In het kader van de vereniging van eigenaars (VvE) is het begrip "eigen vermogen" van essentieel belang voor zowel de administratie van de VvE als de financiële verantwoording aan eigenaren. Het vermogen van een VvE geeft een beeld van de economische positie van de vereniging, zowel in de praktijk als op papier. Voor eigenaren is het begrijpen van dit concept essentieel om inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van hun woningcomplex. In dit artikel wordt uitgebreid ingegaan op het begrip eigen vermogen van een VvE, de manier waarop het wordt berekend, waar het vermeld wordt, en de administratieve verplichtingen die hierbij horen. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de praktische toepassing, zoals het oplossen van onderhoudsproblemen, de rol van het MJOP, en de juridische aspecten rondom UBO-opgaven. Tenslotte wordt ingegaan op het belang van schadeverzekering en verdeling van kosten, met bijzondere aandacht voor de rol van de VvE en de eigenaar.
Wat is eigen vermogen van een VvE?
Het eigen vermogen van een VvE is gedefinieerd als het totaal van alle bezittingen minus de schulden. Dit betekent dat het eigen vermogen een administratief overzicht geeft van wat de VvE ‘recht op heeft’ en wat aan schulden het moet voldoen. Het vermogen hoeft dus niet direct gelijk te zijn aan de optelling van banksaldi’s; het is een meer globale maat voor de financiële positie van de vereniging.
Voorbeelden van bezittingen
De VvE heeft bezittingen die onder het eigen vermogen vallen. Dit omvat onder andere:
- Achterstallige bijdragen waarop de VvE nog recht heeft;
- Gemeenschappelijke eigendommen, zoals een aangekochte parkeerplaats die voor het gezamenlijk gebruik is bedoeld.
Voorbeelden van schulden
Aan de andere kant moet rekening worden gehouden met schulden die de VvE heeft. Denk hierbij aan:
- Vorderingen van crediteuren, zoals aannemers of verzekeraars die nog geld van de VvE ontvangen;
- Betalingen van eigenaren die meer hebben betaald dan hun aandeel, bijvoorbeeld door vooruitbetalingen voor een langere periode;
- Energiebesparingsleningen voor verduurzaming van het gebouw, die eveneens als schulden worden aangemerkt.
Het eigen vermogen is dus een samenvatting van het netto vermogen van de VvE, waarbij bezittingen en schulden tegen elkaar worden afgeschreven.
Waar wordt het eigen vermogen vermeld?
Het eigen vermogen wordt jaarlijks vastgelegd in het jaarverslag van de VvE. Dit document is verplicht en moet aan het eind van het boekjaar worden opgesteld. Het jaarverslag bevat een overzicht van de reservefondsen en het exploitatieresultaat, die samen het eigen vermogen vormen.
Reservefonds en exploitatie resultaat
- Reservefonds: Dit is een fonds dat wordt gebruikt voor groot onderhoud en verbeteringen aan het gebouw. Het reservefonds is essentieel voor de financiële stabiliteit van de VvE.
- Exploitatie resultaat: Dit is het saldo dat overblijft na aftrek van de kosten van het jaar (zoals onderhoud, verzekeringen en administratie) van de opbrengsten (zoals bijdragen van eigenaren).
Het eigen vermogen is dus de optelsom van reservefonds en exploitatie resultaat. Wanneer een VvE meerdere reservefondsen of exploitatie resultaten heeft, wordt het totale eigen vermogen gevormd door de optelsom van deze onderdelen.
De rol van het MJOP in de administratie
Hoewel het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wettelijk niet verplicht is, is het een krachtig instrument om de onderhoudsbehoeften van het VvE-gebouw te plannen. Het MJOP geeft een overzicht van de benodigde onderhoudsmaatregelen op korte en langere termijn. Hierdoor kan het reservefonds op een gestructureerde manier worden ingevuld, waardoor het risico op liquiditeitsproblemen wordt verkleind.
Het opstellen van het MJOP wordt vaak aan een bouwkundig adviesbureau overgelaten. Wanneer dit gebeurt, is het verstandig om te informeren of het MJOP is opgesteld volgens de NEN 2767-norm. Deze norm zorgt ervoor dat niets wordt vergeten en dat het plan functioneel is voor de VvE.
