Inleiding
Voor eigenaren van woningen in een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een betrouwbare vastgoedmanager essentieel voor het succesvol beheer van hun collectieve eigendom. Schep VvE Managers is een toonaangevende vastgoedbeheerder die al bijna drie decennia actief is in Nederland en zich heeft gespecialiseerd in het beheer van koopwoningen. Met ruim 35.000 woningen in beheer en een aanwezige organisatie over de hele Randstad en omstreken, biedt Schep VvE Managers een brede range aan diensten die gericht zijn op het verhogen van de waarde, het optimaliseren van het functioneren en het verduurzamen van woningcomplexen.
In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de organisatie, haar diensten, haar strategieën voor verduurzaming en technologische innovaties, en haar rol in de vastgoedsector in Nederland.
Over Schep VvE Managers
Schep VvE Managers is onderdeel van de Schep Groep, die sinds 2021 ook de voormalige organisatie Van 't Hof Rijnland onder haar vlag heeft getrokken. De naamgeving en uitstraling zijn sinds 2023 uniform gemaakt, zodat alle dienstverleners binnen de Schep Groep onder één merk herkenbaar zijn. Johan Schep, algemeen directeur van de Schep Groep, benadrukt dat de mensen centraal staan in de organisatie: "De medewerkers zijn de sleutelfiguren in de dagelijkse interacties met opdrachtgevers, huurders en VvE’s."
Ruim 180 medewerkers werken actief aan de dienstverlening voor woninggebruikers en vastgoedbeheer. Deze medewerkers zijn verspreid over hoofdkantoor Zoetermeer en diverse regiokantoren in Nederland. De organisatie richt zich voornamelijk op de Randstad en de Brabantse stedenrij.
Binnen de Schep Groep zijn diverse proposities actief, waaronder:
- Schep Woningmanagers
- Schep Verhuurmanagers
- Schep VvE Managers
- Schep Nieuwbouwmanagers
- Schep Adviseurs & Datamanagers
Schep VvE Managers richt zich specifiek op het beheer van koopwoningen en is gecertificeerd volgens ISAE 3402 Type II sinds 2012. Deze certificering garandeert een hoog niveau van betrouwbaarheid in de financiële en administratieve procesvoering van de organisatie.
Kernactiviteiten en Diensten
De dienstverlening van Schep VvE Managers omvat een breed spectrum van activiteiten die nodig zijn voor het effectieve beheer van koopwoningen in VvE’s. Deze activiteiten zijn onder te verdelen in vier belangrijke categorieën:
- Commercieel Management
- Technisch & Faciliteitenbeheer
- Financieel & Administratief Beheer
- Verhuuractiviteiten
Naast deze traditionele activiteiten heeft de organisatie in de afgelopen jaren een sterke strategische verschuiving ondergaan naar zowel hospitality management als data management. Deze ontwikkeling is het gevolg van veranderende verwachtingen van opdrachtgevers en VvE’s, die steeds meer inzicht en controle willen hebben over het beheer van hun vastgoed.
Commercieel Management
Binnen het commercieel management houdt Schep VvE Managers zich bezig met het coördineren van VvE-activiteiten, het organiseren van vergaderingen, het opstellen van agenda’s en het faciliteren van besluitvorming. Dit omvat ook de voorbereiding van jaarverslagen en het bijhouden van de VvE-website, indien van toepassing.
Een belangrijk aspect van het commercieel management is het faciliteren van de communicatie tussen VvE’s en woningeigenaren. Dit omvat het organiseren van vergaderingen, het verstrekken van informatie over wettelijke verplichtingen, en het ondersteunen van de raad van beheer in het uitvoeren van hun taken.
Technisch & Faciliteitenbeheer
In het technisch en faciliteitenbeheer is Schep VvE Managers verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan gebouwen en infrastructuur. Dit omvat het onderhouden van technische systemen zoals verwarming, ventilatie en elektriciteit, evenals het beheren van groenruimte en faciliteiten zoals gemeenschapsruimtes en parkeerterreinen.
