Inleiding
In de huidige wettelijke context is het begrip Ultimate Beneficial Owner (UBO) steeds vaker aan de orde, niet alleen in het kader van grote bedrijven of instellingen, maar ook bij verenigingen van eigendom, zoals de Vereniging van Eiendomsbezitters (VvE). De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) stelt duidelijke eisen aan organisaties om te zorgen dat illegale activiteiten, zoals witwassen, worden tegengegaan. In deze context is het begrip UBO – de persoon die uiteindelijk de zeggenschap heeft over een rechtspersoon – van groot belang.
De VvE is een specifieke vorm van vereniging, waarin appartementseigenaren gezamenlijk beheer en verantwoordelijkheid dragen voor het gemeenschappelijke domein. Toch blijft de vraag hangen: wie is de UBO van een VvE? En hoe ziet de praktijk van het identificeren en registreren van deze UBO eruit?
Deze artikelen gaan in op de juridische kaders, praktische uitwerkingen en wettelijke verplichtingen met betrekking tot de UBO in de VvE. Op basis van recente jurisprudentie, toepassing van de Wwft en AVG-richtlijnen, wordt een duidelijk beeld geschetst van de rol van de VvE, haar bestuursleden en eventuele appartementseigenaren bij de UBO-identificatie.
De definitie en toepassing van UBO in de VvE
Wat is een UBO?
De Ultimate Beneficial Owner (UBO) is gedefinieerd als de natuurlijke persoon die de uiteindelijke zeggenschap of het belang heeft in een rechtspersoon, zoals een maatschappij, stichting of vereniging. Volgens de Wwft zijn zogenaamde poortwachters – zoals banken en andere instellingen die een klantonderzoek uitvoeren – verplicht om de UBO van hun klanten te identificeren. Dit geldt ook voor VvE’s, hoewel deze verenigingen formeel niet in het openbare UBO-register zijn opgenomen.
UBO in de praktijk van de VvE
In de praktijk is de situatie bij de VvE iets complexer. De VvE is geen bedrijf in de traditionele zin, maar een rechtspersoon die bestaat uit appartementseigenaren. Deze eigenaren bepalen bijvoorbeeld via een ledenvergadering de richting van de vereniging. Het bestuur voert de dagelijkse zaken uit, maar heeft geen zeggenschap over de belangrijkste beslissingen.
De vraag is nu: wie is dan de UBO binnen de VvE? Volgens de gegevens uit de bronnen is de UBO in de VvE:
- De appartementseigenaar die 25% of meer stemrecht heeft bij de VvE.
- Als geen enkele eigenaar 25% of meer stemrecht heeft, dan is het bestuur van de VvE de UBO.
Deze definitie is belangrijk bij het identificeren van de UBO voor klantonderzoek bij banken. Hoewel de VvE niet in het publieke register staat, zijn banken en andere poortwachters wettelijk verplicht om de UBO van hun klanten te achterhalen. De Nederlandsche Bank (DNB) controleert of banken klantdossiers correct vullen, waaronder ook de UBO-informatie.
Wettelijke kaders en verplichtingen
Toepassing van de Wwft
De Wwft is een centraal kader voor het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering. Voor poortwachters zoals banken geldt dat ze wettelijk verplicht zijn om klantonderzoeken uit te voeren. Dit omvat:
- Identificatie van de klant;
- Identificatie van de UBO;
- Verificatie van de identiteit;
- Registratie van de transacties.
Voor een VvE betekent dit dat bijvoorbeeld de bank rekening wil houden met de VvE, de UBO moet worden geïdentificeerd. Mocht de VvE niet meewerken aan dit onderzoek, dan is er een risico op blokkering van de bankrekening. Dit is ook geïllustreerd in een recente uitspraak van de Rechtbank Amsterdam (29 november 2023), waarin een VvE verlies opliep door een geblokkeerde bankrekening na onjuiste UBO-opgave.
De rol van het bestuur
Het bestuur van de VvE heeft een specifieke rol bij het UBO-onderzoek. Hoewel het bestuur in veel gevallen geen zeggenschap heeft over belangrijke beslissingen, kan het bestuur de UBO zijn als geen enkele eigenaar 25% of meer stemrecht heeft.
