De rol van een notaris bij het opstellen, aanpassen en inschrijven van het huishoudelijk reglement van een Vereniging van Eigenaars (VvE) is essentieel binnen het juridische en administratieve kader van een gemeenschappelijke woningbouwmaatschappij. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de juridische en praktische aspecten van het huishoudelijk reglement, met een nadruk op de betrokkenheid van de notaris, de vereisten voor inschrijving bij het Kadaster, en de rol van het huishoudelijk reglement in het dagelijks functioneren van een VvE.
Inleiding
Een huishoudelijk reglement is een belangrijk instrument voor de goede functie van een VvE. Het bevat regels die het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en soms ook van de particuliere ruimtes reguleren. Het huishoudelijk reglement kan ingeschreven worden in de openbare registers bij het Kadaster, maar dit is niet verplicht. De inschrijving vereist echter het betrokken zijn van een notaris, die een registerverklaring afgeeft en eventueel het reglement indient bij het Kadaster.
In de praktijk is het verstandig om een notaris te betrekken bij het opstellen of aanpassen van een huishoudelijk reglement. Dit niet alleen omwille van de juridische kwaliteit van het document, maar ook om ervoor te zorgen dat de inschrijving bij het Kadaster voldoet aan de wettelijke vereisten. In dit artikel worden de juridische, administratieve en praktische aspecten van het huishoudelijk reglement besproken, met name de rol van de notaris in dit proces.
Wat is een huishoudelijk reglement?
Een huishoudelijk reglement is een regelgeving die wordt opgesteld door de VvE en die regels bevat voor het gebruik van de gemeenschappelijke gedeelten van een woningbouwmaatschappij. Het reglement kan ook ordebepalingen bevatten over het gebruik van de particuliere gedeelten, zoals geluidsoverlast of de opslag van fietsen in het trappenhuis.
Het huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar aan te raden. Het wordt vaak gebruikt om het gedrag van de bewoners te bepalen en te voorkomen dat het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes in de weg zit van anderen. Binnen het reglement kunnen regels worden opgenomen over onder andere:
- Het verbannen van roken in de gemeenschappelijke ruimtes;
- Regels rond geluidsoverlast;
- Het gebruik van gemeenschappelijke parkeergarages;
- De opslag van gemeenschappelijke voorwerpen.
Het huishoudelijk reglement moet in lijn staan met het splitsingsreglement, dat de interne organisatie van de VvE bepaalt. Het huishoudelijk reglement kan met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen worden gewijzigd, wat betekent dat een eenduidige instemming van de meeste eigenaars nodig is.
De rol van het huishoudelijk en splitsingsreglement
Het functioneren van een VvE is sterk afhankelijk van het huishoudelijk en splitsingsreglement. Beide reglementen zijn vastgelegd in de splitsingsakte, die bij de oprichting van de VvE is opgesteld door een notaris. Het huishoudelijk reglement bevat regels voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en het gedrag van de bewoners. Het splitsingsreglement bevat regels voor het beheer van de VvE, zoals de stemrechten van de eigenaren, de aansprakelijkheid van het bestuur en de procedure voor het nemen van besluiten.
De inhoud van deze reglementen bepaalt niet alleen hoe de VvE dagelijks functioneert, maar ook welke maatregelen de VvE mag nemen tegen eigenaars die zich niet aan de regels houden. Bij twijfel over de inhoud of toepassing van de reglementen is het verstandig om advies in te winnen bij een VvE-beheerder of jurist.
Inschrijving van het huishoudelijk reglement bij het Kadaster
Hoewel het huishoudelijk reglement niet verplicht is, is het mogelijk om het in te schrijven bij het Kadaster. Dit heeft het voordeel dat het reglement juridisch bindend wordt en bescherming biedt tegen eventuele geschillen. De inschrijving is echter enkel mogelijk indien het reglement op een van de twee volgende manieren wordt ingediend:
- Het huishoudelijk reglement wordt in overleg met een notaris vastgesteld en vervolgens door die notaris opgenomen in een notariële akte, die bij het Kadaster wordt ingediend.
- De VvE stelt het huishoudelijk reglement zelf op en dient dit samen met een notariële verklaring in bij het Kadaster. De notariële verklaring bevat een verklaring van de notaris dat het huishoudelijk reglement op de juiste wijze tot stand is gekomen.
Het Kadaster weigert de inschrijving van het huishoudelijk reglement indien dit zonder notariële akte wordt ingediend. Bij de inschrijving in de openbare registers is het daarom altijd noodzakelijk dat een notaris betrokken is. In de praktijk is het verstandig om voorafgaand aan het vaststellen van het huishoudelijk reglement contact op te nemen met een notaris, om te weten welke eisen aan de inhoud van het reglement en aan de vaststelling ervan worden gesteld.
Registerverklaring van de notaris
De registerverklaring van de notaris is een essentieel onderdeel van het inschrijvingsproces. Zodra het huishoudelijk reglement is aangenomen, kan het niet direct door het bestuur worden ingeschreven in de openbare registers. Voor de inschrijving dient een notaris eerst een registerverklaring af te geven, zoals voorgeschreven in artikel 31 en 26 van de Kadasterwet.
Middels een registerverklaring geeft de notaris een betrouwbaarheidsoordeel over de mededeling van het bestuur dat de vergadering het besluit tot het vaststellen van het huishoudelijk reglement heeft genomen. Aan de registerverklaring dient door de notaris ook een bewijsstuk te worden gehecht dat het genomen besluit tot het vaststellen van het huishoudelijk reglement voldoende aantoont. In de praktijk zijn dit meestal de notulen van de betreffende vergadering van eigenaars.
