Inleiding
Voor een kleine Vereniging van Eigenaars (VvE), bijvoorbeeld een VvE met slechts twee appartementen, is het beheer van het gemeenschappelijke domein vaak een uitdaging. Hoewel het juridisch kader in het Burgerlijk Wetboek (BW) voor alle VvE’s geldt, zijn er in recente jaren specifieke maatregelen genomen om kleine VvE’s te ontlasten. Deze ontlasting is niet alleen van belang op administratief en juridisch vlak, maar ook op financieel en praktisch vlak, zoals het opstellen van een jaarrekening.
Deze artikel belicht de juridische en praktische aspecten van het opstellen van een jaarrekening voor een kleine VvE met twee appartementen. Het kader is ontworpen om het juridische en administratieve gewas van kleinere VvE’s te verlichten, zonder dat dit ten koste gaat van de belangen van de eigenaars of het juridisch kader.
Juridisch kader voor kleine VvE’s
Wettelijke vereisten en ontlastingsmaatregelen
De huidige wettelijke regeling voor VvE’s is in 1952 opgenomen in het Burgerlijk Wetboek en heeft sindsdien meerdere wijzigingen ondergaan. In de praktijk zijn er ongeveer 50.000 VvE’s met maximaal twee appartementsrechten en ongeveer 42.250 VvE’s met drie tot vijf appartementsrechten. Deze VvE’s vallen vaak onder de categorie van ‘kleine VvE’s’.
Een van de kernproblemen binnen kleine VvE’s is het gebrek aan professionalisering en de beperkte mogelijkheid om functies binnen de VvE te verdelen. Daarom zijn er in de wet recentelijk maatregelen genomen om deze VvE’s te ontlasten. Zo is bijvoorbeeld artikel 2:10 lid 2 en artikel 2:48 BW van toepassing geëlimineerd op zeer kleine VvE’s met maximaal drie appartementen die gebruikt worden als zelfstandige woningen.
Deze ontlastingsmaatregelen zijn bedoeld om te voorkomen dat kleine VvE’s verstrikt raken in juridische en administratieve complexiteit, terwijl het aantal eigenaars beperkt is en de mogelijkheid om professioneel beheer te organiseren gering is. De focus ligt op vereenvoudiging, zowel van de boekhouding als van de verslaglegging, om zowel de administratieve lasten als de financiële verantwoordelijkheid voor de eigenaars te verminderen.
Modelreglement voor kleine VvE’s
Het Modelreglement bij Splitsing in Appartementsrechten kleine VvE 2021 (MR 2021) is een speciaal ontworp dat gericht is op de behoeften van kleine VvE’s. Dit modelreglement is bedoeld voor VvE’s met 2 tot 3 appartementen, maar is ook bruikbaar voor iets grotere VvE’s tot 5 appartementen. Het modelreglement is eenvoudiger dan standaard modelreglementen en bevat een aantal specifieke aanpassingen die het voor de eigenaars makkelijker maken om de regelgeving te hanteren.
Bijvoorbeeld, in het MR 2021 zijn artikelen weggelaten die niet nodig zijn bij kleine VvE’s, zoals zaken die al in de wet zijn geregeld. Ook is het besluitvormingsproces vereenvoudigd: alle besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen, wat in kleine VvE’s vaak hetzelfde is als unanimiteit. Bij gelijke stemmingen neemt een deskundige een bindend besluit.
Een andere belangrijke aanpassing is dat in het MR 2021 een opsomming staat van wat niet gemeenschappelijk is, in plaats van wat wel gemeenschappelijk is. Deze aanpak maakt het duidelijker voor de eigenaars wat hun individuele verantwoordelijkheid is.
Praktijk van jaarrekening in kleine VvE’s
Vereenvoudiging van boekhouding en verslaglegging
Bij kleine VvE’s met twee appartementen is het vaak niet haalbaar om een kascommissie te vormen om de jaarrekening te controleren. Daarom bevat het MR 2021 een regeling waarbij de verplichting tot kascontrole vervalt als de jaarrekening unaniem wordt goedgekeurd. Deze vereenvoudiging is van groot praktisch belang, omdat het de administratieve lasten voor de eigenaars aanzienlijk vermindert.
