De VvE-vergadering van eigenaars is een fundamenteel onderdeel van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Deze vergadering fungeert als het democratisch orgaan waarin alle eigenaren gezamenlijk besluiten nemen over het beheer, onderhoud en verbetering van het gemeenschappelijke deel van een appartementencomplex. In dit artikel worden de wettelijke regels, praktijkvoorbeelden en juridische uitspraken behandeld die betrekking hebben op de toegang tot deze vergadering. In het licht van de vraag of een eigenaar telefonisch aanwezig kan zijn op zo’n vergadering, zullen we onderzoeken wat de huidige stand van zaken is, wat de bevoegdheden zijn van de eigenaars en hoe de praktijk zich ontwikkelt in het licht van modernere communicatiemogelijkheden.
Toegang tot de vergadering: Wettelijke bepalingen
Volgens artikel 5:127 van het Burgerlijk Wetboek heeft iedere eigenaar recht op toegang tot de vergadering van eigenaars. Deze bepaling is ook verwerkt in de modelreglementen van de VvE. In het Modelreglement 2006 is hier een toelichting op toegevoegd. Hierin staat dat ieder eigenaar en zijn eventuele gevolmachtigde een jurist of accountant mag meenemen naar de vergadering. Dit betekent dat een eigenaar zelf of via een gevolmachtigde kan meebeslissen, maar dat hij of zij ook fysiek aanwezig mag zijn tijdens de vergadering.
De toegang tot de vergadering is uitsluitend voorzien voor eigenaars. Gebruikers en huurders mogen volgens deze regels niet aanwezig zijn tijdens een vergadering van eigenaars. Dit is ook bevestigd in rechtspraak. De rechtbank Amsterdam oordeelde in 2018 dat de bevoegdheid van een eigenaar om aan de vergadering deel te nemen een fundamenteel recht is, maar dat er uitzonderingen mogelijk zijn bij het ontsteken van wanordelijkheden. In een dergelijke situatie kan het VvE-bestuur, met besluit van de vergadering, een eigenaar de toegang tot de vergadering ontzeggen voor een bepaalde periode. Dit gebeurde in een concrete zaak waarin een eigenaar fysiek geweld had gebruikt tijdens een vergadering. Het bestuur besloot om hem gedurende één jaar van de vergadering te verbannen. De rechtbank bevestigde dat dit in bepaalde gevallen mogelijk is, maar benadrukte ook dat dit niet willekeurig kan geschieden.
De praktijk van de vergadering: Agenda, formaliteiten en besluiten
In de praktijk wordt de vergadering van eigenaars minstens één keer per jaar gehouden. Bij grote onderhoudsprojecten of bij het initiëren van verbeteringen kan deze vergadering vaker georganiseerd worden. De uitnodiging voor een vergadering, ook wel convocatie genoemd, moet schriftelijk plaatsvinden en moet de datum, tijd en locatie van de vergadering bevatten. Deze convocatie is wettelijk verplicht en vormt de basis voor een rechtsgeldige vergadering.
Een eigenaar heeft het recht om een schriftelijk voorstel in te dienen voor de agenda van de vergadering. Dit voorstel dient volledig en duidelijk te zijn, omdat het anders kan worden afgekeurd of uitgesteld. Mondelinge voorstellen worden niet geagendeerd, omdat ze niet door alle eigenaren kunnen worden bestudeerd voordat er over beslist wordt.
Bij oudere of kleinere VvE’s kan het voorkomen dat een eigenaar een ernstig probleem in de gemeenschappelijke ruimte detecteert, terwijl de rest van de eigenaren niet bereid is dit aan te kaarten. In dergelijke gevallen is het aan te raden om een schriftelijk voorstel in te dienen, onderbouwd met bewijsmateriaal zoals foto’s, offertes of rapporten. De vergadering van eigenaars is dan verantwoordelijk om over dit voorstel te beslissen.
De rol van de VvE-beheerder
De VvE-beheerder speelt een centrale rol in het dagelijks functioneren van de Vereniging van Eigenaren. Deze beheerder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes, het afhandelen van meldingen van schades of defecten en het innen van de VvE-bijdrage. De beheerder communiceert regelmatig met de bewoners en zorgt voor een transparante en efficiënte administratie.
In sommige VvE’s wordt deze taak uitgevoerd door VvE-coördinatoren, die beschikbaar zijn via telefoon of digitale kanalen. Deze coördinatoren werken nauw samen met het bestuur van de VvE en de bewonerscommissie om ervoor te zorgen dat alle partijen op de hoogte zijn van de stand van zaken. De VvE-beheerder is ook verantwoordelijk voor het organiseren van de vergaderingen van eigenaars, inclusief het opstellen van de agenda en het bijhouden van notulen.
Toegang tot de vergadering: Telefonisch deelname mogelijk?
