Bevoegdheid van bestuursleden van een VvE: alleen of gezamenlijk?

In het kader van een VvE (vereniging van eigenaars van een gebouw in appartementen) is het bestuur een centrale organisatorische en juridische rol. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE en voert de besluiten uit die door de vergadering van eigenaars worden genomen. Een van de veelgestelde vragen binnen deze context is of bestuursleden alleen of gezamenlijk bevoegd zijn om namens de VvE te handelen. Deze vraag is van groot belang bij het opzetten of aanpassen van een VvE-bestuur, omdat het bepaalt hoe besluiten en overeenkomsten met derden worden afgesloten.

Het antwoord op deze vraag is niet altijd eenduidig, zoals blijkt uit de diverse antwoorden van juridische bronnen. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de bevoegdheid van bestuursleden van een VvE, waarbij zowel juridische, praktische als organisatorische aspecten worden belicht.

De juridische basis van de bevoegdheid van bestuursleden

Volgens de wet is de bevoegdheid van bestuursleden van een VvE bepaald door de akte van splitsing en eventueel het splitsingsreglement. Deze documenten vormen de grondslag voor de organisatie en het functioneren van de VvE. Daarnaast worden bevoegdheden ook bepaald door de besluiten van de vergadering van eigenaars en de jaarlijkse begroting.

Eén bestuurder of meerdere bestuursleden?

In principe wordt één bestuurder benoemd door de vergadering van eigenaars, tenzij de statuten (akte van splitsing) bepalen dat meerdere bestuursleden toegestaan zijn. Dit is geregeld in artikel 5:131 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Als er meerdere bestuursleden zijn benoemd, kunnen zij elk namens de VvE handelen, tenzij in de statuten of de splitsingsakte beperkingen zijn opgenomen.

Alleen of gezamenlijk bevoegd?

Een belangrijk punt van discussie is of bestuursleden alleen of gezamenlijk bevoegd zijn. In de praktijk hangt dit af van hoe de akte van splitsing en de besluiten van de vergadering van eigenaars zijn opgesteld. Er zijn twee mogelijke benaderingen:

Alleen bevoegd: In dit geval kan elk bestuurslid namens de VvE handelen zonder dat het akkoord van andere bestuursleden nodig is. Dit is het meest voorkomende geval in de praktijk. Het heeft als voordeel dat beslissingen snel genomen kunnen worden, maar het heeft ook het nadeel dat er meer risico’s zijn op individuele fouten of misbruik.
Gezamenlijk bevoegd: In dit geval moet een overeenkomst of beslissing door alle bestuursleden worden ondertekend of goedgekeurd. Dit biedt meer beveiliging, maar heeft als nadeel dat beslissingen trager genomen worden en er meer administratieve inspanningen zijn.

Een belangrijk juridisch precedent is dat de bevoegdheid van bestuursleden niet automatisch gezamenlijk is, tenzij dit expliciet is vastgelegd in de statuten of door de vergadering van eigenaars. In dit opzicht is het belangrijk om de exacte formulering in de akte van splitsing en de besluiten van de vergadering van eigenaars te controleren.

Vervanging van het bestuur

Als het bestuur niet functioneert of ontbreekt, kan de vergadering van eigenaars een vervanger benoemen. Dit kan bijvoorbeeld de voorzitter van de vergadering van eigenaars zijn, tenzij in de statuten een andere oplossing is aangewezen. Deze regel is vastgelegd in artikel 5:133 BW.

Praktijkgevolgen van de bevoegdheid van bestuursleden

Het functioneren van een VvE-bestuur heeft directe gevolgen voor het dagelijks beheer en de relatie met derden. Hieronder worden enkele praktijkgevolgen van de bevoegdheid van bestuursleden uitgelegd.

1. Afsluiten van overeenkomsten

Overeenkomsten met derden, zoals schildersbedrijven, schoonmaakondernemingen of verzekeraars, worden meestal afgesloten door één of meerdere bestuursleden. Als de bevoegdheid alleen is, kan een bestuurslid deze overeenkomsten zelf ondertekenen. Als de bevoegdheid gezamenlijk is, moet het akkoord van alle bestuursleden worden verkregen.

In de praktijk is het vaak onwenselijk om voor elke overeenkomst het akkoord van meerdere bestuursleden te moeten verkrijgen, vooral bij kleine VvE’s met weinig activiteiten. Dit kan leiden tot vertragingen en administratieve lasten. Daarom is het meestal aan te raden om bestuursleden alleen bevoegd te maken, tenzij er sterke redenen zijn voor gezamenlijke bevoegdheid (zoals in het geval van grote investeringen of risicovolle overeenkomsten).

2. Beheer van dringende situaties

Bij dringende situaties, zoals lekkage of elektrische storingen, kan het bestuur snel en zelfstandig beslissingen nemen. Dit is toegestaan binnen een vastgesteld maximumbedrag dat is bepaald in de akte van splitsing of in de besluiten van de vergadering van eigenaars. Dit maximumbedrag kan bijvoorbeeld 5000 euro zijn, zodat de bestuurder zonder vergadering een reparatieopdracht kan geven. Dit is een voorbeeld van een zelfstandige bevoegdheid van de bestuurder, afgeleid uit de wet en de statuten.

3. Communicatie en verantwoorden

Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de besluiten van de vergadering van eigenaars. Dit betekent dat het bestuur geen zelfstandige beslissingen mag nemen die buiten de bevoegdheid vallen. In dat geval kan een derde een aansprakelijkheidsclaim indienen tegen de VvE, en niet tegen het bestuur zelf.

