Inleiding
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een rechtspersoon die is opgericht om de gemeenschappelijke belangen van appartementseigenaars in een woning te behartigen. De VvE speelt een essentiële rol in de beheersing en onderhoudsorganisatie van het appartementengebouw. In de praktijk is het voor een VvE niet altijd eenvoudig om een actief bestuur op te zetten, vooral in kleinere woningbouwprojecten. In dergelijke gevallen kan het handig zijn om te overwegen of een VvE-lid als bestuurder kan worden benoemd of, bijvoorbeeld, een bestuurde machtiging kan geven.
De vraag die centraal staat in dit artikel is: kunt u als lid van een VvE machtigen voor bestuursaangelegenheden? En, als dat mogelijk is, hoe verloopt het proces en wat zijn de juridische en praktische gevolgen daarvan?
Op basis van de regels zoals vastgelegd in de splitsingsakte, splitsingsreglementen, en relevante wettelijke kaders zoals het Modelreglement (MR) 1992, MR 2006 en MR 2017, kan worden geconcludeerd dat het mogelijk is om als VvE-lid machtiging te geven aan een bestuurde, mits bepaalde voorwaarden zijn vervuld. In dit artikel worden deze mogelijkheden in detail toegelicht, evenals de rol van beheerders, het verschil tussen bestuur en beheer, en de invloed van moderne wettelijke veranderingen zoals de verplichte inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK).
De rol van het bestuur en de beheerder in een VvE
Het bestuur van de VvE
Het bestuur van een VvE is een juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de dagelijkse besluitvorming en het algemene beheer van de VvE. Volgens MR 1992 Artikel 41.1 ligt het bestuur bij één of meerdere bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars benoemd worden door de vergadering. In dit modelreglement is echter nog geen regeling opgenomen voor de dagelijkse beheeractiviteiten, zoals handhaving van leefregels of het beheren van gemeenschappelijke delen. Pas bij MR 2006 en MR 2017 zijn duidelijke regels opgenomen over het beheer van de VvE, inclusief de mogelijkheid om een beheerder aan te stellen (MR 2006 Artikel 56, MR 2017 Artikel 6).
Bij MR 2006 Artikel 57.4 en MR 2017 Artikel 62.4 is ook het begrip “Raad van Commissarissen” genoemd, afgekort tot RvC. Dit is het toezichthoudende orgaan binnen de VvE, en een lid van de RvC heet commissaris. Deze instelling is echter vooral van toepassing in grotere of complexere VvE’s.
De beheerder
Een beheerder kan worden aangesteld door de vergadering om dagelijks beheerwerk te doen, zoals administratie, technische beheeractiviteiten en handhaving. Het verschil tussen een beheerder en een bestuurder is dat de beheerder zich vooral bezighoudt met operationele taken, terwijl het bestuur verantwoordelijk is voor strategische beslissingen en juridische verantwoordelijkheden.
De beheerder kan zelfs benoemd worden als bestuurder bij de Kamer van Koophandel (KvK), wat in de praktijk vaak het geval is bij kleinere VvE’s. In dat geval dient de VvE zich te realiseren dat een beheerder meer verantwoordelijkheden draagt dan enkel het beheren van de gemeenschappelijke delen. Een beheerder moet bijvoorbeeld ook sociaal beheer doen en overleg met andere VvE’s in de omgeving kunnen, wat extra werkzaamheden met zich meebrengt (bron 1).
Machtiging van een bestuurde binnen de VvE
Wat is machtiging?
Machtiging binnen de context van een VvE verwijst naar de mogelijkheid om een bepaald lid van de VvE te laten vertegenwoordigen bij vergaderingen of om bepaalde bestuursaangelegenheden op te nemen in zijn of haar besluitvorming. In dit kader is het belangrijk om te onderscheiden tussen volmacht en machtiging.
Volmacht betreft in het algemeen de bevoegdheid om namens iemand anders juridische besluiten te nemen, zoals bij de overdracht van vertegenwoordiging bij de KvK. Machtiging daarentegen verwijst meestal naar de toestemming om bij een vergadering voor een ander te stemmen of om bepaalde activiteiten uit te voeren op naam van een ander.
Machtigen voor vergadering en stemmen
In het kader van een VvE is het mogelijk om een ander lid machtiging te geven om bij een vergadering voor je te stemmen. Bron 4 legt uit dat, tijdens een vergadering, een eigenaar die niet aanwezig kan zijn, een andere eigenaar kan machtigen om namens hem te stemmen. Dit is een veelvoorkomende praktijk, vooral bij grotere VvE’s waar het moeilijk is om alle eigenaren aanwezig te krijgen.
