Het beheren van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een verantwoordelijke en complexe taak, vooral bij kleinere VvE’s die minder middelen en ervaring beschikbaar hebben. Voor kleine VvE’s – bijvoorbeeld bestaande uit slechts een paar appartementen – is het belangrijk om te overwegen of het beheer zelf gedaan moet worden of uitbesteed kan worden aan een professionele beheerder. In dit artikel bespreken we de mogelijkheden, voor- en nadelen van het uitbesteden van VvE-beheer, en geven we een overzicht van beschikbare dienstverleners en hun aanbod.
Inleiding
De Vereniging van Eigenaren is een juridisch en administratief instrument dat nodig is bij de verkoop van appartementen in een appartementencomplex. De VvE is verantwoordelijk voor het gemeenschappelijke domein van het complex, zoals de lift, de gevel, de leidingen, en het algemeen onderhoud. Het beheer van een VvE omvat niet alleen technische en administratieve zaken, maar ook juridische aspecten en financiële verantwoording.
Voor kleine VvE’s – zoals die met slechts een paar appartementen – kan het zelfbeheer een aantrekkelijke optie lijken, maar het vraagt om aandacht voor wettelijke verplichtingen, financiële administratie, en technisch onderhoud. In de praktijk blijkt dit vaak uit te groeien tot een tijdrovende taak, die niet altijd even gemakkelijk gedaan kan worden. Daarom is het steeds vaker te zien dat ook kleine VvE’s kiezen voor het uitbesteden van hun beheer aan een professionele partij.
Voor- en nadelen van uitbesteden
Het uitbesteden van het VvE-beheer heeft zowel voordelen als nadelen. Deze zijn afhankelijk van de omvang van de VvE, de beschikbare tijd en kennis van de eigenaren, en de verwachtingen van het beheer. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste punten.
Voordelen van uitbesteden
- Professionele kennis en ervaring: Beheerders van VvE’s zijn gespecialiseerd in het beheren van appartementencomplexen. Ze zijn op de hoogte van de juridische verplichtingen en wetten zoals het Bouwbesluit, de Woningwet en de VvE-wetgeving.
- Tijd besparen: Het beheren van een VvE vereist veel tijd. Door uit te besteden kan het bestuur en de eigenaren hier tijd aan besparen en zich richten op andere zaken.
- Betere administratie en financiële controle: Professionele beheerders zorgen voor een goed georganiseerde administratie, waaronder het opstellen van begrotingen, het bijhouden van de kas, en het verwerken van schadeclaims.
- Snelheid bij schade- en onderhoudsincidenten: Beheerders hebben vaak een netwerk van specialisten en partners waardoor schades of onderhoudsbehoeften snel worden aangepakt.
- 24/7 hulp: Sommige beheerders bieden 24/7 beschikbaarheid aan, wat belangrijk is bij onverwachte schades of noodzakelijke interventies.
- Meerjarenonderhoudsplan (MJOP): Beheerders helpen bij het opstellen van een MJOP, wat essentieel is voor de financiële planning en het voorkomen van onverwachte kosten.
Nadelen van uitbesteden
- Kosten: Hoewel sommige beheerders betrekkelijke tarieven hanteren voor kleine VvE’s, zijn er wel kosten verbonden aan het uitbesteden. Voor een VvE met slechts een paar appartementen kan dit een beperkte budgetimpact hebben, maar het is iets om te wegen.
- Minder controle: Bij uitbesteden ligt de verantwoordelijkheid gedeeltelijk bij een derde partij. Voor eigenaren die graag zelf bepaald wat er gebeurt, kan dit ongemakkelijk zijn.
- Communicatie: Het is belangrijk dat er voldoende communicatie is tussen de beheerder en het bestuur. Minder professionele beheerders kunnen hier tekortschieten.
- Verantwoordelijkheid van het bestuur: Zelfs bij uitbesteding draagt het bestuur van de VvE verantwoordelijkheid voor beslissingen en acties. Het is daarom belangrijk dat het bestuur goed op de hoogte is van wat er gebeurt.
Uitbesteding aan wie?
Er zijn verschillende aanbieders die VvE-beheer leveren. In Nederland zijn er zowel grote bedrijven als kleine, lokale beheerders die zich richten op kleine VvE’s. Hieronder geven we een overzicht van enkele van deze bedrijven, gebaseerd op de informatie uit de bronnen.
