Inleiding
In de complexe wereld van vastgoedbeheer en -bevoegdheden speelt de rol van de betrokken functionarissen een centrale rol. Deze beheerfuncties zijn niet alleen essentieel voor de dagelijkse werking van vastgoedverenigingen (VvE), maar ook voor het naleven van juridische en administratieve eisen. In dit artikel wordt ingegaan op de bevoegdheden en functies van betrokken functionarissen in de beheerstructuur van VvE, met name in verband met de rol van gezamenlijk bevoegde functionarissen. Op basis van de wettelijke en praktische regels, zoals omschreven in de relevante regelingen en modelreglementen, wordt een duidelijk overzicht gegeven van de juridische kaders, processen en praktijkuitvoering van deze bevoegdheden.
De verantwoordelijkheid van gezamenlijk bevoegde functionarissen in een VvE is essentieel voor het naleven van de wettelijke voorschriften. Deelname aan het beheer, benoeming van beheerders of administrateurs, en het uitvoeren van bevoegdheden binnen het kader van een mandaatregister zijn onderwerpen die in dit artikel worden behandeld. Het artikel richt zich specifiek op de rol van deze functionarissen binnen de context van VvE’s, aangevuld met verwijzingen naar relevante regelingen en praktijkuitvoering zoals deze in het materiaal zijn verwerkt.
De Juridische Kaders van Bevoegdheden in VvE’s
1. Benoeming van Beheerders en Administrateurs
Een VvE is een rechtspersoon en kan dus ook een rechtspersoon als beheerder benoemen. Dit betekent dat de VvE haar beheerder, in principe, ook als bestuurder kan benoemen. Feitelijk is het niet van belang of het bestuur uit eigenaars bestaat of uit externe partijen. Zolang er iemand bij de Kamer van Koophandel (KvK) als bestuurder is ingeschreven, voldoet de VvE aan de wettelijke voorschriften.
De benaming "administrateur" en "bestuurder" is in het modelreglement (MR) 1992 gewijzigd. In artikel 41.1 van MR 1992 is vermeld dat het bestuur berust bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd. Over het uitvoeren van de dagelijkse beheerwerkzaamheden zijn in MR 1992 echter nog geen bepalingen vastgelegd. Dit gebeurt pas in MR 2006 en MR 2017, waarin het beheer van de VvE nader wordt geregeld.
In MR 2006 artikel 56 en MR 2017 artikel 6 is vastgelegd dat de vergadering bevoegd is een beheerder aan te stellen. Dit benoemingsrecht is uitgebreid en duidelijk gemaakt in de latere versies van het modelreglement. Hiermee is duidelijk dat de bevoegdheid tot benoeming van een beheerder in de handen van de vergadering ligt, terwijl het bestuur verantwoordelijk is voor het dagelijkse beheer.
2. De Rol van de Raad van Commissarissen
In MR 2006 artikel 57.4 en MR 2017 artikel 62.4 wordt gesproken over de Raad van Commissarissen (RvC), die als toezichthoudend orgaan fungeert. Een lid van de RvC heet commissaris. De RvC is verantwoordelijk voor het controleren van het beleid en het beheer van de VvE. Deze rol is belangrijk om ervoor te zorgen dat de beslissingen van het bestuur en de beheerder in lijn liggen met de wettelijke en administratieve vereisten.
De RvC heeft geen directe beheerbevoegdheden, maar het heeft wel het recht om advies te geven en in sommige gevallen zelfs bindend advies in te winnen bij geschillen tussen betrokken functionarissen. Deze structuur zorgt voor een duidelijke scheidingslijn tussen beheer, bestuur en toezicht.
De Uitoefening van Bevoegdheden: Mandaatregister en Procedure
1. Mandatering van Bevoegdheden
De bevoegdheden van een VvE worden in de praktijk vaak uitgeoefend door bepaalde functionarissen die hiertoe zijn gemandateerd. De uitoefening van deze bevoegdheden wordt bepaald in een mandaatregister, waarin de bevoegdheden zijn vastgelegd en waarin de gemandateerde functionarissen zijn aangewezen.
