Het gebruik van een parkeervergunning bij thuistoepassing is voor veel werknemers een praktisch voordeel, vooral in stedelijke gebieden waar parkeergelegenheid schaars is. Voor werkgevers is het interessant te weten of deze kosten onbelast vergoed mogen worden en hoe de administratie er bij hoort. In dit artikel leggen we de juridische, fiscale en administratieve aspecten van parkeervergunningen uit, met een specifieke focus op situaties waarin een werknemer een zakelijke auto gebruikt en een parkeervergunning nodig heeft bij zijn of haar woning.
Inleiding
In de huidige werkomgeving wordt flexwerken steeds vaker ingezet. Werken vanuit huis is niet alleen gunstig voor de levenskwaliteit van werknemers, maar ook voor het bedrijf, doordat reiskosten en productiviteitsverliezen verminderen. Echter, wanneer een werknemer een zakelijke auto gebruikt en deze op een parkeerplaats bij zijn woning zet, kunnen vragen rijzen over de belastbaarheid van parkeerkosten. Deze vraag is bijzonder relevant in het licht van fiscale regelgeving, zoals het inkomstenbelastingwetboek en de regels rondom eindheffingsloon.
De beschikbare informatie geeft aan dat de belastbaarheid van parkeervergunningen afhankelijk is van een aantal factoren, zoals of de parkeerplaats uitsluitend voor de zakelijke auto wordt gebruikt, en of het gaat om een vergoeding of terbeschikkingstelling. In dit artikel behandelen we deze zaken in detail, gebaseerd op de relevante fiscale en juridische bronnen.
Parkeervergunningen en zakelijke auto’s
Wanneer een werknemer een zakelijke auto (ook wel auto van de zaak genoemd) gebruikt, zijn de bijbehorende kosten, zoals brandstof, onderhoud en parkeerkosten, doorgaans zakelijke kosten. Dit betekent dat deze kosten meestal onbelast vergoed mogen worden aan de werknemer of zelfs rechtstreeks door de werkgever mogen worden voldaan.
Een parkeervergunning is in dit kader te beschouwen als een zakelijke uitgave, mits de vergunning op het kenteken van de zakelijke auto is afgegeven. In dat geval is het mogelijk dat de kosten van deze parkeervergunning onbelast vergoed mogen worden aan de werknemer.
Deze regel geldt echter niet automatisch in alle gevallen. Het hangt ook af van de locatie van de parkeergelegenheid. Als de parkeerplaats bijvoorbeeld bij de woning van de werknemer ligt, wordt het juridische kader iets ingewikkelder.
Parkeervergunning bij de woning van de werknemer
Een van de belangrijkste vragen is of een werkgever een parkeervergunning mag vergoeden die bij de woning van een werknemer wordt gebruikt. In de meeste gevallen is dit niet zonder meer toegestaan. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen parkeervergunningen die worden gebruikt in de context van de werkplek en die die bij de woning van de werknemer liggen.
Wanneer is een parkeervergunning belastbaar?
Als een parkeervergunning is afgegeven op het kenteken van een zakelijke auto en deze uitsluitend wordt gebruikt voor de zakelijke auto, dan zijn de kosten van deze vergunning in principe niet belastbaar. Dit geldt in het kader van een reële verhuursituatie, waarin de parkeerplaats uitsluitend ter beschikking staat voor zakelijk gebruik. In dergelijke gevallen kan een werkgever een onbelaste vergoeding aanbieden, bijvoorbeeld in de vorm van huur.
Echter, als de parkeerplaats ook gedeeltelijk of volledig kan worden gebruikt voor persoonlijke vervoermiddelen, dan is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van deze parkeerplaats te zien als loon van de werknemer. In dat geval moet de werkgever dit loon declareren en is het mogelijk om dit te behandelen als eindheffingsloon. Eindheffingsloon is een fiscaal instrument dat bedrijven kunnen gebruiken om bepaalde voordelen te vergoeden zonder deze volledig te belasten. Echter, als het eindheffingsloon de vrije ruimte overschrijdt, is de werkgever verplicht om 80% eindheffing te betalen.
Terbeschikkingstelling versus vergoeding
Er is een belangrijk onderscheid tussen terbeschikkingstelling van een parkeergelegenheid en het vergoeden van de kosten. Terbeschikkingstelling betekent dat de parkeerplaats simpelweg beschikbaar is voor de zakelijke auto. In zo’n geval kan de werkgever eventueel een onbelaste vergoeding aanbieden, mits de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is.
Als de parkeerplaats echter een parkeervergunning vereist, en de werkgever kiest ervoor om deze vergunning rechtstreeks te voldoen, dan kan dit ook een fiscaal gunstige oplossing zijn. In dat geval verzuimt de werknemer niet met kosten en is er geen sprake van een vergoeding die moet worden belast.
Parkeerapparatuur en digitale administratie
In de praktijk worden steeds vaker digitale parkeerapps gebruikt om parkeerbonnen te regelen. Voor bedrijven is het belangrijk om de administratie goed te houden. Digitale bonnetjes of PDF’s van parkeerapps moeten worden opgeslagen voor fiscale doeleinden. Dit geldt ook voor buitenlandse parkeerkosten, waarbij lokale btw-regels mogelijk van toepassing zijn. In sommige gevallen kan het nodig zijn om gebruik te maken van een btw-teruggaafservice om eventuele btw terug te vorderen.
