De coronacrisis heeft een fundamentele schok veroorzaakt in het functioneren van Verenigingen van Eigenaars (VvE's). De traditionele eisen van fysieke aanwezigheid voor het nemen van besluiten bleven in strijd met de overheidsmaatregelen voor sociale afstand. Om dit juridische knelpunt op te lossen, is de "Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid" aangenomen. Deze spoedwet creëerde een tijdelijke uitzondering op de strengere regels voor het houden van Algemene Ledenvergaderingen (ALV's). De wet bood VvE's een duidelijke wettelijke basis om vergaderingen uit te stellen of om digitaal of hybride te houden, zelfs als de splitsingsakte of het splitsingsreglement daar geen expliciete ruimte voor bood. Hoewel deze wet is vervallen, vormen de hierin neergelegde principes een cruciaal punt van vertrek voor de toekomst van digitale besluitvorming in vastgoed.
De noodzaak tot deze wijziging was dringend. Een VvE is wettelijk verplicht om jaarlijks te vergaderen om onder andere de jaarrekening vast te stellen. Zonder een ALV kan de begroting niet worden goedgekeurd en kunnen noodzakelijke besluiten over onderhoud of investeringen niet worden genomen. In normale omstandigheden vereist een geldig besluit de aanwezigheid van een bepaald aantal leden (quorum). Voldoet men niet aan deze eis, dan moet er een tweede vergadering komen. Als een besluit toch wordt genomen zonder quorum, is dit vernietigbaar. De coronamaatregelen maakten fysieke bijeenkomsten onmogelijk, wat leidde tot een impasse in het bestuurlijk functioneren. De spoedwet brak dit impasse door de eis van fysieke aanwezigheid tijdelijk op te heffen.
De Juridische Grondslag: De Tijdelijke Wet en Haar Werking
De kern van de oplossing ligt in de "Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid", die op 21 april door de Eerste Kamer is aangenomen. Deze wet geldt met terugwerkende kracht tot 16 maart van dat jaar. De wet bepaalde dat de fysieke aanwezigheid van leden tijdens een vergadering niet langer een vereiste was. Hierdoor werd vergaderen op afstand mogelijk gemaakt. Het bestuur van de VvE, of de voorzitter, kreeg hiermee de machtiging om zelfstandig de wijze van vergaderen te wijzigen. Dit was een cruciale bevoegdheid, want in veel splitsingsaktes stond geen enkele bepaling die digitale vergaderingen toeliet. Zonder deze wet zou het bestuur niet in staat zijn geweest om een vergadering in te roepen zonder dat de akte daar specifiek ruimte voor bood.
De wet bood twee hoofdzakelijke mogelijkheden aan VvE's: het volledig uitstellen van de ALV of het houden van een digitale vergadering. De termijn voor uitstel was maximaal zes maanden. Dit was een directe reactie op het feit dat een ALV binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gehouden moet worden. De spoedwet gaf het bestuur de ruimte om de vergadering naar het najaar te verplaatsen, wat tijd bood om de crisis te doorlopen. Daarnaast mocht het bestuur, in geval van dringende nood, bepaalde maatregelen nemen zonder voorafgaande toestemming van de vergadering. Als er een bedrag mee gemoeid is dat hoger is dan wat de ALV heeft bepaald, was de machtiging van de voorzitter vereist. Dit was essentieel voor niet-begrote schoonmaak of desinfectiemaatregelen die direct noodzakelijk waren voor de veiligheid van de gemeenschappelijke ruimtes.
Technische En Procedurele Eisen Voor Digitaal Vergaderen
De overgang naar digitaal vergaderen was niet vrijblijvend. De spoedwet stelde specifieke eisen aan de manier waarop de vergadering moest worden georganiseerd om juridisch geldig te zijn. De belangrijkste eis was dat er minimaal sprake moest zijn van een livestream die elk lid kon volgen. Hoewel een passieve livestream technisch voldoet, werd er geaarzeld dat het beter is als leden actief kunnen deelnemen. De wet vereiste dat leden de mogelijkheid moesten hebben om tijdens de vergadering vragen te stellen. Mocht dit direct niet mogelijk zijn, dan moesten leden de mogelijkheid hebben om vragen van tevoren in te dienen, zodat deze tijdens de vergadering aan de orde kwamen.
