Inleiding
In de wijkwoonwoningen (VvE) en de groeiende trend van serviceflats en gemengde woningvormen, speelt het gedeeld voorzitterschap een centrale rol in het functioneren van het bestuur. De beschikbare documenten tonen aan dat het voorzitterschap in VvE’s en samenwerkingsverbanden regelmatig gedeeld wordt tussen partijen of gemeenten, met het oog op efficiëntie, gelijkheid en juridische evenwicht. Het is niet alleen een kwestie van bevoegdheden, maar ook van verantwoordelijkheid, communicatie en samenwerking. De praktijk blijkt echter complexer dan de juridische kaders soms suggereerden, vooral bij schijnsamenwerkingen of bij situaties waarbij de eisen van de doelgroep niet volledig zijn ingevuld in de organisatie.
Deze artikelen uit regelgeving en praktijkvoorbeelden (zoals Aalsmeer-Uithoorn) tonen aan dat het gedeeld voorzitterschap in VvE’s en vergelijkbare samenwerkingsverbanden een zorgvuldige aanpak vereist. Deze artikel wil dieper ingaan op de juridische kaders, de praktische uitdagingen, de verantwoordelijkheden en de rolverdeling in dit kader, met een focus op betrouwbare informatie uit de gegeven bronnen. Het artikel is gericht op (potentiële) woningeigenaren, vastgoedinvesteerders en professionals in de woningbouwsector die zich willen oriënteren op het functioneren van VvE-besturen.
Juridische kaders voor gedeeld voorzitterschap
Verantwoordingsplicht van de voorzitter
In het Reglement van Orde voor algemeen en dagelijks bestuur is duidelijk geregeld dat de voorzitter verantwoording verschuldigd is aan het algemeen en dagelijks bestuur voor het beleid dat hij of zij voert. Dit is bepaald in artikel 27 van de regeling:
"De voorzitter is verantwoording verschuldigd aan het dagelijks en algemeen bestuur voor het door hem gevoerde beleid."
Bij gedeeld voorzitterschap, waarbij de voorzitter wisselt tussen partijen of gemeenten, is de verantwoordingsplicht eveneens verdeeld. In de praktijk betekent dit dat de voorzitter, na twee jaar, wisselt, en de nieuwe voorzitter de verantwoordelijkheid overneemt voor het beleid dat voortkomt uit de besluiten van het vorige bestuur. De voorzitter is verplicht om informatie te verschaffen en deze per halfjaar te doen, zonder dat hiervoor een verzoek is geweest vanuit het bestuur (artikel 26, lid 1).
Tussentijdse wisselingen en vacatures
Als er een vacature ontstaat in het voorzitterschap – bijvoorbeeld door ontslag, overlijden of wisseling – dient het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuwe voorzitter aan te wijzen. Dit is bepaald in artikel 23, lid 4:
"Indien tussentijds een vacature ontstaat in het voorzitterschap, dan wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuwe voorzitter of plaatsvervangend voorzitter aan."
Deze regel is van belang in VvE’s waar het gedeeld voorzitterschap regelmatig wisselt. Het betekent dat er een snelle en juridisch aantoonbare procedure moet zijn om een nieuwe voorzitter aan te wijzen, zonder dat het bestuur gedurende de wisseling in een juridisch onzeker gebied komt.
Stemverdeling en gelijkheid van partijen
In het algemeen bestuur, zoals dat voorkomt in samenwerkingsverbanden zoals Aalsmeer-Uithoorn, geldt een regel dat elke gemeente één stem heeft. Dit is bepaald in artikel 11, lid 2:
"Elke gemeente heeft één stem. De reden hiervoor is dat de voltallige colleges het algemeen bestuur vormen en geen van beide gemeenten kan overheersen als er een ongelijk aantal wethouders is."
Deze regel is van belang bij gedeeld voorzitterschap, omdat het voorkomt dat één partij de overhand krijgt in het bestuur. In de praktijk betekent dit dat besluiten gemaakt moeten worden met een meerderheid, en dat het algemeen bestuur bij gelijke stemmen het voorstel als verworpen beschouwt.
Verantwoordelijkheid bij gedeeld voorzitterschap
Ook bij gedeeld voorzitterschap is de voorzitter verantwoordelijk voor het beleid dat door het bestuur wordt gevoerd. In artikel 21 is bepaald dat de leden van het dagelijks bestuur verantwoording verschuldigd zijn aan het algemeen bestuur, conform het Reglement van Orde. Bij gedeeld voorzitterschap is dit niet anders: de voorzitter is verantwoordelijk voor het beleid, ongeacht of hij of zij tijdelijk of permanent voorzitter is.