Totaal VvE Beheer
Totaal VvE Beheer richt zich vooral op kleine VvE’s en biedt een pakket op maat. Ze zeggen dat hun aanbod "totaal normaal" is – iets wat de gebruiker niet extra moet betalen voor zaken die normaal gezien goed geregeld moeten zijn. Het pakket omvat:
- Administratie, financiële en technische beheer in één pakket.
- 24/7 toegang tot de VvE-status via online software.
- 24/7 hulp bij schadegevallen.
- Geschikt voor VvE’s vanaf 2 appartementen.
Totaal VvE Beheer benadrukt ook hun ervaring, met meer dan 2.800 VvE’s in beheer sinds 2008. Ze werken informeel en persoonlijk met hun klanten en zeggen dat ze “nooit een nummer zijn”, maar altijd bereikbaar en proactief zijn.
Twinss VvE Beheer
Twinss VvE Beheer benadrukt de kwaliteit van hun beheer en het feit dat ze gecertificeerd zijn met het SKG-IKOB certificaat. Dit certificaat geeft eigenaren en beheerders de garantie dat de beheerder betrouwbaar en deskundig is.
Twinss biedt een digitaal beheerplatform waarmee eigenaren altijd en overal in de administratie van hun VvE kunnen terecht. Ze benadrukken dat ze zich richten op het onbezorgde wonen en werken van eigenaren, wooncorporaties of ontwikkelaars. Het doel is om de administratie en technische zaken zodanig te verwerken dat de eigenaar of beheerder niet extra tijd hoeft te besteden aan dergelijke zaken.
VvE NL
VvE NL werkt nauw samen met lokale partners, zoals bouwbedrijven, schilders, schoonmaakbedrijven, loodgieters, en specialisten voor liften, gevels en tuinen. Deze samenwerking zorgt ervoor dat onverwachte beschadigingen of onderhoudsbehoeften snel worden aangepakt.
Het bedrijf beheert ruim 700 VvE’s en benadrukt het belang van een MJOP en het planmatig onderhoud. VvE NL benadrukt ook het feit dat ze onafhankelijk zijn van woningbouwverenigingen of makelaars, wat betekent dat ze objectief en onpartijdig zijn in hun advies.
Andere aanbieders
Naast de hierboven genoemde beheerders zijn er nog verschillende andere partijen die VvE-beheer leveren. Deze omvatten bedrijven zoals:
- VvE Beheer Den Hengst B.V. (Amsterdam) – 1 ster
- De Nieuwe Wereld Vastgoedbeheer (Amsterdam) – 1 ster
- VvE Beheer B.V. (Rijswijk) – 1 ster
- REBO VvE Management B.V. (Utrecht) – 0 ster
- Van Aalst Vastgoedbeheer (Den Haag) – 0 ster
- Iris Beheer (Amsterdam) – 0 ster
- Fortemente VvE Beheer (Rotterdam) – 0 ster
- VvE Beheer Viridis (Alkmaar en Scherpenzeel) – 0 ster
Deze bedrijven bieden technisch, administratief en bestuurlijk beheer. Het beoordelingsniveau van sommige partijen is beperkt, en er is geen directe informatie beschikbaar over hun specifieke diensten of klanttevredenheid.
Kiezen voor uitbesteden: Wat moet je weten?
Als je als VvE-overwegen om het beheer uit te besteden, zijn er enkele belangrijke zaken om in overweging te nemen. Deze omvatten:
1. De omvang van de VvE
Voor kleinere VvE’s is het beheer vaak minder complex, maar het kan ook minder kosteneffectief zijn om te uitbesteden. Voor een VvE vanaf 2 appartementen is uitbesteden mogelijk, maar het is belangrijk om te overwegen of dit de meest rendabele keuze is.
2. De expertise van de beheerder
Het is belangrijk om een beheerder te kiezen die ervaring heeft met kleine VvE’s. Het SKG-IKOB certificaat is bijvoorbeeld een teken dat een beheerder gecertificeerd is en deskundig is op het gebied van VvE-beheer. Andere bedrijven moeten bewijzen dat ze kwaliteitsvolle beheer leveren, bijvoorbeeld via klantbeoordelingen of projectvoorbeelden.
