Het aantal leden in het bestuur van een VvE

Het bestuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt een centrale rol in het functioneren van de woonruimte die door meerdere eigenaars gedeeld wordt. Het aantal bestuursleden is daarbij een fundamentele kwestie, niet alleen omdat het juridisch bepaald moet zijn, maar ook vanwege de praktische en administratieve gevolgen. In dit artikel wordt ingegaan op de juridische basis, praktijkuitvoering en mogelijke complicaties rondom het aantal leden in het bestuur van een VvE.

Juridische basis

Het aantal leden in het bestuur van een VvE is geregeld in het Nederlandse Burgerlijk Wetboek (BW), specifiek in artikel 5:131 lid 1 BW. Dit artikel stelt dat het bestuur van een VvE gevormd wordt door één bestuurder, tenzij de statuten anders bepalen. Dit betekent dat de standaard situatie een bestuur van één persoon is. Echter, indien de statuten (de splitsingsakte) anders worden opgesteld, kan het bestuur uit twee of meer personen bestaan.

Oneven aantal bestuurders

Een veelvoorkomende praktijk is dat het bestuur uit een oneven aantal personen bestaat. Dit is bijvoorbeeld ingebouwd in recente modelreglementen van de VvE. De reden voor deze keuze ligt in de besluitvorming: een oneven aantal vermindert de kans op gelijke stemmen, wat beslissingen efficiënter maakt. Echter, zoals duidelijk blijkt uit de bronnen, is deze regel niet wettelijk verankerd. Het is een moreel advies of een keuze die in de praktijk vaak gemaakt wordt, maar strikt genomen is het mogelijk om bijvoorbeeld een bestuur van twee of vier personen te vormen.

Wettelijke en praktische afwijkingen

Hoewel het modelreglementen bevat die een oneven aantal bestuurders aanbevelen, zijn er situaties waarin van deze regel kan worden afgeweken. Bijvoorbeeld wanneer slechts twee eigenaars zich verkiesbaar stellen voor een functie in het bestuur, of wanneer de ledenvergadering slechts twee bestuursleden wil benoemen. In dergelijke gevallen is het wettelijk toegestaan, alhoewel het verstandiger is om binnen de richtlijnen van een oneven aantal te blijven.

In de praktijk wordt vaak van deze regeling afgeweken, aangezien het administratief eenvoudiger is. Er zijn echter geen bekende rechterlijke uitspraken die dit rechtsgeldig maken. Als er een juridisch geschil ontstaat over het aantal bestuursleden, is het belangrijk dat het betreffende VvE goed is ingeschreven bij de notaris en dat de statuten duidelijk zijn. Een eigenaar die een aanspraak maakt op afwijking van de regel moet dan ook kunnen aantonen dat hij een redelijk belang heeft in zijn vordering.

Praktijkuitvoering

In de praktijk varieert het aantal bestuursleden per VvE afhankelijk van de omvang van de vereniging en de complexiteit van het woonobject. Voor kleine VvE's is het vaak voldoende om uit één persoon te bestaan, terwijl grotere VvE's vaak kiezen voor een bestuur van drie of meer personen, verdeeld over drie functies: voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze functies zijn meestal alleen voorhanden in besturen met meerdere leden.

Voorzitter, secretaris en penningmeester

Wanneer het bestuur uit meer dan één persoon bestaat, wordt er meestal een verdeeling gemaakt in drie standaardfuncties:

Voorzitter: Leidt de bestuursvergaderingen, bereidt de Algemene Ledenvergadering (ALV) voor en zit deze vaak voor. De voorzitter zorgt voor de voortgang van besluiten en houdt toezicht op de beheerder. Hij of zij leidt de ALV, maar neemt geen besluiten namens de ledenvergadering, tenzij dit is afgesproken.
Secretaris: Voert de secretariële taken uit, zoals het bijhouden van het ledenregister, communicatie met leden, voorbereiding en archivering van vergaderingen.
Penningmeester: Verzorgt de betaling van rekeningen, het innen van servicekosten en het jaarlijks opstellen van de jaarrekening en de begroting.

Deze functies worden meestal opgenomen in de statuten of het modelreglement van de VvE. Het is belangrijk dat deze functies duidelijk zijn en dat de taken goed verdeeld worden, zodat het bestuur efficiënt functioneert.

Aanstellingsprocedures en stemmen

De aanstelling van bestuursleden vindt meestal plaats tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV). Leden kunnen zichzelf kandidaat stellen voor een functie in het bestuur. Als er meer kandidaten zijn dan beschikbare functies, wordt gestemd. De kandidaat met de meeste stemmen wordt benoemd. In de meeste gevallen is een gewone meerderheid voldoende, tenzij het splitsingsreglement anders bepaalt.