De vraag die in deze context opdukt is of een eigenaar telefonisch aanwezig kan zijn op een VvE-vergadering. In de meeste gevallen is de toegang tot de vergadering fysiek benodigd. Dit is ook wat blijkt uit de rechtspraak en de wettelijke bepalingen. De juridische grondslag voor de toegang tot de vergadering van eigenaars is namelijk gericht op fysieke aanwezigheid. Dit betekent dat telefonisch deelname niet expliciet is toegestaan, tenzij de VvE dit in haar reglementen of regels vooraf heeft bepaald.
De wettelijke bepalingen, zoals artikel 5:127 van het Burgerlijk Wetboek, spreken niet over digitale of telefonische toegang. De toegang tot de vergadering is dus in de praktijk meestal beperkt tot fysieke aanwezigheid. Dit geldt ook voor gevolmachtigden, die in de meeste gevallen zelf ook fysiek aanwezig moeten zijn tijdens de vergadering.
Er zijn echter wel enkele praktijkvoorbeelden waarin telefonisch deelname is toegestaan. Dit komt vooral voor in situaties waarin een eigenaar ziek is of uitgezonderde omstandigheden heeft. In dergelijke gevallen kan het bestuur van de VvE een uitzondering maken, mits dit op voorhand duidelijk geregeld is in de reglementen van de VvE of in een aparte afspraak.
Het is ook mogelijk dat een eigenaar een gevolmachtiging heeft afgegeven aan een andere persoon of juridisch kabinet, die dan in zijn plaats op de vergadering verschijnt. Dit is echter een andere situatie dan telefonisch deelname, aangezien de gevolmachtigde fysiek aanwezig moet zijn. De volmacht is in dit geval een juridisch instrument dat de bevoegdheid overdraagt, niet de fysieke aanwezigheid.
Praktijkuitdagingen en conflictvoorkoming
Tijdens VvE-vergaderingen kunnen conflicten voorkomen, zoals in een bekende zaak waarin een eigenaar tijdens een vergadering fysiek geweld had gebruikt. In dergelijke gevallen kan het VvE-bestuur een besluit nemen om de toegang tot de vergadering tijdelijk te ontzeggen. De rechtbank bevestigde in deze zaak dat dit mogelijk is, maar benadrukte ook dat de beslissing moet worden genomen door de vergadering zelf en niet willekeurig door het bestuur.
In andere gevallen kan het voorkomen dat een eigenaar meent dat er een gevaarlijke situatie is in het gemeenschappelijke deel van het appartementencomplex, maar de rest van de eigenaren is niet bereid dit aan te kaarten. In dergelijke gevallen is het belangrijk om een schriftelijk voorstel in te dienen met bewijsmateriaal. Dit voorstel kan vervolgens worden besproken tijdens de vergadering, waarbij alle eigenaren gezamenlijk een besluit kunnen nemen.
Het is ook mogelijk dat een eigenaar een gevolmachtiging heeft afgegeven aan een juridisch kabinet of accountant, die dan op zijn of haar plaats deelneemt aan de vergadering. In dit geval is de fysieke aanwezigheid van de gevolmachtigde vereist, en is telefonisch deelname niet mogelijk.
Conclusie
De toegang tot de VvE-vergadering van eigenaars is een fundamenteel recht dat in het Burgerlijk Wetboek is vastgelegd. Iedere eigenaar heeft recht op fysieke toegang tot deze vergadering, en de vergadering dient minstens één keer per jaar te worden gehouden. De toegang is uitsluitend voorzien voor eigenaars, niet voor gebruikers of huurders.
De vraag of een eigenaar telefonisch aanwezig kan zijn op een VvE-vergadering is in de praktijk niet standaard mogelijk. De juridische bepalingen spreken niet over telefonische toegang, en de meeste VvE’s hanteren reglementen die fysieke aanwezigheid vereisen. In uitzonderlijke gevallen kan een eigenaar een gevolmachtiging afgeven aan een ander persoon of juridisch kabinet, die dan op zijn of haar plaats deelneemt aan de vergadering.
De VvE-beheerder speelt een cruciale rol in het organiseren van de vergadering en het afhandelen van meldingen van defecten of schades. Het is belangrijk dat de beheerder efficiënt communiceert met de bewoners en dat de administratie transparant is.
In geval van conflicten of wanordelijkheden tijdens de vergadering kan het VvE-bestuur een besluit nemen om de toegang van een eigenaar tijdelijk te ontzeggen. Dit dient echter te geschieden via een besluit van de vergadering zelf en niet willekeurig.
In het licht van moderne communicatiemogelijkheden is het mogelijk dat toekomstige reglementen of wetgeving telefonische of digitale deelname aan VvE-vergaderingen toestaan, maar op dit moment is dit niet wettelijk verankerd.