In de wereld van woning- en verblijfseigendommen (VvE's) komen de termen beheerder en bestuurder vaak voor. Zowel eigenaren als professionele beheerders van VvE's moeten zich hier goed in oriënteren, omdat het verschil tussen deze functies verregaande gevolgen heeft voor bevoegdheden, verantwoordelijkheden en de dagelijkse organisatie van de VvE. Deze artikelen bespreekt het verschil tussen beheerder en bestuurder in een VvE, op basis van de relevante regelgeving en praktijkuitingen uit de bronnen.
Inleiding
De VvE is een juridische entiteit die eigendom is van de eigenaars van de appartementen. Deze eigenaars vormen samen de vergadering van eigenaars, die verantwoordelijk is voor belangrijke besluiten. Daarnaast bestaat een VvE uit drie kernorganen: de vergadering van eigenaars, het bestuur en een kascommissie. De beheerder is geen orgaan van de VvE, maar een externe of interne partij die bepaalde beheertaken kan uitvoeren.
Het verschil tussen beheerder en bestuurder is belangrijk, omdat het bestuur verantwoordelijk is voor de leidinggeving van de VvE en een beheerder slechts taken kan uitvoeren op basis van een overeenkomst. De rol van beheerder is vaak operationeler, terwijl de rol van bestuurder meer verantwoordelijkheid en bevoegdheid inhoudt. In de praktijk kan dit leiden tot verwarring, met als gevolg dat taken niet duidelijk zijn verdeeld en risico’s op belangenverstrengeling of onvoldoende toezicht kunnen ontstaan.
Het VvE-bestuur: functies en verantwoordelijkheden
Het bestuur van een VvE is een verplicht orgaan dat verantwoordelijk is voor de leidinggeving en het uitvoeren van besluiten van de vergadering van eigenaars. De taak van het bestuur is om de VvE aan te sturen en verantwoordelijk te zijn voor het algemene functioneren van de organisatie. Het bestuur kan uit één of meerdere personen bestaan, afhankelijk van de grootte en de structuur van de VvE.
Benoeming van het bestuur
Het bestuur moet benoemd worden door de vergadering van eigenaars. Dit is een formele procedure die geregeld is in de splitsingsakte van de VvE. In sommige gevallen kan het bestuur uit een rechtspersoon bestaan, zoals een beheerder, mits deze door de vergadering benoemd wordt.
Een belangrijk aspect is dat het bestuur bij de Kamer van Koophandel (KvK) moet worden ingeschreven. Dit is sinds 2009 wettelijk verplicht en betekent dat de VvE juridisch gezien een verplichte structuur moet hanteren. Zolang er iemand bij de KvK staat ingeschreven als bestuur, voldoet de VvE aan de juridische eisen.
Taken van het bestuur
De taken van het bestuur zijn breed. Het bestuur is verantwoordelijk voor:
- Het uitvoeren van de besluiten van de vergadering van eigenaars;
- Het leiden van de VvE en het toezicht op de beheerder;
- Het aanstellen van een kascommissie;
- Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP);
- Het aanleggen van een reservefonds;
- Het vaststellen van de verhuur- en leefregels.
Het bestuur draagt dus de eindverantwoordelijkheid voor de VvE. In praktijk betekent dit dat het bestuur ook verantwoordelijk is voor eventuele fouten of misstanden in de beheeractiviteiten.
De beheerder: functies en aard
De beheerder is geen orgaan van de VvE, maar een externe of interne partij die bepaalde beheertaken kan uitvoeren op basis van een overeenkomst. De beheerder kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het incasseren van lasten, het aanmaken van wanbetalers, het organiseren van onderhoudsactiviteiten en het opstellen van rapportages.
Aard van de beheerder
De beheerder is per definitie geen bestuurder. Een bestuurder staat ingeschreven bij de KvK, terwijl een beheerder een rechts- of natuurlijk persoon is die een overeenkomst heeft met de VvE. De beheerder voert taken uit die doorgaans aan het bestuur zijn toegeschreven, maar niet zonder toezicht. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken en het toezicht op de beheerder.
In sommige gevallen kan een beheerder ook als bestuurder bij de KvK worden ingeschreven, mits deze door de vergadering benoemd wordt. Dit betekent dat de beheerder dan ook de bredere taken van het bestuur kan uitvoeren. Echter, deze situatie brengt het risico van belangenverstrengeling met zich mee, omdat de beheerder dan zowel verantwoordelijk is voor de uitvoering als voor de leidinggeving.
Taken van de beheerder
De taken van de beheerder kunnen variëren per VvE, afhankelijk van de beheerovereenkomst. Vaak zijn dit taken die normaliter aan het bestuur zijn toegeschreven, zoals:
- Het incasseren van lasten;
- Het aanmaken van wanbetalers;
- Het organiseren van onderhoudsactiviteiten;
- Het opstellen van financiële rapportages;
- Het organiseren van vergaderingen van eigenaars.
In sommige gevallen kan de beheerder ook verantwoordelijk zijn voor het handhaven van leefregels en het communiceren met eigenaars. Echter, de eindverantwoordelijkheid voor dergelijke maatregelen ligt bij het bestuur. De beheerder kan deze taken namens het bestuur uitvoeren, maar niet zelfstandig besluiten nemen.
