Inleiding
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een juridische entiteit die verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van een appartementengebouw of wooncomplex. De organisatie en bevoegdheden van het VvE-bestuur en -beheerder worden geregeld door de wetgeving, splitsingsakten en modelreglementen. In de praktijk blijkt het vaak te gebeuren dat een VvE-beheerder ook als bestuurder is benoemd. Dit artikel bespreekt de juridische mogelijkheden, praktijkuitvoering, verantwoordelijkheden en mogelijke complicaties van deze situatie. Het doel is om een duidelijk en feitelijk onderbouwd overzicht te bieden aan (potentiële) eigenaren, beheerders en andere betrokken partijen.
Juridische kaders: Modelreglementen en KvK-inschrijving
Definities en historische ontwikkeling
De termen bestuurder en administrateur zijn historisch ontstaan en zijn door de tijd veranderd. In oude splitsingsreglementen (voor 1963) werd vaak gesproken van een administrateur, iemand die de VvE zowel in als buiten rechte kon vertegenwoordigen. Na 1963 werden de termen bestuur en administrateur in modelreglementen zoals MR 1973 en MR 1983 opgenomen. Vanaf MR 1992 begint de definitie van bestuur en beheer zich te ontwikkelen tot wat we tegenwoordig kennen.
In MR 1992, artikel 41.1, wordt gesteld dat het bestuur berust bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd. Echter, in MR 1992 is geen uitgebreide regeling opgenomen voor het dagelijkse beheer. Dat gebeurt pas in MR 2006 en MR 2017, waarin het beheer van de VvE nader geregeld is.
In MR 2006 artikel 56 en MR 2017 artikel 6 wordt expliciet vermeld dat de vergadering bevoegd is om een beheerder aan te stellen. In MR 2006 artikel 57.4 en MR 2017 artikel 62.4 wordt verder ingegaan op de rol van de Raad van Commissarissen (RvC), die als toezichthoudend orgaan fungeert.
VvE als rechtspersoon
Een belangrijk juridisch punt is dat een VvE zelf een rechtspersoon is. Dit betekent dat zij iemand kan benoemen tot haar bestuur. Zo is het juridisch mogelijk dat de VvE haar beheerder ook als bestuurder benoemt. In dat geval is het voldoende dat er iemand bij de Kamer van Koophandel (KvK) is ingeschreven als bestuurder van de VvE.
Noot: Zolang er maar iemand bij de KvK staat ingeschreven als bestuurder, voldoet de VvE aan de voorschrachten. Dit betekent dat het bestuur van een VvE formeel bij de KvK moet zijn ingeschreven, en dat een beheerder hierin kan worden benoemd, mits het is vastgelegd in de splitsingsakte.
Praktijkuitvoering: Beheerder als bestuurder
Formele benoeming
Het is belangrijk om te onthouden dat de benoeming van een beheerder tot bestuurder niet automatisch gebeurt. Dit moet expliciet in de splitsingsakte worden opgenomen of in de statuten van de VvE. In veel gevallen zien we dat beheerorganisaties bij de benoeming van de beheerder ook worden ingeschreven als bestuurder bij de KvK. Dit is echter niet verplicht, maar kan wenselijk zijn om administratieve vereisten te vervullen.
Taken van de beheerder versus de bestuurder
Hoewel een beheerder en bestuurder beide bij het beheer van een VvE betrokken zijn, verschillen hun taken en verantwoordelijkheden:
- Beheerder: Verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer, onderhoud, communicatie met bewoners, administratie, en het uitvoeren van handhaving op basis van de instructies van het bestuur.
- Bestuurder: Juridisch gezien is de bestuurder de vertegenwoordiger van de VvE. Hij of zij kan besluiten nemen binnen de bevoegdheden van het bestuur en is verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving, reglementen en statuten. De bestuurder heeft een bredere verantwoordelijkheid dan de beheerder, en kan bijvoorbeeld verantwoordelijk worden gehouden voor handhaving, juridische kwesties en het opstellen van beleidslijnen.
