De Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt een centrale rol in het beheer en bestuur van appartementencomplexen. Het is een juridisch statuut dat de eigenaren van appartementen met elkaar verbindt in een collectieve entiteit, waarin besluiten worden genomen over onderhoud, beheer en financiële kwesties. Deze besluitvorming is regelmatig afhankelijk van het behalen van een quorum. Wanneer het quorum niet wordt gehaald, kunnen er rechtsgevolgen en praktische problemen ontstaan. In dit artikel wordt ingegaan op wat er gebeurt bij een quorumgebrek, hoe dit in de praktijk wordt afgehandeld en welke risico’s er zijn voor zowel de VvE als individuele eigenaren.
Inleiding
Een VvE is verantwoordelijk voor de gezamenlijke besluitvorming over het beheer van een appartementencomplex. Een essentieel onderdeel van deze besluitvorming is het behalen van een quorum, wat inhoudt dat een voldoende aantal eigenaren aanwezig is om besluiten te nemen. In veel gevallen is het quorum vastgesteld op de helft van het totale aantal stemmen van de VvE. Wanneer dit niet wordt behaald, zijn er juridische en praktische gevolgen.
De praktijk toont echter aan dat het quorum vaak niet wordt gehaald. Dit kan te wijten zijn aan afwezigheid van belangstelling, organisatieproblemen of onduidelijkheden rondom de procedure. In dit artikel worden de juridische regels, praktijkuitvoering en mogelijke gevolgen van een quorumgebrek besproken, met aandacht voor de invloed op zowel het bestuur als de individuele eigenaren.
Quorumgebrek en het rechtsgeldigheid van besluiten
Definitie en juridische basis
Het quorum is gedefinieerd als het minimumaantal aanwezige stemmen dat nodig is om een besluit in een VvE geldig te maken. Volgens de Appartementenwet is een besluit rechtsgeldig alleen als het quorum wordt gehaald. Als het quorum niet wordt gehaald, kan een besluit toch worden aangenomen, maar dit besluit is dan vernietigbaar. Dit betekent dat het besluit niet onherstelbaar vaststaat en door een kantonrechter kan worden afgewezen indien dat verzoek wordt ingediend.
Een vernietigbaar besluit is dus geldig totdat het vernietigd wordt. Dit is in contrast met een nietig besluit, dat onmiddellijk ongeldig is en geen enkele eigenaar hoeft zich aan te houden. Een besluit is nietig wanneer het in strijd is met de wet, de splitsingsakte of het modelreglement van de VvE.
Gevolgen van een quorumgebrek
Wanneer het quorum niet wordt gehaald, is het mogelijk om een tweede vergadering te organiseren. In deze tweede vergadering is het quorum niet langer vereist. Dit is een gangbare praktijk, zoals uit de bronnen blijkt. De beheerder kan hierbij een fictieve vergadering aanbieden, waarbij de eerste vergadering met een quorumgebrek wordt gevolgd door een tweede vergadering die wel een besluit kan nemen. Dit is echter geen wettelijke verplichting, maar een praktische oplossing die vaak wordt toegepast.
Het is belangrijk om op te merken dat de procedure bij het niet behalen van het quorum moet worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de VvE. Wanneer dit niet het geval is, kan het besluit opnieuw in twijfel worden getrokken. In sommige gevallen is het mogelijk om toch besluiten te nemen over specifieke zaken, zoals die uit artikel 37-5 van MR1992 voortvloeien. Deze bepalen bijvoorbeeld dat kleine wijzigingen in de jaarlijkse begroting kunnen worden gedaan, mits deze niet meer dan tien procent overschrijden of betrekking hebben op uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.
Praktijkuitvoering van de tweede vergadering
De praktijk van het organiseren van een tweede vergadering is in de branche bekend, maar niet altijd zonder risico. Er zijn voorbeelden waarin beheerders de eerste vergadering opzichtig laten mislukken en vervolgens meteen een tweede vergadering organiseren. Hierbij wordt vaak de focus gelegd op het beperken van de deelname van de eigenaren om zo het besluit sneller en eenduidiger door te kunnen drukken.
Een mogelijke complicatie is dat eigenaren die rekening houden met de tweede vergadering, bij de eerste vergadering misschien niet aanwezig zijn. Wanneer het quorum in de eerste vergadering toch wordt gehaald, kan de tweede vergadering niet worden ingeroepen, waardoor eigenaren hun voorbereidingen voor de tweede vergadering voor niets gedaan hebben.
Bovendien is er een juridisch risico als de procedures voor het niet behalen van het quorum niet correct zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. In dat geval kan de wettelijke eis van het Stichtingskadastraal Wetboek (SKW) niet voldaan worden en is het besluit daardoor niet goed onderbouwd.
De rol van de voorzitter en het bestuur
Kiezen van de voorzitter
De voorzitter van de Vergadering van Eigenaars wordt gekozen door de VvE zelf. Deze keuze kan voor onbepaalde tijd zijn of per vergadering worden hersteld. De voorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van de vergadering, het invullen van de notulen en het toezicht houden op de procedure.
