De juridische en praktische regels voor online vergaderen van VvE’s tijdens de coronacrisis

De corona-pandemie heeft wereldwijd een grote impact gehad op het sociale en economische functioneren van zowel particulieren als organisaties. In Nederland heeft de overheid een reeks maatregelen ingevoerd om de verspreiding van het virus te beheersen, waaronder de tijdelijke verbanning van bijeenkomsten. Voor VvE’s (vereniging van eigenaren) betekent dit dat het traditionele model van fysieke vergaderingen niet altijd haalbaar is. Gelukkig heeft de overheid een noodwet opgesteld die VvE’s in staat stelt om online vergaderen en juridisch bindende besluiten te nemen. Deze noodwet is echter tijdelijk en moet worden vervangen door een eindige wetswijziging, die nog in behandeling is bij de Tweede Kamer.

In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de juridische kaders, praktische uitvoering en toekomstperspectieven van online vergaderen voor VvE’s. De nadruk ligt op de noodwet, de tijdelijke regelgeving, en de voorwaarden die van toepassing zijn bij het organiseren van virtuele vergaderingen. Tevens wordt ingegaan op de actuele ontwikkelingen rondom een wetsvoorstel dat het online vergaderen op lange termijn mogelijk moet maken.

Juridische kaders voor online vergaderen van VvE’s

Traditioneel is de VvE verplicht om een jaarvergadering te houden, waarbij belangrijke besluiten genomen worden over het functioneren en beheer van de woningcorporatie. Deze vergadering is een essentieel onderdeel van de regelgeving van de VvE, die vaak vastligt in de splitsingsakte. Tijdens de coronacrisis zijn echter fysieke bijeenkomsten niet mogelijk, wat leidde tot de invoering van een noodwet.

De Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid

De tijdelijke wet, ook wel bekend als de Coronaspoedwet, is op 22 april 2020 in werking getreden en geldig tot 1 februari 2023. Deze wet biedt VvE’s de mogelijkheid om te vergaderen via digitale middelen, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. De noodwet is ontworpen om het functioneren van VvE’s tijdens de coronacrisis mogelijk te maken, zonder dat fysieke bijeenkomsten nodig zijn.

De noodwet biedt twee opties aan VvE’s: 1. Uitstel van de jaarvergadering met maximaal zes maanden. 2. Online vergaderen met juridisch bindende besluiten.

Deze opties zijn bedoeld om VvE’s de flexibiliteit te geven om besluiten te nemen, ondanks de coronamaatregelen. Het uitstel is een alternatief voor VvE’s die niet in staat zijn om online te vergaderen, of die liever wachten tot de maatregelen versoepeld worden.

Voorwaarden voor online vergaderen

Volgens de tijdelijke wet zijn er een aantal voorwaarden die VvE’s moeten naleven bij het organiseren van een online vergadering:

Oproepingstermijn: De oproepingstermijn die in de splitsingsakte is opgenomen, moet worden nageleefd.
Vragen vooraf: Leden kunnen tot 72 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijke vragen stellen over de agenda-itemen.
Elektronisch communicatiemiddel: De vergadering moet via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgevoerd. Toegestane platformen zijn bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom en vergelijkbare webconferentie-software.
Volwaardige deelname: Digitale deelnemers moeten volwaardig meedoen aan de vergadering, wat betekent dat ze niet alleen mogen stemmen, maar ook mogen discussiëren en vragen stellen.
Identificatie van deelnemers: Ieder lid dat deelneemt aan de vergadering moet worden geïdentificeerd, zodat duidelijk is wie aanwezig is en hoeveel stemmen ieder lid heeft.

Deze voorwaarden zijn ontworpen om zowel juridische bindendheid als functionele deelname te waarborgen. Het is dus geen lichte versie van een vergadering, maar een volwaardige digitale vergadering die vergelijkbaar is met een fysieke bijeenkomst.

Praktijkuitvoering van online vergaderen

De praktische uitvoering van een online vergadering vereist zorgvuldige voorbereiding, zowel juridisch als technisch. Voor VvE’s die voor het eerst online vergaderen, is het belangrijk om rekening te houden met een aantal logistieke en communicatieve aspecten.

Technische voorbereiding

De keuze van een geschikt platform is van groot belang. Het platform moet voldoen aan de volgende eisen: - Beveiliging: Het platform moet voldoen aan de wettelijke eisen rondom privacy en beveiliging van gegevens. - Toegankelijkheid: Het platform moet voor alle leden toegankelijk zijn, ongeacht hun technische expertise. - Betrouwbaarheid: Het platform moet technisch betrouwbaar zijn, met minimaal onderbrekingen.

Voorbeelden van geschikte tools

Voor digitale vergaderingen zijn diverse tools beschikbaar, waaronder: - Microsoft Teams - Zoom Meetings & Chats - Verstek Online (een speciaal ontworpen tool voor VvE’s) - OnlineStemtool.nl, die vooral geschikt is voor digitale stemmingen tijdens vergaderingen.

