Het beheren van financiën binnen een Vereniging van Eigenaars (VvE) vereist niet alleen goedkoop en transparant bankieren, maar ook een duidelijke verstandhouding met de fiscale regels. Het openen van een bankrekening voor een VvE is tegenwoordig geen vanzelfsprekendheid, aangezien banken in de loop der jaren striktere cliëntenonderzoeken uitvoeren, conform de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Bovendien zijn er kosten en fiscale aspecten die voor een VvE van aanzienlijk belang zijn. In dit artikel bespreken we de kosten van een bankrekening voor VvE’s, het beheren van die rekening, de belastingaangifteaspecten, en mogelijke oplossingen bij beperkte toegang tot bankdiensten.
De Kosten van een VvE-Bankrekening
Banken hanteren verschillende maandelijkse kosten per rechtsvorm, en ook voor VvE’s zijn er expliciete kosten die regelmatig in rekening worden gebracht. Bijvoorbeeld RegioBank biedt een V&S Rekening aan die speciaal is ontworpen voor verenigingen en stichtingen, waaronder ook VvE’s. Deze rekening kost €10,70 per maand. Daarnaast zijn er ook kosten die verband houden met het klantonderzoek. Voor VvE’s bedragen deze kosten €7,50 per maand.
Deze kosten zijn grotendeels gericht op het uitvoeren van het cliëntenonderzoek, wat conform de Wwft verplicht is. Het klantonderzoek is voor VvE’s vaak ingewikkelder dan voor particulieren of andere rechtsvormen, waardoor de kosten hoger uitvallen. Bovendien is het niet mogelijk om aparte btw-facturen aan te vragen voor deze kosten. De omschrijving op het rekeningafschrift is voldoende voor btw-aangiften, mits het bedrijf btw-ondernemer is.
Tabel: Kosten per Rechtsvorm
De volgende tabel geeft een overzicht van de maandelijkse kosten per rechtsvorm, zoals deze opgenomen zijn in de informatie van RegioBank:
| Rechtsvorm | Maandelijkse Kosten |
|---|---|
| Eenmanszaak, vof, maatschap | €1,50 |
| Vereniging en stichting | €3,00 |
| Bv, cv, coöperatie | €5,00 |
| Vereniging van Eigenaars (VvE) | €7,50 |
| Overige rechtsvormen | €7,50 |
Zoals uit deze tabel blijkt, zijn de kosten voor VvE’s hoger dan voor veel andere rechtsvormen. Het is belangrijk om te weten dat deze kosten per klantnummer worden berekend, ongeacht het aantal bankrekeningen dat bij die klant hoort. Dit betekent dat een VvE die meerdere rekeningen heeft, niet automatisch hogere kosten zal betalen, zolang het allemaal onder één klantnummer valt.
Belastingaangifte en Aftrekbaarheid van Kosten
Voor een VvE is het belangrijk te weten dat de kosten van zakelijke rekeningen in mindering kunnen worden gebracht op de winst. De omschrijving op het rekeningafschrift is voldoende voor deze aftrek, zonder dat een aparte factuur nodig is. Dit geldt echter alleen als de VvE als btw-ondernemer belaste activiteiten verricht. In de praktijk is het echter zo dat VvE’s vrijgesteld zijn van belasting en daarom geen btw afdragen over hun servicekosten. Dit heeft als gevolg dat btw niet kan worden teruggevraagd, omdat het niet is betaald.
Een zakelijk eigenaar kan wel aan het einde van het boekingsjaar vragen wat het totale aandeel is in de servicekosten van de VvE. Hierbij kan een boekhouder of belastingadviseur helpen om vast te stellen of een deel van deze kosten op de persoonlijke belastingaangifte van de eigenaar terug te vragen is. Het administrateur van de VvE is vaak de persoon die deze administratie verzorgt.
Gevolgen van de Btw-Verhoging
De btw-verhogingsmaatregel heeft een impact gehad op de administratie van VvE’s. De btw-voet is inmiddels verhoogd naar 21%, wat leidde tot hogere kosten voor allerlei diensten, waaronder onderhoud en beheer. Hierdoor moesten VvE’s hun budgetten en reservefondsen aanpassen. Hoewel dit effect tegenwoordig minder zichtbaar is, is het in het begin van de maatregel duidelijk geweest. Het was noodzakelijk om het onderhoudsfonds aan te vullen en de begroting opnieuw in te richten.
Financiële Risico’s en Alternatieven
Het openen van een VvE-bankrekening brengt niet alleen kosten met zich mee, maar ook risico’s. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te weten dat VvE’s risico lopen op hogere kosten en beperkte toegang tot financiering. In de huidige banksector is het openen van een bankrekening voor VvE’s minder standaard geworden, vooral door de strengere cliëntenonderzoeken.
Bankopties voor VvE’s
De volgende banken zijn bereid om spaarrekeningen te openen voor VvE’s:
ABN AMRO en Volksbank: Deze banken zijn bereid om spaarrekeningen te openen voor VvE’s, met een focus op het spreiden van het reservefonds. Dit is een aanbevolen maatregel binnen het Nederlandse depositogarantiestelsel, waarbij een spaartegoed tot 100.000 euro per bank en per rekening beschermd is bij faillissement. Door het reservefonds te spreiden over meerdere banken, wordt het risico op verlies beperkt.