In artikel 1 van het relevante besluit is vermeld dat de uitoefening van bevoegdheden is opgedragen aan de functionarissen zoals genoemd in het bij dit besluit behorend register. Mandaatverlening is alleen toegestaan aan bepaalde functies, zoals gemeentesecretaris, directeur, directieteam, eenheidsmanagers, afdelingshoofden, clustermanagers en projectleiders. Deze bevoegdheden kunnen onder bepaalde voorwaarden aan hun waarnemers worden overgedragen bij afwezigheid.
Bij bevoegdheden met financiële gevolgen is tevens voorzien in de begroting en is artikel 8 van het besluit van overeenkomstige toepassing. Hiermee is duidelijk dat niet elke functionaris automatisch bevoegd is om zowel administratieve als financiële beslissingen te nemen. De bevoegdheden moeten altijd binnen het kader van de begroting worden uitgeoefend.
2. Toetsing van Bevoegdheden en Functieprofielen
Bij het uitoefenen van bevoegdheden door functionarissen dient een bepaalde procedure te worden gevolgd. De bevoegd leidinggevende beschrijft een functie op basis van de gewenste situatie door middel van elementen zoals werkafspraken, werknaam en ijk-bundel. Deze functieprofielen worden gebruikt om de bevoegdheid te onderbouwen en te motiveren. De bevoegd leidinggevende doet een gemotiveerd voorstel voor het van toepassing verklaren van een functieprofiel.
Het voorstel wordt vervolgens ter toetsing voorgelegd aan één of meer door de gemeentesecretaris of algemeen directeur aangewezen functionarissen. Deze functionarissen toetsen of het voorstel conform het format is opgemaakt en of het voorgestelde functieprofiel voldoende gemotiveerd is. Het resultaat van de toetsing wordt uiterlijk binnen vier weken ter kennis gebracht van de indiener.
Bij een negatief toetsresultaat worden de voorstellen terugverwezen naar de indiener en start het proces opnieuw. Bij geschillen tussen indiener en toetser wordt gezamenlijk een bindend extern advies ingewonnen. Bij een positief toetsresultaat stelt de bevoegd leidinggevende de functiehouder schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn voorgenomen besluit. In dit voornemen wordt de functiehouder gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen op de wijze zoals bedoeld in het relevante lid.
De Rol van Gezamenlijk Bevoegde Functionarissen
1. Benoeming en Mandaat
In de praktijk kan het gebeuren dat bevoegdheden gezamenlijk door meerdere functionarissen worden uitgeoefend. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij bepaalde administratieve of juridische beslissingen waarbij een collectieve beslissing vereist is. De benoeming van gezamenlijk bevoegde functionarissen is in het mandaatregister opgenomen, waarbij duidelijk is aangegeven welke bevoegdheden gezamenlijk worden uitgeoefend.
De bevoegdheden genoemd in het bijgaand mandaatregister worden door de aangewezen functionarissen, verder te noemen gemandateerde(n), uitgeoefend namens het terzake bevoegde bestuursorgaan. Dit betekent dat de uitoefening van deze bevoegdheden niet individueel is, maar collectief, in het kader van een gezamenlijk mandaat.
2. Ondermandaat en Plaatsvervanging
Bij afwezigheid van de aangewezen functionarissen kunnen deze bevoegdheden worden uitgeoefend door hun plaatsvervanger of waarnemer, zoals beschreven in de Criteria inrichting substructuur. Bij afwezigheid van de hiervoor bedoelde plaatsvervanger of waarnemer, wordt de bevoegdheid door de naasthogere functionaris uitgeoefend.
De bevoegde functionarissen kunnen over plaatsvervanging nadere afspraken maken, mits de bepalingen van de mandaatregeling van toepassing zijn. Deze afspraken zijn essentieel voor het voortdurend functioneren van de beheerstructuur, ongeacht de aanwezigheid van individuele functionarissen.
