Inleiding
De organisatie van een Vereniging van Eigenaren (VvE) houdt verantwoordelijkheid, samenwerking en besluitvorming in. Een cruciale component binnen deze verenigingen is de ledenvergadering, waar belangrijke besluiten worden genomen over onderhoud, verduurzamingsprojecten en financiële kwesties. Echter, een van de voornaamste uitdagingen die VvE’s tegenwoordig ondervinden, is de lage opkomst op deze vergaderingen. Deze trend leidt vaak tot vertragingen in besluitvorming en kan de doelgerichtheid van de VvE ondermijnen.
Deze artikel behandelt de oorzaken van lage opkomst, juridische en praktische oplossingen zoals de tweede vergadering, praktijkvoorbeelden uit de realiteit en aanbevelingen om de deelname te stimuleren. Het artikel is opgebouwd op basis van informatie uit recente bronnen, waaronder onderzoeken, praktijkbeelden en juridische discussies. De inhoud is samengesteld op basis van objectieve informatie uit betrouwbare bronnen en biedt een overzicht dat zowel voor VvE-leden, besturen als professionals in de woningbouw relevant is.
Oorzaken van lage opkomst op VvE-vergaderingen
De lage opkomst op VvE-vergaderingen is een veelvoorkomend probleem dat meerdere oorzaken kent. Deze worden verder uitgelicht op basis van een enquête die is uitgevoerd door een digitale enquêtestudio, evenals praktijkervaringen van VvE’s.
1. Gebrek aan communicatie
Een van de voornaamste oorzaken die in de enquête naar voren komt, is gebrek aan communicatie. Veel VvE-leden zijn niet op de hoogte van de agenda of het tijdstip van de vergadering. Dit kan wijzen op tekortkomingen in de communicatiestrategie van het bestuur. De enquête wijst erop dat slechts een klein percentage van de respondenten op de hoogte was van de vergaderdata via meerdere kanalen.
2. Oninteressante onderwerpen
Volgens enkele respondenten zijn de onderwerpen die op de agenda staan niet aantrekkelijk genoeg om hen te motiveren om aanwezig te zijn. Dit kan te maken hebben met het feit dat veel VvE-vergaderingen gericht zijn op technische of financiële kwesties die voor veel leden niet direct relevant zijn. De enquête stelt de vraag wat deelnemers aantrekkelijker zouden vinden om aan de vergadering deel te nemen. Suggesties hiervoor zijn onder andere een kleinschalige vergadering per blok, online vergaderen of het organiseren van de vergadering op een specifieke locatie.
3. Tijdstip van de vergadering
Het tijdstip waarop een vergadering wordt georganiseerd is ook een bepalende factor. Volgens de enquête kan een onhandig gekozen moment ervoor zorgen dat VvE-leden niet de tijd hebben om aanwezig te zijn. Dit is vooral het geval wanneer de vergadering op een werkdag in de middag plaatsvindt of in de avond op een weekdag, wanneer veel bewoners al aan hun werk of gezin zijn toegewijd.
4. Grote groep
De grote groep van VvE-leden kan ook een uitdaging vormen. In sommige VvE’s zijn de vergaderingen niet persoonlijk genoeg, waardoor leden zich niet grotendeels betrokken voelen. Dit geldt met name voor VvE’s die bestaan uit meer dan 60 appartementsrechten, zoals de VvE Everaertstraat in Rotterdam.
Praktijkvoorbeeld: VvE Everaertstraat
De VvE Everaertstraat in Rotterdam is een goed voorbeeld van een VvE die met lage opkomst en het gevolg daarvan worstelt. De VvE bestaat uit 63 appartementen en 17 garageboxen, en het bestuur heeft al drie jaar geleden zijn rol opgenomen. De voorzitter, Tineke Mark, benadrukt dat de sfeer in het bestuur dynamisch en goed is. Toch is het een uitdaging om alle leden te betrekken bij belangrijke besluiten, zoals het vervangen van oude CV-ketels en de overgang naar een aardgasvrije oplossing.
De VvE-bijdrage is behoorlijk hoog, namelijk ongeveer € 250 per maand, exclusief stookkosten. Deze hoge bijdrage is grotendeels het gevolg van de hoge onderhoudskosten van de woningen, die uit de jaren 70 dateren. De VvE is gevestigd in een pilotgebied voor aardgasvrij, wat inhoudt dat er veranderingen op weg zijn in de verwarmingssystemen. Dit betekent dat er belangrijke besluiten moeten worden genomen over het vervangen van blokverwarming en de overgang naar een duurzamere oplossing, zoals stadsverwarming.
De voorzitter benadrukt dat de opkomst op de ledenvergaderingen het afgelopen jaar behoorlijk was, ook tijdens de coronaperiode. Ze wijst erop dat veel leden niet alleen aanwezig zijn, maar ook meedenken en meestemmen. Echter, in gevallen waar de opkomst toch lager is, is het voor het bestuur moeilijk om besluiten te nemen.
Juridische oplossingen: de tweede vergadering
Wanneer de opkomst op de eerste ledenvergadering onvoldoende is, bestaat er een juridisch toegestane methode om toch tot een geldig besluit te komen: de tweede vergadering. Deze methode is een bekende praktijk in VvE’s waar het moeilijk is om een voldoende aantal leden aanwezig te krijgen. De tweede vergadering hoeft niet aan het minimaal opkomstpercentage te voldoen, waardoor het mogelijk is om besluiten te nemen met een kleinere groep leden.