In dat geval dient het bestuur samen met de bank het klantonderzoek te ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld door het leveren van:
- Een recent overzicht van appartementseigenaren met adressen;
- Identificatiestukken van de eigenaren die 25% of meer stemrecht hebben;
- Uittreksel uit het Kamer van Koophandel (KvK) van de VvE;
- Notulen van vergaderingen waarin bestuursleden zijn benoemd.
De verplichting tot medewerking geldt ook onder bepaalde omstandigheden. Zo is er sprake van verscherpt onderzoek als de UBO een politiek prominent persoon (PEP) is. In dergelijke gevallen zijn extra controlemaatregelen nodig.
UBO en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Verwerking van persoonsgegevens
Het VvE-bestuur is verantwoordelijk voor het bewaren en bijwerken van vertrouwelijke persoonsgegevens van de UBO’s. Deze gegevens zijn onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wat betekent dat de verwerking moet voldoen aan bepaalde wettelijke vereisten.
De AVG legt uit dat persoonsgegevens niet willekeurig mogen worden verwerkt, maar dat de verwerking moet zijn rechtvaardig, transparant en met de toestemming van de betrokkene of op grond van een wettelijke verplichting. In het geval van de VvE is het wettelijke verplichting – zoals de Wwft – het rechtvaardigingskader.
Risico’s en verantwoordelijkheid
Het VvE-bestuur draagt juridische verantwoordelijkheid voor de juiste verwerking van deze gegevens. Mocht de VvE niet voldoen aan de AVG-eisen, dan kan dit leiden tot boetes of andere juridische gevolgen. Daarom is het belangrijk dat het bestuur:
- Gegevens alleen verwerkt in de mate van noodzaak;
- Toegang beperkt tot autorisatie;
- Gegevens actueel houdt en veilig opslaat.
Praktijkuitwerking: Hoe verloopt het UBO-onderzoek?
Stap 1: Identificatie van de UBO
Als poortwachter (zoals een bank) een klantonderzoek uitvoert, begint het met de identificatie van de UBO. Voor de VvE betekent dit dat:
- De bank informeert bij de VvE welke eigenaren 25% of meer stemrecht hebben;
- Mocht het bestuur de UBO zijn, dan worden de bestuursleden geïdentificeerd;
- Identificatiestukken worden verzameld, zoals burgerservicenummers of fiscale identificatienummers van andere landen.
Stap 2: Verificatie van identiteit
Na de identificatie volgt de verificatie van de identiteit. De bank of poortwachter controleert of de UBO daadwerkelijk bestaat en of de gegevens kloppen. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Controle op de KvK-gegevens;
- Controle op identiteitsdocumenten (paspoort, rijbewijs);
- Controle op fiscale gegevens.
Stap 3: Registratie en opslag
De gegevens worden vervolgens geregistreerd en opgeslagen in een klantdossier. Deze informatie blijft intern binnen de bank of poortwachter en wordt niet openbaar gemaakt. De Nederlandsche Bank controleert regelmatig of klantdossiers correct zijn ingevuld.
Conclusie
De rol van de UBO in de VvE is een complexe maar essentiële kwestie in de huidige wettelijke context. Hoewel de VvE niet in het openbare UBO-register staat, zijn de wettelijke verplichtingen van de Wwft en de AVG van toepassing. Dit betekent dat het VvE-bestuur en de appartementseigenaren verantwoordelijk zijn voor de juiste identificatie, verificatie en registratie van UBO’s.
De praktijk van het UBO-onderzoek is afhankelijk van de structuur van de VvE, met name of er een eigenaar is met 25% of meer stemrecht. In dat geval is die eigenaar de UBO. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het bestuur de UBO.
Het belang van het meewerken aan UBO-onderzoek kan niet worden overgeschat. Mocht de VvE dit niet doen, dan kan dit leiden tot blokkering van bankrekeningen of andere juridische consequenties. Daarom is het belangrijk dat het bestuur en de appartementseigenaren goede administratie houden en wettelijke verplichtingen serieus nemen.
In samenvattend is de UBO-identificatie in de VvE een wettelijk verplicht proces dat zowel wettelijke als praktische aspecten betreft. Het vereist samenwerking, goed begrip van de regelgeving en een zorgvuldige aanpak van de administratie en klantverhoudingen.