De machtiging dient schriftelijk te zijn en moet duidelijk vermelden welke aantallen stemmen het gemachtigde lid mag uitoefenen. In praktijk is het gebruikelijk om dit via een machtigingsbrief te doen, waarbij het aantal stemmen en eventuele voorwaarden worden opgenomen. Dit is belangrijk, aangezien voor de geldigheid van een besluit minstens 50% van de stemmen aanwezig moet zijn (bron 4).
Machtiging en benoeming van bestuurders
De vraag is nu of het mogelijk is om een VvE-lid machtiging te geven om bestuurder te worden benoemd. Uit de bronnen blijkt dat een VvE niet verplicht is om een beheerder in te schakelen. Als er voldoende capabele leden zijn die genoeg tijd hebben voor het beheer en bestuur van de VvE, kan het bestuur volledig uit VvE-leden bestaan (bron 2). In dat geval kan een VvE-lid benoemd worden als bestuurder, mits hij of zij genoeg kennis en tijd heeft om de functie te vervullen.
Noot: Omdat een VvE ook een rechtspersoon als haar bestuur mag benoemen, kan een VvE dus wel haar beheerder (ook) als bestuurder benoemen. Feitelijk: Zolang er maar iemand bij de KvK als bestuur staat ingeschreven voldoet de VvE aan de voorschriften (bron 1). Dit betekent dat het niet verplicht is dat het bestuur uit leden bestaat. Het is echter wenselijk dat het bestuur uit VvE-leden bestaat, omdat zij rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de besluiten die in de vergadering genomen worden.
Het is dus mogelijk om een VvE-lid machtiging te geven om bestuurder te worden benoemd, mits de benoeming volgens de regels in de splitsingsakte en het splitsingsreglement gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een stappenplan waarbij een commissie of werkgroep opstelt welke taken worden uitbesteed en wie daarvoor geschikt is (bron 2). De vergadering kan dan besluiten om een lid van de VvE als bestuurder te benoemen, mits hij of zij geschikt is.
De praktijk van machtiging en benoeming in de VvE
Machtiging voor het beheer
Hoewel de beheerder niet verplicht is, is het in de praktijk vaak handig om bepaalde beheeractiviteiten uit te besteden. Een beheerder kan namens het bestuur deze activiteiten uitvoeren, mits het bestuur daar de machtiging voor heeft gegeven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het handhaven van leefregels. Volgens bron 1 kan een beheerder de handhaving namens het bestuur uitvoeren, maar mag niet zelfstandig besluiten om handhaving uit te voeren. Dit duidt op een duidelijke scheidingslijn tussen bestuur en beheer.
In sommige gevallen is het bestuur zelf verantwoordelijk voor de beheeractiviteiten. Dit kan voorkomen in kleinere VvE’s waar het bestuur genoeg tijd en kennis heeft om deze taken zelf te vervullen. In dergelijke gevallen is het ook mogelijk om een lid van het bestuur machtiging te geven om bepaalde beheeractiviteiten te doen, zoals het beheren van gemeenschappelijke delen of het indienen van onderhoudsverzoeken.
Machtiging en benoeming in een slapende VvE
In sommige gevallen kan een VvE een “slapend bestaan” leiden, wat wil zeggen dat er geen actief bestuur of beheer is. Dit kan voorkomen wanneer er geen vergaderingen worden gehouden, geen onderhoudsplan is opgesteld, of wanneer er geen VvE-rekening is. In dergelijke gevallen is het vaak moeilijk om een machtiging te verlenen of om een bestuurder te benoemen, omdat er geen actieve vergadering is waarbij besluiten kunnen worden genomen.
Bron 4 beschrijft een slapende VvE als een situatie waarin er geen bestuurder is, geen voorzitter, geen collectieve verzekering, en geen VvE-rekening. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat de eigenaren actief worden en een vergadering organiseren om een bestuur te benoemen of een beheerder aan te stellen. Zonder actieve bestuursfunctie kan de VvE niet correct functioneren, en kan er geen sprake zijn van een geldige machtiging of benoeming.
De invloed van wettelijke veranderingen op machtiging en benoeming
Verplichte inschrijving bij de KvK
In 2009 is er een belangrijke wettelijke verandering geweest die invloed heeft gehad op de benoeming van bestuurders. Voordat deze verandering plaatsvond, was het niet verplicht dat VvE’s een bestuur inschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). In de praktijk betekende dit dat het bestuur vaak uit leden bestond die niet formeel benoemd waren.