3. De diensten die worden aangeboden
Niet alle beheerders bieden hetzelfde aan. Sommige beheerders richten zich op technisch beheer, anderen op administratie, en weer anderen op juridisch advies. Het is belangrijk om duidelijk te weten wat voor diensten je nodig hebt en of de beheerder deze kan leveren.
4. De kosten
De kosten van uitbesteding variëren per beheerder. Voor kleine VvE’s is het belangrijk om te overwegen of de kosten het voordeel van uitbesteden rechtvaardigen. Sommige beheerders bieden specifieke pakketten voor kleine VvE’s, wat de kosten kan beperken.
5. De communicatie
Een goede communicatie tussen de beheerder en het VvE-bestuur is essentieel. Het is belangrijk dat de beheerder transparant is en dat de communicatie goed afgestemd is. Dit kan bijvoorbeeld via digitale platforms of regelmatige bijeenkomsten.
Het belang van het MJOP
Een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is een essentieel onderdeel van het beheer van een VvE. Het MJOP is een document waarin het benodigde onderhoud van het appartementencomplex is opgenomen, samen met een financiële planning. Het MJOP helpt bij het voorkomen van onverwachte kosten en zorgt voor een overzichtelijke en duurzame aanpak van het onderhoud.
VvE-beheerders zoals VvE NL en Totaal VvE Beheer ondersteunen het opstellen van het MJOP. Het is een proces dat betrekking heeft op technisch en administratief beheer en vereist een nauwe samenwerking tussen beheerder en bestuur.
Juridische verantwoordelijkheid
Zelfs bij uitbesteding blijft het bestuur van de VvE verantwoordelijk voor alle beslissingen en acties. Het bestuur draagt verantwoordelijkheid voor het beheren van de middelen van de VvE en voor het uitvoeren van besluiten die zijn genomen in de Algemene Ledenvergadering. Daarom is het belangrijk dat het bestuur goed op de hoogte is van de activiteiten van de beheerder en dat beslissingen worden genomen op basis van voldoende informatie.
Het bestuur is ook hoofdelijk aansprakelijk voor de handelingen van medebestuurders. Dit betekent dat het bestuur verantwoordelijk kan worden gesteld voor schade of fouten die zijn gepleegd tijdens het beheer van de VvE.
Samenwerking met lokale partners
Sommige beheerders zoals VvE NL werken nauw samen met lokale partners, zoals bouwbedrijven, schilders, schoonmaakbedrijven, loodgieters, en specialisten voor liften, gevels en tuinen. Deze samenwerking zorgt ervoor dat onverwachte beschadigingen of onderhoudsbehoeften snel worden aangepakt.
Het heeft ook het voordeel dat de beheerder beter koppelt met de markt en sneller kan reageren op behoeften. Voor kleine VvE’s kan dit een belangrijke voordelen opleveren, omdat ze vaak minder direct contact hebben met specialisten.
Conclusie
Het beheren van een kleine VvE is een verantwoordelijke en complexe taak die vaak uitbested wordt aan een professionele partij. Er zijn verschillende beheerders op de markt die gespecialiseerd zijn in het beheren van kleine VvE’s, zoals Totaal VvE Beheer, Twinss VvE Beheer, en VvE NL. Deze beheerders bieden vaak een volledig pakket dat technisch, administratief en bestuurlijk beheer omvat.
Het uitbesteden van het beheer heeft verschillende voordelen, zoals tijd besparen, professionele kennis en ervaring, en het voorkomen van onverwachte kosten via een MJOP. Er zijn echter ook nadelen, zoals kosten en minder controle. Het is belangrijk om zorgvuldig te kiezen voor een beheerder die past bij de behoeften van de VvE.
Zowel kleine VvE’s als eigenaren moeten rekening houden met de juridische verantwoordelijkheid en het belang van een goed georganiseerde administratie. Het is verstandig om regelmatig te controleren of alles goed verloopt en of het beheerder correct communiceert.
Tot slot is het uitbesteden van VvE-beheer een oplossing die steeds vaker gekozen wordt, vooral bij kleinere VvE’s. Het biedt de mogelijkheid om het beheer professioneel en efficiënt te laten verlopen, zodat eigenaren en beheerders zich kunnen richten op andere zaken.