Inleiding
De Yarden uitvaartorganisatie is sinds 2 augustus 2021 officieel een onderdeel van DELA, een coöperatie die zich op uitvaartverzekeringen en uitvaartorganisatie richt. Deze overname heeft gevolgen voor de verantwoordelijkheid rondom de verwerking van persoonsgegevens. In haar privacyverklaring legt Yarden duidelijk uit hoe persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en beschermd. Daarnaast worden de rechten en verplichtingen van klanten en bezoekers van de website van Yarden uitvaartorganisatie besproken. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de centrale aspecten van de privacyverklaring, inclusief doeleinden van de gegevensverwerking, bewaartermijnen, samenwerking met derde partijen, en de rol van DELA sinds de overname. Ook wordt ingegaan op de mogelijkheden voor klanten die overwegen of al verhuizen naar het buitenland, en hoe dit kan beïnvloeden op hun uitvaartverzekering.
Doleinen van de gegevensverwerking
Yarden uitvaartorganisatie verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, die zijn samengevat in de privacyverklaring. Deze doeleinden zijn gericht op het functioneren van de website, het uitvoeren van verplichtingen uit overeenkomsten, het verbeteren van diensten, en het naleven van wettelijke bepalingen.
De verwerking van persoonsgegevens begint bij het bezoeken van de website. De organisatie verwerkt gegevens om toegang tot de website te verlenen, om gebruikers te identificeren, en om de functionaliteiten zoals printen, e-mailen en delen via sociale media mogelijk te maken. Ook wordt het gebruik van de website gemonitord om inzicht te krijgen in de gedragingen van bezoekers en om diensten te verbeteren.
Voor klanten is de gegevensverwerking gericht op het uitvoeren van verplichtingen die voortvloeien uit verzekeringen en uitvaartorganisaties. Yarden gebruikt persoonsgegevens om verzoeken van klanten te behandelen, zoals het afwikkelen van verzekeringen, het organiseren van uitvaartplechtigheden, en het beheren van correspondentie. Daarnaast worden gegevens gebruikt om klanten te informeren over gerelateerde producten en diensten, zoals uitvaartgerichte activiteiten en herdenkingsbijeenkomsten.
Een belangrijk doel van de gegevensverwerking is het naleven van wettelijke bepalingen. Yarden verwerkt gegevens om zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wettelijke bewaartermijnen, en andere relevante regelgeving. Daarnaast wordt de integriteit van de organisatie en de sector beschermend, bijvoorbeeld tegen fraude.
Bewaartermijnen
De bewaartermijnen voor persoonsgegevens zijn afhankelijk van het doel van de verwerking. In principe worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het bereiken van de doeleinden die in de privacyverklaring zijn genoemd. Wanneer wettelijke verplichtingen dit vereisen, zoals voor belastingdoeleinden of juridische archivering, worden de gegevens langer bewaard op basis van de geldende wettelijke termijnen.
Yarden heeft een systeem op staan voor het verwijderen van back-ups. De dagelijkse back-ups worden na 30 dagen verwijderd, terwijl de maandelijkse back-ups na 12 maanden worden verwijderd. Dit beveelt het systeem op gang te houden en beperkt het risico op datalekken of ongeoorloofde toegang.
Vertrouwelijkheid en verstrekking aan derde partijen
Yarden uitvaartorganisatie gaat met persoonsgegevens vertrouwelijk om. Dit betekent dat gegevens niet onnodig worden gedeeld met derde partijen. Echter, in bepaalde gevallen is het nodig om persoonsgegevens aan derden door te geven, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen of om klantendienst te kunnen verlenen.
De organisatie is verplicht gegevens door te geven aan instanties zoals de Belastingdienst. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld binnen de diverse zelfstandige bedrijfsonderdelen van Yarden uitvaartorganisatie. Voorbeelden hiervan zijn Yarden Holding B.V., Yarden Uitvaartverzekeringen, en Yarden Uitvaartfaciliteiten B.V.
Daarnaast kan Yarden gegevens aan derde partijen verstrekken wanneer dat nodig is voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden. Dit is het geval bij dienstverleners die IT-technologie, marketing, klantenservice of analyse ondersteunen. Deze derde partijen werken conform de privacyverklaring en zijn verantwoordelijk voor het veilig verwerken van persoonsgegevens.
De rol van DELA sinds de overname
Sinds 2 augustus 2021 is Yarden uitvaartorganisatie officieel een onderdeel van DELA. Dit heeft gevolgen voor de verantwoordelijkheid rond de verwerking van persoonsgegevens. DELA is nu de verantwoordelijke partij voor alle activiteiten die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat DELA verantwoordelijk is voor het naleven van de AVG en andere wettelijke bepalingen.
De overname heeft geen invloed op de bestaande verzekeringen of verplichtingen van klanten. Klanten blijven precies verzekerd zoals voorheen. Ook de naam Yarden blijft voorlopig in gebruik, aangezien de integratie van Yarden in DELA nog in een vroege fase is. Het afronden van de overname kan tot twee jaar duren, maar DELA zorgt ervoor dat klanten op de hoogte worden gehouden van eventuele veranderingen.
Totdat de integratie is afgerond, blijft Yarden beschikbaar voor klantenservice en informatie. Klanten kunnen nog steeds contact opnemen via de Yarden-website of telefoonnummers. DELA is bereikbaar via de website dela.nl voor klanten die hierin geïnteresseerd zijn.
