Inleiding
In het appartementsrecht speelt de Vereniging van Eigendommen (VvE) een centrale rol bij het beheren van de gemeenschappelijke belangen van appartementseigenaars. De VvE is een juridische persoon die eigenaar is van de gemeenschap, terwijl de appartementseigenaars onverdeeld aandeel hebben in deze gemeenschap. Het bestuur van de VvE en de bevoegdheden van de beheerder spelen hierin een sleutelrol, zowel in juridisch opzicht als in de praktijk van dagelijks beheer.
De bevoegdheden van de VvE en haar bestuur zijn voornamelijk geregeld in het Burgerlijk Wetboek (BW), met name in de artikelen 5:112 t/m 5:126. Deze regels bepalen niet alleen de bevoegdheid tot beheer, maar ook tot vertegenwoordiging van de VvE. Daarnaast zijn er beperkingen, zoals vastgelegd in de splitsingsakte of in statuten. Deze worden vaak gewijzigd door een algemene vergadering van de VvE.
In dit artikel leggen we uit wat de bevoegdheden van de VvE zijn, hoe het bestuur opgebouwd is, en wat de rol van een beheerder is. We zetten ook in kaart hoe deze bevoegdheden kunnen worden gewijzigd, met name van “alleen/zelfstandig bevoegd” naar “gezamenlijk bevoegd”.
Beheer en beschikking in het appartementsrecht
Het begrip ‘beheer’ in het appartementsrecht is nauw verweven met de bevoegdheden van de VvE en haar bestuur. Volgens artikel 5:112 lid 1 sub e en artikel 5:126 BW is de VvE bevoegd tot het beheren van de gemeenschappelijke zaken en belangen van de appartementseigenaars. Deze bevoegdheid omvat zowel feitelijke als rechtshandelingen. De VvE is in staat om bijvoorbeeld onderhoud aan de gemeenschappelijke delen te organiseren, verkoop of huur van gemeenschappelijke ruimtes te beheren, en contracten af te sluiten met derden zoals schoonmakers of schildersbedrijven.
Artikel 3:170 BW biedt een duidelijke definitie van een beheershandeling. Dit artikel stelt dat een beheershandeling gericht is op het gewone onderhoud van gemeenschappelijke zaken. De VvE is bevoegd om deze handelingen zonder toestemming van alle appartementseigenaars uit te voeren. Beheershandelingen kunnen onder andere omvatten:
- Handelingen dienende tot gewoon onderhoud;
- Handelingen tot behoud van een gemeenschappelijk goed;
- Handelingen die geen uitstel kunnen lijden;
- Het stuiten van verjaring.
Het onderscheid tussen beheershandelingen en beschikkingshandelingen is belangrijk. Beschikkingshandelingen zijn acties die van grote aard zijn en waarbij de appartementseigenaars als geheel besloten moeten worden. Voorbeelden zijn de verkoop van gemeenschappelijke delen of het uitvoeren van grote renovaties. Deze handelingen vereisen vaak een besluit van de algemene vergadering van de VvE.
In het geval van het appartementsrecht ligt de bevoegdheid van de VvE genuanceerder dan in een eenvoudige gemeenschap. De VvE is namelijk zelfstandig bevoegd tot beheer en vertegenwoordiging, zodat het bestuur van de VvE deze bevoegdheid uitvoert. In sommige noodsituaties kan echter ook een individuele eigenaar optreden namens de VvE.
De bevoegdheid van het VvE-bestuur
Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de VvE. De wettelijke uitgangspunt is dat het bestuur uit één persoon bestaat, tenzij de statuten (onderdeel van het splitsingsreglement) bepalen dat het bestuur uit twee of meer personen bestaat. Deze statuten verschillen per VvE, waardoor het aantal bestuurders ook per VvE kan verschillen.
In de vijf meest gebruikte model(splitsings)reglementen is het uitgangspunt dat ten minste één bestuurder is. In de oudere modellen was de term ‘bestuurder’ niet gebruikelijk; de functie werd toen nog ‘administrateur’ genoemd. Deze benaming is vervallen sinds de invoering van het nieuwe Burgerlijk Wetboek in de jaren negentig.
De bevoegdheid van het bestuur van de VvE kan worden beperkt door de splitsingsakte of door een besluit van de algemene vergadering. Deze beperkingen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op het vermogen van het bestuur om contracten af te sluiten of om grote bedragen uit te geven. Het bestuur is verplicht om zich te verantwoorden aan de algemene vergadering.
Bevoegdheid van de beheerder
Een beheerder is in veel gevallen een externe partij die deel van de taken van het VvE-bestuur uitbested. De beheerder ondersteunt het bestuur bij het beheren van de VvE. Een goed functionerende samenwerking tussen het VvE-bestuur en de beheerder is essentieel voor een goede woon- en leefomgeving.