Daarnaast is het belangrijk dat het MJOP wordt opgesteld in lijn met de kostenverdeling van de splitsingsakte. Dit zorgt ervoor dat de reserveringen aansluiten op de verdeelsleutels voor de eigenaren en het plan dus bruikbaar is voor de VvE.
Onderhoudsproblemen en de rol van de VvE
Een VvE is verantwoordelijk voor het in stand houden van het gebouw. Dit betekent dat de VvE bijvoorbeeld moet handhaven als er sprake is van lekkage in de woning die van buiten komt. Echter, het in stand houden van het VvE-gebouw houdt niet automatisch in dat de VvE ook verantwoordelijk is voor het oplossen van problemen in de privaat gebruiksruimte, zoals het isoleren van muren of het installeren van dubbel glas.
Bijvoorbeeld: een eigenaar koopt een appartement uit de jaren dertig met enkel glas. De VvE is niet verplicht om direct isolatie of dubbel glas in te richten voor deze eigenaar. Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar om dit zelf te organiseren, tenzij de VvE dit in een algemeen plan heeft opgenomen.
Specifieke onderhoudsmaatregelen
Soms zijn er specifieke problemen die onder het groot onderhoud vallen. Een voorbeeld hiervan is het oplossen van rouwvliegjes die voorkomen in de kruipruimte. De meest effectieve oplossing is het ophogen van zand in de kruipruimte. Wanneer het zand wordt opgehoogd boven het hoogste grondwaterpeil, kan herhaling van het probleem worden voorkomen. Deze maatregel valt echter onder het groot onderhoud, wat betekent dat het een aanzienlijke kostenpost kan zijn.
In sommige gevallen kan ook overwogen worden om schelpen in plaats van zand te gebruiken. Schelpen zijn duurder, maar hebben het voordeel dat ze vocht absorberen. Dit helpt om het wooncomfort te verbeteren en de constructie van het gebouw beter in stand te houden.
Juridische aspecten: UBO-opgave en poortwachter
In de huidige juridische context is het belangrijk dat de VvE zorgvuldig omgaat met UBO-opgaven. Dit is een verplichting die voortkomt uit de Wet Werving en Verkrijging van Gerechtelijke Dienst (Wwft). Volgens deze wet zijn zogenaamde poortwachters verplicht om UBO-opgaven te doen bij bepaalde organisaties, waaronder VvE’s. Poortwachters zijn instellingen die met geld omgaan, zoals verzekeraars of hypotheekverstrekkers.
Aan te zenden stukken voor UBO-onderzoek
Bij een UBO-onderzoek moeten de volgende documenten worden ingezonden:
- Een recent overzicht van appartementseigenaren met adressen;
- In geval van een belang hoger dan 25% (eigendomsbelang en/of stemrecht): stukken voor identificatie, verificatie en vastlegging van de identiteit van de UBO;
- Een uittreksel uit de Kamer van Koophandel (KvK) van de VvE en, indien nodig, notulen van de benoeming van bestuursleden;
- Stukken voor identificatie, verificatie en vastlegging van de identiteit van de UBO van bestuursleden die de VvE rechtsgeldig mag vertegenwoordigen (bijvoorbeeld bij rekeningen van de VvE).
De stukken die nodig zijn voor identificatie en verificatie van de UBO zijn onder andere:
- Het burgerservicenummer, indien toegekend;
- Een fiscaal identificatienummer van een ander land, indien van toepassing.
Het is verstandig om deze stukken voorbereid te hebben, zodat de VvE snel kan reageren op verzoeken van poortwachters. Dit helpt om eventuele administratieve vertragingen of problemen te voorkomen.
Verzekeringen en schadeverdeling
De VvE is verantwoordelijk voor het in stand houden van het VvE-gebouw, maar dit houdt niet automatisch in dat ze verantwoordelijk is voor schade die ontstaat in de privéruimte van een eigenaar. De verzekering van de VvE is meestal alleen geldig voor schade die ontstaat in de gemeenschappelijke delen, zoals het dak, de buitengevel of de standleiding. De VvE is dus niet verantwoordelijk voor de gevolgen van slecht onderhoud in het privégedeelte of gedragingen van bewoners zelf.
Bijvoorbeeld: wanneer de kitrand van een douchebak versleten is en daardoor lekkage ontstaat, kan de VvE de eigenaar verwijzen naar de verantwoordelijke partij. In dit geval is het de verantwoordelijkheid van de eigenaar om de schade te herstellen.
