Het functioneren van een Vereniging van Eigendom (VvE) hangt sterk af van de rol en taken van de bestuurders. Deze mensen, benoemd door de eigenaars, zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse beheeractiviteiten en naleving van wettelijke regels. In dit artikel wordt nader ingegaan op de vraag of een bestuurder van een VvE per definitie een natuurlijk persoon moet zijn, en welke juridische en praktische gevolgen dit heeft.
Inleiding
In Nederland is de VvE een rechtspersoon die verantwoordelijk is voor het beheer van appartementen en woningen die onder het appartementsrecht vallen. Aangezien rechtspersonen zelfstandig niet kunnen handelen, is er altijd een natuurlijk persoon nodig om namens de VvE te functioneren. Deze persoon kan zowel een bestuurder als een voorzitter zijn. In dit artikel wordt nader bekeken of het mogelijk is dat een bestuurder een rechtspersoon is, en welke juridische en praktische betekenis dit heeft. Daarnaast wordt ingegaan op de aansprakelijkheid van bestuurders en de rol van de vergadering van eigenaars.
De juridische basis van de VvE
Rechtspersoon en natuurlijke persoon
De VvE is per definitie een rechtspersoon. Rechtspersonen kunnen niet zelfstandig handelen, zoals in bron [1] staat: “De VvE is een rechtspersoon. Rechtspersonen kunnen niet zelfstandig handelen, daarvoor is uiteindelijk een natuurlijk persoon als bestuurder nodig.” Dit betekent dat alle handelingen namens de VvE uiteindelijk door een natuurlijk persoon moeten worden uitgevoerd. De bestuurder is dus de handlanger van de VvE en heeft een essentiële rol in het functioneren van de vereniging.
Taken van het bestuur
Het bestuur van een VvE is verantwoordelijk voor een aantal specifieke taken, zoals het beheer van de gelden van de VvE, het opstellen van een huishoudboekje en het uitvoeren van besluiten genomen door de vergadering van eigenaars. In bron [1] wordt verder uitgelegd: “Het bestuur is onder meer verantwoordelijk voor het beheer van de gelden van de VvE die in kas zitten, en ervoor zorgen dat er jaarlijks rekening en verantwoording wordt afgelegd.” Deze beperkte taken betekenen dat het bestuur ondergeschikt is aan de vergadering van eigenaars, die het hoogste orgaan binnen de VvE is.
De vraag: moet een bestuurder een natuurlijk persoon zijn?
Rechtspraak en wetsinterpretatie
In de praktijk is het vrijwel altijd zo dat een bestuurder een natuurlijk persoon is. Volgens bron [2], die verwijst naar een juridisch standpunt van Rijssenbeek Advocaten, is er geen wettelijk verbod op het feit dat een bestuurder en voorzitter van de vergadering van eigenaars dezelfde persoon kunnen zijn. De grammaticale uitleg van de wet of het modelreglement houdt immers geen strikt verbod in op het samenvallen van deze functies. Dit betekent dat juridisch gezien deelname aan zowel het bestuur als de voorzitterschap mogelijk is, zolang de taken van beide functies goed worden uitgevoerd.
Praktische overwegingen
Hoewel er geen juridisch verbod bestaat, zijn er wel praktische overwegingen die het onwenselijk maken om een bestuurder en voorzitter in één persoon te combineren. In bron [4] wordt benadrukt dat het bestuur en de voorzitter twee aparte organen binnen de VvE zijn. Hierin wordt benadrukt: “De commissarissen zijn GEEN bestuurders. Dat zijn én blijven twee separate organen binnen de VvE.” De scheiding van functies is belangrijk om conflicten van belangen te voorkomen en om zowel het beheer als de controle goed te laten functioneren.
De rol van externe beheerders
In sommige gevallen kan een externe beheerder of beheerkantoor ook een rol spelen als bestuurder van de VvE. In bron [4] staat: “Een interessant artikel daarover is te lezen op VVErecht.nl. In dat licht gezien zou mijn voorkeur gaan naar optie 1.” Hierin wordt verder uitgelegd dat het mogelijk is dat een externe beheerder zowel contractueel als statutair bestuurder kan zijn. Dit brengt echter ook complexiteit met zich mee, zoals mogelijke aansprakelijkheid en de noodzaak om duidelijke afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden.
Aansprakelijkheid van bestuurders
Risico’s bij het functioneren als bestuurder
Bij het functioneren als bestuurder van een VvE lopen personen risico’s op aansprakelijkheid. In bron [1] staat: “Bent u bestuurder in een VvE? Wees dan bewust van uw taken en verantwoordelijkheden. De aansprakelijkheidsdrempel is hoog, maar een bestuurder dient zich wel bewust te zijn van dit risico.” Bestuurders kunnen aansprakelijk worden gemaakt wanneer er sprake is van onbehoorlijk bestuur of wanneer besluiten niet goed worden uitgevoerd. De aansprakelijkheid van bestuurders is een belangrijk aspect dat bij de benoeming van een bestuurder moet worden meegenomen.