Beheerovereenkomst: het kader voor de samenwerking
De beheerovereenkomst is een essentieel document dat bepaalt welke taken de beheerder uitvoert en hoe deze samenwerkt met het bestuur. De beheerovereenkomst is doorgaans een verplicht onderdeel van de samenwerking tussen de VvE en de beheerder en kan variëren per VvE.
Onderdelen van een beheerovereenkomst
Een beheerovereenkomst bevat doorgaans de volgende onderdelen:
- Takenomschrijving: Wat is de rol van de beheerder?
- Duur en herstel: Hoe lang duurt de overeenkomst en op welke voorwaarden kan deze worden verlengd?
- Kosten en vergoedingen: Hoe hoog zijn de kosten en hoe worden deze vergoed?
- Toezicht en verantwoording: Wie houdt de beheerder in de gaten en hoe vaak wordt er verslag gedaan?
- Eindiging en beëindiging: Wat zijn de voorwaarden voor het beëindigen van de overeenkomst?
De beheerovereenkomst is essentieel om de samenwerking tussen de VvE en de beheerder te organiseren en om te zorgen dat er duidelijkheid is over de verantwoordelijkheden van beide partijen.
Toezicht en controle in de VvE
Het bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheerder. Omdat de beheerder geen orgaan is van de VvE, moet het bestuur ervoor zorgen dat de beheerder zijn taken correct uitvoert en dat er geen sprake is van misstanden of fouten. Dit toezicht is essentieel om risico’s op belangenverstrengeling en onvoldoende verantwoording te voorkomen.
De rol van de kascommissie
De kascommissie is een belangrijk orgaan in de VvE. De kascommissie heeft de taak om het bestuur en de beheerder in de gaten te houden en een jaarlijks verslag uit te brengen over de financiële situatie van de VvE. De kascommissie kan ook advies geven over de beheerovereenkomst en de uitvoering van beheertaken.
De rol van de kascommissie is vooral belangrijk in VvE’s waarbij het bestuur en de beheerder hetzelfde zijn. In dergelijke gevallen is er geen intern bestuur dat kan toezicht houden en kan het risico op belangenverstrengeling groter zijn.
Risico’s op belangenverstrengeling
Een van de belangrijkste risico’s in een VvE is belangenverstrengeling. Dit kan voorkomen als het bestuur en de beheerder hetzelfde zijn of als de beheerder het bestuur beïnvloedt om opdrachten te krijgen. In dergelijke gevallen kan de beheerder de VvE in een richting sturen die niet in het belang is van de eigenaars, maar wel in het belang is van de beheerder.
Belangenverstrengeling: een praktijkprobleem
In praktijk kan belangenverstrengeling voorkomen bijvoorbeeld als de beheerder opdrachten aan “bevriende relaties” geeft tegen heimelijke provisies. Hoewel dit niet altijd expliciet is, kan het leiden tot onvoldoende verantwoording en een tekort aan transparantie in de VvE.
Om dit te voorkomen is het essentieel dat het bestuur en de kascommissie een actieve rol spelen bij het toezicht op de beheerder. Bovendien is het verstandig om een externe beheerder in te schakelen, zodat er minder risico is op belangenverstrengeling.
Modelreglementen en hun invloed op beheer en bestuur
Modelreglementen spelen een belangrijke rol in de VvE. Ze stellen de regels vast voor het bestuur, de beheerder en de vergadering van eigenaars. De meeste VvE’s hanteren een modelreglement uit 1992, 2006 of 2017. Deze modelreglementen verschillen in uitgebreidheid en kunnen invloed hebben op de rol van beheerder en bestuurder.
Modelreglement 1992
In modelreglement 1992 is het bestuur verantwoordelijk voor de leidinggeving en de beheerder voor de uitvoering van beheertaken. Echter, er zijn weinig regels opgenomen over het uitvoeren van beheertaken en de samenwerking tussen bestuur en beheerder. Dit betekent dat de beheerovereenkomst een belangrijke rol speelt in het bepalen van de verantwoordelijkheden van de beheerder.
Modelreglement 2006 en 2017
Modelreglement 2006 en 2017 zijn uitgebreider dan modelreglement 1992. In deze reglementen is het beheer van de VvE nader geregeld. De vergadering van eigenaars is bevoegd om een beheerder aan te stellen en de beheerovereenkomst is een essentieel onderdeel van de samenwerking. Bovendien is in deze reglementen de rol van de raad van commissarissen (RvC) geregeld, die verantwoordelijk is voor het toezicht op het bestuur.
Conclusie
In de VvE is het verschil tussen beheerder en bestuurder van groot belang. Het bestuur is verantwoordelijk voor de leidinggeving en de beheerder voor de uitvoering van beheertaken. Hoewel beide partijen belangrijk zijn voor de functionering van de VvE, is het essentieel dat er duidelijkheid is over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van beide partijen.
De beheerovereenkomst speelt een cruciale rol in het bepalen van de samenwerking tussen bestuur en beheerder. Bovendien is het verstandig om een actieve rol te spelen bij het toezicht op de beheerder, met name in VvE’s waarin het bestuur en de beheerder hetzelfde zijn. Dit helpt om risico’s op belangenverstrengeling en onvoldoende verantwoording te voorkomen.