De boekhouding en verslaglegging zijn daarnaast vereenvoudigd om het voor de eigenaars en eventuele beheerders makkelijker te maken. Dit betekent dat het aantal benodigde documenten en de complexiteit van de administratie verminderen, wat vooral van toepassing is op VvE’s waarin geen professionele beheerder aanwezig is.
Jaarrekening en kascontrole
Volgens het MR 2021 is het mogelijk dat de jaarrekening niet langer per se gecontroleerd hoeft te worden door een kascommissie, mits deze unaniem wordt goedgekeurd door de eigenaars. In een VvE met slechts twee appartementen betekent dit dat beide eigenaars moeten instemmen met de jaarrekening. Als dit gebeurt, is de kascontrole niet langer verplicht.
Dit is een belangrijke vereenvoudiging, omdat het het administratieve gewas voor kleine VvE’s vermindert. Bovendien vermijdt het risico op juridische complicaties door het ontbreken van een kascommissie.
Een belangrijk nadeel van deze regeling is dat er minder controle is op de financiële administratie. In grotere VvE’s wordt de jaarrekening vaak gecontroleerd door een externe partij, wat extra transparantie biedt. In kleine VvE’s is deze externe controle niet altijd mogelijk of nodig, maar het is wel belangrijk dat beide eigenaars goed informeerd zijn over de financiële situatie van de VvE.
Praktische oplossingen bij onbereikbaarheid van eigenaar
In een VvE met twee appartementen kan het gebeuren dat één van de eigenaars niet bereikbaar is of nergens aan meewerkt. In het MR 2021 is een regeling opgenomen die een oplossing biedt in dergelijke gevallen. Deze regeling is bedoeld om ervoor te zorgen dat de VvE niet stilvalt door het ontbreken van een actieve eigenaar.
De oplossing kan bijvoorbeeld bestaan uit een tijdelijke benoeming van een voogd of een tijdelijke beheerder die in het midden treedt om de noodzakelijke besluiten te nemen. Dit is een belangrijk mechanisme om de continuïteit van de VvE te waarborgen, ook in moeilijke situaties.
Juridische en praktische aspecten van jaarrekening
Juridische verantwoordelijkheid
In de huidige wetgeving is het de VvE verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Deze jaarrekening moet inzicht geven in de financiële situatie van de VvE, inclusief inkomsten, uitgaven en eventuele schulden. In een kleine VvE met twee appartementen is het de verantwoordelijkheid van de eigenaars om ervoor te zorgen dat deze jaarrekening opgesteld wordt.
In het MR 2021 is de kascontrole vereenvoudigd, maar de verantwoordelijkheid om een jaarrekening op te stellen en deze aan de eigenaars te voorleggen blijft liggen bij de VvE. Dit betekent dat ook in kleine VvE’s de jaarrekening een essentieel onderdeel is van het functioneren van de VvE.
Praktische uitvoering
Het opstellen van een jaarrekening in een kleine VvE met twee appartementen kan op verschillende manieren gebeuren. In sommige gevallen is er een professionele beheerder betrokken, die ook de administratie verzorgt. In andere gevallen moet de jaarrekening door de eigenaars zelf worden opgesteld, bijvoorbeeld met behulp van boekhoudsoftware of een professionele accountant.
De vereenvoudigde regeling in het MR 2021 maakt het mogelijk dat de jaarrekening direct door beide eigenaars wordt goedgekeurd, zonder dat er een externe kascommissie nodig is. Dit is een belangrijke praktische oplossing, omdat het het administratieve werk voor de eigenaars vermindert en het proces transparant houdt.
Een andere praktische oplossing is dat de eigenaars overeen kunnen komen dat één van hen de administratie voornamelijk verzorgt. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de jaarrekening of het beheer van gemeenschappelijke kosten. Deze oplossing is in het MR 2021 niet expliciet genoemd, maar het is een praktische aanpak die in de praktijk vaak voorkomt.