Onbehoorlijk bestuur
Onbehoorlijk bestuur kan verschillende vormen aannemen. In bron [1] wordt verder uitgelegd dat het bestuur verantwoordelijk is voor het uitvoeren van besluiten genomen door de vergadering van eigenaars. Wanneer het bestuur deze besluiten niet goed uitvoert of wanneer het bestuur handelt tegen de wensen van de eigenaars, kan dit leiden tot aansprakelijkheid. Het is daarom belangrijk dat bestuurders zich goed bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en dat ze zorgvuldig omgaan met besluiten die door de vergadering van eigenaars zijn genomen.
De vergadering van eigenaars: het hoogste orgaan
Rol en bevoegdheid
De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE. In bron [1] staat: “De vergadering van eigenaars is dus daadwerkelijk het hoogste orgaan binnen de VvE.” De vergadering van eigenaars is verantwoordelijk voor het nemen van belangrijke besluiten, zoals het goedkeuren van het jaarverslag, het stemmen van het huishoudboekje en het benoemen van bestuurders. De vergadering van eigenaars heeft dus een centrale rol in de functionering van de VvE.
Voorzitter van de vergadering
De voorzitter van de vergadering van eigenaars is verantwoordelijk voor de leiding van de vergaderingen. In bron [2] staat: “Wanneer niemand de voorzitter van de vergadering kan/wil zijn, behalve de bestuurder, dan is sprake van een onwerkbare situatie.” De voorzitter speelt een belangrijke rol bij het voeren van de vergadering, maar de voorzitter is niet verantwoordelijk voor het beheer van de VvE. Het is daarom belangrijk dat de voorzitter en de bestuurder duidelijk worden gescheiden.
UBO-verplichtingen en de VvE
Wat is een UBO?
Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van meer dan 25% van een rechtspersoon of die meer dan 25% van het stemrecht heeft. In bron [3] wordt verder uitgelegd: “De ubo en de VvE. Van belang is dan ook snel te kunnen schakelen indien en zodra een poortwachter een onderzoek naar de ubo instelt.” De UBO-verplichtingen zijn grotendeels gericht op het voorkomen van witwaspraktijken en terrorismefinanciering. In de praktijk betekent dit dat de VvE een UBO-register moet bijhouden, waarin de UBO-gegevens van bestuurders en eigenaars worden opgenomen.
Rol van de poortwachter
Een poortwachter is een instantie die verantwoordelijk is voor het controleren van UBO-verplichtingen. In bron [3] staat: “Onder bepaalde omstandigheden moet de poortwachter verscherpt onderzoek uitvoeren.” De poortwachter kan onderzoek doen naar de UBO van de VvE en eventueel verzoeken sturen aan de VvE om informatie te verstrekken. In de praktijk is het belangrijk dat de VvE goed voorbereid is op eventuele onderzoeken en dat er een goed UBO-register is opgesteld.
Praktijkproblemen en aanbevelingen
Moeilijkheden bij benoeming van bestuurders
Het benoemen van bestuurders kan in de praktijk problemen opleveren. In bron [4] staat: “Naast het feit dat vele beheerders zoals William al eerder aangaf niet staan te springen om ingeschreven te staan als bestuurder, kan je je ook nog afvragen of dat wenselijk zou zijn binnen de VvE.” Het is niet altijd makkelijk om mensen te vinden die bereid zijn om bestuurder te worden. Daarnaast kan het ook onwenselijk zijn om beheerders als bestuurder te benoemen, omdat dit leidt tot mogelijke conflicten van belangen.
Aanbevelingen voor VvE’s
Om de functionering van de VvE te waarborgen, zijn er een aantal aanbevelingen die kunnen worden gedaan. Eerst en vooral is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de rollen en verantwoordelijkheden van bestuurders en voorzitters. Daarnaast is het belangrijk om een goed UBO-register te bijhouden en om goed voorbereid te zijn op eventuele onderzoeken door de poortwachter. Ten slotte is het verstandig om regelmatig te controleren of de functies binnen de VvE op de juiste manier worden uitgevoerd.
Conclusie
De rol van een bestuurder in de VvE is van groot belang voor het functioneren van de vereniging. Ondanks het feit dat er geen juridisch verbod is op het combineren van bestuurderschap en voorzitterschap, is het praktisch gezien verstandig om deze functies gescheiden te houden. De bestuurder is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de VvE, terwijl de voorzitter de vergadering van eigenaars leidt. Het is belangrijk dat bestuurders zich bewust zijn van hun aansprakelijkheid en dat ze zorgvuldig omgaan met besluiten genomen door de vergadering van eigenaars. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en heeft een centrale rol in de functionering van de vereniging. Bovendien is het belangrijk dat de VvE een goed UBO-register heeft en dat er regelmatig controles worden uitgevoerd op de functionering van de VvE.