Inleiding
De universitaire instelling Saxion heeft onlangs een ambitieus verbouwingsplan aangekondigd voor de werkomgeving van medewerkers in Deventer. Het plan richt zich op het overgangen naar een activiteit-gerichte werkmethode, waarbij medewerkers op basis van de activiteit die ze uitvoeren, een passende werkplek gebruiken. Deze aanpak is bedoeld om flexibiliteit te bevorderen, samenwerking te verbeteren en de werkomgeving aan te passen aan de moderne eisen van het werkveld.
De verbouwing betreft niet alleen fysieke veranderingen in de ruimte, maar ook een fundamentele herschikking van de manier waarop medewerkers samenwerken. Dit heeft geleid tot verschillende reacties, zowel positief als negatief, met name van de Dienstenraad, dat een negatief advies heeft afgegeven op grond van onzekerheid over de sociale gevolgen van de verandering. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de plannen, de maatregelen die zijn genomen om medewerkers betrokken te houden, en de kritieken en vragen die vanuit verschillende kampen zijn geuit.
Activiteit-gericht werken: Doel en werking
Doel van het plan
Het plan richt zich op een overgang naar een activiteit-gerichte werkomgeving, waarbij medewerkers op basis van de activiteit die ze uitvoeren, een passende werkplek gebruiken. In de huidige situatie gebruiken medewerkers vaak een vaste werkplek, ook al varieert hun werkzaamheden gedurende de dag.
De nieuwe aanpak wil dit veranderen. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld een ergonomische belruimte gebruiken voor telefonisch contact, een gesloten ruimte voor vergaderingen of creatieve samenwerking, of een open ruimte voor informele gesprekken. Hierdoor moet de werkomgeving beter aansluiten bij de werknemers en het type werk dat zij uitvoeren.
Implementatie van het plan
De verbouwing is opgezet in buurten, waarbij diensten die veel met elkaar te maken hebben, naast elkaar zijn ingedeeld. Hierdoor moet samenwerking worden bevorderd. De fysieke ruimte is gericht op flexibiliteit en interdisciplinaire samenwerking.
Deze aanpak is niet volledig nieuw. Saxion verwijst naar ervaringen met een vergelijkbare aanpak bij de provincie Overijssel, waar de invoering succesvol is verlopen. De instelling ziet deze verbouwing als een proefproject, die eventueel in de toekomst ook in Enschede en zelfs bij studenten en docenten kan worden uitgerold.
Betrokkenheid van medewerkers en klankbordgroep
Feedback en betrokkenheid van medewerkers
Om de veranderingen te kunnen begeleiden en mogelijke problemen op te sporen, zijn verschillende maatregelen genomen om medewerkers betrokken te houden. Er is bijvoorbeeld sprake van een klankbordgroep, die medewerkers vertegenwoordigt bij besluitvorming en evaluatie van de nieuwe werkomgeving. De Dienstenraad heeft hier mee ingestemd, maar benadrukt dat dit niet voldoende is. Zij willen een volledig jaar monitoren hoe de nieuwe werkomgeving functioneert voordat uitsluitend positief of negatief kan worden beoordeeld.
Bevriezingsperiode
Een belangrijk aspect van het plan is de bevriezingsperiode van de eerste drie maanden. Gedurende deze periode worden de effecten van de nieuwe werkomgeving geëvalueerd. Medewerkers kunnen dan ervaren of de nieuwe manier van werken functioneert zoals bedoeld. Deze evaluatie omvat zowel praktische aspecten (zoals de aanwezigheid van kinderziektes in de verbouwing) als de sociale en functionele aansluiting van de nieuwe werkomgeving op de behoeften van medewerkers.
De Dienstenraad benadrukt in hun advies dat het niet voldoende is om op basis van een klankbordgroep of een enkele evaluatieperiode te bepalen of het plan werkt. Ze vinden dat de veranderingen in de werkomgeving op het sociale vlak moeten worden gemeten, en dat dit niet in drie maanden kan worden vastgesteld.
Kritiek van de Dienstenraad
Adviesrecht of instemmingsrecht?
De Dienstenraad heeft een negatief advies afgegeven voor het verbouwingsplan. Dit advies kwam op een moment dat het besluit van de verbouwing al was genomen door het College van Bestuur (CvB). De Dienstenraad benadrukt dat ze geen adviesrecht hebben, maar mogelijk wel instemmingsrecht, wat zou betekenen dat hun instemming vereist is voor het uitvoeren van het plan. Het is echter onduidelijk of het advies van de Dienstenraad in dit geval juridisch bindend is.