3. Juridische Verantwoordelijkheid
De uitoefening van bevoegdheden door gezamenlijk bevoegde functionarissen brengt met zich mee dat de verantwoordelijkheid voor beslissingen en acties niet ligt bij één individu, maar bij de groep. Dit kan zowel een voordeel als een nadeel zijn. Aan de ene kant zorgt het voor een collectieve beslissing, waarbij meerdere perspectieven worden meegenomen. Aan de andere kant kan het leiden tot onduidelijkheid over wie precies verantwoordelijk is voor een bepaalde beslissing of actie.
Om dit te voorkomen is het belangrijk dat elke functionaris binnen het gezamenlijke mandaat duidelijke instructies en bevoegdheden heeft. Dit wordt verder uitgewerkt in het functieprofiel en in de werkafspraken die zijn vastgelegd bij de benoeming.
Praktijkuitvoering en Beheerproces
1. Het Functieprofiel en Ijk-bundel
Een centraal instrument bij de uitoefening van bevoegdheden is het functieprofiel. Dit profiel bevat een gedetailleerde beschrijving van de functie, inclusief de hoofdtaken, werkmethode, competenties en verwachtingen. Het functieprofiel wordt gebruikt als uitgangspunt bij het toewijzen van bevoegdheden en het bepalen van de verantwoordelijkheden van de functionaris.
Naast het functieprofiel is ook de ijk-bundel een belangrijk instrument. Deze bundel bevat alle door het College vastgestelde generieke en specifieke functieprofielen. De bevoegde leidinggevende maakt gebruik van deze bundel om een passend functieprofiel te kiezen of aan te passen, afhankelijk van de situatie en de gewenste bevoegdheden.
De bevoegde leidinggevende beschrijft een functie op basis van de gewenste situatie door middel van de elementen b t/m f uit het format (zoals opgenomen in bijlage 1 bij deze regeling) in te vullen en doet tevens een gemotiveerd voorstel voor het van toepassing verklaren van een functieprofiel. Dit voorstel wordt vervolgens ter toetsing voorgelegd aan een of meer aangewezen functionarissen.
2. Het Toetsingsproces en Bindend Advies
Het toetsingsproces is een essentieel onderdeel van de bevoegdhedenprocedure. De toetser controleert of het voorstel conform het format is opgemaakt en of het voorgestelde functieprofiel voldoende gemotiveerd is. Het resultaat van de toetsing wordt uiterlijk binnen vier weken ter kennis gebracht van de indiener.
Bij een negatief toetsresultaat worden de voorstellen terugverwezen naar de indiener en start het proces opnieuw. Bij geschillen tussen indiener en toetser wordt gezamenlijk een bindend extern advies ingewonnen. Dit bindend advies is verplicht bij geschillen en zorgt voor een juridisch bindend resultaat.
Bij een positief toetsresultaat stelt de bevoegd leidinggevende de functiehouder schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn voorgenomen besluit. In dit voornemen wordt de functiehouder gewezen op de mogelijkheid tot het indienen van bedenkingen op de wijze zoals bedoeld in het relevante lid.
Conclusie
De bevoegdheden en functies van gezamenlijk bevoegde functionarissen in de beheerstructuur van vastgoedverenigingen (VvE) zijn essentieel voor het functioneren en het naleven van juridische en administratieve eisen. Het benoemen van beheerders, administrateurs en bestuurders, het uitoefenen van bevoegdheden binnen een mandaatregister en het toetsingsproces van functieprofielen vormen een duidelijk juridisch kader voor het beheer van VvE’s.
De rol van gezamenlijk bevoegde functionarissen wordt bepaald door het mandaatregister, waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Deze bevoegdheden kunnen onder bepaalde voorwaarden aan waarnemers of plaatsvervangers worden overgedragen. De toetsing van functieprofielen en het gebruik van bindend advies bij geschillen zorgen voor juridische zekerheid en duidelijkheid in de praktijk.
In het kader van de beheerstructuur van VvE’s is het belangrijk dat functionarissen zich bewust zijn van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dit vermindert het risico op juridische aansprakelijkheid en zorgt voor een efficiënt en transparant beheerproces.