In Nederland vormen Verenigingen van Eigenaren (VvE) de centrale organisatie voor het beheer en de onderhoudsverantwoordelijkheid van appartementencomplexen. Deze verenigingen worden vaak grotendeels beheerd door vrijwilligers, zoals bestuursleden of commissieleden. Om deze vrijwilligers te ondersteunen, zijn er regels in het fiscale en juridische kader die de vergoedingen voor hun werk bepalen. Het begrip vrijwilligersvergoeding speelt hierin een centrale rol, evenals de onkostenvergoeding.
In dit artikel geven wij een overzicht van de huidige regels rondom vrijwilligersvergoedingen binnen een VvE. We leggen uit wat de juridische en fiscale kaders zijn, welke maximumbedragen gelden, en welke administratieve verplichtingen er zijn. Daarnaast bespreken we de praktische toepassing van deze regels, de mogelijkheden voor bestuurders en de betekenis van de regeling voor de VvE als geheel.
Juridische en fiscale kaders voor vrijwilligersvergoedingen
Het recht op vergoedingen voor vrijwilligers in VvE’s is geregeld in de Nederlandse Wetboek van Koophandel (Wetboek van Koophandel, BW). In artikel 7:406 BW is verder bepaald dat vrijwilligers, waaronder bestuursleden, de gemaakte onkosten moeten worden vergoed. Deze verplichting geldt voor kosten die verband houden met de functie, zoals reiskosten, telefoonkosten, aankoop van kantoorartikelen of andere werkgerelateerde uitgaven. Deze vergoedingen worden onkostenvergoedingen genoemd.
Naast onkostenvergoedingen kan een VvE ook kiezen om een vrijwilligersvergoeding te verstrekken. Dit is een vergoeding die niet gericht is op het vergoeden van uitgaven, maar eerder een blijk van waardering is voor het werk van de vrijwilliger. De Belastingdienst heeft voor deze vergoedingen duidelijke maximumbedragen vastgesteld, zodat deze binnen bepaalde grenzen belastingvrij blijven.
Deze regelgeving is ontworpen om zowel de vrijwilliger als de VvE te beschermen. Voor de vrijwilliger zorgt het ervoor dat hij of zij niet belast wordt met fiscale verplichtingen voor een kleine vergoeding, terwijl voor de VvE de administratieve lasten worden beperkt. Zolang de vergoedingen binnen de bepaalde limieten blijven, hoeft de VvE geen belasting te inhouden of administratie bij te houden.
Definities en soorten vergoedingen
Onkostenvergoeding
De onkostenvergoeding is een verplichte vergoeding die vrijwilligers ontvangen voor de kosten die zij maken in het kader van hun werk voor de VvE. Voorbeelden hiervan zijn:
- Reiskosten naar vergaderingen of werkploegen;
- Kosten voor kantoorartikelen (bijv. postzegels, enveloppen, papier);
- Telefoon- en internetkosten voor VvE-gerelateerde communicatie;
- Aankoop van benodigdheden voor onderhoudsprojecten (zoals gereedschap).
De onkostenvergoeding mag niet hoger zijn dan de daadwerkelijke kosten. Voor kleine onkosten (onder €19 per maand) is het niet nodig om bonnetjes op te slaan of administratie bij te houden.
Vrijwilligersvergoeding
De vrijwilligersvergoeding is een wettelijk toegestane vergoeding die bovenop de onkostenvergoeding kan worden uitgekeerd. Deze vergoeding is bedoeld om de inzet van de vrijwilliger te erkennen, zonder dat het een loon betreft. De Belastingdienst heeft voor deze vergoedingen specifieke maximumbedragen vastgesteld om belastingvrijheid te waarborgen.
Deze vergoeding kan op twee manieren worden uitbetaald:
- Per uur: op basis van een vooraf afgesproken tarief;
- Vast bedrag per maand of per jaar: zonder verband met het urenwerk.
Voor zowel de per uur als de vast bedrag variant gelden de volgende limieten:
| Leeftijd | Uurloon | Maandbedrag | Jaarbedrag |
|---|---|---|---|
| 23 jaar of ouder | €4,50 | €150 | €1.500 |
| Jonger dan 23 jaar | €2,50 | €150 | €1.500 |
Deze limieten zijn sinds 2006 geldig en zijn recent (2019) gering verhoogd naar €170 per maand en €1.700 per jaar. Het verschil is echter beperkt en blijft binnen een vrijwilligersregeling bepaalde grenzen.
