Inleiding
Het digitale vergaderen door Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) is in de afgelopen jaren een veelbesproken onderwerp geweest, vooral in de context van de coronapandemie. In eerste instantie werd dit mogelijk gemaakt door tijdelijke maatregelen in de wet, die het mogelijk maakten om juridisch bindende besluiten te nemen zonder fysieke bijeenkomsten. Inmiddels is het onderwerp van digitale vergaderingen in de rechtspraak en de praktijk verder uitgewerkt, en is er sprake van een wetsvoorstel dat dit mogelijk maakt op een permanente basis.
In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de juridische, praktische en technische aspecten van digitaal vergaderen door VvE’s, met specifieke aandacht voor de ontwikkelingen in de post-corona periode. De nadruk ligt op de wettelijke kaders, de voorwaarden voor digitaal vergaderen, en de praktijkervaringen van VvE’s tijdens en na de coronacrisis. Hierbij wordt gebruikgemaakt van recente wetsvoorstelgegevens en praktijkvoorbeelden uit de sector.
Juridisch kader voor digitaal vergaderen
Tijdelijke coronamaatregelen
Tijdens de coronapandemie is de Tijdelijke wet maatregelen COVID-19, ook bekend als de coronawet, ingevoerd. Deze wet maakte het mogelijk voor VvE’s om digitale vergaderingen te houden, bijvoorbeeld via videoconferenties of andere elektronische middelen. Deze maatregel was tijdelijk en heeft meerdere keren geleid tot verlengingen. Zo is de coronawet wederom verlengd tot 1 december 2022, waardoor VvE’s tot dat tijdstip konden kiezen of ze fysiek of digitaal wilden vergaderen.
Een belangrijk voordeel van deze tijdelijke maatregel was dat VvE’s konden voorkomen dat belangrijke besluiten niet genomen werden vanwege de onmogelijkheid van een fysieke vergadering. Dit was vooral relevant in de beginfase van de pandemie, waarin reizen en fysieke bijeenkomsten sterk beperkt waren.
Rechtspraak en jurisprudentie
De rechtspraak heeft zich ook georiënteerd op het digitale stemmen door VvE’s. In een zaak uit 2017 heeft de rechtbank Oost-Brabant besloten dat leden in een vergadering van eigenaars hun stem kunnen uitbrengen via een elektronisch communicatiemiddel. In deze zaak was sprake van een wijziging van de splitsingsakte, waarbij vijf leden hun stem digitaal uitbrachten. Vier van hen bevestigden hun stem later per e-mail. Een lid legde een bezwaar aan bij de kantonrechter, omdat uit de statuten en het splitsingsreglement niet duidelijk was dat digitaal stemmen was toegestaan. Toch concludeerde de rechter dat digitaal stemmen toch toelaatbaar was.
Deze jurisprudentie is een belangrijk precedent, omdat het duidelijk maakt dat digitale stemmingen in bepaalde gevallen juridisch bindend kunnen zijn, zelfs als dit niet expliciet in de statuten of het splitsingsreglement staat. Het geeft VvE’s een zekere mate van flexibiliteit, maar ook de verantwoordelijkheid om duidelijk te communiceren over de toegestane vormen van vergadering.
Wetsvoorstel voor permanente toegang tot digitale vergadering
In de post-corona wereld wordt er op zoek gegaan naar permanente oplossingen voor digitale vergadering. Een wetsvoorstel, opgesteld door demissionair minister Weerwind voor Rechtsbescherming, biedt een juridische basis voor volledig digitaal vergaderen voor verschillende rechtspersonen, waaronder VvE’s. Dit wetsvoorstel is bedoeld om de tijdelijke coronamaatregel om te zetten in een permanente regeling.
Het wetsvoorstel is inmiddels in behandeling bij de Tweede Kamer, maar de ingangsdatum is nog niet bekend. De verwachting was eerst dat de wet op 1 januari 2025 zou ingaan, maar dit lijkt niet haalbaar. De nieuwe ingangsdatum is afhankelijk van de behandeling in beide Kamers. Tussen de Tweede Kamer en de Eerste Kamer moet er een draagvlak zijn voor het voorgestelde juridische kader.
