De beheersverantwoordelijkheid binnen een Vereniging van Eigenaren (VVE) is een essentieel onderdeil van het functioneren van een woningbouwcorporatie of een wooncomplex. Het omvat zowel juridische als financiële aspecten die nauw verbonden zijn met de collectieve arbeidsvoorwaardenregelingen, zoals de CAP (Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies), en de treasurybeheersrichtlijnen die gelden voor overheidsinstellingen. Deze richtlijnen en regelingen bieden een kader dat van toepassing kan zijn op zowel de beheeractiviteiten als de financiële strategieën die nodig zijn voor het beheer van VVE-activiteiten.
In dit artikel worden de relevante principes en praktijken van VVE beheer belicht, met een nadruk op de rol van collectieve arbeidsvoorwaarden en financiële beheerstrategieën. De inhoud is gebaseerd op officiële documenten en richtlijnen die beschikbaar zijn via de Lokale Regelingenbank van de overheid. De informatie is geïntegreerd in een overzicht dat zowel juridische, technische als financiële aspecten behandelt, en kan dienen als leidraad voor eigenaren, beheerders en andere betrokken partijen.
Inleiding
Het beheer van een VVE houdt verantwoordelijkheid voor het dagelijks functioneren van een woningbouwcorporatie in. Deze verantwoordelijkheid omvat zowel juridische aspecten zoals verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden, als financiële aspecten zoals kasbeheer en risicobeheer. De relevante regelgeving en richtlijnen voor deze gebieden zijn grotendeels afkomstig uit de collectieve arbeidsvoorwaardenregelingen en treasuryrichtlijnen voor overheidsinstellingen.
In dit artikel wordt ingegaan op:
- De structuur en inhoud van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP), met name in relatie tot verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden.
- Het beheer van het kasbeheer en risico’s binnen de treasuryfunctie, met een focus op liquiditeitsrisico, renterisico en kredietrisico.
- De rol van management en beheer in het afstemmen van privé- en organisatiebelangen.
- De toepassing van deze richtlijnen in de context van een VVE.
De informatie is afgeleid van officiële bronnen, waaronder de CAP-regeling en treasuryrichtlijnen voor overheidsinstellingen. Door deze richtlijnen te analyseren en te combineren, kan een compleet beeld worden getekend van de beheerpraktijken die relevant zijn voor VVE-activiteiten.
Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP)
De CAP is een juridisch bindende regeling die geldt voor ambtenaren bij de provincies in Nederland. Deze regeling bevat een reeks van collectieve arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn op de relatie tussen ambtenaren en hun werkgever. De regeling omvat onder andere bepalingen over verlofregelingen, arbeidsvoorwaarden, arbeidsongeschiktheid en ziektekostenverzekering.
Definities en Algemene Bepalingen
De CAP bevat een aantal belangrijke definities die essentieel zijn voor het begrijpen van de regeling. Zo wordt gedefinieerd wat bedoeld wordt met ambtenaar, arbeidsongeschiktheid, arbodienst, beroepsziekte, bezoldiging en CAP zelf. Deze definities vormen de basis voor de toepassing van de regeling.
De ambtenaar is mede verantwoordelijk voor een goede afstemming tussen privébelangen en organisatiebelangen. Het management moet zoveel mogelijk rekening houden met de individuele verlofwensen van de ambtenaren, maar is ook verantwoordelijk voor een zodanige sturing van de verlofopname dat de continuïteit van de werkzaamheden is gewaarborgd.
Verlofregelingen
De CAP bevat een uitgebreide verlofregeling die gericht is op het evenwicht tussen werk en privé. Deze regeling is onderdeel van de Wet arbeid en zorg, die sinds 1 december 2001 van kracht is voor alle werknemers bij de overheid en in de marktsector. De wet biedt een samenhangend systeem van verlofregelingen, met de daarbij behorende financiering. De belangrijkste verlofregelingen zijn:
- (Gedeeltelijk) betaald kortdurend zorgverlof en onbetaald langdurend zorgverlof
- Onbetaald ouderschapsverlof
- Betaald zwangerschaps- en bevallingsverlof
- Betaald adoptieverlof
- Betaald calamiteiten- en ander kort verzuimverlof
Naast deze wettelijke bepalingen zijn er ook rechtspositionele verlofbepalingen opgenomen in de CAP. Het is van belang dat er duidelijkheid is over de verhouding tussen de wettelijke en rechtspositionele verlofregelingen.
Zorgverzekeringswet
De Zorgverzekeringswet is vanaf 1 januari 2006 van kracht en bevat een verplichte basisverzekering voor ziektekosten voor elke burger. Deze basisverzekering kent een vast pakket met een verplicht eigen risico voor iedere verzekerde. De zorgverzekeraar heeft een acceptatieplicht voor de basisverzekering, en iedereen is vrij in de keuze van de zorgverzekeraar. De verzekerde betaalt een nominale premie voor de basisverzekering, en een inkomensafhankelijke premie die de werkgever moet inhouden op het loon en afdragen aan de Belastingdienst.
De werkgever vergoedt de inkomensafhankelijke bijdrage, en deze vergoeding is onderworpen aan loonheffing, maar niet aan premies werknemersverzekering. Kinderen tot 18 jaar betalen geen premie voor de basisverzekering.
Zorgverzekeraars bieden ook aanvullende verzekeringen aan, maar deze zijn niet verplicht en hebben geen acceptatieplicht.