De organisatie is ook betrokken bij complexere projecten zoals renovaties en verduurzamingsmaatregelen. Een recent voorbeeld is de grootschalige renovatie van het VvE-complex Marshallplein en Prinses Beatrixlaan in Rijswijk. Hierbij is een totaalbedrag van ruim €6,5 miljoen geïnvesteerd, waarbij gebruik is gemaakt van subsidies uit het Nationaal Warmtefonds. De maatregelen omvatten het aandragen van isolatie, het plaatsen van warmtepompen en het afkoppelen van gas, evenals het installeren van zonnepanelen en trippelglas. Deze renovatie illustreert de toewijding van Schep VvE Managers aan verduurzaming en energie-efficiëntie.
Financieel & Administratief Beheer
Het financieel en administratief beheer omvat het bijhouden van boeken, het verwerken van contributies en het opstellen van jaarrekeningen. Schep VvE Managers zorgt voor transparante financiële administratie en faciliteert het besluitvormingsproces binnen VvE’s. De organisatie biedt ook ondersteuning bij het opstellen van begrotingen en het plannen van investeringen, zodat VvE’s goed ingelicht zijn over hun financiële verplichtingen en mogelijkheden.
De ISAE 3402 Type II-certificering van Schep VvE Managers garandeert dat het financieel en administratief beheer op een betrouwbare en professionele manier wordt uitgevoerd. Dit is van groot belang voor VvE’s die verantwoordelijk zijn voor het beheren van collectieve fondsen en het nemen van besluiten over investeringen in vastgoed.
Verhuuractiviteiten
Hoewel Schep VvE Managers zich primair richt op koopwoningen, is de organisatie ook betrokken bij verhuuractiviteiten. In dit opzicht is Schep Verhuurmanagers actief en faciliteert het verhuurproces, inclusief het zoeken naar huurders, het opstellen van huurovereenkomsten en het ondersteunen van huurders in hun verblijf.
Verduurzaming en Energie-Efficiëntie
De focus op verduurzaming is een kernaspect van de strategie van Schep VvE Managers. Het recente project in Rijswijk is een goed voorbeeld van de uitvoering van verduurzamingsmaatregelen. De renovatie omvat het volgende:
- Aanleg van isolatie op zowel de binnen- als buitenkant van de gevels
- Installatie van zonnepanelen op het dak
- Plaatsing van warmtepompen
- Afkoppelen van gas
- Installatie van trippelglas in alle woningen
- CO2-gestuurde ventilatie-systemen
- Aanleg van een voorzetgevel
Deze maatregelen hebben geleid tot aanzienlijke verbeteringen in energie-efficiëntie en comfort voor de bewoners. De investering in dit project is een duidelijk signaal van de toewijding van Schep VvE Managers aan duurzame woningbouw en het verhogen van de kwaliteit van woningvoorraad in Nederland.
Innovatie en Technologie
De organisatie heeft in de afgelopen jaren een sterke focus gelegd op technologische innovaties. Schep VvE Managers heeft gekozen voor het inzetten van Embrace CRM en Portals, wat deel uitmaakt van het ecosysteem van Aareon. Deze keuze is gedaan om de dienstverlening verder te digitaliseren en te personaliseren via een omni-channel communicatiestrategie.
Volgens Bert van Lunteren, CEO van Schep VvE Managers, is het ecosysteem bepalend voor het succes van de organisatie. "Een optimale integratie tussen systemen zorgt voor een goede informatievoorziening richting huurders, opdrachtgevers en ketenpartners. Daarbij is het van belang dat de informatie beide richtingen op kan gaan."
De inzet van Embrace CRM en Portals leidt tot een aantal voordelen:
- Digitalisering van klantprocessen: Door het inzetten van selfservices en automatisering krijgt de organisatie meer focus op uitzonderingen en maatwerk in de dienstverlening.