De nieuwe wettelijke verplichting betekent dat VvE’s nu verplicht zijn om hun bestuur bij de KvK in te schrijven. Dit heeft geleid tot een duidelijkere verantwoordelijkheid van bestuursleden en heeft de rol van de beheerder en het bestuur meer gedefinieerd (bron 1). Het is nu dus belangrijk dat een VvE-lid die machtiging krijgt om bestuurder te worden benoemd, ook effectief bij de KvK is ingeschreven. Dit is een formele verplichting en voldoet aan de voorschriften.
Nieuwe regels in MR 2006 en MR 2017
Met de invoering van MR 2006 en MR 2017 zijn er duidelijker regels opgenomen over het beheer van de VvE. Deze reglementen stellen dat de vergadering bevoegd is om een beheerder aan te stellen (MR 2006 Artikel 56, MR 2017 Artikel 6). Dit betekent dat de beheerder een formele benoeming kan krijgen door de vergadering, wat een duidelijke machtiging inhoudt.
Bij MR 2006 Artikel 57.4 en MR 2017 Artikel 62.4 is ook het begrip “Raad van Commissarissen” genoemd. Deze Raad is het toezichthoudend orgaan binnen de VvE en bestaat uit commissarissen. Hoewel deze instelling vooral van toepassing is in grotere VvE’s, is het een duidelijk bewijs dat er nu een complexere structuur is ontstaan, waarin machtiging en benoeming een rol spelen.
Het belang van een duidelijk MJOP en reservefonds
Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
De meeste splitsingsaktes verplichten VvE’s om een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te stellen en een reservefonds aan te leggen voor groot onderhoud op lange termijn. Dit MJOP is een essentieel instrument voor het beheren van de VvE en het plannen van onderhoud. Het MJOP helpt om te voorkomen dat onverwachte kosten optreden en zorgt voor een beter beheer van de gemeenschappelijke delen.
Een MJOP kan ook dienen als basis voor de bepaling van de hoogte van de reserveringen. Dit betekent dat de VvE op basis van het MJOP een bedrag kan reserveren dat gericht is op het bekostigen van groot onderhoud. Alternatief kan de VvE jaarlijks een bedrag reserveren dat gelijk is aan 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw (bron 1). Deze regels zijn belangrijk voor de financiële stabiliteit van de VvE en het beheer van de gemeenschappelijke delen.
Machtiging en MJOP
Hoewel het MJOP geen directe invloed heeft op de machtiging of benoeming van bestuursleden, is het een essentieel instrument voor het beheer van de VvE. In een VvE waarin een lid machtiging heeft gekregen om bestuurder te worden benoemd, is het belangrijk dat dit lid ook verantwoordelijk is voor het MJOP en het reserveren van gelden. In de praktijk blijkt echter dat veel kleine VvE’s niet voldoen aan deze eisen, waardoor er onenigheid kan ontstaan over de financiering en het onderhoud van gemeenschappelijke delen (bron 1).
Conclusie
In dit artikel is gebleken dat het mogelijk is om een VvE-lid machtiging te geven om bestuurder te worden benoemd, mits de benoeming volgens de regels in de splitsingsakte en het splitsingsreglement gebeurt. Het verschil tussen het bestuur en de beheerder is duidelijk: het bestuur is verantwoordelijk voor strategische beslissingen en juridische verantwoordelijkheden, terwijl de beheerder zich vooral bezighoudt met operationele taken.
In de praktijk is het vaak handig om beheeractiviteiten uit te besteden, en kan een beheerder namens het bestuur deze taken uitvoeren. Het is echter belangrijk dat de beheerder geen eigen besluiten neemt, aangezien deze verantwoordelijkheid bij het bestuur ligt.
De wettelijke veranderingen uit 2009, zoals de verplichte inschrijving bij de Kamer van Koophandel, hebben geleid tot duidelijkere regels over benoeming en machtiging. In combinatie met de regels uit MR 2006 en MR 2017 is de rol van het bestuur en de beheerder beter gedefinieerd.
Het opstellen van een MJOP en het aanleggen van een reservefonds zijn essentiële onderdelen van het beheer van een VvE. Zelfs als een lid machtiging krijgt om bestuurder te worden benoemd, is het belangrijk dat dit lid verantwoordelijk is voor het MJOP en het beheren van de financiën van de VvE.
In een slapende VvE is het vaak moeilijk om een geldige machtiging te geven of een bestuur te benoemen. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat de eigenaren actief worden en een vergadering organiseren om het bestuur en het beheer op orde te brengen.