Inleiding
In de context van een Vereniging van Eigenaars (VvE) is het gebruik van volmachten een essentieel instrument om het stemrecht van eigenaren die niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn, toch te laten gelden. Het kiezen van een bestuur van een VvE is een fundamenteel proces dat regelmatig tijdens een Algemene Ledenvergadering (ALV) plaatsvindt. De vraag die hier centraal staat is of het kiezen van een bestuur via volmachten wettelijk en praktisch haalbaar is. In dit artikel wordt ingegaan op de rol van volmachten binnen de VvE, de wettelijke bepalingen, het modelreglement en de praktische uitwerking van het stemproces, met een specifiek focus op de mogelijkheid om een bestuur te kiezen via volmacht.
Wat is een volmacht en wat zijn de wettelijke vereisten?
Een volmacht is een schriftelijk instrument waarbij een eigenaar (de volmachtgever) een ander (de gevolmachtigde) machtigt om namens hem of haar te stemmen tijdens een vergadering van de VvE. Het is een essentieel mechanisme om het stemrecht te waarborgen wanneer een eigenaar niet persoonlijk aanwezig is.
Volmachten zijn geregeld in het Burgerlijk Wetboek (BW), in het bijzonder artikel 3:62 en 3:69. Deze artikelen onderscheiden verschillende soorten volmachten, zoals de algemene volmacht, de doelvolmacht, de bijzondere of beperkte volmacht, en de onherroepelijke volmacht. Een algemene volmacht betekent dat de gevolmachtigde vrij is om over alle agendaonderwerpen te stemmen, terwijl een doelvolmacht of bijzondere volmacht het stemgedrag beperkt tot bepaalde punten.
In het kader van de VvE is het belangrijk om te weten dat volmachten schriftelijk moeten worden verleend en voorzien van een dagtekening en ondertekening. Daarnaast mag een volmacht niet worden verstrekt aan een orgaan binnen de VvE zelf, zoals het bestuur, tenzij het splitsingsreglement dat toestaat. De voorzitter van de ALV kan bijvoorbeeld verlangen dat een gevolmachtigde het origineel van de volmacht meebrengt. Een volmacht die niet voldoet aan deze eisen is ongeldig, en stemmen op basis daarvan tellen niet mee voor het quorum of worden geacht niet uitgebracht te zijn.
Het proces van het kiezen van een bestuur
Het kiezen van een bestuur van een VvE gebeurt meestal tijdens een Algemene Ledenvergadering (ALV). Tijdens deze vergadering kunnen leden zichzelf kandidaat stellen voor een functie in het bestuur. Als er meer kandidaten zijn dan beschikbare functies, moeten de leden stemmen. De kandidaat met de meeste stemmen wordt gekozen.
De rol van het bestuur is van groot belang, omdat het verantwoordelijk is voor de organisatie van de vergaderingen, het beheren van de financiën en het uitvoeren van besluiten die zijn genomen door de VvE. Het bestuur moet ook controleren of de ontvangen volmachten voldoen aan de eisen voor een rechtsgeldige volmacht, zoals is opgenomen in het modellenreglement VvE.
De VvE kan kiezen om een deel van de bestuurstaken uit te besteden aan een professionele VvE-beheerder. Dit is echter geen verplichte maatregel en hangt af van de statuten en de interne regels van de VvE.
Mag je een bestuur van de VvE kiezen via volmacht?
De vraag die nu centraal staat is of het wettelijk en praktisch mogelijk is om een bestuur van de VvE te kiezen via volmacht. Uit de beschikbare informatie blijkt dat dit in principe wel mogelijk is, mits de volmacht juridisch geldig is en voldoet aan de vereisten die zijn opgenomen in het modelreglement.
Wettelijke mogelijkheid
In het Burgerlijk Wetboek is geen expliciet verbod op het kiezen van een bestuur via volmacht. Wel is er een verplichting dat de stemmen tijdens een ALV geldig moeten zijn, wat betekent dat de volmacht moet voldoen aan de juridische eisen. Als de volmacht bijvoorbeeld niet schriftelijk is, of als de gevolmachtigde geen natuurlijke persoon of rechtspersoon is, is de volmacht ongeldig.
