In Nederland is een Vereniging van Eigenaren (VvE) een juridische organisatie die wordt gevormd om het gemeenschappelijke domein van woningbouwcorporaties of appartementencomplexen te beheren. Hoewel het werk van bestuursleden en commissieleden in een VvE meestal vrijwillig is, zijn er wettelijke en fiscale mogelijkheden om hen gedeeltelijk te vergoeden. Deze vergoedingen kunnen in de vorm van een vrijwilligersvergoeding of een onkostenvergoeding plaatsvinden. Het is van groot belang dat dergelijke vergoedingen binnen de wettelijke grenzen blijven, zodat ze belastingvrij kunnen zijn en geen fiscale complicaties veroorzaken.
In dit artikel worden de regels voor vergoedingen aan vrijwilligers in een VvE besproken, inclusief de fiscale voorwaarden van de Belastingdienst, de verplichtingen van de VvE als werkgever, en de praktische toepassing van deze vergoedingen. De focus ligt op de juridische en fiscale bepalingen, maar ook op de ethiek en de praktijk in de realiteit van VvE-bestuurswerk.
Wat zijn vergoedingen aan vrijwilligers binnen een VvE?
Vergoedingen aan vrijwilligers binnen een VvE zijn vooral gericht op het compenseren van de tijd en moeite die bestuursleden en commissieleden investeren in het beheer van het gemeenschappelijke domein. Deze vergoedingen kunnen worden ingedeeld in twee categorieën:
- Vrijwilligersvergoeding: een bedrag dat wordt uitbetaald als erkenning van het werk dat het bestuur of een commissie leden levert. Deze vergoeding mag maximaal € 190 per maand en € 1.900 per jaar zijn, afhankelijk van leeftijd.
- Onkostenvergoeding: een wettelijke verplichting om de kosten die vrijwilligers maken voor het uitvoeren van hun taak te vergoeden. Denk hierbij aan reiskosten, koffie- en telefoonrekeningen, postzegels en eventuele andere kosten die verband houden met de uitvoering van de functie.
Beide vergoedingen zijn fiscaal gunstig, zolang ze binnen de wettelijke grenzen blijven. Als de vergoedingen deze grenzen overschrijden, moet de VvE dit aangeven bij de Belastingdienst en eventueel belastingen inhouden.
Wettelijke verplichting: onkostenvergoeding
Volgens artikel 7:406 van het Burgerlijk Wetboek is een VvE verplicht om aan vrijwilligers, zoals bestuursleden, de onkosten die zij maken bij het uitoefenen van hun functie te vergoeden. Dit geldt voor zowel het bestuur als eventuele commissies. De onkostenvergoeding is dus niet enkel een gunst of een optie, maar een wettelijke verplichting.
Welke kosten zijn vergoedbaar?
De onkostenvergoeding moet alleen aangewend worden voor kosten die direct verband houden met de uitvoering van de functie. Voorbeelden van vergoedbare kosten zijn:
- Reiskosten bij vergaderingen of controlebezoeken;
- Telefoonrekening;
- Koffie of thee tijdens vergaderingen;
- Postzegels en kantoormaterieel;
- Eventuele autokosten of OV-kaarten.
Kosten die niet direct gerelateerd zijn aan de functie, zoals etentjes met andere bestuursleden of particuliere reizen, zijn niet vergoedbaar.
Hoe hoog mag de onkostenvergoeding zijn?
De hoogte van de onkostenvergoeding is gebonden aan de werkelijke kosten die zijn gemaakt. In de praktijk is het echter gebruikelijk dat een vast tarief wordt aangegrepen, bijvoorbeeld op basis van aannemelijkheid. Dit betekent dat bijvoorbeeld een vergoeding van € 0,30 per kilometer of een vast bedrag per vergadering wordt vastgesteld.
Als de totale vergoeding per maand lager is dan € 19, is het niet verplicht om bonnetjes of bewijzen op te slaan. Dit maakt de administratie eenvoudiger en voorkomt het opslaan van grote hoeveelheden bewijsmateriaal.
Vrijwilligersvergoeding: fiscale regels en praktijk
Naast de onkostenvergoeding kan een VvE ook een vrijwilligersvergoeding uitkeren. Deze vergoeding dient als een vorm van erkenningsvergoeding en mag maximaal € 190 per maand en € 1.900 per jaar bedragen, afhankelijk van de leeftijd van de vrijwilliger. Voor personen jonger dan 21 jaar is het maximum € 2,75 per uur, voor personen vanaf 21 jaar is het € 5,00 per uur.
Maximumbedragen en belastingvrijheid
De Belastingdienst heeft duidelijke grenzen opgesteld voor de vrijwilligersvergoeding. Als de vergoeding deze grenzen overschrijdt, is de VvE verplicht om belastingen en sociale lasten in te houden. Dit geldt ook voor vergoedingen die hoger zijn dan het maximum dat per uur of per maand is toegestaan.
Het is daarom belangrijk dat de VvE het bedrag van de vrijwilligersvergoeding goed opstelt, en dit jaarlijks vastlegt in een vergadering van eigenaars. Wanneer de vergoedingen tussentijds worden aangepast, moet dit ook door de vergadering worden goedgekeurd.
