Inleiding
Voor kleine VvE's, bestaande uit twee tot zes appartementen, vormt het beheer en bestuur van de gemeenschap een bijzondere uitdaging. De wettelijke verplichtingen en de complexiteit van het appartementsrecht maken het vaak lastig om een functioneel en efficiënt bestuur te vormen. In deze context ontstaat de behoefte aan een modernisering van het bestuursmodel, zoals het Modelreglement voor de kleine VvE (MR). Dit artikel biedt een overzicht van de huidige situatie van bestuurswissels binnen kleine VvE's, de juridische en praktische uitdagingen die daarmee gepaard gaan, en de mogelijke oplossingen die de huidige literatuur en praktijk bieden.
Juridisch kader voor bestuurswissels in kleine VvE's
Het wettelijk kader voor VvE's wordt bepaald door de Appartementenwet en de relevante modelreglementen. Volgens deze regels moet iedere VvE een bestuur hebben. In het geval van kleine VvE's, met slechts twee of drie leden, kan het beheer van het bestuur zeer complex worden. De statuten van de VvE bepalen hoe het bestuur is ingericht, en deze kunnen per modelreglement verschillen.
Bijvoorbeeld, in het Modelreglement van 1973 is sprake van één administrateur, terwijl in het Modelreglement van 2017 een oneven aantal van één of meer bestuurders wordt bepaald. Deze variatie maakt duidelijk dat het aantal bestuurders en hun verantwoordelijkheden kunnen verschillen, afhankelijk van het modelreglement dat de VvE gebruikt.
De Werkgroep Modernisering Appartementsrecht NL (WMANL) is op zoek naar oplossingen voor deze complexiteit, met name voor kleine VvE's. In het kader van deze modernisering is het Modelreglement voor de kleine VvE ontwikkeld, dat gericht is op VvE's met twee tot drie appartementen. Dit modelreglement is ontworpen om het bestuursproces eenvoudiger te maken, met name door de verplichtingen rondom een kascommissie en gekwalificeerde meerderheid te elimineren.
Praktische uitdagingen van bestuurswissels
Een van de grootste uitdagingen bij een bestuurswissel in een kleine VvE is het feit dat de splitsingsakte, die de structuur van de VvE bepaalt, moet worden gewijzigd. Deze wijziging vereist medewerking van banken, die vaak niet erg coöperatief zijn. Dit kan het proces van bestuurswissels vertragen of zelfs tot stilstand brengen.
Bij een bestuurswissel kunnen ook knelpunten ontstaan bij de besluitvorming. In een VvE met slechts twee of drie leden kan het gebeuren dat de stemmen gelijk zijn. In het nieuwe Modelreglement voor de kleine VvE is daarom bepaald dat in dergelijke gevallen advies kan worden ingewonnen bij een deskundige. Deze deskundige hoort beide leden en geeft een oordeel dat als besluit van de vergadering geldt. Deze aanpak maakt het bestuursproces robuuster en efficiënter.
Een andere uitdaging is de organisatie van het bestuur zelf. In kleine VvE's zijn alle leden automatisch bestuurder, maar ze moeten wel benoemd worden. Omdat het aantal leden beperkt is, is het vaak lastig om een effectieve kascommissie te vormen. In het Modelreglement voor de kleine VvE is deze commissie overbodig gemaakt, zolang de jaarrekening door alle leden wordt goedgekeurd. Dit maakt het administratieve werk lichter en het bestuursproces efficiënter.
De rol van het VvE-bestuur
Het bestuur van een VvE is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de besluiten die zijn genomen door de vergadering van eigenaars. In een kleine VvE kan het bestuur zelf het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en de administratie beheren. In grotere VvE's of bij complexe taken wordt vaak gekozen voor het uitbesteden aan een VvE-beheerder. Deze beheerder is dan verantwoordelijk voor boekhouding, incassering van bijdragen, communicatie met eigenaars en het organiseren van onderhoud.
In het geval van een kleine VvE is het vaak niet verstandig om een professionele beheerder aan te stellen, aangezien dit geen financieel voordeel oplevert en juist extra kosten kan genereren. Het is echter wél raadzaam om een bestuur samen te stellen en de administratie uit te besteden aan een externe partij, bijvoorbeeld een accountant of notaris.
Een actieve vergadering van eigenaars is van groot belang voor de goede functionering van de VvE. Deze vergadering bepaalt onder andere de opzet van het bestuur, de verdeling van bevoegdheden, het beheer van het reservefonds, het incasseren van periodieke bijdragen en de wijze waarop het onderhoud van gemeenschappelijke delen wordt geregeld. Als er geen vergadering is en geen periodiek onderhoud plaatsvindt, kan de VvE in een zogenaamde “slapend bestaan” raken. In dat geval kan de gemeente aandringen op het uitvoeren van onderhoud, wat leidt tot hogere kosten en juridische complicaties.