De bevoegdheid van de beheerder wordt bepaald door de VvE. Vaak is de beheerder alleen bevoegd tot het uitvoeren van beheershandelingen. In sommige gevallen kan de VvE besluiten om de beheerder gezamenlijk bevoegd te maken. Dit betekent dat de beheerder samen met het bestuur of andere eigenaars bevoegd is tot het verrichten van zekere handelingen.
Een belangrijk aspect bij de benoeming van een beheerder is de certificatie en lidmaatschap van brancheverenigingen. Een beheerder kan bijvoorbeeld beschikken over het SKW (product)certificaat of lid zijn van brancheorganisaties zoals Vastgoed Management Nederland (VGM NL) en de Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB). Lidmaatschap van deze verenigingen duidt op aanvullende kwaliteitseisen.
Wijzigen van bevoegdheid: van ‘alleen bevoegd’ naar ‘gezamenlijk bevoegd’
Een veelvoorkomende vraag is of het mogelijk is om de bevoegdheid van de VvE-beheerder te wijzigen van ‘alleen/zelfstandig bevoegd’ naar ‘gezamenlijk bevoegd’. Dit onderwerp is ook besproken in de bronnen.
In de praktijk zijn er soms tegenstrijdige antwoorden van de Kamer van Koophandel (KvK). Enerzijds wordt gesteld dat in de rechtsvorm van de VvE alle bestuurders altijd alleen/zelfstandig bevoegd zijn. Anderzijds wordt ook gezegd dat het wél mogelijk is om de bevoegdheid van de beheerder te wijzigen, mits er toestemming is van de Algemene Ledenvergadering (ALV). In dat geval zouden de eigenaars een kopie van hun ID-bewijs moeten verstrekken.
Het juridisch advies is duidelijk: het kan wél, maar daarvoor is het noodzakelijk om de statuten van de VvE zoals opgenomen in de splitsingsakte aan te passen. Dit betekent dat het besluit van de ALV niet voldoende is; de splitsingsakte dient overeenkomstig dit besluit te worden gewijzigd.
Voor de praktijk betekent dit dat het VvE-bestuur eerst een besluit moet nemen over de gewenste wijziging van bevoegdheid. Daarna moet dit besluit worden ingetekend in de splitsingsakte. Pas dan kan de beheerder formeel gezamenlijk bevoegd worden.
Het is belangrijk om rekening te houden met het aantal bestuurders dat in de splitsingsakte is toegestaan. In boek 5 van het Burgerlijk Wetboek is geregeld dat er standaard één bestuurder benoemd mag worden, tenzij de splitsingsakte een andere regeling bevat. Het is daarom noodzakelijk om te controleren of de splitsingsakte toestaat om meerdere bestuurders te benoemen. Als dit niet het geval is, is het niet mogelijk om de beheerder gezamenlijk bevoegd te maken.
Praktijkaspecten van het beheren van de VvE
Het beheren van een VvE vereist zowel juridisch inzicht als praktische organisatievaardigheden. Het VvE-bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), het beheren van de financiële administratie, en het regelen van contracten met externe partijen zoals schoonmakers of beveiligingsbedrijven.
Een goed uitgebalanceerde samenwerking met een beheerder is essentieel voor een efficiënt functioneren van de VvE. Het VvE-bestuur dient zorg te dragen voor een duidelijke afspraken over takenverdeling, communicatie en besluitvorming. Een duidelijke afspraak over de rol van de beheerder voorkomt onnodige verwarring en conflict.
In de praktijk is het belangrijk om regelmatig contact te houden met de appartementseigenaars. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, een website of een VvE-community. Een VvE-community kan een waardevolle ruimte zijn voor gelijkgestemde mensen, interessante discussies en waardevolle informatie over het beheren van een VvE.
Conclusie
De bevoegdheden van de VvE en haar bestuur spelen een centrale rol in het beheren van de gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars. De VvE is wettelijk bevoegd tot het beheren van de gemeenschappelijke zaken en belangen, wat omvat zowel feitelijke als rechtshandelingen. Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer, terwijl de beheerder vaak een belangrijke rol speelt in het uitvoeren van beheershandelingen.
Het wijzigen van de bevoegdheid van de beheerder van ‘alleen/zelfstandig bevoegd’ naar ‘gezamenlijk bevoegd’ is mogelijk, maar vereist een wijziging van de splitsingsakte. Het is daarom belangrijk om zowel juridisch als praktisch goed voorbereid te zijn op dergelijke wijzigingen. Een duidelijke afspraak over de rol en bevoegdheden van de beheerder is essentieel voor een efficiënt en conflictvrij functioneren van de VvE.
De samenwerking tussen het VvE-bestuur, de beheerder en de appartementseigenaars is daarom van groot belang. Een goed functionerende VvE leidt tot een prettige woon- en leefomgeving voor alle betrokkenen.