Het is essentieel dat de voorzitter zich aan de regels houdt en de wettelijke eisen voor het behalen van het quorum en het vaststellen van de stemverhoudingen naleeft. Wanneer de voorzitter dit niet doet, kan dit leiden tot een vernietigbaar besluit of zelfs tot een nietig besluit.
Het dechargeren van het VvE-bestuur
In sommige gevallen kan het bestuur van de VvE worden dechargeerd. Dit gebeurt wanneer het bestuur niet aan de wettelijke verplichtingen voldoet of als er klachten zijn over het beheer. Het dechargeren van het bestuur is een serieuze stap en vereist het behalen van een gekwalificeerde meerderheid. Het is belangrijk op te merken dat in de Appartementenwet zelf geen sprake is van een gekwalificeerde meerderheid. Deze is zonder wettelijke grondslag in de modelreglementen terechtgekomen en kan daardoor ook opnieuw worden aangepast.
De invloed van het quorum op de besluitvorming
Quorum en stemverhoudingen
De stemverhoudingen in een VvE zijn van groot belang bij de besluitvorming. Wanneer een besluit unaniem moet worden aangenomen, is er vaak sprake van een quorum van 100%. Dit betekent dat alle stemmen aanwezig moeten zijn en dat 100% van de aanwezige stemmen akkoord moet gaan. Wanneer dit niet het geval is, wordt het besluit niet aangenomen.
Niet uitgebrachte stemmen tellen wel mee voor het behalen van het quorum, maar niet voor het bepalen van de meerderheid. Dit betekent dat eigenaren die aanwezig zijn, maar niet stemmen, het quorum kunnen bijdragen, terwijl hun stemmen niet tellen in de uitslag van het besluit.
Stakende stemmen
Een stakende stemming ontstaat wanneer er evenveel stemmen voor als tegen zijn. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat vooraf afspraken zijn gemaakt over hoe een dergelijke situatie moet worden afgehandeld. In de praktijk is het aan te raden om vooraf te bepalen of het besluit dan wordt verworpen of dat er een extra stemming of andere procedure moet volgen.
Praktijkuitvoering en mogelijke problemen
De fictieve vergadering
De fictieve vergadering is een praktijk die in sommige gevallen wordt toegepast wanneer het quorum niet wordt behaald. Hierbij wordt een eerste vergadering georganiseerd waarbij het quorum niet wordt gehaald. Vervolgens wordt meteen een tweede vergadering aangekondigd. In deze tweede vergadering is het quorum niet langer vereist, waardoor besluiten sneller en eenduidiger kunnen worden genomen.
Hoewel deze praktijk in de praktijk gangbaar is, is er wel discussie over de wettelijkheid ervan. In bepaalde gevallen kan het quorumgebrek worden omzeild door het stellen van voorafgaande voorstellen of het vastleggen van procedures in het huishoudelijk reglement. Dit is echter alleen mogelijk als de wettelijke eisen van het SKW zijn voldaan.
Een voorbeeld uit de praktijk laat zien dat beheerders deze fictieve vergadermethode regelmatig toepassen. Dit geeft aan dat het een bekende en herhaalde praktijk is, maar het blijft een omstreden onderwerp binnen de VvE-gemeenschap.
Motivatie en belangstelling van de eigenaren
Een van de hoofdproblemen bij het behalen van het quorum is de afname van motivatie en belangstelling van de eigenaren. In de beginjaren van een VvE is er vaak een grote opkomst bij de vergaderingen, omdat alles nieuw is en de eigenaren nieuwsgierig zijn naar de gang van zaken. Met de tijd neemt deze belangstelling echter af. Eigenaren kunnen dan de verantwoordelijkheid overlaten aan het bestuur, wat kan leiden tot een passieve houding.
Het is belangrijk dat het bestuur zich in deze situatie aan de wettelijke regels houdt, omdat het anders kan leiden tot rechtsproblemen. Het is aan te raden dat het bestuur regelmatig informeert over de besluiten en de procedure, zodat eigenaren betrokken blijven bij het proces.
Conclusie
Het quorum is een essentieel onderdeel van de besluitvorming in een VvE. Wanneer het quorum niet wordt behaald, kan een besluit toch worden aangenomen, maar het is dan vernietigbaar. In de praktijk is het organiseren van een tweede vergadering een gangbare oplossing, maar dit heeft ook juridische en praktische risico’s. Het is belangrijk dat de procedures voor het niet behalen van het quorum correct worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement.
De rol van de voorzitter en het bestuur is essentieel in het leiden van de vergadering en het naleven van de wettelijke eisen. De decharge van het bestuur is een serieuze stap en vereist een gekwalificeerde meerderheid, die niet wettelijk is vastgelegd in de Appartementenwet. Het is daarom aan te raden om duidelijke afspraken te maken over de besluitvorming en de stemverhoudingen.
De motivatie en betrokkenheid van de eigenaren spelen een grote rol in het behalen van het quorum. Het is aan te raden dat het bestuur regelmatig communiceert met de eigenaren en zorgt voor duidelijkheid over de besluiten en de procedure. In dit kader is het belangrijk dat het bestuur zich aan de wettelijke regels houdt en geen informele of onjuiste procedures toepast.