Het gebruik van dergelijke tools maakt het mogelijk om een vergadering te organiseren die zowel juridisch als praktisch accuraat is. Bovendien bieden deze tools vaak extra functionaliteiten zoals digitale stemming, archiveren van vergaderingen en notitie-opslag.

Communicatie met leden

Een essentieel aspect van een online vergadering is de communicatie met de leden. Het is belangrijk om leden tijdig en duidelijk te informeren over: - Datum en tijdstip van de vergadering - Technische vereisten voor deelname - Agenda en doel van de vergadering - Aanmeldingsprocedures en eventuele voorafgaande vragen

Voor de meeste VvE’s is dit een nieuwe manier van communiceren en vereist het het ontwikkelen van nieuwe processen en workflows. Het is daarom aan te raden om dit proces goed voor te bereiden en bijvoorbeeld testvergaderingen te organiseren.

Juridische bindendheid en het bestuursrecht

Een van de belangrijkste vragen bij online vergaderen is of de besluiten die genomen worden, juridisch bindend zijn. In het kader van de tijdelijke wet is het duidelijk dat online genomen besluiten evenwichtig zijn aan die genomen tijdens een fysieke vergadering. Dit geldt echter alleen zolang de noodwet van kracht is. Sinds 1 februari 2023 is het online vergaderen zonder uitdrukkelijke voorziening in de splitsingsakte niet langer toegestaan.

Verplichtingen van het bestuur

Het bestuur van een VvE draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van de wettelijke regels. Dit betekent dat het bestuur moet controleren of: - De oproepingstermijn is nageleefd - De voorwaarden van de tijdelijke wet zijn voldaan - De besluiten die genomen worden voldoen aan de vereisten van het bestuursrecht

Het bestuur is verder verplicht om de leden op de hoogte te houden van de juridische kaders rondom online vergaderen en eventuele risico’s die kunnen ontstaan bij het niet-naleven van de wettelijke regels.

Actuele ontwikkelingen: het wetsvoorstel voor permanente digitale vergadering

Hoewel de tijdelijke wet inmiddels is verlopen, is er een wetsvoorstel in behandeling bij de Tweede Kamer die de mogelijkheid biedt om online vergaderen op langere termijn mogelijk te maken. Dit wetsvoorstel, ook bekend als de wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen, is bedoeld om VvE’s en andere organisaties de mogelijkheid te geven om digitaal te vergaderen, ook na de coronacrisis.

Belangrijke voorwaarden van het wetsvoorstel

Het wetsvoorstel stelt een aantal belangrijke voorwaarden voor digitale vergaderingen: - Identificatie van ieder lid: Het moet duidelijk zijn wie aanwezig is en hoeveel stemmen ieder lid heeft. - Volwaardige deelname: Digitale deelnemers moeten niet alleen mogen stemmen, maar ook mogen discussiëren en vragen stellen. - Digitale opslag: Het moet mogelijk zijn om de vergadering en besluiten digitaal op te slaan en eventueel te archiveren.

Deze voorwaarden zijn ontworpen om de juridische bindendheid van digitale vergaderingen te waarborgen en te zorgen dat de democratische processen van VvE’s behouden blijven.

Huidige status van het wetsvoorstel

Het wetsvoorstel is sinds 24 december 2024 in behandeling bij de Tweede Kamer. De oorspronkelijke verwachting was dat de wet in werking zou treden op 1 januari 2025. Het lijkt echter onwaarschijnlijk dat dit gebeurt, aangezien de wetswijziging nog moet worden goedgekeurd door beide kamers. De ingangsdatum is voorlopig onbekend, en het is aan te raden om tot die tijd fysieke vergaderingen te houden.

Conclusie

De coronacrisis heeft geleid tot een tijdelijke wetswijziging die VvE’s in staat stelt om online vergaderen en juridisch bindende besluiten te nemen. Deze noodwet is een belangrijke stap in de richting van een modernere en flexibelere manier van bestuursleiding. Echter, sinds 1 februari 2023 is deze mogelijkheid weer ingetrokken, tenzij de splitsingsakte van de VvE expliciet toestaat om digitaal te vergaderen. Voor de meeste VvE’s is het dus nog steeds nodig om fysieke vergaderingen te organiseren, ondanks de coronamaatregelen.

De overheid heeft echter een wetsvoorstel ingediend om de digitale vergadering op langere termijn mogelijk te maken. Dit wetsvoorstel is nu in behandeling bij de Tweede Kamer en biedt hoop op een permanente oplossing voor VvE’s die willen profiteren van de voordelen van digitale bestuursleiding. Tot die tijd is het aan te raden om zowel juridische als technische voorbereidingen te treffen bij het organiseren van vergaderingen.

Voor VvE’s die geïnteresseerd zijn in digitale oplossingen zijn er diverse tools beschikbaar, zoals OnlineStemtool.nl en Microsoft Teams, die geschikt zijn voor digitale vergaderingen en stemmingen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat deze tools voldoen aan de wettelijke vereisten en dat de leden adequaat worden geïnformeerd over de processen.