De tweede vergadering is dus een wettelijk toegestaan alternatief, maar het is belangrijk dat het niet wordt gebruikt als een middel om het bestuur een grotere besluitvormende rol te geven. De vergadering moet blijven een platform waarin leden actief meebeslissen. Dit is een subtiele, maar belangrijke onderscheiding die moet worden gehandhaafd.
Fictieve vergadering en ethiek
In sommige gevallen wordt overwogen om de fictieve vergadering te gebruiken als een voorbereiding voor de tweede vergadering. Echter, zoals reeds besproken, leidt dit tot ethische vragen. De rol van de beheerder en of het in het belang van de VvE is om dergelijke procedures te hanteren, is nog steeds een onderwerp van discussie.
Een vvebeheerder benadrukt in een forum dat het gebruik van “foute” procedures in het HHR al kan duidelijk maken dat er niet aan de eisen van het SKW is voldaan. Dit suggereert dat dergelijke methoden niet aanbevolen zijn en dat het SKW dergelijke gang van zaken niet goedkeurt. Echter, een beheerder heeft meestal geen recht om de VvE te dwingen tot een andere aanpak.
Praktische aanbevelingen voor het verhogen van de opkomst
Op basis van de enquête en de ervaringen van VvE’s zijn er een aantal aanbevelingen te formuleren die kunnen helpen bij het verhogen van de opkomst op VvE-vergaderingen. Deze aanbevelingen zijn zowel gericht op de communicatie, de agenda en de logistiek van de vergadering.
1. Verbeterde communicatie
Een van de belangrijkste maatregelen is het verbeteren van de communicatie. Het bestuur moet ervoor zorgen dat alle leden op meerdere kanalen worden geïnformeerd over de vergaderdata, de agenda en het belang van hun deelname. Dit kan gedaan worden via e-mail, post, sociale media of via de gemeente. Het is verder aan te raden om herinneringen te sturen en eventueel ook persoonlijke oproepen via telefoon of bij een bezoek.
2. Aantrekkelijke agenda
Het organiseren van een aantrekkelijke agenda kan een aanzet geven tot een hogere opkomst. Besluiten die direct relevant zijn voor de leden, zoals verduurzamingsprojecten of financiële veranderingen, moeten centraal staan. Tevens kan het inzichtelijk maken van de agenda, met uitleg en voorbeelden, helpen om leden te motiveren om aanwezig te zijn.
3. Tijdstip en locatie van de vergadering
De keuze van tijdstip en locatie is van groot belang. Het is aan te raden om de vergadering op een weekend of in de avond op een vrijdag te organiseren. Daarnaast is het aanbevolen om de vergadering op een gemakkelijke locatie te houden, bijvoorbeeld op de begane grond van het gebouw of in een dichtbijgelegen ruimte.
4. Beloningen en extraatjes
Volgens de enquête kunnen kleine beloningen of extraatjes een positieve invloed hebben op de deelname. Voorbeelden zijn het aanbieden van een drinkje en versnapering tijdens de vergadering of het houden van servicekosten op peil als een beloning. Dit kan een extra stimulans zijn om aanwezig te zijn, vooral voor leden die minder betrokken zijn.
Het rol van de gemeente en externe hulp
In Amsterdam heeft de gemeente een initiatief genomen om VvE’s te ondersteunen bij het verhogen van de opkomst. Het VvE-activatieteam is een voorbeeld van hoe externe hulp kan worden ingeschakeld om tot een hogere betrokkenheid te komen. Dit team bezoekt VvE-leden deur tot de deur, informeert hen over de aankomende vergadering en benadrukt het belang van hun aanwezigheid. Deze aanpak helpt om de betrokkenheid en aanwezigheid te verhogen, vooral in VvE’s die in de geselecteerde buurten liggen en meer dan 13 appartementsrechten tellen.
De gemeente stelt duidelijk dat dit activatieteam niet voor iedere VvE beschikbaar is. Er gelden bepaalde voorwaarden, zoals de locatie en de grootte van de VvE. Toch is het een goed voorbeeld van hoe gemeenten en andere externe partijen kunnen bijdragen aan het verhogen van de deelname.
Conclusie
Lage opkomst op VvE-vergaderingen is een veelvoorkomend probleem dat gevolgen heeft voor de besluitvorming en de doelgerichtheid van de VvE. De oorzaken zijn meervoudig en variëren per situatie, maar gemeenschappelijke factoren zijn gebrek aan communicatie, oninteressante onderwerpen, onhandige tijdstippen en grote groepen.
Er zijn echter ook juridische en praktische oplossingen beschikbaar. De tweede vergadering is een wettelijk toegestane methode om in ieder geval tot een besluit te komen, mits de ethiek en het democratisch proces worden gerespecteerd. Daarnaast kan externe hulp, zoals van de gemeente of via een enquête, helpen om inzicht te krijgen in de wensen en verwachtingen van VvE-leden.
Uiteindelijk is het aan het bestuur om de juiste maatregelen te nemen om de betrokkenheid van de leden te verhogen. Dit betreft zowel de communicatie en de agenda van de vergadering als de logistiek en eventuele beloningen. Al deze aspecten samen kunnen bijdragen aan een hogere opkomst en dus tot een doeltreffendere VvE.