De verantwoording van het bestuur is daarom van groot belang. Het bestuur dient duidelijk te laten zien dat het binnen de bevoegdheid handelt, en dat alle besluiten zijn genomen op basis van de vergadering van eigenaars of binnen de grenzen van de statuten.

Organisatorische opzet van het bestuur

De keuze voor een bestuur met één of meerdere bestuursleden heeft ook invloed op de takenverdeling en de risico’s voor bestuursleden.

Bestuur van één persoon

Een bestuur van één persoon is meestal geschikt voor kleine VvE’s met weinig activiteiten. Het heeft als voordeel dat beslissingen snel genomen kunnen worden, en dat de verantwoordelijkheid duidelijk ligt. Het nadeel is dat de bestuurder geheel verantwoordelijk is voor alle beslissingen, en dat er geen checks en balances zijn.

Bestuur van meerdere personen

In grotere VvE’s is het gebruikelijker om een bestuur van meerdere personen te kiezen. Dit zorgt voor een betere takenverdeling en vermindert het individuele risico voor bestuursleden. Binnen het bestuur kan bijvoorbeeld worden aangesteld:

Penningmeester: beheer van het administratieve en financiële beheer.
Administrateur: beheer van het dagelijks administratieve werk.
Contactpersoon: communicatie met externe partijen.

Dit verdelingsmodel vereist echter goede communicatie en samenwerking tussen de bestuursleden. Het is belangrijk dat zij elkaar vertrouwen en dat er duidelijke afspraken zijn over taken en bevoegdheden.

Externe beheerders

Een alternatieve oplossing is het uitbesteden van het beheer aan een professionele beheerder. Deze beheerder kan verantwoordelijk zijn voor het administratieve en financiële beheer, terwijl het bestuur van de VvE zich kan richten op strategische beslissingen en het coördineren van het beheer. Dit is vooral geschikt voor grotere VvE’s of voor VvE’s waarin de eigenaars geen tijd of energie hebben om actief betrokken te zijn bij het bestuur.

Aanpassingen in de bevoegdheid van bestuursleden

Het is mogelijk om de bevoegdheid van bestuursleden aan te passen, bijvoorbeeld van alleen bevoegd naar gezamenlijk bevoegd. Dit vereist echter de toestemming van de algemene vergadering van eigenaars (ALV). De vergadering moet een besluit nemen om deze wijziging door te voeren.

Vraag: Hoe kan een wijziging van bevoegdheid worden doorgevoerd?

Een VvE-bestuur dat wil overgaan van "alleen bevoegd" naar "gezamenlijk bevoegd" moet dit besluit door de vergadering van eigenaars laten vastleggen. Dit betekent dat:

De vergadering van eigenaars een voorstel moet doen om de bevoegdheid te wijzigen.
De vergadering moet het voorstel goedkeuren.
De wijziging moet worden geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK), indien nodig.

Een belangrijk juridisch aspect is dat de bevoegdheid niet automatisch gezamenlijk is, tenzij dit expliciet is vastgelegd in de statuten of door de vergadering van eigenaars. Dit betekent dat het bestuur geen rechtsgrond heeft om vanzelf over te gaan naar gezamenlijke bevoegdheid zonder goedkeuring van de eigenaars.

Risico’s en verantwoordelijkheid van bestuursleden

Het functioneren van een bestuur brengt ook juridische en financiële verantwoordelijkheden met zich mee. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de besluiten van de vergadering van eigenaars, en moet zich houden aan de beperkingen die zijn vastgelegd in de statuten.

Aansprakelijkheid

Hoewel het bestuur op zich geen eigen aansprakelijkheid draagt, kan het indirect aansprakelijk worden als het buiten de bevoegdheid handelt. In dat geval kan een derde een aansprakelijkheidsclaim indienen tegen de VvE. Het bestuur is dan verplicht om deze aansprakelijkheid te verdedigen, maar het draagt geen persoonlijke aansprakelijkheid.

Juridische beveiliging

Om bestuursleden te beveiligen, is het aan te raden om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Deze verzekering beschermt bestuursleden tegen juridische aansprakelijkheid die voortkomt uit hun functie.

Conclusie

De bevoegdheid van bestuursleden van een VvE is een juridisch en praktisch belangrijk onderwerp. In principe is het bestuur alleen bevoegd, tenzij dit expliciet is aangepast door de vergadering van eigenaars. Dit betekent dat elk bestuurslid namens de VvE kan handelen, zonder dat het akkoord van andere bestuursleden nodig is.

Een aanpassing naar gezamenlijke bevoegdheid is mogelijk, maar vereist de goedkeuring van de vergadering van eigenaars en eventueel registratie bij de Kamer van Koophandel. Het is belangrijk om de exacte formulering in de akte van splitsing en de besluiten van de vergadering van eigenaars te controleren, omdat deze documenten de bevoegdheid van het bestuur bepalen.

In de praktijk is het meestal aan te raden om bestuursleden alleen bevoegd te maken, tenzij er sterke redenen zijn voor gezamenlijke bevoegdheid. Dit zorgt voor snelle en efficiënte beslissingen, en vermindert administratieve lasten. Het functioneren van het bestuur moet altijd binnen de bevoegdheid geschieden, en het bestuur dient zich te verantwoorden aan de vergadering van eigenaars.