Inleiding
De vorming van een bestuur in een Vereniging van Eendrachtig Eigenaren (VvE) is een fundamentele kwestie bij de organisatie van appartementenbezittersgemeenschappen. De rol van het bestuur is om de dagelijkse administratieve en beheerlijke taken te verzorgen en te zorgen voor goede communicatie met de leden. Het VvE-bestuur is een uitvoerend orgaan dat opdraagt aan de Algemene Ledenvergadering (ALV), waarin besluiten op belangrijke materie worden genomen.
Een veel voorkomende vraag is of het mogelijk is om een VvE-bestuur met een even aantal leden te vormen. Dit artikel biedt een gedetailleerde uitleg over de juridische regels, praktische voor- en nadelen, en de rol van het bestuur in relatie tot beheer. De informatie is gebaseerd op de Modelreglementen 1992 en 2006, relevante vraag- en antwoordforums en praktijkervaringen van grotere VvE’s.
Samenstelling van het VvE-bestuur
Algemene regel: oneven aantal leden
Volgens artikel 28 van het Modelreglement 2006 (MR 2006) dient het VvE-bestuur gevormd te worden door een oneven aantal van één of meer bestuurders. Dit betekent dat een bestuur van bijvoorbeeld 3, 5 of 7 leden wettelijk toegestaan is, maar een bestuur met 2 of 4 leden niet.
De reden achter deze regel ligt in de bescherming van de ALV en het voorkomen van gelijke stemmen bij besluiten. In een bestuur met een oneven aantal is er altijd een meerderheid mogelijk. In een even bestuur kan het bij gelijke stand van zaken tot blokkade komen, wat het bestuur in het onvermogen brengt om besluiten te nemen of taken uit te voeren. Dit zou het functioneren van het bestuur kunnen ontwrichten.
Uitzonderingen en praktijk
In de praktijk zijn er echter situaties waarin een bestuur met een even aantal leden wordt gevormd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer:
- Een VvE niet volledig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK), en dus formeel geen bestuur heeft;
- Een beheerder ook als bestuurder fungeert;
- Er tijdelijke benoemingen zijn gedaan bij ziekte of vertrek van een bestuurslid.
Volgens bron [1], is het aanbevolen om meerdere bestuurders te benoemen, zodat taken verdeeld kunnen worden, er vervanging is bij ziekte en de kans op disfunctioneren kleiner is. Hieruit blijkt dat het aantal bestuurders niet enkel op het oneven-zijn moet worden beoordeeld, maar ook op de functionele mogelijkheden van het bestuur.
Benoeming en ontslag van bestuurders
De benoeming of ontslag van VvE-bestuurders geschiedt door de Algemene Ledenvergadering (ALV). Indien het bestuur uit meerdere personen bestaat, benoemt het uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester (MR 2006). Deze functies kunnen ook op één persoon samenvallen, maar dit is bij grotere VvE’s niet aan te raden.
Het is belangrijk dat de benoeming van het bestuur in de Akte van Splitsing (AvS) of in het statuut is opgenomen. In afwezigheid van een duidelijke benoeming geldt degene die tot splitsing overgaat als bestuurder.
Bestuur en beheer: één of gescheiden?
Rol van bestuur en beheer
Het VvE-bestuur is een dienend orgaan dat taken uitvoert die zijn toegewezen door de ALV. Het bestuur heeft geen leidende rol, maar dient de democratische besluitvorming van de leden. De beheerder is daarentegen een organisatie die de technische, administratieve en financiële zaken verzorgt. In sommige gevallen is de beheerder ook als bestuurder ingeschreven bij de KvK.
Kiezen voor een extern of intern bestuur
In grotere VvE’s is het aan te raden om bestuur en beheer gescheiden te houden, zoals blijkt uit bron [3]. Dit voorkomt concurrerende belangen en zorgt voor een duidelijke scheidingslijn tussen uitvoering en besluitvorming. De ALV benoemt dan een intern bestuur uit de eigenaars, terwijl de beheerder extern wordt ingeschreven.
Een voordeel van een intern bestuur is dat de besluitvorming transparanter is en de leden beter geïnformeerd worden. Een nadeel is dat bestuurders vaak weinig tijd hebben en onervaren kunnen zijn.
Een extern bestuur heeft als voordeel dat het professioneel en onafhankelijk is, maar het nadeel is dat het verre van de leden kan zijn en de besluitvorming minder begrijpelijk voor de leden wordt.
Vraag: mag het bestuur de beheerder opzeggen zonder goedkeuring van de ALV?
Volgens artikel 41 lid 3 MR 1992 is het besluit om een beheerovereenkomst te sluiten een besluit dat door de ALV moet worden genomen. Dit betekent dat het bestuur niet mag besluiten om de beheerovereenkomst op te zeggen, zonder dat de ALV deze beslissing goedgekeurd heeft. De ALV is het hoogste orgaan van de VvE en heeft het recht om besluiten te nemen over het aangaan en beëindigen van beheerovereenkomsten.
