in Moneybird is dat je deze op je telefoon kunt gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld direct bellen met een klant of leverancier vanuit je Moneybird-app. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere communicatie.
Het is ook aan te raden om algemene voorwaarden te koppelen aan contacten. Bijvoorbeeld, bij de eerste offerte aan een nieuwe klant kun je de algemene voorwaarden meesturen. Dit zorgt ervoor dat de klant op de hoogte is van jouw voorwaarden voordat hij akkoord geeft. Je kunt deze voorwaarden als standaard bijlage instellen in Moneybird, zodat ze automatisch worden toegevoegd aan jouw facturen en offertes.
Offertes en verkoopfacturen
Het opstellen van offertes en verkoopfacturen is een essentieel onderdeel van je Moneybird-administratie. Offertes worden vaak gebruikt om klanten een voorstel te doen voordat een afgesloten contract of een verkoopfactuur wordt uitgegeven. In Moneybird kun je gemakkelijk offertes maken en deze doorzetten naar een verkoopfactuur zodra de klant akkoord geeft.
Het is belangrijk om jouw offertes en verkoopfacturen goed in te richten. Dit betreft onder andere het opzetten van jouw huisstijl, het kiezen van de juiste btw-tarieven en het koppelen van relevante projecten en categorieën.
Bij het opstellen van een verkoopfactuur is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je het juiste btw-tarief gebruikt. Dit hangt af van welk land het betreft. In Nederland geldt bijvoorbeeld het standaardbtw-tarief van 21%. Als je verkoopfacturen naar klanten buiten de EU verstuur, geldt mogelijk een ander btw-tarief of geen btw-tarief. Het is aan te raden om deze instellingen van tevoren goed te checken, zodat je geen fouten maakt bij het uitbrengen van jouw facturen.
Een voordeel van het werken met Moneybird is dat je eenvoudig kunt overstappen van een offerte naar een verkoopfactuur. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere administratie. Bovendien kun je digitaal akkoord geven op jouw offertes, zodat je geen fysieke documenten hoeft te gebruiken.
Btw-tarieven instellen
Het instellen van btw-tarieven is een belangrijk onderdeel van je Moneybird-administratie. Het is aan te raden om deze tarieven van tevoren goed te checken en te koppelen aan de juiste categorieën en verkoopfacturen.
Het instellen van btw-tarieven gebeurt via de administratie-instellingen in Moneybird. Hier kun je het btw-tarief voor verkoopfacturen kiezen. Bijvoorbeeld, als je klanten in Nederland bedient, gebruik je het standaardbtw-tarief van 21%. Als je klanten in een ander EU-land hebt, kun je eventueel een ander btw-tarief kiezen. Het is belangrijk om dit goed in te stellen, zodat je geen fouten maakt bij het indienen van jouw btw-aangifte.
Het is ook aan te raden om de btw-tarieven van leveranciers te checken. Als je bijvoorbeeld materialen koopt van leveranciers in andere EU-landen, kan het zijn dat je een ander btw-tarief moet gebruiken voor jouw inkoopfacturen. Dit heeft invloed op jouw btw-aangifte en jouw inkoopadministratie. Het is daarom verstandig om deze instellingen van tevoren goed te checken, zodat je geen extra werk hebt bij het indienen van jouw administratie.
Elektronische btw-aangifte
Een van de voordelen van Moneybird is dat je elektronisch btw-aangifte kunt doen via het programma. Dit voorkomt fouten bij het overtypen van gegevens en bespaart tijd bij het indienen van jouw administratie. Het is daarom aan te raden om deze functie te gebruiken, vooral als je regelmatig btw-aangifte moet indienen.
Het elektronisch indienen van jouw btw-aangifte via Moneybird is eenvoudig. Je hoeft alleen te zorgen dat je administratie correct is ingesteld, zodat alle gegevens automatisch worden doorgegeven naar de overheid. Dit betreft onder andere het correct opzetten van jouw categorieën, projecten en btw-tarieven.
Een voordeel van het elektronisch indienen van je btw-aangifte is dat je fouten sneller kunt herstellen. Als er bijvoorbeeld een fout in je administratie zit, kun je deze snel corrigeren en opnieuw indienen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere administratie.
Het is ook aan te raden om regelmatig je administratie te controleren, zodat je zeker weet dat alle gegevens correct zijn. Dit helpt bij het voorkomen van fouten bij het indienen van je btw-aangifte en zorgt ervoor dat je administratie overzichtelijk blijft.
Scan bonnetjes en inkoopfacturen
Het scannen van bonnetjes en inkoopfacturen is een belangrijk onderdeel van jouw administratie in Moneybird. Het is aan te raden om bonnetjes direct na ontvangst te scannen, zodat je geen belangrijke administratieve gegevens over het hoofd ziet.
Het scannen van bonnetjes helpt bij het bijhouden van jouw uitgaven en het terugvragen van btw. Als je bijvoorbeeld kleine bedragen vergeet te scannen, kun je later vergeten zijn dat je die uitgaven hebt gemaakt. Dit leidt tot verlies van btw-credits en vermindert jouw administratieve inzicht.
In Moneybird kun je bonnetjes en inkoopfacturen gemakkelijk scannen en bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld een aparte categorie aanmaken voor bonnetjes en deze koppelen aan het juiste project of klant. Dit helpt bij het overzichtelijk maken van jouw administratie en het sneller vinden van relevante informatie.
Het is ook aan te raden om regelmatig je bonnetjes en inkoopfacturen te controleren, zodat je zeker weet dat alle gegevens correct zijn. Dit helpt bij het voorkomen van fouten bij het indienen van jouw administratie en zorgt ervoor dat je administratie overzichtelijk blijft.
Conclusie
Het juist inrichten van je Moneybird-administratie is essentieel om een overzichtelijke en efficiënte boekhouding te realiseren. Door je administratie goed in te richten, voorkom je fouten, bespaar je tijd en krijg je een beter inzicht in je financiële positie.
In dit artikel hebben we een overzicht gegeven van de belangrijkste stappen bij het inrichten van je Moneybird-administratie. We hebben aandacht besteed aan het opzetten van algemene instellingen, het beheren van accountinstellingen, het werken met projecten en kostenplaatsen, het instellen van categorieën en grootboekrekeningen, het beheren van contacten, het opstellen van offertes en verkoopfacturen, het instellen van btw-tarieven, het indienen van elektronische btw-aangifte en het scannen van bonnetjes en inkoopfacturen.
Het is aan te raden om deze stappen zorgvuldig te doorlopen en je administratie goed in te richten. Dit helpt bij het voorkomen van fouten bij het indienen van jouw administratie en zorgt ervoor dat je administratie overzichtelijk blijft. Bovendien bespaart het je tijd en zorgt het voor een efficiëntere boekhouding.
Het inrichten van je Moneybird-administratie is dus een belangrijke stap in de opbouw van jouw onderneming. Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, kun je ervoor zorgen dat je administratie optimaal werkt en jouw financiële positie goed weergeeft.