Het is ook mogelijk dat een kandidaat zonder stemming wordt geaccepteerd, bijvoorbeeld als er geen tegenstand is. In sommige gevallen wordt een kandidaat pas formeel benoemd na een bepaalde termijn, waarin bezwaren kunnen worden ingediend. Dit is een maatregel om ervoor te zorgen dat de kandidaat geen tegenstand tegenkomt van de leden.

Complicaties en problemen

Hoewel het aantal bestuursleden in theorie vrij te bepalen is, zijn er in de praktijk diverse complicaties die kunnen ontstaan. Deze kunnen zowel juridisch als administratief zijn en hebben vaak te maken met het feit dat leden van een VvE vaak geen professionele kennis hebben van bestuursaangelegenheden.

Onvoldoende duidelijkheid in reglementen

Een groot probleem is de onvoldoende duidelijkheid in de reglementen. Zoals blijkt uit de bronnen, is er sprake van verwarrende regels in diverse modelreglementen en wetsteksten. Deze verwarrendheid kan leiden tot situaties waarin het aantal bestuursleden niet correct wordt bepaald of waarin het bestuur niet goed functioneert. Dit kan op zijn beurt leiden tot juridische geschillen of administratieve problemen.

Moeilijkheden bij benoeming en terugtreden

Het terugtreden van een bestuurslid kan ook problemen opleveren. Als een bestuurslid plotseling besluit om terug te treden, kan dit leiden tot een tijdelijke onbalans in het bestuur. Het is daarom belangrijk dat er een duidelijke procedure is voor de benoeming van nieuwe bestuursleden. In sommige gevallen kan het bestuur zelf een tijdelijke oplossing zoeken, bijvoorbeeld door iemand tijdelijk in te zetten tot de volgende ALV.

Onvoldoende expertise van leden

Een ander probleem is dat leden van een VvE vaak geen professionele kennis hebben van bestuursaangelegenheden. Dit kan leiden tot situaties waarin het bestuur niet goed functioneert of waarin beslissingen worden genomen die niet in het belang van de vereniging zijn. In dergelijke gevallen kan het nuttig zijn om een professionele VvE-beheerder in te schakelen. Deze kan ondersteuning bieden bij het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten en kan ook helpen bij de administratie.

Advies en conclusies

De keuze voor het aantal bestuursleden in een VvE is een belangrijke beslissing. Het is belangrijk om te overwegen welke functies er nodig zijn en hoe deze het best kunnen worden verdeeld. Voor kleine VvE's kan het voldoende zijn om uit één persoon te bestaan, terwijl grotere VvE's meestal beter af zijn met drie of meer bestuursleden.

Juridisch advies

Het is belangrijk dat de statuten van de VvE duidelijk zijn en dat het aantal bestuursleden in lijn is met de regels in het Burgerlijk Wetboek. Het is verstandig om een jurist of notaris te raadplegen bij de opstelling van de statuten of bij wijzigingen. Dit helpt om eventuele juridische geschillen te voorkomen.

Praktisch advies

Naast juridische overwegingen is het ook belangrijk om praktische aspecten in overweging te nemen. Het is verstandig om te zorgen dat de taken binnen het bestuur goed verdeeld zijn en dat er voldoende expertise beschikbaar is. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om professionele hulp in te huren, bijvoorbeeld voor het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten of voor administratieve taken.

Conclusie

Het aantal leden in het bestuur van een VvE is een fundamentele kwestie die zowel juridisch als praktisch belangrijk is. Het aantal bestuursleden beïnvloedt niet alleen het functioneren van het bestuur, maar ook de efficiëntie en het functioneren van de VvE als geheel. Het is belangrijk dat het aantal bestuursleden duidelijk is en dat de taken goed verdeeld zijn. In de praktijk is het meestal verstandig om uit een oneven aantal bestuursleden te bestaan, omdat dit de besluitvorming vergemakkelijkt. Echter, dit is niet wettelijk verankerd en kan worden afgeweken, mits dit duidelijk is vermeld in de statuten.

Het is belangrijk om te overwegen hoe groot het bestuur moet zijn en wie erin zit. Voor kleine VvE's kan het voldoende zijn om uit één persoon te bestaan, terwijl grotere VvE's meestal beter af zijn met drie of meer bestuursleden. Het is ook belangrijk om te zorgen dat de taken goed verdeeld zijn en dat er voldoende expertise beschikbaar is. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om professionele hulp in te huren. Door deze aspecten in overweging te nemen, kan het bestuur van een VvE efficiënt en goed functioneren.