Zorgen over de sociale impact
De Dienstenraad heeft uitgebreid uitgelegd dat hun zorgen vooral gericht zijn op het sociale vlak. Ze stellen dat de manier van werken in de nieuwe werkomgeving niet duidelijk is, en dat het niet is uitgelegd hoe ambassadeurs per dienst zullen bijdragen aan de veranderaanpak. Ze menen dat dit leidt tot onzekerheid bij medewerkers en dat de draagvlak voor de verandering niet is gegarandeerd.
In hun advies gebruiken ze de term ‘tour de force’, wat duidelijk maakt dat ze vinden dat de verwachtingen bij het plan niet realistisch zijn. Ze benadrukken ook dat het plan geen concrete uitleg bevat over hoe samenwerking en communicatie in de nieuwe omgeving zullen verlopen.
Verzoek tot schriftelijke uitleg
De Dienstenraad heeft geen verzoek gedaan om het plan te stoppen, maar vraagt wel om een schriftelijke uitleg over hoe de veranderaanpak op sociaal vlak er precies uitziet. Ze willen weten hoe de regie over de veranderingen verdeeld is, en welke afspraken er zijn tussen medewerkers en management.
Positieve reacties en ervaringen
Feedback van medewerkers
Hoewel de Dienstenraad kritisch is, zijn er ook medewerkers die enthousiast reageren op de nieuwe werkomgeving. Een medewerker uit Deventer merkt op dat het voelt alsof ze in het juiste tijdperk zitten, wat duidelijk maakt dat er ook een positief effect is van de verandering.
Een bestuurslid van Saxion benadrukt dat het mogelijk is om je bureau omhoog te zetten, wat bijdraagt aan een flexibele en ergonomische werkomgeving. Ook een medewerker uit Enschede benadrukt dat hij blij is met de mogelijkheid om meer contact te hebben met collega’s uit andere diensten, wat een van de doelen van de verbouwing is.
Invloed op samenwerking
Het plan is niet alleen gericht op de fysieke verbouwing, maar ook op de samenwerking tussen medewerkers. De nieuwe werkomgeving moet ervoor zorgen dat medewerkers makkelijker contact kunnen leggen met collega’s van andere diensten. Dit wordt gezien als een manier om innovatie en kennisdeling te bevorderen.
Een manager uit Deventer benadrukt dat het belangrijk is dat werkinhoudelijk gesproken nog steeds mogelijk is zonder een afspraak. Hij benadrukt dat dit een natuurlijke vorm van samenwerking is, en dat de nieuwe werkomgeving dit moet ondersteunen.
Conclusie
De verbouwing van de werkomgeving bij Saxion is een ambitieus project dat gericht is op het verbeteren van de flexibiliteit, samenwerking en efficiëntie van medewerkers. De overgang naar een activiteit-gerichte werkmethode is een belangrijk onderdeel van het plan, wat betekent dat medewerkers op basis van hun activiteit een passende werkplek gebruiken.
De implementatie van het plan is gepaard gegaan met betrokkenheid van medewerkers via een klankbordgroep en een bevriezingsperiode van drie maanden, waarin de effecten van de veranderingen worden geëvalueerd. De Dienstenraad heeft echter een negatief advies afgegeven, op grond van zorgen over de sociale impact van de verandering. Ze vinden dat de veranderaanpak niet duidelijk is, en dat er meer transparantie en schriftelijke uitleg nodig is.
Hoewel er ook positieve reacties zijn van medewerkers, duidelijk maakt dat de verbouwing mogelijk gunstig is voor samenwerking en flexibiliteit, benadrukt de Dienstenraad nog steeds dat het plan meer begeleiding en evaluatie nodig heeft, met name op het sociale vlak. Saxion ziet de verbouwing als een proefproject dat in de toekomst ook elders kan worden uitgerold, wat suggereert dat het plan een bredere betekenis heeft dan alleen de verbouwing van een enkele werkomgeving.
De komende maanden zullen duidelijk maken of de nieuwe werkomgeving in Deventer zal functioneren zoals bedoeld, en of de zorgen van de Dienstenraad terecht zijn of juist niet. In de tussentijd blijft het belangrijk dat medewerkers betrokken worden, en dat de sociale en functionele aspecten van de veranderingen worden geëvalueerd.