Praktijkvoorbeelden
Een typisch voorbeeld is een bestuurder die circa 20 uren per maand inzet in het bestuur van een VvE. Bij een tarief van € 4,50 per uur komt dit neer op € 90 per maand of € 1.080 per jaar. Dit ligt onder het fiscaal maximum van € 190 per maand en € 1.900 per jaar, waardoor de vergoeding volledig belastingvrij is.
Onkostenvergoeding in de vrijwilligersvergoeding opnemen
Het is mogelijk om de onkostenvergoeding op te nemen in de vrijwilligersvergoeding. Dit vereenvoudigt de administratie, maar heeft ook fiscale gevolgen. Als de onkostenvergoeding in de vrijwilligersvergoeding is opgenomen, dan mag de totale vergoeding niet het fiscale maximum overschrijden. Bovendien mag de onkostenvergoeding niet hoger zijn dan de werkelijke kosten.
Vaststelling en administratie van vergoedingen
De vergoedingen aan bestuursleden en commissieleden worden vastgesteld door de vergadering van eigenaars. Deze vergadering kan een vergoeding vooraf vastleggen, of deze achteraf vaststellen. Het is ook mogelijk om de vergoeding tussentijds aan te passen, mits dit opnieuw door de vergadering wordt goedgekeurd.
De administratie van deze vergoedingen moet duidelijk zijn, zowel voor de VvE als voor de Belastingdienst. De vergoedingen moeten worden bijgehouden in de administratie van de VvE, waarbij het verschil tussen de onkostenvergoeding en de vrijwilligersvergoeding moet zijn vast te stellen. Dit is belangrijk bij het opstellen van de jaarcijfers en het indienen van de jaaropgave.
Risico’s bij het overschrijden van fiscale grenzen
Als de VvE een vergoeding betaalt die hoger is dan de fiscaal toegestane grenzen, dan moet de VvE dit aangeven bij de Belastingdienst. Bovendien moet de VvE eventuele belastingen en sociale lasten inhouden en afdragen. Dit heeft fysieke en financiële gevolgen, zowel voor de VvE als voor de betrokken bestuurslid.
Daarnaast kunnen er juridische en fiscale consequenties volgen als het bestuur of de VvE niet correcte verklaringen heeft ingevuld. Dit kan leiden tot fiscale boetes, correctie-aanvragen of zelfs aanhouding van de betrokken bestuurslid.
Vastgestelde arbeidsrelatie
Een belangrijk risico is dat het betaling van een vergoeding kan worden gezien als het aangaan van een arbeidsrelatie. Als dit het geval is, dan is de VvE verplicht om een VAR (Verklaring van Arbeidsrelatie) in te vullen en eventuele sociale lasten in te houden. Dit geldt vooral als de vergoeding vaste karakter heeft, als het bestuurslid langdurig en betrouwbaar aanwezig is in het bestuur, en als er sprake is van een formele overeenkomst.
Praktische overwegingen en ethiek
Het betalen van vergoedingen aan bestuursleden is een gevoelige kwestie. Aan de ene kant kan het erkenning zijn van het werk dat een bestuurslid levert; aan de andere kant kan het worden gezien als het creëren van een klasseverschil binnen de VvE, waarbij enkel bepaalde eigenaars financieel worden gesteund.
Transparantie en eerlijkheid
Het is daarom belangrijk dat de vergoedingen transparant zijn en dat alle betrokken eigenaars in de loop van de jaarvergadering worden geïnformeerd over de hoogte van de vergoedingen. Bovendien is het belangrijk dat de vergoedingen eerlijk worden toegewezen, op basis van de daadwerkelijke inzet van de betrokken bestuursleden.
Alternatieve opties
Niet elke VvE wil of moet vergoedingen uitkeren aan bestuursleden. Soms is het mogelijk om professioneel beheer in te huren, of om het bestuur in de vorm van vrijwilligerswerk te organiseren. Dit kan zowel fysieke voordelen opleveren, zoals het vermijden van fiscale complicaties, als ethische voordelen, zoals het behoud van een vrijwilligerscultuur binnen de VvE.
Conclusie
Vergoedingen aan vrijwilligers binnen een Vereniging van Eigenaren zijn mogelijk en fiscaal gunstig, mits ze binnen de wettelijke grenzen blijven. De VvE is verplicht om onkostenvergoedingen te verstrekken, en mag bovendien een vrijwilligersvergoeding uitkeren tot maximaal € 190 per maand en € 1.900 per jaar. Het is belangrijk dat deze vergoedingen worden vastgesteld en goedgekeurd door de vergadering van eigenaars, en dat ze binnen de fiscale regels blijven.
Het betalen van vergoedingen aan bestuursleden is een praktische en ethische kwestie die goed moet worden afgeveegd. Transparantie, eerlijkheid en administratieve nauwkeurigheid zijn essentieel om fiscale en juridische complicaties te voorkomen. In sommige gevallen kan het ook beter zijn om professioneel beheer in te huren, zodat de VvE zich kan richten op het beheer van het gemeenschappelijke domein, zonder dat bestuursleden financieel worden gesteund.
Het kiezen voor vergoedingen moet dus altijd op basis van de specifieke omstandigheden van de VvE gebeuren, en met inachtneming van de wettelijke en fiscale regels.