Praktijkuitdagingen bij gedeeld voorzitterschap
Organisatie en dagelijkse leiding
In het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn is duidelijk dat het gedeeld voorzitterschap onderdeel is van een bredere samenwerking, waarbij het doel is om de dienstverlening aan burgers te verbeteren. De regeling benoemt in artikel 5 dat het samenwerkingsverband dient als voorbeeld voor andere samenwerkingen binnen de gemeentelijke organisaties.
Bij gedeeld voorzitterschap is het belangrijk dat de organisatie en de dagelijkse leiding van het samenwerkingsverband duidelijk geregeld zijn. In artikel 29 wordt bepaald dat het Hoofd van het Samenwerkingsverband verantwoording verschuldigd is aan het dagelijks bestuur. Dit betekent dat het bestuur, ongeacht wie voorzitter is, steeds een klare leiding heeft.
Juridische evenwicht en bevoegdheden
In VvE’s met gedeeld voorzitterschap kan het gevaar van schijnsamenwerking liggen, waarbij de vorm van samenwerking niet aansluit bij de praktijk. Het Aanjaagteam adviseert daarom om handreikingen op te stellen voor partijen die geschillen hebben binnen de VvE. Deze handreikingen zouden kunnen helpen bij het verantwoorden van het beleid en het beheren van de verantwoordelijkheden bij gedeeld voorzitterschap.
Bijvoorbeeld in de praktijk van serviceflats, waarbij de VvE vaak bestaat uit meerdere partijen, is het belangrijk dat de bevoegdheden van de voorzitter duidelijk zijn en dat deze gelijk verdeeld zijn. In een pilot die wordt uitgevoerd door Platform31 en partners, wordt onderzocht hoe de bevoegdheden en financiële structuur bij serviceflats kunnen worden aangepast om beter aansluiting te vinden bij de eisen van de doelgroep.
Communicatie en samenwerking
Bij gedeeld voorzitterschap is het belangrijk dat er voldoende communicatie is tussen de partijen. In artikel 26, lid 1 staat dat de voorzitter ongevraagd informatie moet geven aan het bestuur per halfjaar. Dit betekent dat er een vaste cyclus is van informatieuitwisseling, waarbij de voorzitter verantwoordelijk is voor het beleid, maar ook de partijen moeten betrokken blijven bij de besluitvorming.
Een uitdaging in de praktijk is dat bij gedeeld voorzitterschap de partijen soms verschillende visies hebben op het beleid. In dergelijke gevallen kan het algemeen bestuur een rol spelen als peilsteen, waarbij het de visies van de partijen onderzoekt en een compromis probeert te bereiken. In het voorbeeld van Aalsmeer-Uithoorn wordt dit ondersteund door het feit dat beide gemeenten gelijkwaardig zijn en dat samenwerking in het algemeen beter werkt dan individuele pogingen.
Praktijkvoorbeeld: Aalsmeer-Uithoorn
Context en samenwerking
Aalsmeer en Uithoorn zijn gemeenten die in een regio liggen tussen grotere gemeenten. De regeling benoemt in artikel 5 dat de samenwerking tussen beide gemeenten een strategische keuze is, om meer invloed te hebben op beleid dat voor de burgers van belang is. De samenwerking is niet alleen gericht op de efficiëntie van dienstverlening, maar ook op digitalisering en het op lange termijn uitvoeren van een Klant Contact Centrum.
In dit kader speelt het gedeeld voorzitterschap een cruciale rol. De regeling benoemt dat de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter wisselen tussen de gemeenten, op basis van een wisseling die iedere twee jaar plaatsvindt. Dit betekent dat de voorzitter om de twee jaar wisselt, en dat er geen enkele gemeente de overhand heeft in het bestuur.
Resultaten en leerkring
De regeling benoemt ook dat er een leerkring is van tien serviceflats die met dezelfde thema’s bezig zijn. Deze leerkring dient als platform voor het delen van ervaringen en voor het verbeteren van de samenwerking. In de piloten van Platform31 en partners wordt onderzocht hoe de bevoegdheden en financiële structuur van serviceflats kunnen worden aangepast, zodat de doelgroep beter wordt gediend.
De resultaten van deze piloten zullen worden gepresenteerd op een eindbijeenkomst voor besturen van serviceflats en andere geïnteresseerden. Ook zal Platform31 de resultaten publiceren in een artikel, wat betekent dat er meer transparantie komt in de praktijk van gedeeld voorzitterschap.