Uitvaartverzekering en verhuizing naar het buitenland
Een belangrijk aspect voor klanten van Yarden uitvaartorganisatie is het beheersen van gegevensverwerking in verband met verhuizing naar het buitenland. In de privacyverklaring en op de website van Yarden wordt duidelijk uitgelegd welke voorwaarden gelden bij verhuizing naar het buitenland, zowel voor klanten die al een uitvaartverzekering hebben, als voor klanten die overwegen om er een af te sluiten.
Als een klant al een Yarden uitvaartverzekering heeft en overweegt om te verhuizen naar het buitenland, zijn er specifieke voorwaarden die gelden. Deze voorwaarden zijn afhankelijk van de locatie van de uitvaartplechtigheid en het land waarin de klant woont. Yarden benadrukt dat klanten rekening moeten houden met extra kosten bij het afsluiten van een uitvaartverzekering die buiten Nederland wordt gebruikt.
De "Mijn Laatste Wensen" uitvaartverzekering van Yarden is een flexibele oplossing die het klant de vrijheid geeft om de uitvaart te organiseren waar dan ook. Het verzekerd bedrag kan worden uitgekeerd in geld aan erfgenamen, wat extra vrijheid biedt bij het plannen van een uitvaart. Klanten kunnen dus kiezen voor een begrafenis of crematie in het buitenland, zonder dat de verzekering automatisch niet geldig is.
Voor klanten die al in het buitenland wonen en een uitvaartverzekering willen aanpassen of afsluiten, zijn er specifieke stappen die genomen moeten worden. Yarden benadrukt dat deze klanten rekening moeten houden met nationale regelgeving en eventuele wettelijke beperkingen. In het kader van deze voorwaarden wordt ook ingegaan op de noodzaak van een medische acceptatie bij het verhogen van het verzekerde bedrag.
Technische en functionele maatregelen voor gegevensbeveiliging
Om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, maakt Yarden gebruik van zowel technische als organisatorische maatregelen. Deze maatregelen zijn gericht op het voorkomen van ongeautoriseerde toegang, het beperken van datalekken, en het beschermen van de integriteit van gegevens.
Een voorbeeld van een technische maatregel is het gebruik van meetpixels in e-mails. Deze pixels zijn kleine stukjes code die helpen bij het meten van e-mailgebruik, zoals het openen van e-mails en klikgedrag. Hierdoor kan Yarden inzicht krijgen in welke onderdelen van e-mails het meeste aandacht krijgen, zodat de communicatie met klanten gericht kan worden op relevante onderwermen.
Daarnaast zijn er maatregelen op tabletapplicaties die worden gebruikt door intermediairs om advies te geven over uitvaartverzekeringen. Deze applicaties vallen ook onder de privacyverklaring en verwerken persoonsgegevens conform de AVG. Voor meer informatie over deze apps zijn er links beschikbaar op de website van Yarden.
De organisatie zorgt ervoor dat alleen de benodigde personen toegang hebben tot persoonsgegevens, en dat toegang tot gegevens op een veilige manier wordt beheerd. Bovendien worden veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd en aangepast.
Klantenservice en communicatie
Klanten van Yarden uitvaartorganisatie kunnen terecht bij de klantenservice voor vragen of wisselingen van persoonsgegevens. Voor klanten die bijvoorbeeld merken dat hun contactgegevens in een brief niet kloppen, is het mogelijk om wijzigingen aan te vragen via de Yarden-website of via de klantenservice. Klanten worden ook opgeroepen om direct contact op te nemen wanneer een vraag niet wordt beantwoord in de standaard FAQ of andere beschikbare informatie.
De klantenservice blijft beschikbaar voor zowel klanten als bezoekers van de website. Yarden benadrukt dat klanten ook na de overname door DELA nog steeds contact kunnen opnemen via Yarden. In het kader van de overname wordt er ook gewezen op de website van DELA als alternatief voor klanten die hierin geïnteresseerd zijn.
Conclusie
De privacyverklaring van Yarden uitvaartorganisatie biedt een duidelijk overzicht van de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, beschermd en gebruikt. De doeleinden van de gegevensverwerking zijn gericht op het functioneren van de website, het uitvoeren van verplichtingen uit verzekeringen en uitvaartorganisaties, en het naleven van wettelijke bepalingen. De bewaartermijnen zijn beperkt tot wat nodig is, en er zijn maatregelen op staan voor het verwijderen van back-ups.
Sinds de overname door DELA is de verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens overgedragen, maar dit heeft geen invloed op de bestaande verzekeringen of verplichtingen van klanten. Yarden blijft beschikbaar voor klantenservice en communicatie, en klanten kunnen terecht voor vragen of wijzigingen.
Voor klanten die overwegen of al verhuizen naar het buitenland, zijn er specifieke voorwaarden die gelden voor het afsluiten of aanpassen van een uitvaartverzekering. De "Mijn Laatste Wensen" uitvaartverzekering biedt hierin flexibiliteit, zolang klanten rekening houden met eventuele extra kosten of nationale regelgeving. Yarden benadrukt het belang van transparantie en klantgerichtheid in de verwerking van persoonsgegevens en het beheren van verzekeringen.