Fiscale implicaties
Wanneer de vrijwilligersvergoeding binnen de genoemde limieten blijft, is deze belastingvrij voor de betrokkene en hoeft de VvE geen administratie bij te houden of belasting in te houden. Dit maakt het mogelijk voor VvE’s om vergoedingen te verstrekken zonder dat er sprake is van een werkgeversrelatie.
Zodra de vergoedingen deze limieten overschrijden, wordt de VvE een werkgever in de ogen van de Belastingdienst. In dat geval is het verplicht om loonadministratie bij te houden, belasting in te houden en sociale lasten af te dragen. De vrijwilliger moet dan de vergoeding ook opnemen in zijn of haar inkomstenbelastingaangifte.
Praktijktoepassing en administratie
Vaststellen van de vergoedingen
Voor het verstrekken van vergoedingen is het verplicht dat een voorstel wordt voorgelegd aan en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van de VvE. Dit betreft zowel de onkostenvergoeding als de vrijwilligersvergoeding. De vergadering heeft het recht om het bedrag of het tarief vast te stellen of te wijzigen. Het is dus van belang dat duidelijke afspraken gemaakt worden op voorhand.
De vergoedingen kunnen vooraf vastgelegd worden in een reglement of in de statuten van de VvE. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt mogelijke misverstanden in de toekomst.
Administratieve verplichtingen
Hoewel het niet verplicht is om administratie bij te houden bij vergoedingen binnen de limieten, is het wel verstandig om een duidelijke registratie te maken. Dit kan helpen bij eventuele controles of voorlichting aan nieuwe bestuursleden.
Voor onkostenvergoedingen is het verplicht om het bedrag en de aard van de uitgave te registreren. Voor vrijwilligersvergoedingen per uur is het verstandig om het aantal uren en het tarief te documenteren.
Voor gevallen waarin de vergoedingen de limieten overschrijden, is het wettelijk verplicht om een loonadministratie te houden en belasting in te houden. Dit betreft dan een formele loonverhouding en vereist het opstellen van een loonopgave bij de Belastingdienst.
Voorbeelden en toepassing in de praktijk
Voorbeeld 1: Onkostenvergoeding voor een bestuurslid
Een bestuurslid van een VvE reist wekelijks naar vergaderingen. De VvE heeft een vergoeding vastgesteld van €0,35 per kilometer. In een maand reist het bestuurslid 200 km. De onkostenvergoeding is dan €70, wat onder de limiet van €150 blijft. Daarnaast betaalt de VvE een vrijwilligersvergoeding van €80 per maand, wat samen €150 uitmaakt. Beide vergoedingen zijn binnen de fiscale limieten en belastingvrij.
Voorbeeld 2: Vrijwilligersvergoeding per uur
Een bestuurslid brengt gemiddeld 10 uur per maand aan aan het werk voor de VvE. De VvE heeft een tarief vastgesteld van €4,50 per uur. In een maand ontvangt het bestuurslid dus €45. Dit is binnen de fiscale limieten. In een jaar ontvangt het bestuurslid €540, wat ook binnen de limiet van €1.500 blijft. De VvE hoeft geen administratie bij te houden en hoeft geen belasting in te houden.
Voorbeeld 3: Overschrijding van de limieten
Een bestuurslid brengt 30 uur per maand aan aan het werk voor de VvE. Het tarief is €4,50 per uur. In een maand ontvangt het bestuurslid dus €135, wat nog binnen de limiet van €150 blijft. In een jaar ontvangt het bestuurslid €1.620, wat boven de limiet van €1.500 ligt. De VvE moet nu de belasting inhouden en loonadministratie bijhouden. De VvE is nu een werkgever in de ogen van de Belastingdienst.
De rol van de VvE in het beheren van vrijwilligers
Een VvE speelt een centrale rol in het beheren van vrijwilligers. Het is verantwoordelijk voor het:
- Vaststellen van de vergoedingen;
- Uitkeren van onkosten- en vrijwilligersvergoedingen;
- Bijhouden van administratie (indien nodig);
- Informeren van de leden over de regels;
- Opstellen van een duidelijk reglement of statutenregel.