Het Modelreglement voor de kleine VvE
Het Modelreglement voor de kleine VvE is ontworpen om het bestuursproces voor VvE's met twee tot drie appartementen te vereenvoudigen. Dit modelreglement is ontwikkeld in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en is het resultaat van samenwerking tussen onder andere VvE Belang-juriste Astrid Luijk en Ingrid de Jong. De opstellers hebben erop gelet om de regelgeving zo eenvoudig mogelijk te maken, met name door de verplichtingen rondom een gekwalificeerde meerderheid en een kascommissie te elimineren.
Een van de belangrijkste veranderingen in het Modelreglement is dat alle leden van de VvE automatisch bestuurder zijn, zolang ze benoemd worden. Dit maakt het bestuursproces transparanter en efficiënter. Daarnaast is het Modelreglement zo opgesteld dat het eenvoudiger is om besluiten te nemen, bijvoorbeeld in gevallen waarin de stemmen gelijk zijn.
Een ander belangrijk aspect van het Modelreglement is dat het geen verplichtingen oplegt rondom het uitbesteden van beheertaken aan een professionele beheerder. In kleine VvE's is dit vaak niet nodig, omdat de taken relatief eenvoudig zijn en goed te beheren zijn door de eigenaars zelf.
Het Modelreglement is nog steeds een nieuw model en moet worden ingeschreven bij een notaris. Dit is verplicht, omdat de notariële akte van de VvE blijft gelden als juridisch bindend document. Dit betekent dat het Modelreglement niet automatisch van toepassing is, maar dat het moet worden aangenomen door de VvE en ingeschreven bij een notaris.
Uitdagingen bij de invoering van het Modelreglement
Hoewel het Modelreglement voor de kleine VvE veel voordelen biedt, zijn er ook uitdagingen bij de invoering. Een van de grootste uitdagingen is het feit dat de splitsingsakte van de VvE moet worden gewijzigd. Deze wijziging vereist medewerking van banken, die vaak niet erg coöperatief zijn. Dit kan het proces van invoering vertragen of zelfs tot stilstand brengen.
Een andere uitdaging is dat de meeste kleine VvE's niet over een professionele beheerder beschikken. Het Modelreglement is ontworpen om het bestuursproces te vereenvoudigen, maar het is nog steeds noodzakelijk dat de eigenaars goed op de hoogte zijn van hun rechten en plichten. Dit vereist educatie en training, bijvoorbeeld via webinars of cursussen.
Een derde uitdaging is het feit dat het Modelreglement nog steeds in ontwikkeling is. Een publieksversie van het Modelreglement werd verwacht in 2022, maar er zijn geen concrete data beschikbaar over de huidige status van deze publicatie. Dit betekent dat de meeste kleine VvE's nog steeds het oude modelreglement gebruiken, wat het bestuursproces complexer maakt.
Praktische oplossingen voor bestuurswissels
Ondanks de uitdagingen zijn er ook praktische oplossingen beschikbaar voor bestuurswissels in kleine VvE's. Een van de belangrijkste oplossingen is het gebruik van het Modelreglement voor de kleine VvE. Dit modelreglement is ontworpen om het bestuursproces te vereenvoudigen en te moderniseren. Het is een maatwerkoplossing die specifiek is ontworpen voor kleine VvE's met twee tot drie appartementen.
Een andere oplossing is het gebruik van externe expertise. In het geval van een bestuurswissel is het verstandig om advies in te nemen bij een deskundige, bijvoorbeeld een notaris of een VvE-expert. Deze deskundige kan helpen bij het opstellen van een nieuwe splitsingsakte en het invoeren van het Modelreglement.
Een derde oplossing is het gebruik van digitale tools. In de huidige tijd is het steeds belangrijker om digitale tools te gebruiken voor het beheer van een VvE. Deze tools kunnen helpen bij het organiseren van vergaderingen, het bijhouden van administratie en het communiceren met eigenaars. In kleine VvE's kan dit het bestuursproces stroomlijnen en efficiënter maken.
Conclusie
Bestuurswissels in kleine VvE's vormen een bijzondere uitdaging, aangezien het wettelijke kader en de praktijk vaak niet aansluiten. Het Modelreglement voor de kleine VvE biedt een praktische oplossing voor deze uitdagingen, maar de invoering ervan vereist medewerking van banken en een duidelijke communicatie tussen de eigenaars. In kleine VvE's is het vaak niet nodig om een professionele beheerder aan te stellen, maar het is wél verstandig om een bestuur samen te stellen en de administratie uit te besteden aan een externe partij. Het gebruik van digitale tools en externe expertise kan het bestuursproces stroomlijnen en efficiënter maken.