Het bestuur van de VvE kan vervolgens met de registerverklaring van de notaris en het nieuwe huishoudelijke reglement het Kadaster verzoeken om deze in te schrijven in de openbare registers. In de praktijk zal de notaris dit namens het bestuur overigens veelal direct bij het Kadaster indienen. Het bestuur kan in de praktijk dus volstaan met het aanleveren van het nieuwe huishoudelijk reglement en de notulen van de vergadering waarin deze zijn vastgesteld bij de notaris.
De rol van de notaris in het opstellen en aanpassen van het huishoudelijk reglement
De notaris speelt een centrale rol bij het opstellen, aanpassen en inschrijven van het huishoudelijk reglement. In het kader van zijn diensten aan VvE's kan een notaris het huishoudelijk reglement controleren, aanpassen of opstellen. Deze diensten zijn bijzonder nuttig voor VvE's die lid zijn van de Vereniging Eigen Huis, die korting krijgen via de Nationale Notaris voor VvE's.
Controleren van het huishoudelijk reglement
Nationale Notaris kan op verzoek van het bestuur van de VvE het huishoudelijk reglement bekijken. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de feitelijke situatie niet meer overeenkomt met de situatie zoals die in het reglement staat. Ook wordt gecontroleerd of het huishoudelijk reglement voldoet aan de juridische eisen. De kosten voor deze dienst zijn afhankelijk van het aantal appartementseigenaren in de VvE. Voor VvE’s met tot 30 appartementseigenaren kost het €400, voor grotere VvE’s €650.
Aanpassen van het huishoudelijk reglement
Voor een aanpassing van het huishoudelijk reglement is een notariële akte nodig. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de omvang van de VvE en de omvang van de aanpassingen. De notaris stelt vooraf een kostenindicatie op, zodat het bestuur weet wat er te verwachten is. De kosten zijn opgenomen in een uurtarief van €185 voor leden van de Vereniging Eigen Huis.
Opstellen van het huishoudelijk reglement
Nationale Notaris kan ook een standaard huishoudelijk reglement opstellen voor een VvE. Dit is een waardevolle dienst, aangezien het opstellen van een juridisch correct en functioneel reglement complex kan zijn. De kosten voor het opstellen van een huishoudelijk reglement bedragen €400 voor leden van de Vereniging Eigen Huis.
Inschrijven van het bestuur bij de Kamer van Koophandel
Bij de oprichting of bij wijzigingen in het bestuur van de VvE is het noodzakelijk om de bestuursleden bij de Kamer van Koophandel (KvK) in te schrijven. Nationale Notaris kan deze taak uit handen nemen, inclusief het bijhouden van het bestuur op de hoogte. De kosten voor deze dienst zijn €200 voor leden van de Vereniging Eigen Huis, exclusief eventuele kosten voor het afgeven van een uittreksel door de Kamer van Koophandel.
Verplichtingen bij het inschrijven van het huishoudelijk reglement
De verplichtingen bij het inschrijven van het huishoudelijk reglement verschillen per splitsingsreglement. Modelreglementen uit 1973, 1983 en 1992 verplichten de VvE niet tot het inschrijven van het huishoudelijk reglement bij het Kadaster. In modelreglementen uit 2006 en 2017 is het bestuur daarentegen verplicht om het vastgestelde huishoudelijk reglement in te schrijven bij het Kadaster. Als het splitsingsreglement niet bepaalt dat het huishoudelijk reglement in de openbare registers moet worden ingeschreven, dan bestaat die mogelijkheid nog wel en mag de vergadering daartoe een besluit nemen.
Nut van het inschrijven van het huishoudelijk reglement
Het inschrijven van het huishoudelijk reglement bij het Kadaster heeft een aantal voordelen. Ten eerste wordt het reglement juridisch bindend, wat betekent dat het in juridische geschillen kan worden aangeroepen. Ten tweede wordt het reglement publiekelijk toegankelijk, zodat potentiële kopers of huurders van appartementen in de VvE kunnen zien welke regels van toepassing zijn. Ten derde biedt het inschrijving een zekere juridische bescherming tegen eventuele schendingen van het reglement.
In de praktijk is het verstandig om het huishoudelijk reglement in te schrijven, met name als de reglementen complex zijn of als er vroeger al geschillen zijn geweest. Het inschrijven helpt om duidelijkheid te creëren over de toepasselijke regels en kan conflicten voorkomen of snel oplossen.
Conclusie
Het huishoudelijk reglement is een essentieel instrument voor de goede functie van een VvE. Het bevat regels voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en kan ook ordebepalingen bevatten over het gebruik van de particuliere gedeelten. Hoewel het huishoudelijk reglement niet verplicht is, is het aan te raden om het te inschrijven bij het Kadaster, met name als het reglement complex is of geschillen kan voorkomen.
De rol van de notaris in het opstellen, aanpassen en inschrijven van het huishoudelijk reglement is essentieel. Een notaris kan het reglement controleren, aanpassen of opstellen, en is verantwoordelijk voor de uitgifte van een registerverklaring, die nodig is voor de inschrijving bij het Kadaster. In de praktijk is het verstandig om een notaris te betrekken bij het vaststellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement, zodat de wettelijke vereisten worden nageleefd en het reglement juridisch bindend wordt.
Door het juiste gebruik van het huishoudelijk reglement en de betrokkenheid van een notaris kan een VvE functioneel en juridisch robuust worden opgebouwd, wat van belang is voor zowel de eigenaars als de bewoners van de woningen in de VvE.