- Transparantie en controle: Het CRM-systeem geeft medewerkers volledige controle over de klantprocessen en faciliteert transparante communicatie met stakeholders.
- Data-gestuurde beslissingen: Door gebruik te maken van data-driven procesoptimalisaties kan de organisatie efficiënter werken en sneller reageren op veranderingen.
Mark Spiering, directeur van Schep Vastgoed, benadrukt dat het gebruik van Embrace CRM ook een krachtig gereedschap is voor medewerkers. "De medewerkers zijn volledig in control en kunnen beter reageren op de behoeften van de klant. De implementatie betekent een transitie voor onze gehele organisatie."
Samenwerking en Relaties
Schep VvE Managers werkt nauw samen met diverse ketenpartners, zoals bouwbedrijven, technische adviesbureaus en financiële adviseurs. Deze samenwerking is essentieel voor het uitvoeren van complexe projecten zoals de renovatie in Rijswijk. De organisatie plaatst grote waarde op betrouwbare relaties en het delen van kennis en ervaring.
De visie van Schep VvE Managers is "zorgeloos wonen". Deze visie is niet alleen gericht op de bewoners van de woningen, maar ook op de opdrachtgevers en VvE’s. Het doel is om zo veel mogelijk zorg en administratie van de woningeigenaren over te nemen, zodat zij zich kunnen richten op het wonen zelf en niet op het beheer van vastgoed.
Organisatorische Structuur en Werkwijze
Schep VvE Managers is een gedistribueerde organisatie, met kantoren verspreid over Nederland. De hoofdvestiging bevindt zich in Zoetermeer, met regiokantoren in Den Haag, Utrecht en Rotterdam. Deze structuur zorgt voor goede toegankelijkheid en lokaal aanwezige medewerkers die direct betrokken zijn bij het beheer van de woningen.
De organisatie werkt op basis van een klantgerichte en procesgerichte aanpak. Dit betekent dat alle activiteiten zijn uitgelijnd met de behoeften van de opdrachtgevers en VvE’s. De focus ligt op het realiseren van waardebehoedend beheer, waarbij zowel kwaliteit, efficiëntie als duurzaamheid centraal staan.
Toekomstvisie en Doelstellingen
Schep VvE Managers heeft duidelijke doelen voor de toekomst. Deze doelen zijn gericht op het verhogen van de kwaliteit van dienstverlening, het verduurzamen van woningcomplexen en het verder digitaliseren van de organisatie. De organisatie wil haar positie als een van de toonaangevende vastgoedmanagers in Nederland behouden en uitbreiden.
Een van de kernstrategieën is het verdiepen van de samenwerking met technologische partners en ketenpartners. Hierbij speelt de inzet van Embrace CRM en Portals een belangrijke rol. Bovendien is er een sterke focus op het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers en het verbeteren van de klanttevredenheid.
Conclusie
Schep VvE Managers is een toonaangevende vastgoedbeheerder die zich met succes heeft gespecialiseerd in het beheer van koopwoningen in VvE’s. Met ruim 35.000 woningen in beheer en een sterke aanwezigheid over de Randstad en omstreken, biedt de organisatie een brede range aan diensten die gericht zijn op het verhogen van de waarde en het verduurzamen van woningcomplexen.
De organisatie combineert traditionele beheeractiviteiten met moderne technologieën en een sterke visie op zorgeloos wonen. Door het inzetten van CRM-systemen, het uitvoeren van grootschalige renovatieprojecten en het faciliteren van transparante communicatie, zorgt Schep VvE Managers ervoor dat VvE’s en opdrachtgevers goed ingelicht en betrokken worden bij het beheer van hun vastgoed.
Voor eigenaren van woningen in een VvE is Schep VvE Managers een betrouwbare partner die expertise, betrouwbaarheid en innovatie combineert in haar dienstverlening. De organisatie blijft zich richten op de toekomst, met een sterke focus op duurzaamheid, digitalisering en betrokkenheid van stakeholders.