De besluitvorming binnen een Vereniging van Eigenaren (VvE) vormt de ruggengraat van het beheer van een appartementscomplex. Traditioneel vereist dit proces een fysieke bijeenkomst waar eigenaren aanwezig moeten zijn om hun stemrecht uit te oefenen. Echter, de dynamiek van eigendomsrecht, de eisen van de moderne tijd en specifieke omstandigheden zoals de coronacrisis, hebben geleid tot een verandering in de manier waarop besluiten worden genomen. De focus verschuift van de klassieke vergadering naar alternatieve vormen van besluitvorming, met name schriftelijk en digitaal stemmen. Dit artikel onderzoekt in detail de juridische voorwaarden, de verschillende methoden van stemmen, de beperkingen van het huidige recht en de praktijk van het nemen van besluiten buiten een vergadering om.
De Hoofdregel: Fysieke Aanwezigheid en Vergadering
In het splitsingsreglement van de meeste VvE’s is de regelgeving rondom besluitvorming verankerd. Hieruit volgt doorgaans de hoofdregel dat een fysieke ledenvergadering vereist is en dat een eigenaar aanwezig moet zijn bij de bijeenkomst om te stemmen. Deze hoofdregel wordt aangevuld met bepalingen over het quorum. Voor bepaalde besluiten geldt een verzwaarde aanwezigheid, wat betekent dat een zekere drempel van aanwezige eigenaren nodig is voordat er kan worden gestemd.
Kort en goed, digitale besluitvorming lijkt op het eerste gezicht niet in lijn te zijn met deze hoofdregel. De traditionele opvatting is dat besluitvorming binnen de VvE strikt gebonden is aan de fysieke aanwezigheid van eigenaren. Dit betekent dat zonder een ingesproken vergadering, een besluit technisch gezien niet kan worden genomen. Deze regel is vastgelegd in de meeste splitsingsakten, waaronder oudere akten uit de jaren zeventig, maar de toepassing ervan evolueert door wetswijzigingen en uitzonderingen.
Schriftelijk Stemmen: Het Principe en de Veeleis
Ondanks de hoofdregel bestaat er een uitzondering die ruimte biedt voor besluitvorming zonder een formele vergadering. In de meeste splitsingsakten, die vaak gebaseerd zijn op de modelreglementen, is bepaald dat besluiten uitsluitend buiten een officiële vergadering kunnen worden genomen als twee strikte voorwaarden worden vervuld. Ten eerste moeten alle stemgerechtigde eigenaren met een voorstel instemmen. Ten tweede moet deze instemming schriftelijk zijn betuigd.
Dit betekent dat er geen sprake kan zijn van een meerderheid bij schriftelijk stemmen. Alleen als alle stemgerechtigde leden antwoorden én alle stemgerechtigde leden het met het voorstel eens zijn, komt een rechtsgeldig besluit tot stand. Dit is vaak het zogenoemde "addertje onder het gras" bij schriftelijk stemmen. Als er zelfs maar één eigenaar niet stemt, zich niet verklaart of tegen het voorstel stemt, dan kan er geen besluit worden genomen buiten de vergadering om. In dat geval moet er alsnog een vergadering worden georganiseerd om de zaak bespreekbaar te maken.
De relevante tekst uit de modelreglementen inzake schriftelijk stemmen stelt: "Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd." Het modelreglement van 2006 voegt hier nog aan toe dat ook fax en e-mail onder het begrip schriftelijk stemmen vallen. In de praktijk wordt aangenomen dat als met een e-mail of in een WhatsApp-bericht wordt ingestemd met een voorstel, er aan het schriftelijkheidsvereiste is voldaan.
Methode en Uitvoering van het Stemproces
De manier waarop gestemd wordt binnen de VvE is niet eenduidig vastgelegd in één specifieke wet, maar wordt grotendeels bepaald door de voorzitter van de vergadering. De voorzitter bepaalt op welke manier stemmen kunnen worden uitgebracht. Er zijn verschillende methoden beschikbaar, elk met hun eigen voor- en nadelen.
Een veelvoorkomende methode is stemmen door middel van handopsteken. Deze methode wordt met name bij kleine VvE's vaak toegepast. De voorzitter vraagt of de aanwezigen voor het besluit zijn en telt het aantal handen dat wordt opgestoken. Daarna wordt gevraagd wie er tegen het besluit zijn en wordt opnieuw geteld. Het voordeel is de eenvoud en snelheid. Het nadeel is echter dat er geen vastlegging plaatsvindt van wie welke stem uitbrengt. Controle houden op dubbele stemmen is lastig, een nadeel dat vooral bij grotere VvE's aanwezig is.