Het is verstandig dat de VvE dit in een duidelijk reglement vastlegt, zodat er geen twijfel ontstaat over de toepassing van de regels. Dit reglement kan ook worden gebruikt voor toekomstige bestuursleden.
Aannemen van bestuursleden in loondienst
In sommige gevallen is het nodig om een bestuurslid in loondienst te nemen, bijvoorbeeld als het werkvolume groeit of als het bestuur tekort komt. In dat geval moet een formele loonverhouding worden aangegaan. De VvE moet dan een loonadministratie bijhouden en sociale lasten afdragen. Dit is een andere situatie dan het verstrekken van vrijwilligersvergoedingen en vereist dus extra administratieve inzet.
Aanstellen van een professioneel beheerder
Als de VvE het bestuur niet zelf wil beheren, is het ook mogelijk om een professionele VvE-beheerder aan te stellen. Dit is een alternatief voor vrijwilligerswerk en vereist geen vergoedingen voor bestuursleden. Het is echter een kostenpost die moet worden meegenomen in het beheerbudget van de VvE.
Overwegingen bij het verstrekken van vergoedingen
Juridische en fiscale overwegingen
Het verstrekken van vergoedingen aan vrijwilligers heeft duidelijke juridische en fiscale regels. Het is belangrijk om zich hierin te houden, zowel voor de VvE als voor de betrokkene. Overschrijding van de limieten kan leiden tot fiscale complicaties en extra administratieve inzet.
Praktische overwegingen
Naast de juridische en fiscale regels zijn er ook praktische overwegingen. Het verstrekken van vergoedingen kan bijdragen aan een beter functionerend bestuur, omdat bestuursleden zich meer gemotiveerd voelen. Daarnaast kan het ook helpen om nieuwe vrijwilligers te werven.
Ethische overwegingen
Het is belangrijk om te overwegen of het verstrekken van vergoedingen past binnen de ethiek en de doelstellingen van de VvE. In principe is het werk van bestuursleden vrijwilligerswerk, en kan het verstrekken van vergoedingen deze vrijwilligheid ondermijnen. Het is daarom verstandig om de vergoedingen zorgvuldig te bepalen en te beperken.
Conclusie
Vrijwilligersvergoedingen en onkostenvergoedingen spelen een belangrijke rol in het beheer van een Vereniging van Eigenaren. Zowel juridisch als fiscaal zijn er duidelijke regels geregeld om het verstrekken van deze vergoedingen mogelijk te maken zonder dat er sprake is van een werkgeversrelatie. De Belastingdienst heeft voor deze vergoedingen maximumbedragen vastgesteld, die afhankelijk zijn van de leeftijd van de betrokkene. Zolang deze limieten worden gerespecteerd, hoeft de VvE geen administratie bij te houden of belasting in te houden.
Het verstrekken van vergoedingen is echter geen verplichting voor de VvE. Het is een keuze die gemaakt moet worden op basis van de behoeften van de VvE, de beschikbaarheid van vrijwilligers en de doelstellingen van de vereniging. Het is verstandig om duidelijke afspraken te maken en deze te documenteren in een reglement of in de statuten van de VvE.
Bij het overstijgen van de limieten ontstaat een formele loonverhouding, wat extra administratieve verplichtingen met zich meebrengt. Het is daarom belangrijk om de regels goed te begrijpen en zich aan deze regels te houden. Het verstrekken van vergoedingen kan bijdragen aan een beter functionerend bestuur en een grotere betrokkenheid van de leden, maar het is verstandig om dit te doen op een ethisch en verantwoorde manier.
In de praktijk is het aan te raden om een duidelijk reglement op te stellen en dit regelmatig te herzien. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt eventuele misverstanden of fiscale complicaties. Het is ook verstandig om de leden van de VvE op de hoogte te houden van de regels rondom vrijwilligersvergoedingen, zodat iedereen weet wat er wettelijk en fiscaal mogelijk is.
In het kader van het beheer van een VvE is het dus belangrijk om te weten wat de regels zijn en hoe deze in de praktijk toegepast kunnen worden. Het verstrekken van vergoedingen is mogelijk en toegestaan, maar het moet binnen bepaalde grenzen gebeuren. Dit is goed nieuws voor vrijwilligers en voor de VvE, zolang er duidelijke afspraken worden gemaakt en deze worden nageleefd.