Een voordeel van digitale parkeerapparatuur is dat het administratief overzichtelijker is. Voor werknemers die vaak naar luchthavens reizen, kan een parkeerabonnement bij een luchthaven (zoals Schiphol Smart Parking) een aantrekkelijk alternatief zijn. Deze abonnementen zijn vaak eenvoudiger te administreer en te doorbelasten aan klanten of projecten.
Doorbelasting aan klanten
In sommige gevallen kiezen bedrijven ervoor om parkeerkosten door te belasten aan klanten of projecten. Dit is toegestaan mits het in de offerte of opdrachtovereenkomst duidelijk is vermeld. Denk hierbij aan parkeerkosten bij klantbezoeken of bij werkzaamheden op locatie. Het is belangrijk om expliciet in de voorwaarden op te nemen dat parkeerkosten doorberekend worden. Dit voorkomt eventuele juridische of fiscale discussies.
Het doorbelasten van parkeerkosten is echter alleen toegestaan binnen het kader van zakelijke activiteiten. Als de werknemer een privéauto gebruikt, dan is het doorbelasten van parkeerkosten niet toegestaan binnen de fiscale regels voor de auto van de zaak. Dit is een belangrijke uitzondering.
Fiscaal overzicht en administratie
Om fiscaal correct te blijven, is het van belang om goed administratie te houden. Bedrijven die parkeervergunningen vergoeden of ter beschikking stellen moeten weten of deze vergoedingen belastbaar zijn of niet. In de praktijk zijn er drie mogelijke scenario’s:
- Parkeerplaats uitsluitend voor zakelijke auto: De kosten zijn zakelijk en kunnen onbelast worden vergoed.
- Parkeerplaats gedeeltelijk voor zakelijk gebruik: De vergoeding is loon en kan worden aangewezen als eindheffingsloon.
- Parkeerplaats volledig voor persoonlijk gebruik: De vergoeding is volledig belastbaar als loon.
Het is ook mogelijk om de kosten van een parkeervergunning rechtstreeks door de werkgever te voldoen, wat fiscaal gunstiger kan zijn dan het doorvergoeden aan de werknemer. Dit voorkomt dat de werknemer zelf met kosten wordt geconfronteerd en vermijdt eventuele fiscale complicaties.
Praktijkadvies voor werkgevers
Voor werkgevers zijn er een aantal praktische stappen die genomen kunnen worden om parkeervergunningen juridisch en fiscaler correct te regelen:
- Controleer of de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is. Als de parkeerplaats ook persoonlijke auto’s kan bevatten, is het verstandig om dit duidelijk te documenteren.
- Bepaal of de parkeerplaats bij de woning of bij de werkplek ligt. Parkeervergunningen bij de woning van de werknemer zijn meestal belastbaar, tenzij het gaat om een reële verhuursituatie.
- Bij parkeervergunningen op kenteken: Controleer of de vergunning op het kenteken van de zakelijke auto is afgegeven. In dat geval zijn de kosten in principe intermediaire kosten.
- Bij terbeschikkingstelling: Controleer of de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is. In dat geval kan het onbelast worden aangeboden.
- Bij vergoedingen: Bepaal of de vergoeding samen met een kilometervergoeding boven de € 0,21 per kilometer ligt. In dat geval is het loon.
Praktijkadvies voor werknemers
Voor werknemers die een zakelijke auto gebruiken en overwegen om parkeervergunningen te verzoeken, zijn er ook een aantal aandachtspunten:
- Controleer of de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is. Als je parkeerplaats ook privéauto’s bevat, kan het verstandig zijn om dit te vermelden bij je werkgever.
- Bepaal of de parkeerplaats bij de woning of bij de werkplek ligt. Parkeervergunningen bij de woning zijn meestal belastbaar, tenzij het gaat om een reële verhuursituatie.
- Controleer of de parkeerplaats op kenteken is afgegeven. In dat geval zijn de kosten in principe intermediaire kosten.
- Bij terbeschikkingstelling: Controleer of de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is. In dat geval kan het onbelast worden aangeboden.
- Bij vergoedingen: Bepaal of de vergoeding samen met een kilometervergoeding boven de € 0,21 per kilometer ligt. In dat geval is het loon.
Conclusie
De belastbaarheid van een parkeervergunning bij thuistoepassing hangt af van een aantal cruciale factoren. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten of de parkeerplaats uitsluitend voor zakelijk gebruik is, of dat het ook persoonlijke vervoermiddelen kan bevatten. Daarnaast speelt het feit of het gaat om een vergoeding, terbeschikkingstelling of rechtstreeks voldoen een rol.
Voor werkgevers is het verstandig om duidelijke afspraken te maken met werknemers over het gebruik van parkeervergunningen, en om administratief correct te blijven. Het kan fiscaal gunstiger zijn om parkeervergunningen direct te voldoen, in plaats van deze aan de werknemer te vergoeden. Dit voorkomt dat de werknemer met kosten wordt geconfronteerd en vermijdt eventuele fiscale complicaties.
Voor werknemers is het aan te raden om de juridische en fiscale regels goed te doorgronden voordat ze parkeervergunningen aanvragen. Het is belangrijk om duidelijk te weten of de kosten onbelast vergoed mogen worden of als loon moeten worden verwerkt.
In alle gevallen is het verstandig om een juridisch of fiscaal advies te zoeken, vooral bij complexe situaties. Dit helpt om fouten te voorkomen en zorgt voor juridische en fiscale veiligheid voor zowel werkgever als werknemer.