Bij benoeming van de beheerder tot bestuurder, is het belangrijk dat deze persoon zich bewust is van deze bredere verantwoordelijkheden. Dit betekent dat het niet genoeg is om alleen het beheer van de VvE te regelen, maar ook om administratief, juridisch en beleidsmatig te functioneren.
Mogelijke complicaties
Een complicatie kan ontstaan wanneer de beheerder ook als bestuurder is benoemd, maar niet in staat is om de brede verantwoordelijkheden van het bestuur te vervullen. Dit kan leiden tot verantwoordelijkheidsschendingen, vooral bij het aangaan van contracten, juridische zaken of het nemen van besluiten die verder gaan dan het dagelijkse beheer. In dergelijke gevallen kan de beheerder aansprakelijk worden gehouden als bestuurder, ook al was de bedoeling dat hij of zij zich vooral richten op het beheer.
Juridische kwesties rondom de benoeming
Incassodienstverlening en WKI
Een belangrijke kwestie die recent is aan de orde geweest, betreft de vraag of een VvE-beheerder die ook als bestuurder is benoemd, het debiteurenbeheer voor de VvE kan verzorgen zonder zich te registreren in het incassoregister. In januari 2024 was er een bijeenkomst waarin verschillende partijen, waaronder het Ministerie van Justitie en Veiligheid, deze kwestie bespraken. Op dit moment is er geen consensus over de juiste juridische toepassing. Sommige partijen menen dat de beheerder als bestuurder wel onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening (WKI) valt, anderen menen dat dit niet het geval is.
Een mogelijke redenering is dat als de beheerder als bestuurder is benoemd, hij of zij de VvE kan vertegenwoordigen en dus ook incassodiensten kan uitvoeren. Echter, de WKI geldt voor incassodiensten die worden uitgevoerd door derden en vereist registratie. De vraag is daarom of de beheerder in deze situatie als een derde partij kan worden beschouwd.
Benoeming van meerdere bestuurders
Het is ook mogelijk dat een VvE meerdere bestuurders benoemt. In de meeste gevallen is het uitgangspunt dat het aantal bestuurders oneven is, om beslissingen eenduidig te kunnen nemen. In de praktijk zien we vaak dat een beheerder wordt benoemd als bestuurder, en eventueel worden er extra bestuurders benoemd, zoals bijvoorbeeld een externe bestuurder in bijzondere gevallen.
Praktijkvoorbeeld: VvE Belang
Een voorbeeld van een organisatie die dit aanbiedt, is VvE Belang. Hier wordt gesproken over een extern bestuurder die voor een VvE kan worden aangesteld. De tijdsbesteding hangt af van de problematiek van de VvE. Een extern bestuurder beperkt zijn uren zo veel mogelijk en stelt de beheerder voor het uitvoeren van beheertaken, zoals in de overeenkomst van dienstverlening is vastgelegd. De bestuurder bestuurt en voert eventueel beheertaken uit, maar deze zijn beperkt.
De communicatie met bewoners, reparatieverzoeken en correspondentie lopen via de beheerder. De beheerder houdt contact met het bestuur en treedt alleen in bijzondere gevallen of bij calamiteiten in overleg met eigenaren.
De rol van de beheerder in het complex
Een beheerder speelt een essentiële rol in het functioneren van een VvE. Hij of zij dient als contactpersoon tussen de eigenaren en de beheerorganisatie. De beheerder moet niet alleen technisch en administratief geschikt zijn, maar ook goede communicatievaardigheden hebben en in staat zijn om conflicten op te lossen.
In sommige gevallen is een beheerder ook verantwoordelijk voor het uitvoeren van handhaving. Echter, zoals vermeld in de bronnen, kan een beheerder niet zelfstandig besluiten tot handhaving bij overtredingen van leefregels. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. De beheerder kan wel namens het bestuur handhaving uitvoeren, mits het hierin is vastgelegd.