Samenwerking en kostenreductie
Een ander belangrijk aspect van de regeling is dat de samenwerking tussen Aalsmeer en Uithoorn op de lange termijn kan leiden tot kostenreductie. In het document wordt benoemd dat de bundeling van taakvelden na de begininvestering op den duur kan leiden tot minder personeel of minder extra inhuur, of tot het uitvoeren van een groter aantal werkzaamheden met hetzelfde aantal personeel.
Dit betekent dat de samenwerking niet alleen juridisch en beleidsmatig belangrijk is, maar ook economisch. Het gedeeld voorzitterschap speelt hierin een rol, omdat het ervoor zorgt dat beide gemeenten gelijkwaardig zijn in het bestuur, en dat er geen partij overheerst.
Verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de voorzitter
Bevoegdheden
De voorzitter heeft verschillende bevoegdheden, zoals het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde en het doen naleven van het Reglement van Orde. In artikel 2, lid 2 van de regeling staat dat de voorzitter belast is met het leiden van de vergadering en het handhaven van de orde. Dit is belangrijk bij gedeeld voorzitterschap, omdat de voorzitter niet alleen een symbolische rol speelt, maar ook een praktische functie heeft.
Verantwoordelijkheid
De voorzitter is verantwoordelijk voor het beleid dat door het bestuur wordt gevoerd. In artikel 27 staat dat de voorzitter verantwoording verschuldigd is aan het dagelijks en algemeen bestuur voor het beleid. Deze verantwoordelijkheid is niet alleen juridisch verankerd, maar ook praktisch, omdat de voorzitter een rol speelt in de dagelijkse besluitvorming en in de communicatie met externe partijen.
In het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn benoemt artikel 29 dat het Hoofd van het Samenwerkingsverband verantwoording verschuldigd is aan het dagelijks bestuur. Dit betekent dat ook bij gedeeld voorzitterschap de verantwoordelijkheid duidelijk is, en dat er geen juridische onzekerheid is over wie verantwoordelijk is voor welk beleid.
De rol van het Hoofd van het Samenwerkingsverband
Het Hoofd van het Samenwerkingsverband speelt een belangrijke rol bij gedeeld voorzitterschap. In artikel 29 staat dat het Hoofd verantwoording verschuldigd is aan het dagelijks bestuur, en dat het Hoofd in het algemeen en dagelijks bestuur de functie van secretaris heeft. Dit betekent dat het Hoofd een neutrale rol speelt, en dat het de voorzitter niet ondersteunt, maar dat het de besluiten van het bestuur ondersteunt.
Het Hoofd is ook verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie. In artikel 29, lid 4 staat dat het Hoofd belast is met de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie. Dit is belangrijk bij gedeeld voorzitterschap, omdat het ervoor zorgt dat er een constante leiding is, ongeacht wie voorzitter is.
Conclusie
Het gedeeld voorzitterschap in VvE’s en samenwerkingsverbanden is een complexe aangelegenheid die zorgvuldig moet worden aangepakt. De juridische kaders tonen aan dat er regelgeving is om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de voorzitter te bepalen, en dat deze regelgeving ook van toepassing is bij gedeeld voorzitterschap. In de praktijk blijkt echter dat er uitdagingen zijn, zoals het beheren van verschillende visies, het handhaven van de verantwoordelijkheid en het zorgen voor voldoende communicatie tussen de partijen.
Het voorbeeld van Aalsmeer-Uithoorn toont aan dat gedeeld voorzitterschap kan functioneren als onderdeel van een bredere samenwerking, waarbij het belang is om de dienstverlening aan burgers te verbeteren. In dit kader speelt het gedeeld voorzitterschap een cruciale rol, omdat het ervoor zorgt dat beide gemeenten gelijkwaardig zijn in het bestuur.
De piloten die worden uitgevoerd door Platform31 en partners tonen aan dat er ruimte is voor innovatie in de structuur van serviceflats en VvE’s. Deze innovatie kan leiden tot een betere aansluiting bij de eisen van de doelgroep, en tot een efficiëntere samenwerking tussen partijen.
In de toekomst is het belangrijk dat er meer transparantie komt over de praktijk van gedeeld voorzitterschap, en dat er handreikingen worden opgesteld om partijen te ondersteunen bij het beheren van geschillen binnen VvE’s. Dit kan ervoor zorgen dat de samenwerking tussen partijen beter functioneert, en dat de doelgroep beter wordt gediend.