Een voorzitter die deze regel genegeert en een beheerovereenkomst per direct opzegt zonder goedkeuring van de ALV, handelt tegen de regels van het Modelreglement in. Dit is een ernstige zaak en kan leiden tot juridische aansprakelijkheid.
Even aantal bestuurders: juridische en praktische kwesties
Juridische regel
Het Modelreglement 2006 stelt duidelijk dat het bestuur een oneven aantal leden moet hebben. Dit is geen wenselijke aanbeveling, maar een wettelijke verplichting. Daarom is het niet toegestaan om een VvE-bestuur met een even aantal leden te vormen, tenzij de statuten van de VvE een andere regeling bepalen. In dat geval moet de regeling in de statuten of de Akte van Splitsing zijn opgenomen.
Praktijk versus regel
In de praktijk zijn er echter situaties waarin een bestuur met een even aantal leden wordt gevormd, zoals bij een tijdelijke benoeming van een extra bestuurslid bij ziekte of bij een overdracht van beheer. Deze situaties worden niet automatisch als onwettig beschouwd, mits de ALV en de KvK het bestuur goedkeuren en de functies duidelijk worden geregeld.
Een belangrijk voorbeeld is wanneer een VvE geen bestuur heeft en de beheerorganisatie als bestuurder is ingeschreven bij de KvK. In dat geval dient het bestuur zich bewust te zijn van de bredere taken die op hem rusten, zoals sociaal beheer en overleg met andere VvE’s in de omgeving (bron [2]).
Gevolgen van een even bestuur
Risico op blokkade
Een bestuur met een even aantal leden brengt het risico op blokkade met zich mee. Bij gelijke stand van zaken kunnen besluiten niet genomen worden, wat het functioneren van het bestuur in het onvermogen brengt. Dit kan leiden tot:
- Vertraging in besluitvorming;
- Onrust onder de leden;
- Mogelijke aansprakelijkheid van bestuurders;
- Noodzakelijke tussenkomst van de ALV.
Praktische voorbeelden
In bron [3] wordt gesproken over een VvE met meer dan 10.000 stemmen en een balans van 1,2 miljoen euro. Deze VvE heeft een MJOP met een budget van 2 miljoen euro. De ALV heeft een bestuur benoemd, maar er is twijfel of het handig is om bestuur en beheer in één (externe) hand te houden.
In dergelijke situaties is het aan te raden om het bestuur intern te benoemen, zodat de ALV directe controle heeft over besluiten. Een extern bestuur kan ook functioneel zijn, mits het goed gecoördineerd is met de beheerder en de leden zijn betrokken bij de besluitvorming.
VvE-bestuur en KvK-inschrijving
Wettelijke verplichting
De VvE is een rechtspersoon en moet zijn bestuur bij de Kamer van Koophandel (KvK) laten inschrijven. Dit is een wettelijke verplichting om de VvE te erkennen als een legale entiteit. Bij de KvK-inschrijving moet het bestuur zijn benoemd en de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn aangegeven.
Aanbeveling
De KvK-inschrijving dient te corresponderen met de benoeming van het bestuur in de statuten of de Akte van Splitsing. Indien de KvK-inschrijving niet correspondeert met de juridische regels, kan dit leiden tot juridische aansprakelijkheid van bestuurders en beheerders.
Conclusie
Het vormen van een VvE-bestuur is een essentieel onderdeel van de organisatie van een appartementenbezittersgemeenschap. Het Modelreglement 2006 stelt duidelijk dat het bestuur een oneven aantal leden moet hebben. Dit is een wettelijke verplichting en niet een wenselijke aanbeveling. Een bestuur met een even aantal leden brengt het risico op blokkade met zich mee en is daarom niet aan te raden.
In de praktijk zijn er situaties waarin een even bestuur wordt gevormd, bijvoorbeeld bij tijdelijke benoemingen of bij het combineren van beheer en bestuur. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat de ALV en de KvK het bestuur goedkeuren en dat de functies duidelijk worden geregeld.
Bij grotere VvE’s is het aan te raden om bestuur en beheer gescheiden te houden, zodat de ALV directe controle heeft over besluiten en de beheerder professioneel functioneert. Het bestuur dient als uitvoerend orgaan en heeft geen leidende rol. Het is belangrijk dat het bestuur duidelijk communiceert met de leden en dat besluiten op democratische en transparante wijze worden genomen.
De ALV is het hoogste orgaan van de VvE en heeft het recht om besluiten te nemen over het aangaan en beëindigen van beheerovereenkomsten. Het bestuur mag deze besluiten niet onafhankelijk nemen, zoals bijvoorbeeld in de gevallen die worden besproken in bron [4]. Het is verstandig om het Modelreglement nauwkeurig te lezen en juridische advies in te winnen bij onzekerheid.
Tot slot is het aan te raden om bij de benoeming van een bestuur te zorgen voor een goed functionerend, betrokken en duidelijk bestuur, zodat de VvE goed kan functioneren en de leden kunnen genieten van een betrouwbare en transparante organisatie.