Voor grotere VvE's wordt daarom vaak gekozen voor stemmen aan de hand van stembriefjes. Op het briefje schrijft de eigenaar van welk appartementsrecht hij eigenaar is en vervolgens of hij voor, tegen of blanco stemt. Een groot voordeel is dat eenvoudig kan worden gecontroleerd of alle op de presentielijst genoemde appartementseigenaren een stem hebben uitgebracht en dat er geen dubbele stemmen worden uitgebracht. Bovendien kan het bestuur altijd in de administratie van de VvE terugvinden of de in de notulen vermelde besluitvorming juist is. Het nadeel is dat het tellen en controleren van de stembriefjes een tijdrovende en ingewikkelde klus kan zijn, met name bij zeer grote VvE's.
Bij zeer grote VvE's wordt daarom vaak gewerkt met een manier van elektronisch stemmen. Elke appartementseigenaar krijgt bij aanvang van de vergadering een elektronisch stemkastje met daarop bijvoorbeeld een groene, rode en witte knop. Daarmee kan wanneer een besluit in stemming wordt gebracht voor, tegen of blanco gestemd worden. Dit vergroot de efficiëntie en zorgt voor een duidelijke registratie van de uitslag.
De Uitzondering van de Hoofdregel
Op de twee uitgangspunten van de hoofdregel geldt telkens een uitzondering. Ten eerste is een fysieke vergadering niet altijd vereist om besluiten te nemen. Dit kan namelijk ook buiten vergadering. Op voorwaarde dat deze besluiten unaniem en schriftelijk (/per e-mail) worden genomen. Ten tweede hoeft een eigenaar niet zelf zijn stem uit te brengen. Hij kan een derde hiervoor een schriftelijke volmacht geven. Deze is vormvrij en mag digitaal zijn.
Deze uitzonderingen lijken digitale besluitvorming mogelijk te maken. Een fysieke vergadering is immers niet altijd vereist en eigenaars hoeven niet aanwezig te zijn om hun stemrecht uit te oefenen. Veel zekerheid geeft deze huidige regelgeving echter niet. De vraag blijft open of digitale besluitvorming zonder fysieke vergadering juridisch waterdig is, hoewel de noodwet uit 2020 ruimte creëerde voor schriftelijke stemmingen en digitaal vergaderen.
De rechtbank Oost-Brabant heeft in 2017 geoordeeld dat eigenaars digitaal hun stem kunnen uitbrengen, zonder dat een derde hiervoor een volmacht hoeft te geven. Dit oordeel geeft een belangrijke aanwijzing dat de rechterlijke praktijk ruimte creëert voor moderne vormen van stemming, zelfs als de splitsingsakte dit expliciet niet toestaat.
De Impact van de Noodwet en Corona
De coronacrisis zorgde ervoor dat verenigingen van eigenaren praktische oplossingen moesten zoeken voor het nemen van besluiten, aangezien fysieke vergaderingen maar met een beperkt aantal deelnemers toegestaan waren. De noodwet die het afgelopen jaar is ingevoerd, maakt het mogelijk om schriftelijke stemmen toe te laten als alternatief. Als wordt geconstateerd dat een overgrote meerderheid wel met het voorstel wil instemmen, kan het besluit op die manier op de vergadering dan een hamerstuk worden.
Dit betekent dat de noodwet een tijdelijke of structurele oplossing biedt voor situaties waarin fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn. De wet laat toe dat besluiten schriftelijk worden genomen, mits de voorwaarden van unaniemheid worden vervuld. Als echter één eigenaar niet stemt of tegenstemt, dan moet er alsnog een vergadering worden georganiseerd.
Vergelijking van Stemmethodes
Om de verschillende manieren van stemmen beter te kunnen beoordelen, is onderstaande tabel samengesteld. Deze vergelijking biedt inzicht in de praktische haalbaarheid, de juridische eisen en de toepasselijkheid voor verschillende grootte van VvE's.
| Stemmethode | Toepassing | Voorwaarden | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|---|
| Handopsteken | Kleine VvE's | Fysieke aanwezigheid | Eenvoudig, snel | Geen registratie, moeilijk controleerbaar bij grootte |
| Stembriefjes | Grotere VvE's | Fysieke aanwezigheid | Goed controleerbaar, duidelijke registratie | Tijdrovend, ingewikkeld te tellen |
| Elektronisch stemmen | Zeer grote VvE's | Fysieke aanwezigheid | Snel, geautomatiseerd | Hogere kosten, vereist technische infrastructuur |
| Schriftelijk stemmen | Algemene VvE's | Unaniem, schriftelijk | Geen vergadering nodig, flexibel | Alleen haalbaar bij volledige instemming |
Schriftelijk Stemmen als Oplossing voor Kleine en Grote VvE's
Schriftelijk stemmen kan, vooral in de wat kleinere VvE's, een oplossing zijn voor onderwerpen waarvan bekend is dat de leden daarover eensgezind zijn. Bij kleine complexen is de kans groter dat alle eigenaren een gemeenschappelijke visie hebben. Daar waar echter uiteenlopende meningen zijn, is de kans groot dat het voorstel niet wordt aangenomen, omdat de eis van unaniemheid niet kan worden gehaald.
