De administratieve en financiële beheersing van een Vereniging van Eigenaren (VvE) vormt een essentieel onderdeel van de verantwoordelijkheid van de vereniging. Dit geldt zowel voor kleine VvE’s met enkele appartementen als voor grotere complexen. De keuze voor een externe VvE-beheerder, een digitale oplossing of zelfbeheer met behulp van een boekhoudprogramma hangt af van diverse factoren, zoals de omvang van de VvE, de beschikbaarheid van kennis en tijd bij de leden, en de wens om de administratie eenvoudiger en transparanter te maken.
In dit artikel worden de kosten en opties voor boekhouding en beheer van een VvE besproken. Aan de hand van de beschikbare informatie uit meerdere bronnen wordt een overzicht gegeven van de mogelijke benaderingen, hun kostenstructuur en de voor- en nadelen. Hierbij wordt ook ingegaan op de technische en juridische eisen die aan de administratie van een VvE gesteld worden, en hoe deze kunnen worden vervuld door middel van moderne boekhoudsoftware of via een externe beheerder.
Kostenstructuur van VvE-boekhouding en beheer
De boekhouding van een VvE omvat het bijhouden van inkomsten, uitgaven, het incasseren van bijdragen en het opstellen van jaarstukken. Daarnaast zijn er diverse andere beheertaken zoals het opstellen van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP), het beheren van verzekeringen en het organiseren van ledenvergaderingen. Deze taken kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd: via een externe beheerder, via een boekhoudprogramma of zelf beheer door de VvE-leden.
1. Externe VvE-beheerder: tarieven en opbouw
Het meest gebruikte model is het inzetten van een externe VvE-beheerder. Deze partij is verantwoordelijk voor het algemene beheer van de VvE, inclusief administratie, juridische ondersteuning, technisch beheer en communicatie met de leden.
a. Basiskosten
De kosten voor een externe VvE-beheerder variëren per omvang van de VvE. Voor kleine VvE’s (bijvoorbeeld met 2 tot 4 appartementen) zijn de kosten relatief hoog in verhouding tot het aantal leden. Dit komt doordat veel taken dezelfde tijdsinvestering vereisen, ongeacht de grootte van de VvE. Voor kleine VvE’s ligt het tarief tussen € 500 en € 1.500 per jaar.
Voor grotere VvE’s dalen de kosten per appartement, omdat taken efficiënter verdeeld kunnen worden. Voor grotere VvE’s ligt het tarief meestal tussen € 150 en € 250 per appartement per jaar.
b. Componenten van het tarief
Het tarief van een VvE-beheerder bestaat meestal uit de volgende onderdelen:
- Vast basistarief: Dit dekt algemene administratieve taken zoals communicatie met leden en het bijhouden van gegevens.
- Uurtarief voor aanvullende diensten: Voor extra taken, zoals juridische ondersteuning of begeleiding bij groot onderhoud, wordt vaak een uurtarief gerekend van € 50 tot € 100 per uur.
- Kosten per dienst: Voor specifieke taken, zoals het opstellen van een MJOP of het organiseren van een extra ledenvergadering, kunnen aparte kosten in rekening worden gebracht.
c. Voorbeeldtarieven
Een aantal beheerders biedt een basispakket vanaf € 165 per appartement per jaar aan. Dit pakket bevat meestal de volgende diensten:
- 24/7 inzicht in de VvE via een online beheersysteem
- 24/7 storingsdienst voor calamiteiten
- Snel bereikbaar voor vragen via chat
- Zorgvuldig beheer volgens de wet- en regelgeving
Daarnaast zijn er beheerders die speciaal gericht zijn op kleine VvE’s en voor die doelgroep een tarief aanbieden vanaf € 500 per jaar. Deze oplossing is dan ook ideaal voor VvE’s met 2 tot 4 appartementen.
d. Extra kosten
Naast het basistarief zijn er ook aanvullende kosten die kunnen optreden:
- Administratieve toeslag bij groot onderhoud: Als de VvE zelf het groot onderhoud organiseert, kan er een administratieve toeslag in rekening worden gebracht in de jaren waarin het onderhoud uitgevoerd wordt. Deze toeslag bedraagt meestal rond de € 150 per jaar.
- Correspondentiekosten: Brieven en uitnodigingen kunnen per e-mail worden verstuurd tegen geen extra kosten, maar bij verzending per post geldt de kostprijs van een postbodedienst.