Het wetsvoorstel stelt een aantal voorwaarden aan digitaal vergaderen. Zo is het noodzakelijk dat ieder lid geïdentificeerd kan worden, zodat duidelijk is wie aanwezig is en hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. Daarnaast moeten digitale deelnemers mee kunnen doen met de beraadslaging, wat betekent dat ze niet alleen mogen stemmen, maar ook kunnen meedenken, vragen stellen of discussiëren. Dit is belangrijk om te zorgen dat een digitale vergadering een volwaardige vergadering is.
De verwachting is dat het wetsvoorstel binnenkort naar de Tweede Kamer wordt gestuurd, en daarna naar de Eerste Kamer. Wanneer het wetsvoorstel is aangenomen, kan het juridisch kader worden ingevoerd en blijft digitale vergadering mogelijk zonder afhankelijk te zijn van tijdelijke coronamaatregelen.
Praktijkervaringen en uitvoering
Voorbeelden van digitale vergaderingen
Tijdens de coronapandemie zijn VvE’s regelmatig overgegaan op digitale vergaderingen. In sommige gevallen zijn er alternatieven ontwikkeld, zoals de gebruik van videoconferenties en digitale stemsystemen. Een voorbeeld hiervan is VvE Metea, die begin 2020 alternatieven uitwerkte voor digitale vergadering. Ze kozen voor een scenario waarin stemmen digitaal uitgebracht konden worden via Twinq, ondersteund door videobellen via Microsoft Teams. Deze aanpak is vooral succesvol geweest, omdat de deelnemers goed konden communiceren en besluiten konden nemen zonder fysieke aanwezigheid.
Een ander voorbeeld is VvE The Mauritz, die in de post-corona periode een digitale ledenvergadering hield via Microsoft Teams. Hoewel de coronacrisis aan het afzwakken was, koos de VvE toch voor digitale vergadering, omdat dit praktisch en veilig was. De VvE The Mauritz is een nieuwbouwontwikkeling in Den Haag, en tijdens het opstartproces van de VvE zijn er veel vragen geweest van kopers en eigenaren. Door het gebruik van digitale vergaderingen kon de beheerder van de VvE snel en efficiënt reageren op deze vragen, wat bijdroeg aan een gladde opstart.
Technische voorwaarden
Het uitvoeren van digitale vergaderingen vereist technische voorzieningen die zowel veilig als betrouwbaar zijn. Een belangrijke voorwaarde is dat iedere deelnemer geïdentificeerd kan worden, zodat het duidelijk is wie stemt en hoeveel stemmen iemand heeft. Dit kan bijvoorbeeld geregeld worden via een identificatiecode of via e-mailbevestiging. Ook moet het platform waarop de vergadering plaatsvindt, geschikt zijn voor het voeren van een volwaardige discussie, zodat deelnemers niet alleen stemmen, maar ook kunnen meedenken en vragen stellen.
VvE.nl heeft bijvoorbeeld een online vergadermodule ontwikkeld waarbij aan alles is gedacht om de vergadering vlekkeloos te laten verlopen. Denk aan videovergaderen, direct notuleren, presentielijst, actielijst en besluitenlijst. Ook is er de mogelijkheid om digitaal te stemmen. Dit betekent dat VvE’s die fysiek vergaderen toch de voordelen van digitale stemsystemen kunnen benutten, zonder papieren stembriefjes te hoeven uitdelen.
Voorwaarden en draagvlak
Niet alleen de technische voorwaarden zijn belangrijk voor het succesvol uitvoeren van digitale vergaderingen, ook het draagvlak onder de leden of aandeelhouders is van essentieel belang. Voorwaarden voor digitale vergaderingen zijn bijvoorbeeld dat er voldoende draagvlak is onder de leden, en dat deelnemers goed geïnformeerd worden over de toegang tot een digitale vergadering.