RegioBank: Deze bank biedt een V&S Rekening aan voor VvE’s, met een maandelijkse vergoeding van €10,70. Naast het abonnementstarief kunnen er ook andere kosten optreden, zoals voor periodieke overboekingen. De bank heeft ook een klantonderzoeksprijs van €3,00 per maand voor VvE’s.
Knab: Hoewel Knab een populaire bank is voor particulieren, is deze bank niet bereid om bankrekeningen te openen voor VvE’s. De bank hantert strikte acceptatiecriteria, en er is geen duidelijke mogelijkheid voor VvE’s om een rekening te openen. Dit is een beperking die VvE’s moeten kennen bij het zoeken naar een bankpartner.
Beheer van VvE-Banken
Het beheren van een VvE-bankrekening vereist een goed begrip van de technische en fiscale aspecten. Een V&S Rekening bij bijvoorbeeld RegioBank biedt mogelijkheden zoals het innen van lidmaatschapsgeld via incassocontracten, het aanvragen van een pinautomaat, en het kiezen van een eigen pincode. Deze functionaliteiten zijn van belang om zowel de administratie als de betalingsprocessen efficiënter te maken.
Incassocontracten
Een VvE kan automatisch bedragen incasseren via een incassocontract, wat het innen van contributies en andere kosten efficiënter maakt. Dit is een technische oplossing die veel VvE’s gebruiken om hun inkomsten te beheren. Het is echter belangrijk om te weten dat een incassocontract juridisch bindend is, en dat er regels zijn over hoe en wanneer er kan worden ingecasseerd.
Pinautomaat en Betalingen
De V&S Rekening bij RegioBank biedt ook de mogelijkheid om een pinautomaat aan te vragen. Deze kan worden gebruikt door leden van de VvE om bijvoorbeeld contributies of andere kosten veilig en makkelijk te betalen. De pincode voor de pinautomaat kan door de VvE zelf worden gekozen, wat beveiliging en transparantie bevordert.
De Rol van de VvE-Bestuursadministrateur
De administrateur van de VvE speelt een cruciale rol in het beheren van de financiële zaken. Deze persoon is verantwoordelijk voor het boekhouden, het opstellen van de jaarrekening, en het beheren van de bankrekening. De administrateur kan ook adviseren over het gebruik van zakelijke rekeningen, de aftrekbaarheid van kosten, en eventuele belastingaangifteaspecten.
Het is belangrijk dat de administrateur goed op de hoogte is van de fiscale regels en de bankregelgeving. In sommige gevallen kan de administrateur ook een rol spelen bij het zoeken naar een geschikte bankpartner voor de VvE, bijvoorbeeld door te onderzoeken welke banken bereid zijn om een V&S Rekening aan te bieden.
Belastingverhoudingen en VvE’s
Over het algemeen hoeft een VvE geen belasting te betalen over winst of inkomen. Dit komt doordat de VvE een wettelijk vrije organisatie is, die niet bedoeld is om winst te maken. Er zijn echter uitzonderingen. Zoals vermeld in de bronnen, zijn er gevallen waarin VvE’s wel belasting moeten betalen, bijvoorbeeld wanneer ze commercieel georiënteerd zijn of grote reserves hebben.
Voorbeeld: Belasting van Boekwinst
Een VvE hoeft meestal geen belasting te betalen over een boekwinst. Dit geldt echter niet voor alle gevallen. In sommige situaties, bijvoorbeeld bij grote VvE’s of bij VvE’s met commerciële activiteiten, kan het noodzakelijk zijn om belasting te betalen. Het is daarom belangrijk om hierover duidelijkheid te hebben, en eventueel hulp in te huren van een belastingadviseur of administrateur.
Conclusie
Het openen en beheren van een bankrekening voor een VvE brengt zowel kosten als fiscale aspecten met zich mee. De maandelijkse kosten variëren per bank, en voor VvE’s zijn deze kosten vaak hoger dan voor andere rechtsvormen. Bovendien is het belangrijk te weten dat de kosten van zakelijke rekeningen in mindering kunnen worden gebracht op de winst, mits het VvE als btw-ondernemer belaste activiteiten verricht. Omdat VvE’s vrijgesteld zijn van belasting, is het niet mogelijk om btw terug te vragen.
Het beheren van de financiële zaken van een VvE vraagt om aandacht voor zowel de technische als de fiscale aspecten. De administrateur van de VvE speelt een centrale rol in dit proces, en is verantwoordelijk voor het boekhouden, het opstellen van de jaarrekening, en het beheren van de bankrekening. Het is belangrijk dat deze persoon goed op de hoogte is van de regels en de praktijk.
Het openen van een VvE-bankrekening kan uitgedaagend zijn, vooral vanwege de strengere cliëntenonderzoeken. Niet alle banken zijn bereid om een V&S Rekening aan te bieden, en sommige hanteren strikte criteria. Het is daarom verstandig om vooraf onderzoek te doen naar welke banken geschikt zijn voor een VvE, en welke opties er zijn bij beperkte toegang tot financiering.