Invloed op duurzaamheid en verduurzaming
Duurzaamheidsdoelstellingen en kleine VvE’s
Een van de belangrijke uitdagingen voor VvE’s in Nederland is de verduurzaming van de woningbouw. Deze doelstelling is ook van toepassing op kleine VvE’s, hoewel deze vaak meer moeilijkheden ondervinden bij het realiseren van duurzaamheidsprojecten.
In het MR 2021 is rekening gehouden met deze uitdaging. De vereenvoudiging van de administratie en het besluitvormingsproces maakt het voor kleine VvE’s makkelijker om aan duurzaamheidsprojecten mee te doen. Hoe minder bureaucratie er is, hoe minder belemmeringen er zijn voor het starten van verduurzamingsprojecten.
Bijvoorbeeld, in een kleine VvE met twee appartementen is het vaak mogelijk om consensus te bereiken over een verduurzamingsproject, zoals het vervangen van de boiler of het isoleren van het dak. De vereenvoudigde besluitvorming in het MR 2021 maakt het makkelijker om dergelijke projecten snel te beslissen en uit te voeren.
Juridische en praktische beperkingen
Beperkingen van het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement is een document dat regelgeving bevat over het dagelijks functioneren van de VvE, zoals de beperkingen op het gebruik van de woningen of het verbod op verhuur aan bepaalde partijen. In kleine VvE’s is het huishoudelijk reglement vaak minder gedetailleerd dan in grotere VvE’s.
Het is belangrijk om te onthouden dat bepaalde beperkingen, zoals het verbod op kamerverhuur of het verbod op verhuur aan begeleid wonen, alleen in het splitsingsreglement opgenomen mogen worden. Als deze beperkingen in het huishoudelijk reglement worden opgenomen, zijn ze niet rechtsgeldig. Dit is een belangrijke juridische grens die moet worden geëerbiedigd.
Beperkingen van het modelreglement
Het MR 2021 is ontworpen als een vereenvoudigd modelreglement voor kleine VvE’s, maar het heeft ook beperkingen. Bijvoorbeeld is het modelreglement niet bedoeld voor hoofdsplitsingen, die vaak uit slechts enkele appartementen bestaan. Dit is ook duidelijk gesteld in artikel 4 van het MR 2021, waarin de bevoegdheid tot ondersplitsing uitgesloten is.
Daarnaast is het MR 2021 geen vaste oplossing, maar eerder een aanpassingsmodel dat specifiek gericht is op de behoeften van kleine VvE’s. De regeling is bedoeld om te voorkomen dat kleine VvE’s te veel juridische en administratieve lasten moeten dragen.
Conclusie
In kleine VvE’s met twee appartementen is het opstellen van een jaarrekening een essentieel onderdeel van het functioneren van de VvE. Hoewel de wettelijke regels voor alle VvE’s hetzelfde zijn, zijn er specifieke maatregelen genomen om kleine VvE’s te ontlasten. Deze maatregelen zijn gericht op vereenvoudiging van de boekhouding, de besluitvorming en de verslaglegging.
Het Modelreglement voor kleine VvE’s (MR 2021) speelt een belangrijke rol in deze ontlasting. Het bevat een aantal specifieke aanpassingen die het voor de eigenaars makkelijker maken om de regelgeving te hanteren. Bovendien is er een regeling opgenomen die ervoor zorgt dat de VvE niet stilvalt in geval van onbereikbaarheid van een eigenaar.
De vereenvoudiging van de jaarrekening en het ontbreken van een kascommissie is een praktische oplossing die het administratieve gewas vermindert. Deze oplossing is vooral van toepassing in kleine VvE’s waarin het aantal eigenaars beperkt is en waarin het niet altijd mogelijk is om een professionele beheerder aan te sturen.
In de praktijk blijkt dat de vereenvoudigde regelingen en het MR 2021 een belangrijke bijdrage leveren aan de functioneringscapaciteit van kleine VvE’s. Deze VvE’s kunnen zo beter functioneren en sneller besluiten nemen over belangrijke kwesties, zoals verduurzamingsprojecten of het beheer van gemeenschappelijke kosten.