In de praktijk betekent dit dat VvE’s vooraf moeten communiceren over de keuze voor digitale vergadering, en ervoor zorgen dat alle leden op de hoogte zijn van de regels en de technische voorzieningen. Dit is belangrijk om te voorkomen dat er verwarring ontstaat of dat leden zich ongemakkelijk voelen bij het gebruik van digitale middelen.
Juridische en praktische uitdagingen
Onzekerheid over rechtsgeldigheid
Hoewel de jurisprudentie laat zien dat digitale stemmingen in bepaalde gevallen juridisch bindend zijn, is er nog steeds onzekerheid over de rechtsgeldigheid van digitale vergaderingen in alle gevallen. Deze onzekerheid is vooral duidelijk na het vervallen van de coronawet in juni 2022. Op 1 juni 2022 verviel de Tijdelijke wet maatregelen COVID-19, behalve voor artikelen 15 en 22. De verlenging tot 1 oktober 2022 gaf VvE’s een beetje meer zekerheid, maar dit betekende ook dat na deze datum nieuwe regels zouden moeten worden opgesteld.
Tot het wetsvoorstel voor permanente digitale vergadering wordt aangenomen, blijft het onduidelijk of digitale vergaderingen zonder fysieke bijeenkomst juridisch bindend zijn. Dit maakt het voor VvE’s belangrijk om goed af te wegen of digitale vergadering het beste kiest in bepaalde situaties.
Technische uitdagingen
Ook op technisch vlak zijn er uitdagingen. Niet iedere VvE heeft de technische infrastructuur of de ervaring om een volwaardige digitale vergadering te organiseren. Dit betekent dat het belangrijk is om vooraf goed te plannen en eventueel hulp in te huren van externe partijen die ervaring hebben met digitale vergaderingen.
Daarnaast zijn er ook privacy- en beveiligingsaspecten te bedenken. Het gebruik van digitale platforms vraagt om aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van de communicatie. Dit is vooral belangrijk in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die geldt voor alle verwerking van persoonsgegevens in de EU.
Conclusie
Digitaal vergaderen door VvE’s is in de afgelopen jaren een veelbesproken onderwerp geweest. Tijdens de coronapandemie is het mogelijk gemaakt via tijdelijke maatregelen, waardoor VvE’s konden voorkomen dat belangrijke besluiten niet genomen werden vanwege de onmogelijkheid van een fysieke vergadering. In de post-corona wereld wordt er op zoek gegaan naar permanente oplossingen, zoals het wetsvoorstel dat momenteel in behandeling is bij de Tweede Kamer.
De jurisprudentie laat zien dat digitale stemmingen in bepaalde gevallen juridisch bindend zijn, maar er is nog steeds onzekerheid over de rechtsgeldigheid van digitale vergaderingen in alle gevallen. Het is daarom belangrijk dat VvE’s goed afwegen of digitale vergadering het beste kiest in bepaalde situaties. Daarnaast zijn er ook technische uitdagingen, zoals het ontbreken van de juiste infrastructuur en de aandacht voor privacy- en beveiligingsaspecten.
In de praktijk is digitale vergadering een waardevolle optie, vooral in situaties waarin fysieke bijeenkomsten niet mogelijk of wenselijk zijn. Het biedt de mogelijkheid om snel en efficiënt besluiten te nemen, zonder dat alle leden fysiek aanwezig hoeven te zijn. Het is echter belangrijk om te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden en voor duidelijke communicatie over de regels en de technische voorzieningen.
Met het wetsvoorstel voor permanente digitale vergadering is er hoop dat digitale vergadering in de toekomst een vaste plek krijgt in de werkwijze van VvE’s. Dit zou betekenen dat VvE’s flexibel kunnen reageren op situaties waarin fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn, en dat besluiten sneller en efficiënter kunnen worden genomen. Tot die tijd is het belangrijk om goed af te wegen welke vorm van vergadering het beste past bij de situatie, en om eventueel hulp in te huren van externe partijen die ervaring hebben met digitale vergaderingen.