Digitaal vergaderen in VvE’s: een tijdelijke maatregel die de norm wordt

Sinds het begin van de coronacrisis in Nederland zijn er significante veranderingen opgetreden in de manier waarop verenigingen van eigenaren (VvE’s) hun besluiten nemen. In deze context is het fenomeen van digitaal vergaderen een tijdelijke noodmaatregel geworden die niet alleen noodzakelijk was, maar ook blijkt te functioneren als een efficiënt alternatief voor traditionele fysieke vergaderingen. Deze transformatie werd mogelijk gemaakt door een speciale noodwet die het digitaal vergaderen voor VvE’s in tijden van coronapandemie legaliseerde. Ondertussen is gebleken dat deze aanpassing niet alleen noodzakelijk was in crisistijd, maar ook voordelen biedt die de toekomst van VvE-vergaderingen bepalen.

In dit artikel bespreken we de juridische basis van digitaal vergaderen in VvE’s, de voordelen en uitdagingen, en de toekomstige ontwikkelingen in het kader van deze regeling. We leggen uit hoe VvE’s juridisch kunnen voldoen aan de vereisten voor digitaal vergaderen en waarom dit fenomeen zich inmiddels heeft ingezet als de nieuwe norm in het beheer van woningcorporaties.

Juridische basis en regelgeving

De mogelijkheid tot digitaal vergaderen voor VvE’s is voortgekomen uit een tijdelijke noodwet, die in april 2020 in werking trad. Deze noodwet stelt dat VvE’s in tijden van crisis de mogelijkheid hebben om via digitale middelen te vergaderen en besluiten te nemen, ook als deze optie niet expliciet is opgenomen in het splitsingsreglement. Deze regeling is sindsdien meerdere keren verlengd, met een actuele geldigheid tot minstens 1 februari 2023, waarbij het mogelijk is dat de wet opnieuw wordt verlengd zolang er geen alternatieve wetgeving is aangenomen.

De noodwet stelt duidelijke eisen aan het digitaal vergaderen. Zo moet elke deelnemer:

Identificeerbaar zijn,
Live kunnen volgen wat tijdens de vergadering besproken wordt,
Actief kunnen stemmen.

Daarnaast moeten VvE’s zorgen voor een open en transparante communicatie. Dit betekent dat de uitnodiging tot een digitale vergadering moet aangeven:

Dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering,
Dat de vergadering via digitale middelen plaatsvindt (bijvoorbeeld via videoverbinding, telefonisch of via een vergaderapp),
Dat VvE-leden tot 72 uur vóór de vergadering vragen mogen stellen over de geagendeerde onderwerpen,
Dat er tijdens de vergadering mogelijkheid is om vragen te stellen en te beantwoorden,
Dat er duidelijke instructies staan over hoe de VvE-leden kunnen stemmen.

Deze regels zijn ontworpen om zowel rechtsgeldigheid als transparantie te waarborgen. Volgens Kees Oomen, directeur Organisatie & Public Affairs bij VvE Belang, is het belangrijk dat VvE’s goed blijven functioneren, ook tijdens crises, om de financiële continuïteit van de vereniging te garanderen. Oomen benadrukt tevens dat deze regeling inmiddels is ingezet als een normale en gewenste werkwijze, aangezien de opkomst in vergaderingen is toegenomen en het plannen van vergaderingen eenvoudiger is geworden.

Praktijkervaringen en voordelen

De praktijk heeft aangetoond dat digitaal vergaderen in VvE’s een aantal aanzienlijke voordelen biedt:

Hogere opkomst: VvE-leden die vanwege werk of gezondheid minder gemakkelijk fysiek aanwezig kunnen zijn, kunnen nu makkelijk deelnemen via digitale middelen.
Grote flexibiliteit: Vergaderingen kunnen vanaf elk locatie worden bijgewoond, wat handig is voor mensen die verder van de woning liggen of die moeite hebben met reizen.
Efficiënter vergaderen: De mogelijkheid om vragen vooraf te stellen en tijdens de vergadering te stellen en te beantwoorden, zorgt ervoor dat de vergadering sneller verloopt.
Transparantie en documentatie: Door digitale opnames van vergaderingen kan er makkelijk teruggekeken worden naar besproken onderwerpen en besluiten.

Hoewel de voordelen aanzienlijk zijn, zijn er ook uitdagingen te noemen. Een van de grootste kritieken komt van oudere bewoners, die vaak moeite hebben met digitale tools en dus liever kiezen voor een fysieke vergadering. Daarom is het belangrijk dat VvE-besturen technische ondersteuning bieden en ervoor zorgen dat digitale vergaderingen toegankelijk zijn voor iedereen.

In reactie op deze ontwikkelingen hebben enkele VvE-beheerders samenwerkingen aangegaan met digitale platformen, zoals Nederlandvve.nl, om VvE-leden een betrouwbare en gebruiksvriendelijke manier te bieden om digitaal bij te wonen. Deze platformen zijn ontworpen om aan alle juridische eisen te voldoen en worden daarnaast gratis aangeboden tot februari 2021, met verlengingen in de praktijk.

Toekomstige ontwikkelingen en plannen

Het ministerie werkt aan een volgende fase van de regeling, namelijk een permanente wetswijziging die digitaal vergaderen in VvE’s legaliseert, ook buiten de coronacrisis. Deze aanpassing is voortgekomen uit de positieve ervaringen met digitale vergaderingen en de wens van VvE-leden om deze manier van vergaderen standaard te maken.

