In de wereld van verenigingen van eigenaren (VvE’s) speelt een goed beheer een cruciale rol in het functioneren en de continuïteit van de vereniging. Voor zowel woningcorporaties als particuliere VvE’s is het uitbesteden van het beheer aan een betrouwbare partij vaak de oplossing om zorgen en onenigheid te voorkomen. In dit kader speelt Matthijs Morsman van Totaal VvE Beheer Den Haag e.o. een centrale rol. Matthijs is een ervaren professional die zich gespecialiseerd heeft in het opstarten en beheren van VvE’s. In deze artikel gaan we dieper in op zijn rol binnen Totaal VvE Beheer, de diensten die het kantoor biedt, en de relevante inzichten uit de praktijk die uit de bronnen naar voren komen.
Introductie
Matthijs Morsman is Accountmanager VvE beheer bij Totaal VvE Beheer, een organisatie die zich specialiseert in het totale beheer van verenigingen van eigenaren. Hij is sinds meer dan acht jaar betrokken bij het opstarten en beheren van VvE’s en benadrukt dat zowel opstart als overname veel met elkaar gemeen hebben. De nadruk ligt op het leggen van een sterke basis voor langdurige samenwerking. Totaal VvE Beheer biedt een totaalpakket dat het technische, administratieve en financiële beheer omvat, waardoor de VvE-voorzitters en hun bestuur hun dagelijks werk kunnen doen zonder zich druk te maken over het beheer van het complex. De dienst kost bijvoorbeeld al vanaf 165 euro per huishouden.
Rol van Matthijs Morsman bij Totaal VvE Beheer
1. Expertise in opstart en overname van VvE’s
Matthijs is sinds meer dan 8 jaar actief betrokken bij de opstart en overname van VvE’s. Volgens hem lijken deze twee activiteiten veel op elkaar, omdat het gaat om het leggen van de fundering voor een langdurige samenwerking. Dit betekent dat zowel bij het opstarten van een nieuwe VvE als bij het overnemen van een bestaande VvE een aantal standaardprocedures worden doorlopen. Deze procedures zijn onder meer het aanpassen van de bankmachtiging, de overdracht van de administratie, en het maken van duidelijke werkafspraken met het bestuur van de VvE. Deze afspraken worden vervolgens vastgelegd in het beheerderssysteem van Totaal VvE Beheer, zodat alle medewerkers, inclusief de alarmdienst, deze naleving zeker weten. Hierdoor wordt de foutmarge nihil en zijn er geen discussies achteraf.
2. Samenwerking met collega Angela
Matthijs is samen met Angela ter Horst verantwoordelijk voor het opstarten van nieuwe VvE’s. Hij benadrukt dat de ervaring die hij opdoet met elke nieuwe opstart wordt toegepast bij volgende projecten, wat leidt tot een constante optimalisering van het opstartproces. Dit betekent dat Totaal VvE Beheer continu leert van eigen ervaringen en zo beter wordt in het aanbieden van een gestructureerd en efficiënt opstarttraject.
3. De rol van het Team Opstart
Het Team Opstart van Totaal VvE Beheer is verantwoordelijk voor het verzorgen van de opstartwerkzaamheden van VvE’s. Dit omvat het stuk advies en ondersteuning dat wordt geboden aan de ontwikkelaar en later de VvE zelf in het traject van de vormgeving van de Akte van Splitsing tot en met de oplevering van het object. Het is een proces dat vaak complex is en waarbij een ervaren partner zoals Totaal VvE Beheer een waardevolle bijdrage kan leveren.
Diensten van Totaal VvE Beheer
1. Totale beheeroplossing
Totaal VvE Beheer biedt een totaalpakket dat het technische, administratieve en financiële beheer van VvE’s omvat. Dit houdt in dat het kantoor zorg draagt voor alle VvE-verplichtingen, waaronder het organiseren van vergaderingen, het opstellen van jaarrekeningen, het beheren van verzekeringen en calamiteiten, en het communiceren met bewoners. Het alles in één pakket maakt het mogelijk voor de VvE-bestuursleden om hun tijd te richten op de strategische doelen van de vereniging, in plaats van op de operationele zaken.
2. Digitale beheeromgeving
Een belangrijk aspect van de dienstverlening is de gebruikmaking van een digitaal portaal. Dit portaal biedt een overzicht van alle activiteiten, besluiten en financiële gegevens van de VvE. Het zorgt voor transparantie en toegankelijkheid, zodat zowel het bestuur als de bewoners gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde informatie. Hierdoor is het mogelijk om snel actie te ondernemen bij problemen en om de VvE als eenheid te beheren.