In grotere complexen is het vaak geen haalbare kaart om unaniem schriftelijk te stemmen, omdat de kans op meningsverschillen groter is. De bepalingen in recentere splitsingsakten lijken vaak sterk op de bepalingen uit oudere akten, wat betekent dat de eis van unaniemheid vaak onvoldaan blijft. Dit maakt schriftelijk stemmen in grote complexen vaak onpraktisch, tenzij er sprake is van zeer duidelijke, onbetwiste onderwerpen.
Juridische Verantwoordelijkheid en Administratie
Het bestuur van de VvE draagt de verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig hanteren van de stemprocedure. Wanneer een besluit schriftelijk wordt genomen, moet er sprake zijn van een duidelijke administratie. Het is essentieel dat het bestuur kan terugvinden of de in de notulen vermelde besluitvorming juist is. Als er sprake is van twijfel of als niet alle stemmen zijn ontvangen, moet er een vergadering worden georganiseerd om het voorstel alsnog te bespreken en te besluiten.
Het is belangrijk op te merken dat de bepalingen over stemrecht in de splitsingsakte vaak verwijzen naar het algemene verenigingsrecht. Op het appartementsrecht zijn echter delen van het gewone verenigingsrecht van toepassing, maar niet altijd het enkele jaren geleden gewijzigde artikel 38, dat gaat over stemrecht. Dit artikel is begin 2007 gewijzigd om aan de wensen van de moderne tijd te voldoen en ook elektronisch stemmen te regelen. De wetgeving is dus in ontwikkeling, wat betekent dat de regels voor schriftelijk stemmen kunnen veranderen naarmate de wet wordt aangepast.
Praktische Toepassing en Uitdagingen
In de praktijk kan het moeilijk zijn om aan de eis van unaniemheid te voldoen. Als een eigenaar afwezig is, ziek is, of simpelweg geen mening heeft, valt de schriftelijke stemming af. In dat geval is de enige oplossing het organiseren van een fysieke of digitale vergadering. De noodwet heeft hierin ruimte gecreëerd voor digitaal vergaderen, wat de drempel voor het nemen van besluiten verlaagt, maar de eis van unaniemheid voor schriftelijke stemming blijft bestaan.
Voor het nemen van besluiten buiten een vergadering om, is het dus cruciaal dat het bestuur vooraf onderzoekt of er sprake is van volledige instemming. Als er slechts één tegenstem is, moet er een vergadering worden georganiseerd. Dit betekent dat schriftelijk stemmen een hulpmiddel is voor eenvoudige, onbetwiste besluiten, maar geen vervanging is voor de traditionele vergadering bij controversiële onderwerpen.
Conclusie
De besluitvorming binnen een VvE is een complex proces dat onderhevig is aan de regels van de splitsingsakte en het geldende recht. De hoofdregel vereist een fysieke vergadering, maar er bestaat een uitzondering voor schriftelijk stemmen. Deze uitzondering stelt dat besluiten buiten een vergadering kunnen worden genomen mits alle stemgerechtigde eigenaren schriftelijk instemmen. Dit vereist unaniemheid, wat vaak een hoge drempel vormt.
Verschillende methoden van stemmen zijn beschikbaar, variërend van handopsteken tot elektronisch stemmen. De keuze voor een methode hangt af van de grootte van de VvE en de complexiteit van het onderwerp. De coronacrisis en de ingevoerde noodwet hebben de ruimte voor digitaal en schriftelijk stemmen uitgebreid, maar de fundamentele eis van unaniemheid blijft bij schriftelijk stemmen behouden.
Voor het bestuur is het van cruciaal belang om de juridische kaders goed te begrijpen en de juiste methode te kiezen. Als er sprake is van meningsverschillen of als niet alle eigenaren antwoorden, is een vergadering de enige weg naar een geldig besluit. Schriftelijk stemmen blijft een waardevol instrument voor onbetwiste besluiten, maar is geen vervanging voor de noodzaak van een vergadering bij controversiële onderwerpen.