Bij het kiezen van een bestuur gaat het om een besluit dat genomen moet worden door de leden van de VvE. Dit betekent dat de leden hun stemrecht moeten uitoefenen, ofwel persoonlijk of via volmacht. Het kiezen van het bestuur is een belangrijk besluit en vereist dus een voldoende aantal stemmen om het quorum te bereiken.
Modelreglement en praktijk
Het modellenreglement VvE bevat bepalingen over het gebruik van volmachten. In het MR 2006 en MR 2017 is bijvoorbeeld duidelijk gesteld dat een volmacht niet mag worden verstrekt aan het bestuur van de VvE, om belangenverstrengeling en willekeur te voorkomen. Dit betekent dat een eigenaar alleen een volmacht kan verlenen aan een mede-eigenaar, familie of een derde, mits die persoon of rechtspersoon niet binnen het orgaan van de VvE zit.
Bij het kiezen van een bestuur is het dus niet toegestaan om een volmacht te geven aan een bestuurslid dat al in functie is, tenzij het splitsingsreglement dit uitdrukkelijk toestaat. Dit maakt duidelijk dat de procedure van het kiezen van een bestuur via volmacht wettelijk wel mogelijk is, maar dat het machtigen van het bestuur zelf niet is toegestaan.
Praktijkuitwerking
In de praktijk is het dus mogelijk om een bestuur van de VvE te kiezen via volmacht, mits:
- De volmacht is schriftelijk, met dagtekening en ondertekening;
- De gevolmachtigde is een natuurlijke persoon of rechtspersoon buiten het bestuur;
- De volmacht wordt ingezet tijdens een ALV waarover het kiezen van een bestuur op de agenda staat;
- De volmachtgever heeft geen tegenstrijdige instructies gegeven die het stemgedrag beperken tot specifieke onderwerpen.
Het is echter belangrijk om te beseffen dat het quorum bij het kiezen van een bestuur meestal hoger ligt dan bij andere besluiten. Dit betekent dat een groot aantal leden moet aanwezig zijn of via volmacht moet stemmen, om het kiezen van een bestuur mogelijk te maken.
De rol van het bestuur in het stemproces
Het bestuur van de VvE heeft een faciliterende en controleerende rol in het stemproces. Het is verantwoordelijk voor het controleren van de geldigheid van de ontvangen volmachten. Dit is van groot belang om achteraf discussies over de geldigheid van besluiten te voorkomen. Het bestuur moet bijvoorbeeld controleren of de volmacht schriftelijk is, of de gevolmachtigde een natuurlijke persoon of rechtspersoon is, en of de volmacht geldig is voor het betreffende onderwerp of besluit.
Daarnaast moet het bestuur zorgen voor transparante procedures rondom het stemproces. Het is aan het bestuur om tijdens de voorbereiding van de ALV te toetsen of de ontvangen volmachten voldoen aan de eisen voor een rechtsgeldige volmacht. Door duidelijke instructies te delen met de leden over hoe zij een rechtsgeldige stemvolmacht kunnen afgeven, versterkt het bestuur het vertrouwen en de betrokkenheid binnen de VvE.
Bij het kiezen van een bestuur is het belangrijk dat het huidige bestuur onpartijdig blijft en geen invloed uitoefent op het stemgedrag van de gevolmachtigden. Dit is ook een reden waarom het niet is toegestaan om volmachten te verlenen aan bestuursleden, tenzij het splitsingsreglement dat uitdrukkelijk toestaat.
Risico’s en beperkingen
Ondanks dat het wettelijk mogelijk is om een bestuur van de VvE te kiezen via volmacht, zijn er risico’s en beperkingen die niet onbelangrijk zijn.
Bevoegdheidsoverschrijding
Een belangrijk risico is bevoegdheidsoverschrijding, waarbij de gevolmachtigde een besluit neemt dat buiten de bevoegdheid van de volmacht valt. In het kader van het kiezen van een bestuur betekent dit dat de gevolmachtigde bijvoorbeeld een kandidaat kan stemmen voor een functie die niet op de agenda staat, of een besluit kan nemen dat niet binnen de bevoegdheid van de volmacht valt.