Appartementenclausule
Om dit soort situaties te voorkomen, is in de gebouwenverzekering vaak een appartementenclausule opgenomen. Deze clausule is opgesteld door het Verbond van Verzekeraars en bestaat uit twee delen:
- Eerste deel: Schade veroorzaakt door daad of verzuim van een lid. Hierin is bepaald dat de overige leden zijn verzekerd met uitsluiting van het lid dat de schade heeft veroorzaakt.
- Tweede deel: Mogelijkheid voor de VvE om de verzekeraar vooraf te vrijwaren tegen claims. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een grote schade.
Het is belangrijk dat de VvE jaarlijks vastlegt of deze clausule is opgenomen in de verzekering. Dit helpt bijvoorbeeld bij een groot schadegeval om vertraging te voorkomen bij de uitkering van de verzekering.
Kostenverdeling en stookkosten
Een andere belangrijke administratieve aspect is de verdeling van stookkosten. In een VvE met een gemeenschappelijke stookkosteninstallatie wordt vaak een verdeelsleutel vastgelegd in de splitsingsakte. Deze sleutel bepaalt hoe de kosten van het privégedeelte aan de eigenaren worden doorbelast.
Voorschotten en eindafrekening
Wanneer een eigenaar vertrekt, kan het voorkomen dat hij meer heeft betaald aan stookkosten dan hij daadwerkelijk heeft verbruikt. In dat geval moet de VvE het overschot aan de voormalige eigenaar terugbetalen. Echter, als de voormalige eigenaar minder heeft verbruikt dan hij heeft betaald, kan de VvE een borg achterhouden om te voorkomen dat het tekort wordt doorgeschakeld naar de nieuwe eigenaar.
Geen warmtemeters
Soms zijn er geen warmtemeters in het privégedeelte van de woning. In dat geval is de verdeling van stookkosten gebaseerd op een vaste verdeelsleutel die is vastgelegd in de splitsingsakte. In dergelijke gevallen hoeft de VvE:
- Geen diensten van een meetbedrijf in te huren;
- De onderhoudskosten van de stookinstallatie niet apart te boeken;
- Bij eigenaarsmutaties geen borg in te houden.
Conclusie
Het begrip eigen vermogen van een VvE is essentieel voor een goed begrip van de financiële positie van de vereniging. Het is de balans van bezittingen en schulden, en wordt jaarlijks vastgelegd in het jaarverslag. Voor eigenaren is het belangrijk om inzicht te hebben in het reservefonds en het exploitatieresultaat, want deze vormen samen het eigen vermogen.
Daarnaast speelt het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) een belangrijke rol in de planning van onderhoudsmaatregelen. Het MJOP helpt om de onderhoudskosten op korte en langere termijn te bepalen en het reservefonds te beheren. Wanneer het MJOP wordt opgesteld volgens de NEN 2767-norm en in lijn met de kostenverdeling van de splitsingsakte, is het een krachtig instrument voor de VvE.
Ook juridische aspecten zoals UBO-opgaven zijn van belang voor de VvE. Deze opgaven zijn verplicht bij poortwachters en omvatten documenten die de identiteit van de ultimate beneficial owner (UBO) vastleggen. Het is verstandig om deze stukken voorbereid te hebben om eventuele administratieve problemen te voorkomen.
In de praktijk is het belangrijk om te onthouden dat de VvE verantwoordelijk is voor het in stand houden van het VvE-gebouw, maar niet automatisch voor schade in de privéruimte van een eigenaar. Hierbij speelt de gebouwenverzekering een belangrijke rol, met bijvoorbeeld een appartementenclausule die de verdeling van schade bepaalt.
Tot slot is de verdeling van stookkosten een ander administratief aspect. Wanneer een VvE een gemeenschappelijke stookinstallatie heeft, wordt de verdeling vaak bepaald via een verdeelsleutel die is vastgelegd in de splitsingsakte. Dit helpt om de kosten eerlijk te delen en voorkomt administratieve complicaties bij eigenaarsmutaties.
Voor zowel eigenaren als de VvE is het dus belangrijk om goed op de hoogte te zijn van deze begrippen en processen. Dit helpt om conflicten te voorkomen en een duurzame en financieel gezonde VvE te realiseren.