- Kilometervergoeding: Bij taken die fysiek op locatie worden uitgevoerd, wordt een kilometervergoeding van € 0,25 per kilometer in rekening gebracht.
- Uurtarieven voor losse taken: Voor zaken die niet zijn opgenomen in het standaardtarief, zoals juridisch advies of extra administratieve werk, kan een los uurtarief van € 75 per uur gelden.
e. Waarom zijn sommige beheerders voordeliger?
De voordelen van bepaalde VvE-beheerders liggen in het feit dat ze alleen de diensten berekenen waar de VvE daadwerkelijk gebruik van maakt. Daarnaast werken deze beheerders volledig digitaal, wat kostbesparend is doordat er geen papieren archief nodig is, geen telefoniste nodig is en geen fysieke bezoeken plaatsvinden. Dit maakt het model ook geschikt voor landelijke werking en bespaart tijd en geld.
2. Online boekhoudsoftware voor VvE’s
Een alternatieve optie voor VvE’s is het gebruik van een online boekhoudsoftwarepakket. Deze software kan gebruikt worden voor zelfbeheer of als ondersteuning bij het beheer door een externe beheerder. De voordelen van deze oplossing zijn vooral gericht op kostenefficiëntie, automatisering en inzichtelijkheid.
a. Kostenefficiëntie
Online boekhoudsoftware is aanzienlijk goedkoper dan het inzetten van een externe beheerder. Softwarepakketten kosten doorgaans tussen € 10 en € 50 per maand, afhankelijk van de functionaliteiten. Voor kleine VvE’s is dit een aantrekkelijke optie, omdat het een voordelig alternatief biedt voor full-time externe beheer.
b. Functionaliteiten
Deze software biedt doorgaans de volgende functies:
- Automatische incasso: Het incasseren van ledenbijdragen kan geautomatiseerd worden, wat de administratie sterk vereenvoudigt.
- Digitale vergaderingen: Ledenvergaderingen kunnen digitaal worden georganiseerd en vastgelegd.
- Geautomatiseerde boekhouding: Inkomsten en uitgaven worden geautomatiseerd bijgehouden en kunnen worden geanalyseerd.
- Online inzicht in financiën: Leden kunnen zelf online inzicht krijgen in de financiële situatie van de VvE.
c. Voorbeelden van software
Een aantal softwarepakketten is speciaal ontwikkeld voor VvE’s of is geschikt voor deze doeleinden. Voorbeelden zijn:
- e-Boekhouden: Een marktleider in Nederland die een speciale versie heeft voor verenigingen. Deze versie kost € 9,50 per maand, maar er zijn ook acties waarbij zzp’ers 15 maanden gratis boekhouden kunnen. Deze optie is niet gratis, maar wel kostenefficiënt.
- GNU Cash of osFinancials: Gratis opties voor VvE’s die geen hoge kosten willen maken. Deze software is echter minder uitgebreid in termen van functionaliteiten vergeleken met commerciële pakketten.
- VvE.nl: Een online VvE-beheerder die speciaal gericht is op digitale beheeroplossingen.
d. Voordelen van online boekhouding
De voordelen van het gebruik van boekhoudsoftware liggen in de mogelijkheid om taken zelf uit te voeren, terwijl er toch toegang is tot professionele ondersteuning. Dit maakt het een hybride oplossing die geschikt is voor VvE’s die gedeeltelijk zelf willen beheren, maar toch bepaalde taken aan een externe partij willen uitbesteden.
e. Beperkingen en aandachtspunten
Hoewel online boekhoudsoftware kostenefficiënt is, vereist het wel een bepaalde mate van kennis en inzet van de VvE-leden. Niet alle softwarepakketten bieden dezelfde functionaliteiten, zoals opties voor ledenadministratie of juridische ondersteuning. Daarom is het belangrijk om de software zorgvuldig te kiezen op basis van de behoeften van de VvE.
3. Zelfbeheer van de VvE-boekhouding
Zelfbeheer is een optie voor VvE’s die de administratie willen uitvoeren zonder externe beheer of boekhoudsoftware. Deze optie vereist echter meer inzet en kennis van de VvE-leden.
a. Benodigde kennis
Voor zelfbeheer is het noodzakelijk dat ten minste één lid van de VvE bekwaam is in boekhoudkundige zaken. Dit betreft het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het opstellen van jaarstukken en het incasseren van bijdragen. Daarnaast moet er ook aandacht zijn voor het naleven van de MJOP en het beheren van verzekeringen.
b. Juridische en fiscale eisen
Een VvE is verplicht tot het bijhouden van een bankrekening op naam van de vereniging. Daarnaast dient de VvE goed verzekerd te zijn, bijvoorbeeld met een opstalverzekering en rechtsbijstandverzekering. Het is ook verplicht om een KvK-inschrijving te hebben en het MJOP te naleven.
c. Risico’s van zelfbeheer
Het risico van zelfbeheer ligt in de kans op fouten of onvolledigheid in de administratie. Dit kan leiden tot juridische of fiscale complicaties. Daarom is het belangrijk dat de VvE-leden die zelf beheer uitvoeren, zorgvuldig te werk gaan en eventueel juridisch advies inschakelen bij complexe zaken.