Roel van der Vossen van Nederlandvve.nl benadrukt dat het digitaal vergaderen niet alleen een noodmaatregel is geweest, maar een maatschappelijke verandering die blijvend is ingezet. Hij zegt hierover: “Net zoals dat werken vanuit huis nu de norm is geworden, zo is ook digitaal vergaderen in VvE’s een standaard die zich heeft ingezet. De overheid heeft dit mogelijk gemaakt, maar ook de VvE-leden zijn erin geslaagd om deze manier van vergaderen goed te gebruiken.”

De tijdelijke noodwet is ontworpen met een verlengingsmechanisme van twee maanden. Dit betekent dat als er geen aankondiging komt over het einde van de regeling, de wet automatisch verder wordt verlengd. Dit systeem zorgt ervoor dat VvE’s continu kunnen vergaderen tot een permanentere oplossing beschikbaar is.

Hoewel het ministerie werkt aan een permanente wetswijziging, is het belangrijk dat VvE-besturen zich voorbereiden op de toekomst, waarin digitale vergaderingen mogelijk een standaardfunctie krijgen in de beheerpraktijk van woningcorporaties. Dit betekent ook dat VvE’s moeten nadenken over technische infrastructuur, digitale toegankelijkheid, en het aanbod van ondersteuning voor VvE-leden die minder ervaring hebben met digitale tools.

Veelgestelde vragen en praktische richtlijnen

Voor VvE-besturen en leden zijn er een aantal praktische richtlijnen en veelgestelde vragen die duidelijkheid bieden over het digitaal vergaderen. Bijvoorbeeld:

Moet het splitsingsreglement aangepast worden om digitaal vergaderen mogelijk te maken? Nee, volgens de noodwet is digitaal vergaderen toegestaan ook als deze mogelijkheid niet expliciet is opgenomen in het splitsingsreglement.
Hoe moet het stemproces worden georganiseerd? Stemmen kan via de digitale middelen die gebruikt worden bij de vergadering, of via voorgaande stemverklaringen. In ieder geval moet het duidelijk zijn wie welke stem heeft uitgebracht.
Wat zijn de eisen voor de uitnodiging? De uitnodiging moet duidelijk aangeven dat de vergadering digitaal plaatsvindt, wat de technische voorwaarden zijn, en hoe het stemproces werkt.
Moet het bestuur altijd aanwezig zijn tijdens de vergadering? Ja, het bestuur moet aanwezig zijn om de vergadering te leiden, vragen te beantwoorden en het stemproces te beheren.

Deze richtlijnen zijn gebaseerd op de eisen die zijn opgenomen in de noodwet en worden ook verwerkt in praktische FAQ-lijsten zoals die op de website van VvEbeheerwijzer.nl worden aangeboden. Deze bronnen zijn bedoeld om VvE’s te ondersteunen bij het uitvoeren van digitaal vergaderen op een juridisch correcte en transparante manier.

De rol van de overheid en professionele partijen

De overheid heeft een cruciale rol gespeeld in het faciliteren van digitale vergaderingen. Minister Dekker voor Rechtsbescherming en minister Grapperhaus van Justitie en Veiligheid hebben samen een wetsvoorstel ingediend dat de noodwetgeving mogelijk maakt. Deze voorstellen zijn gecontroleerd door de Raad van State en de ministerraad, en zijn openbaar gemaakt bij de Tweede Kamer.

Daarnaast hebben ook professionele partijen, zoals VvE-beheerders en juridische experts, een rol gespeeld in het ontwikkelen van digitale tools en praktijkrichtlijnen. De samenwerking tussen VvE-beheerders en digitale platformen is een voorbeeld van hoe de sector zich aanpast aan de nieuwe realiteit. Deze samenwerking heeft ervoor gezorgd dat VvE-leden een betrouwbare en gebruiksvriendelijke ervaring kunnen genieten tijdens digitale vergaderingen.

Conclusie

Digitaal vergaderen in VvE’s is begonnen als een noodmaatregel in tijden van coronapandemie, maar is inmiddels geëvolueerd naar een normale en gewenste werkwijze. Deze regeling is tijdelijk geregeld via een noodwet die meerdere keren is verlengd en die juridisch betrouwbaar is. De voordelen van digitale vergaderingen zijn duidelijk: hogere opkomst, flexibiliteit en efficiëntie. Tegelijkertijd zijn er ook uitdagingen, zoals de toegankelijkheid voor oudere VvE-leden, die aandacht verdienen.

De overheid en professionele partijen hebben een belangrijke rol gespeeld in het faciliteren van deze transformatie. Het ministerie werkt aan een permanente wetswijziging om digitaal vergaderen te institutionaliseren. Tot die tijd blijft de tijdelijke noodwet van toepassing, en is het belangrijk dat VvE’s zich voorbereiden op een toekomst waarin digitale vergaderingen standaard zijn.

Voor VvE-besturen en leden is het belangrijk om de eisen van de noodwet te kennen, en om gebruik te maken van digitale tools die aan deze eisen voldoen. Door deze regeling verstandig te benutten, kunnen VvE’s zich aanpassen aan de moderne maatschappij en ervoor zorgen dat hun beheerpraktijk transparant, efficiënt en inclusief blijft.