Voor de praktische uitvoering waren er diverse opties. De vergadering kon bijgewoond worden met een video-verbinding, maar dit was niet strikt vereist. Deelnemers konden ook kiezen om hun stemmen al voorafgaand aan de vergadering uit te brengen. De wet bepaalde dat dit op zijn vroegst 30 dagen voor de vergadering moest zijn gebeurd. Dit zorgde voor een gestructureerd proces waarbij leden voldoende tijd hadden om zich voor te bereiden en te stemmen. De praktijk toonde aan dat digitaal vergaderen in veel gevallen goed werkte, hoewel bleek dat niet alle leden even digitaal vaardig waren en dat de interactie soms te wensen overliet.
Om de uitvoering te vergemakkelijken, zijn er specifieke applicaties ontwikkeld die voldoen aan de wettelijke vereisten. Organisaties als Nederlandvve.nl en VvE-site hebben samengewerkt om nieuwe functionaliteit te ontwikkelen die VvE's van A tot Z ondersteunt bij een online vergadering. Deze applicaties maken zelf een presentielijst aan en stellen leden in staat om iemand anders te machtigen om de vergadering bij te wonen en stemrecht uit te oefenen. Dit creëerde een veilige en transparante omgeving voor besluitvorming.
Tabel: Vergelijking van Vergaderingsvormen onder de Spoedwet
| Aspect | Fysieke Vergadering (Normaal) | Digitaal/Online (Spoedwet) | Uitstel (Spoedwet) |
|---|---|---|---|
| Verplichting | Jaarlijks binnen 6 maanden na boekjaar | Mogelijk onder spoedwet | Tot maximaal 6 maanden uitstel |
| Quorum | Fysieke aanwezigheid vereist | Geen fysieke aanwezigheid vereist | Geen vergadering nodig |
| Stemmen | Ter plekke of schriftelijk | Online vooraf of tijdens de vergadering | Niet van toepassing |
| Interactie | Directe discussie en vragen | Livestream of video; vragen van tevoren | Geen interactie |
| Juridische basis | Splitsingsakte | Tijdelijke wet COVID-19 | Tijdelijke wet COVID-19 |
| Validiteit | Geldig als quorum aanwezig is | Geldig volgens spoedwet | Geldig als binnen termijn |
De Praktijk en Uitdagingen van Digitale Implementatie
Hoewel de wetgeving ruimte bood voor digitale vergaderingen, bracht de praktijk uitdagingen met zich mee. Veel leden geven nog altijd de voorkeur aan een fysieke bijeenkomst, waarin ruimte is voor persoonlijk contact en discussie. De overgang naar het digitale domein vereiste niet alleen technische competentie van de leden, maar ook van het bestuur. In de praktijk bleek dat niet alle leden even digitaal vaardig waren. Dit kon leiden tot onvoldoende participatie of fouten bij het stemproces. Daarnaast liet de onderlinge interactie tijdens digitale vergaderingen soms te wensen over, wat de kwaliteit van de besprekingen kon beïnvloeden.
Een specifiek punt van aandacht was de vraag naar de geldigheid van besluiten. In een recente uitspraak oordeelde de kantonrechter dat het volledig digitaal houden van een vergadering in strijd was met de splitsingsakte van een bepaalde VvE. Ondanks dit strijdige aspect, leidt dit echter niet tot een fundamenteel gebrek in de totstandkoming van besluiten. Het gevolg is dat het besluit in ieder geval niet nietig is. Het besluit kan wel vernietigbaar zijn als de procedure niet volledig in overeenstemming was met de regels. Dit benadrukt het belang van zorgvuldige organisatie en het volgen van de gestelde eisen van de spoedwet om juridische risico's te minimaliseren.