4. Juridische en fiscale aspecten
De administratie van een VvE moet conform de wet worden uitgevoerd. Hierbij zijn er een aantal juridische en fiscale aspecten die van belang zijn:
a. BTW-verplichting
Omdat een VvE een vereniging is, moet deze belasting op de toegevoegde waarde (BTW) betalen. Dit betekent dat alle prijzen inclusief BTW moeten worden vermeld. Dit is een verplichte regel bij administratie en beheer.
b. CPI-gebaseerde prijsstijging
Prijzen voor beheersdiensten mogen alleen worden verhoogd conform de Consumentenprijsindex (CPI), zoals vastgesteld door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Dit betekent dat beheerders en VvE’s niet willekeurig prijzen mogen verhogen.
c. Onderhoudsverplichtingen
De VvE is verplicht om het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) te volgen. Dit betreft het plannen en uitvoeren van onderhoud aan gemeenschappelijke ruimtes en infrastructuur. Voor deze activiteiten is het noodzakelijk om een beheerder of externe partij in te schakelen.
5. Keuze tussen externe beheer, software en zelfbeheer
De keuze voor externe beheer, online boekhouding of zelfbeheer hangt af van de omvang van de VvE, de beschikbaarheid van kennis en tijd bij de leden, en de wens om de administratie eenvoudiger en transparanter te maken.
a. Voor kleine VvE’s
Voor kleine VvE’s is externe beheer vaak de meest betaalbare en handige optie. Door de hoge kosten per appartement ligt het tarief van € 500 tot € 1.500 per jaar in de praktijk voordeliger dan het inzetten van een externe beheerder met lagere kosten per appartement. Daarnaast bieden sommige beheerders specifieke pakketten voor kleine VvE’s, wat het beheer transparanter en eenvoudiger maakt.
b. Voor grotere VvE’s
Voor grotere VvE’s is het tarief per appartement lager, doordat de kosten efficiënter verdeeld kunnen worden. Hier ligt het tarief meestal tussen € 150 en € 250 per appartement per jaar. In dit geval kan een externe beheerder of een online boekhoudpakket de beste optie zijn, afhankelijk van de wens van de VvE-leden om meer inzicht en controle te hebben.
c. Voor VvE’s met zelfbeheer
Voor VvE’s die zelf beheer willen uitvoeren, is het belangrijk om zowel juridisch als administratief goed op de hoogte te zijn. Dit betreft het bijhouden van boekhouding, het incasseren van bijdragen, het beheren van verzekeringen en het naleven van het MJOP. Voor deze VvE’s is het aan te raden om gebruik te maken van een online boekhoudsoftware om de administratie te vereenvoudigen.
Conclusie
De boekhouding van een VvE vormt een essentieel onderdeel van de administratie en beheersing van de vereniging. De keuze voor externe beheer, online boekhouding of zelfbeheer hangt af van diverse factoren, zoals de omvang van de VvE, de beschikbaarheid van kennis en tijd bij de leden, en de wens om de administratie eenvoudiger en transparanter te maken.
Voor kleine VvE’s is externe beheer vaak de meest betaalbare en handige optie. Voor grotere VvE’s kan een combinatie van externe beheer en online boekhouding de beste keuze zijn. Voor VvE’s die zelf beheer willen uitvoeren is het belangrijk om zowel juridisch als administratief goed op de hoogte te zijn, en gebruik te maken van een online boekhoudsoftware om de administratie te vereenvoudigen.
Ongeacht de keuze die gemaakt wordt, is het van belang om de administratie conform de wet uit te voeren, inclusief het bijhouden van een bankrekening op naam van de VvE, het naleven van het MJOP en het beheren van verzekeringen. Hierbij kunnen externe beheerders, online boekhoudpakketten en zelfbeheer allemaal een rol spelen, afhankelijk van de behoeften van de VvE.