Keuze tussen totaalpakket en maatwerk
Niet elke VvE heeft dezelfde behoeften. Daarom bieden beheerders vaak de mogelijkheid om een totaalpakket of maatwerk te kiezen. Een totaalpakket omvat alle mogelijke diensten die een beheerder kan leveren, ondersteund door een vaste contactpersoon. Dit betekent dat de VvE niet meerdere partijen hoeft in te schakelen voor verschillende taken, wat kostenefficiënter kan zijn en het proces efficiënter maakt.
Maatwerk is een alternatief waarbij de VvE alleen die diensten uitbesteedt die relevant zijn voor hun situatie. Bijvoorbeeld: alleen het administratief beheer of het technisch beheer. Hoewel dit flexibel is, vereist het wel dat de VvE goed kan beoordelen welke diensten essentieel zijn.
De rol van externe beheerders en bestuurders
In bepaalde gevallen is het nodig om een externe beheerder of bestuurder aan te sturen. Dit kan het geval zijn bij complexe situaties, zoals juridische geschillen of financiële problemen. Een extern bestuurder kan hierin een essentiële rol spelen, aangezien hij of zij niet alleen het beheer kan ondersteunen, maar ook juridisch advies kan geven en beleidslijnen kan uitwerken.
Het is belangrijk dat de VvE goed weet welke verantwoordelijkheden op de externe beheerder of bestuurder rusten. Deze verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn vastgelegd in de overeenkomst van dienstverlening.
Bestuursorganisatie en communicatie
Een goed functionerend bestuur en beheerder zijn essentieel voor de duurzame ontwikkeling en het onderhoud van een wooncomplex. Het is daarom belangrijk dat de communicatie tussen de beheerder, het bestuur en de bewoners goed is. Dit betekent dat de beheerder actief moet luisteren naar de behoeften van de VvE en op maatwerk ingaan. De diensten moeten dus aansluiten bij de situatie van de vereniging.
De bewoners spelen ook een belangrijke rol in het functioneren van de VvE. Zij kunnen signaleren bijzonderheden, aannemers en contractpartijen ontvangen, en de weg wijzen. De bestuurder kan daardoor informeerd worden over situaties die directe aandacht vereisen.
Verantwoordelijkheid en risico’s
Een beheerder die ook als bestuurder is benoemd, draagt een grotere verantwoordelijkheid dan een beheerder die enkel voor het dagelijkse beheer verantwoordelijk is. In bijzondere gevallen, zoals het aangaan van contracten of juridische zaken, kan de beheerder aansprakelijk worden gehouden. Dit is een belangrijk risico dat niet mag worden onderschat.
Het is daarom belangrijk dat een beheerder die ook bestuurder is benoemd, zich bewust is van deze risico’s en zorgvuldig omgaat met beslissingen die juridische of financiële gevolgen kunnen hebben. Het is verstandig om in dergelijke gevallen juridisch advies in te winnen of een externe bestuurder in te schakelen.
Conclusie
De benoeming van een VvE-beheerder tot bestuurder is juridisch mogelijk en voldoet aan de voorschriften mits het is vastgelegd in de splitsingsakte of statuten. De beheerder draagt in dat geval een bredere verantwoordelijkheid dan bij een reguliere beheertak. Het is belangrijk dat deze persoon zich bewust is van de verantwoordelijkheden van het bestuur en zich hierin goed kan gedragen.
In de praktijk blijkt dat het vaak efficiënt is om een beheerder ook als bestuurder te benoemen, vooral bij kleine VvE’s waarbij beheer en bestuur samenvallen. Echter, bij complexe situaties is het verstandig om een externe bestuurder in te schakelen om risico’s te beperken en de verantwoordelijkheid te verdelen.
De keuze voor een totaalpakket of maatwerk, het opstellen van een MJOP en het aanleggen van een reservefonds zijn belangrijke aspecten van het beheer. Het is aan te raden om deze zaken zorgvuldig te plannen en te documenteren, zodat de VvE langdurig duurzaam en functioneel kan blijven.