In dergelijke gevallen is de volmachtgever bevoegd om een redelijke termijn te stellen waarin de gevolmachtigde zich moet uitspreken over het lot van de beslissing. Als de volmachtgever niet reageert, blijft de bevoegdheidsoverschrijding geldig. Dit betekent dat het kiezen van het bestuur via volmacht niet zonder risico is, en dat het belangrijk is dat de volmachtgever zijn of haar rechten goed kent en gebruikt.
Ongeldige volmachten
Een andere beperking is dat ongeldige volmachten niet meerekenen voor het quorum. Dit betekent dat als een groot deel van de stemmen via ongeldige volmachten wordt uitgebracht, het kiezen van een bestuur mogelijk niet mogelijk is. Het is daarom belangrijk om vooraf te controleren of de volmachten voldoen aan de wettelijke en reglementaire eisen.
Beperkte steminstructies
Bij het kiezen van een bestuur is het ook mogelijk dat een volmachtgever een beperkte steminstructie geeft, waarbij de gevolmachtigde enkel mag stemmen voor bepaalde kandidaten of functies. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat de gevolmachtigde zich aan die instructies houdt. Als de gevolmachtigde toch stemt op een andere kandidaat dan is de stem mogelijk niet geldig.
Digitale volmachten en praktijkuitwerking
Sinds 1 januari 2007 is het gebruik van digitale communicatiemiddelen bij de besluitvorming in de gewone vereniging in de wet geregeld. Helaas is deze wetswijziging niet van toepassing op de VvE. Toch is het mogelijk om een digitale volmacht te gebruiken, zolang deze voldoet aan de eisen van een schriftelijke volmacht.
Een digitale volmacht is een schriftelijke volmacht die via e-mail of een digitale platform wordt uitgevoerd. Het is aan te raden om in het huishoudelijk reglement van de VvE te regelen hoe digitale volmachten moeten worden ingezet. Dit maakt het proces transparanter en voorkomt eventuele geschillen over de geldigheid van digitale volmachten.
Bij het kiezen van een bestuur is het gebruik van digitale volmachten vooral handig als het aantal leden groot is, of als het kiezen van een bestuur tijdens een ALV gebeurt in de context van het aftreden van een bestuur. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat het kiezen van een bestuur gescheiden wordt van het aftreden van het bestuur, om wettelijke en praktische complicaties te voorkomen.
Conclusie
Het kiezen van een bestuur van een VvE via volmacht is in principe wettelijk mogelijk, mits de volmacht voldoet aan de vereisten van het Burgerlijk Wetboek en het modelreglement van de VvE. Het is echter niet toegestaan om een volmacht te geven aan een bestuurslid, tenzij het splitsingsreglement dat uitdrukkelijk toestaat. Dit is van belang om belangenverstrengeling en willekeur te voorkomen.
Het gebruik van volmachten is een essentieel instrument om het stemrecht van eigenaren die niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn, toch te laten gelden. Het is echter belangrijk om te beseffen dat het kiezen van een bestuur via volmacht risico’s en beperkingen met zich meebrengt, zoals bevoegdheidsoverschrijding, ongeldige volmachten en beperkte steminstructies. Daarnaast is het belangrijk dat het huidige bestuur een faciliterende en controleerende rol speelt in het stemproces, en dat het proces transparant en duidelijk wordt uitgevoerd.
In de praktijk is het aan te raden om vooraf te controleren of de volmachten voldoen aan de wettelijke en reglementaire eisen. Dit helpt om eventuele geschillen en onduidelijkheden te voorkomen. Het gebruik van digitale volmachten is ook een interessante optie, mits deze in het huishoudelijk reglement van de VvE worden geregeld.
In het kader van het kiezen van een bestuur is het dus belangrijk om goed voorbereid te zijn, zowel juridisch als praktisch. Door de procedures duidelijk en transparant te maken, kan het kiezen van een bestuur via volmacht een betrouwbaar en eerlijk proces worden.