Treasurybeheer en Risicobeheer
Het treasurybeheer is een essentieel onderdeel van het financieel beheer binnen overheidsinstellingen en kan worden toegepast op VVE-activiteiten. Het beheer van geldstromen, liquiditeiten en risico’s is van groot belang voor het behouden van een stabiele financiële positie. De treasuryrichtlijnen voor overheidsinstellingen bieden een duidelijk kader voor deze activiteiten.
Geldstromenbeheer
Het geldstromenbeheer is gericht op het beperken van de kosten van het geldstromenbeheer. Dit wordt gedaan door het liquiditeitsgebruik te beperken en de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en op de liquiditeitenplanning af te stemmen. Daarnaast wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om de verplichtingen tijdig na te komen.
Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij één bank. Dit helpt bij het beperken van de administratieve kosten en het versnellen van de transacties.
Saldo- en Liquiditeitenbeheer
Voor het saldo- en liquiditeitenbeheer gelden een aantal richtlijnen. De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen een saldi- en rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. De toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen, krediet in rekening-courant en commercial paper.
Bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn toegestane instrumenten rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen, deposito's en commercial paper. Bij het aantrekken en uitzetten van middelen zijn de voorwaarden van risicobeheer van toepassing.
Renterisicobeheer
Het renterisicobeheer is gericht op het beperken van de renterisico’s. De kasgeldlimiet en renterisiconorm worden niet overschreden. Nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeiten- en financieringsplanning. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening en uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie.
De gemeente stelt een rentevisie op en actualiseert deze visie eens per kwartaal. In tijden van relatief lage rente kan, indien vervroegde aflossing mogelijk is en financieel voordeel oplevert, worden overgegaan tot conversie van relatief dure leningen. Binnen de kaders gesteld onder renterisicobeheer streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.
Koersrisicobeheer
Het koersrisicobeheer is gericht op het beperken van de koersrisico’s op uitzettingen. De gemeente beperkt de koersrisico’s door uitsluitend gebruik te maken van bepaalde producten, zoals rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito's, commercial paper, certificates of deposit, obligaties, medium term notes en garantieproducten. Daarnaast beperkt de gemeente de koersrisico’s door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeiten- en financieringsplanning.
Kredietrisicobeheer
Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden een aantal uitgangspunten. Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%. Voor de lange termijn worden uitzettingen alleen gedaan bij financiële instellingen met ten minste een rating AA van één van de erkende rating-bureau's Moody's of Standard & Poors. Voor de korte termijn worden uitzettingen alleen gedaan bij financiële instellingen met ten minste een rating A-2 (Moody's) of P-2 (Standard & Poors).
Bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden bedongen.
Liquiditeitsrisicobeheer
Het liquiditeitsrisicobeheer is gericht op het beperken van de liquiditeitsrisico’s. De gemeente beperkt haar liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning met een looptijd tot één jaar en een financieringsplanning met een looptijd van minimaal vier jaar.
Valutarisicobeheer
Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro.
Beheer en Verantwoordelijkheid
Het beheer van VVE-activiteiten vereist een duidelijke structuur en verantwoordelijkheid. De beheerder is verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van de VVE en moet ervoor zorgen dat de activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de geldende regelgeving en richtlijnen.
De Rol van Management
Het management is verantwoordelijk voor het afstemmen van privé- en organisatiebelangen. Het management moet zoveel mogelijk rekening houden met de individuele verlofwensen van zijn ambtenaren, maar is ook verantwoordelijk voor een zodanige sturing van de verlofopname dat de continuïteit van de werkzaamheden is gewaarborgd. De regeling biedt het management in samenhang met andere P&O-instrumenten de middelen voor een planmatige aanpak.
De Rol van Directeuren
Directeuren van diensten zijn verantwoordelijk voor het zorgen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun dienst aanlevert aan de treasurer omtrent toekomstige uitgaven en ontvangsten, alsmede verantwoording achteraf van de verschillen. De afdeling Managementcontrol van de diensten is verantwoordelijk voor het opzetten van administratieve richtlijnen voor de dienst op het gebied van treasury, het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen binnen de dienst en het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie binnen de dienst.
De Rol van Budgethouders
Budgethouders zijn verantwoordelijk voor het zorgen voor een goede kwaliteit van de informatie die zij aanleveren met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten, alsmede verantwoording achteraf van de verschillen. Daarnaast zijn budgethouders verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de treasurer.
De Rol van de Treasurer
De treasurer is verantwoordelijk voor het beheer van de treasuryactiviteiten. Hij of zij is verantwoordelijk voor het rapporteren aan het college B&W over de uitvoering van het treasurybeheer en het afleggen van verantwoording aan het college B&W. De treasurer is ook verantwoordelijk voor het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen.
Conclusie
Het beheer van een VVE vereist een duidelijke structuur en verantwoordelijkheid, die gericht is op het afstemmen van privé- en organisatiebelangen. De Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) biedt een kader voor verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden, terwijl de treasuryrichtlijnen voor overheidsinstellingen bieden een kader voor het beheer van geldstromen, liquiditeiten en risico’s.
De rol van management, directeuren, budgethouders en de treasurer is essentieel voor het functioneren van een VVE. Deze rollen moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de geldende regelgeving en richtlijnen, om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de VVE worden uitgevoerd op een efficiënte en juridisch correcte manier.
Door deze richtlijnen en regelingen te volgen, kan een VVE zorgen voor een stabiele en juridisch correcte beheerpraktijk die zowel de belangen van de eigenaren als de organisatiebelangen in acht neemt.