Het bestuur kreeg door de spoedwet een grotere autonomie. Het kon zelfstandig beslissen de wijze van vergaderen te wijzigen, zelfs als de splitsingsakte daar geen ruimte voor bood. Dit was een noodzakelijke machtiging om te voorkomen dat de VvE in een staat van stilstand verzeilde. Als het bestuur spoedeisende maatregelen moest nemen, bijvoorbeeld voor niet-begrote schoonmaak of desinfectiemaatregelen, kon dit zonder toestemming van de vergadering. Als er een bedrag mee gemoeid is dat hoger is dan de ALV heeft bepaald, had het bestuur de machtiging nodig van de voorzitter. Dit mechanisme bood flexibiliteit in tijden van crisis.
De Toekomst: Van Noodwet naar Duurzame Digitale Grondslag
Met het vervallen van de tijdelijke wet is de discussie ontstond over de vraag of binnen de VvE digitaal mag worden vergaderd zonder de noodwet. De spoedwet was immers een tijdelijke oplossing, die de gevolgen van de coronacrisis voor verenigingen van eigenaars beperkte. Met het vervallen van de wet ontstond onzekerheid over de rechtsgeldigheid van digitale vergaderingen in de reguliere context. Er ontstond een discussie over de vraag of binnen de VvE digitaal mag worden vergaderd.
Om deze onzekerheid te wegnemen, is een nieuw wetsvoorstel in behandeling bij de Tweede Kamer: de 'Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen'. Met dit wetsvoorstel krijgt de digitale en hybride vergadering van eigenaars in ieder geval een wettelijke grondslag. De vergadering krijgt de mogelijkheid om te besluiten over een machtiging aan het bestuur om een hybride of volledig digitale vergadering uit te schrijven. Dit zou betekenen dat de tijdelijke oplossing van de coronatijd overgaat in een structurele regelgeving die VvE's in staat stelt om digitaal te blijven vergaderen, ook na de crisis.
De overgang van de spoedwet naar dit nieuwe wetsvoorstel is essentieel voor de toekomst van het VvE-beheer. Het zorgt ervoor dat de praktijk van digitaal vergaderen niet als een tijdelijke noodmaatregel blijft, maar wordt verankerd in het algemene recht. Dit geeft VvE's de vrijheid om hun bestuursproces te moderniseren en efficiënter te maken, zonder de noodzaak van een coronacrisis.
Conclusie
De "Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid" heeft een cruciale rol gespeeld in het overbruggen van de coronacrisis voor Verenigingen van Eigenaars. Door de verplichting tot fysieke aanwezigheid tijdelijk op te heffen, voorkam deze wet dat VvE's in een juridisch impasse raakten. De wet bood twee hoofdopties: het uitstellen van de ALV met maximaal zes maanden, of het houden van een digitale vergadering die voldoet aan specifieke eisen rondom livestream, vragen en stemmen.
Hoewel deze wet is vervallen, heeft ze de basis gelegd voor een blijvende verandering in het functioneren van VvE's. De praktijk leerde dat digitaal vergaderen een praktische oplossing is, hoewel het uitdagingen met zich meebrengt zoals digitaal onbekwaamheid van leden en beperkte interactie. De discussie over de geldigheid van digitale besluiten toont dat strijd met de splitsingsakte niet per se leidt tot nietigheid, maar wel tot vernietigbaarheid.
De toekomst ligt bij het nieuwe wetsvoorstel 'Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen'. Dit wetsvoorstel zal de tijdelijke noodmaatregelen omzetten in een blijvende rechtsgrondslag. Hierdoor krijgen VvE's de mogelijkheid om structureel over te gaan op hybride of volledig digitale vergaderingen, wat de efficiëntie en bereikbaarheid van besluitvorming zal vergroten. De overgang van de tijdelijke spoedwet naar deze structurele wetgeving zal de onzekerheid wegnemen en de VvE-sector voorbereiden op een digitaalere toekomst.