3. Primaire voordelen voor de VvE
De voordelen van het uitbesteden van het VvE-beheer aan Totaal VvE Beheer zijn duidelijk. Het kantoor zorgt ervoor dat de VvE-voorzitters en hun bestuur geen last hebben van administratieve, technische of financiële zorgen. Bovendien is het beheer goedkoop en transparant. Het tarief begint bij slechts 165 euro per huishouden, wat het toegankelijk maakt voor zowel kleine als grote VvE’s. De voordelen zijn samengevat in een aantal kernpunten:
- Van slapende naar actieve VvE
- Van vergadering tot jaarrekening
- Inclusief verzekeringen en calamiteitenservice
- Compleet VvE-beheer via één digitaal portaal
- Alle VvE-verplichtingen zorgeloos geregeld
4. Beheer zonder zorgen
Het beheer van een VvE vereist vaak veel tijd en aandacht. Totaal VvE Beheer zorgt ervoor dat de VvE in harmonie kan functioneren zonder dat er sprake is van onenigheid of gedoe. Dit wordt bereikt door het aanbieden van een beheerder die het normaal vindt om het totale VvE-beheer goed te doen. Dit betekent dat het kantoor zich niet alleen bezighoudt met het uitvoeren van taken, maar ook met het oplossen van problemen en het communiceren met betrokken partijen. Zo wordt het beheer van de VvE eenvoudiger en zorgelozer.
Praktijkinzichten uit bronnen
1. Opstarttraject en standaardprocedures
Het opstarten van een nieuwe VvE is een complex proces dat vaak niet zonder begeleiding kan worden gedaan. Totaal VvE Beheer heeft al meer dan 200 VvE’s opgestart. Dit betekent dat het kantoor over uitgebreide ervaring beschikt en dat het opstarttraject is gestructureerd en efficiënt. De standaardprocedures die worden doorlopen bij het opstarten van een nieuwe VvE zijn onder meer het aanpassen van de bankmachtiging, de overdracht van de administratie, en het maken van duidelijke werkafspraken met het bestuur van de VvE.
2. De rol van de beheerder als statutair bestuurder
In juridisch opzicht is het een interessant vraagstuk of een externe beheerder ook statutair bestuurder van een VvE kan zijn. Volgens een artikel van Richard de Laat, vermeld in bron [5], is het mogelijk dat een externe leverancier of beheerder contractueel beheerder én statutair bestuurder kan zijn. Dit kan echter problemen met zich meebrengen, zoals het vermengen van rollen en verantwoordelijkheden. In dit licht is het belangrijk dat de afspraken tussen de VvE en de beheerder duidelijk zijn en dat de rollen goed worden gedefinieerd.
3. De rol van de KvK bij de registratie van bestuursleden
In bron [5] wordt ook aandacht besteed aan de rol van de Kamer van Koophandel (KvK) bij de registratie van bestuursleden van een VvE. De KvK heeft geen mogelijkheid om per VvE de akte te controleren, en dit gebeurt ook niet. Hierdoor kunnen situaties ontstaan waarbij de KvK vier bestuursleden registreert in strijd met het reglement in de akte. Dit benadrukt het belang van nauwe samenwerking tussen de VvE, de beheerder en eventueel juridische partijen om te zorgen dat de registratie conform de statuten en het reglement is.
Conclusie
Matthijs Morsman speelt een centrale rol in het opstarten en beheren van VvE’s voor Totaal VvE Beheer. Zijn expertise ligt in het leggen van een sterke basis voor langdurige samenwerking, zowel bij het opstarten van nieuwe VvE’s als bij het overnemen van bestaande verenigingen. Totaal VvE Beheer biedt een totaalpakket dat het technische, administratieve en financiële beheer van VvE’s omvat, en dat wordt uitgevoerd via een digitaal portaal. De dienst is goedkoop en zorgeloos, en biedt een waardevolle oplossing voor VvE’s die hun beheer willen uitbesteden.
In de praktijk blijkt dat het opstarten van een VvE een complex proces is dat vaak niet zonder begeleiding kan worden gedaan. Totaal VvE Beheer beschikt over uitgebreide ervaring en biedt een gestructureerd traject dat gericht is op efficiëntie en kwaliteit. Bovendien benadrukt de juridische discussie over de rol van de beheerder als statutair bestuurder het belang van duidelijke afspraken en rollen in het beheer van een VvE. De rol van de KvK bij de registratie van bestuursleden benadrukt ook de noodzaak van samenwerking tussen verschillende partijen om ervoor te zorgen dat de registratie conform de statuten en het reglement is.
In samenvattend is Totaal VvE Beheer een waardevolle partner voor VvE’s die willen functioneren in harmonie en zonder zorgen. Matthijs Morsman en zijn team zorgen ervoor dat het beheer goed en efficiënt wordt uitgevoerd, waardoor de VvE-voorzitters en hun bestuur zich kunnen richten op de strategische doelen van de vereniging.