Moet een VvE-bestuurslid op de ALV over gestemd worden?

In een Vereniging van Eigenaren (VvE) zijn de algemene ledenvergadering (ALV) en de manier waarop besluiten worden genomen, centraal. Deze besluiten raken vaak essentiële aspecten van de VvE, zoals wijzigingen in het reglement, uitbreiding van de gemeenschap of investeringen in onderhoud en verbouwingen. Van belang is echter ook hoe de structuur van het bestuur van de VvE tot stand komt. In dit artikel leggen we uit of het nodig is dat een bestuurslid van de VvE op de ALV over gestemd wordt. Wij integreren juridisch, administratief en praktisch relevante inzichten uit betrouwbare bronnen, inclusief rechtspraak en reglementaire bepalingen.

Inleiding

Een VvE is een wettelijk georganiseerde vereniging waarin appartementseigenaars gemeenschappelijke zaken regelen. De ALV is het hoogste besluitorgaan van de VvE en heeft een essentiële rol bij het nemen van belangrijke besluiten. Echter, ook het bestuur van de VvE wordt door de ALV benoemd, inclusief de voorzitter en andere functies. De vraag die in deze context centraal staat, is: Moet een lid van het VvE-bestuur op de ALV over zijn benoeming zijn gestemd?

Deze vraag heeft zowel juridische als praktische relevatie. Het hangt af van de bepalingen in het splitsingsreglement en de handhaving van statuten. Daarnaast is het belangrijk om te begrijpen hoe de ALV haar bevoegdheden uitoefent, wat de rol van het bestuur is, en hoe de benoeming van bestuursleden in de praktijk verloopt.

De rol van de ALV in de benoeming van bestuursleden

De ALV is het hoofdorgaan van de VvE en heeft volledige bevoegdheid om over de benoeming van bestuursleden te beslissen. Dit is geregeld in het Materieel Recht (MR) van 2006, in het bijzonder artikel 45 lid 5. Volgens deze bepaling is de ALV zelf verantwoordelijk voor het bepalen van de wijze van besluitvorming en stemverdeling. Dit houdt in dat de ALV een voorzitter kan benoemen die verantwoordelijk is voor de leiding van de vergadering.

De benoeming van bestuursleden gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Dit betekent dat alle stemgerechtigde leden instemmen met de kandidaat. Als er meerdere kandidaten zijn, geldt een bijzondere regeling zoals bepaald in artikel 50 lid 2 MR 2006. Deze regel is bedoeld om eventuele gelijke stemmen te omzeilen en een duidelijke beslissing te garanderen.

Hoewel het bestuur meestal ook de leiding geeft tijdens de ALV, is het belangrijk om te benadrukken dat het bestuur niet zelf beslist over zijn eigen benoeming. In het geval dat het bestuur belang heeft bij een bepaalde uitkomst van een stemming (bijvoorbeeld een besluit dat het bestuur voordeel oplevert), is het verstandig om de ALV met een aparte voorzitter te laten besluiten. Dit voorkomt eventuele belangenverstrengelingen.

De benoeming van bestuursleden: hoe verloopt het proces?

De benoeming van bestuursleden gebeurt meestal tijdens een ALV. De agenda van de vergadering bevat een punt waarop de ALV stemmen kan uitbrengen over de kandidaten. De kandidaten kunnen op verschillende manieren voorgesteld worden, bijvoorbeeld door het huidige bestuur of door individuele leden. Het is belangrijk dat de agenda voldoende vooraf is verspreid, zodat de leden van de VvE goed geïnformeerd zijn over de kandidaten.

De ALV kan kiezen om handopsteking, schriftelijke stemming of stembriefjes te gebruiken. Schriftelijke stemming wordt vaak gekozen wanneer de beslissingen belangrijk zijn of wanneer er twijfel is over de uitslag. Het gebruik van stembriefjes vereist echter extra administratieve inspanningen, vooral in grotere VvE’s.

Een belangrijk aspect is dat een bestuurslid niet per se op de ALV over moet zijn gestemd. Dit is alleen nodig als het reglement van de VvE expliciet stelt dat benoemde bestuursleden moeten worden aangewezen via stemming. In veel gevallen is het voldoende dat het bestuur een kandidaat benoemt en dit in overleg met de ALV communiceert. Echter, bij een ALV die zelf bepaalt over de benoeming, moet er wel sprake zijn van een volstrekte meerderheid.

De rol van het VvE-reglement

Het reglement van de VvE speelt een essentiële rol in de vraag of een bestuurslid op de ALV over moet zijn gestemd. In het reglement wordt vaak bepaald hoe de ALV stemmen kan uitbrengen en welke bevoegdheden het heeft ten aanzien van de benoeming van bestuursleden. Als het reglement bijvoorbeeld stelt dat bestuursleden door stemming van de ALV moeten worden aangewezen, dan is een stemming verplicht. Anders kan het bestuur zelf kiezen uit kandidaten zonder stemming.

Het reglement kan ook bepalingen maken over het gebruik van volmachten. Een eigenaar die niet persoonlijk aanwezig is bij de ALV, kan zijn stem reeds vooraf geven of iemand anders machtigen om namens hem te stemmen. Deze machtiging kan ook gebeuren via schriftelijke stembriefjes. In sommige gevallen kan het reglement bepalen dat een bestuurslid niet mag stemmen over zijn eigen benoeming. Dit hangt echter af van de bepalingen in het splitsingsreglement.

Het is daarom van groot belang dat leden van een VvE het reglement goed kennen en begrijpen. Als het reglement geen duidelijke regels bevat over de benoeming van bestuursleden, kan het proces twijfelachtig worden geacht. Dit kan leiden tot juridische geschillen of vertragingen in het beheer van de VvE.

Juridische aspecten van benoeming van bestuursleden

Het juridische kader voor de benoeming van bestuursleden is goed geregeld in het Materieel Recht 2006. Artikel 45 lid 5 MR stelt dat de ALV zelf de voorzitter kan benoemen. Deze voorzitter kan zowel lid zijn van het bestuur als onafhankelijk zijn. De voorzitter bepaalt in overleg met de ALV de wijze waarop de stemming plaatsvindt.

Rechtspraak laat zien dat het belangrijk is dat de ALV voldoet aan de statutaire bepalingen bij het nemen van besluiten. Een voorbeeld hiervan is de rechtspraak van de rechtbank Utrecht (2024), waarin een besluit buiten de ALV werd beoordeeld. De rechter stelde dat het besluit alleen geldig was als alle stemgerechtigde leden instemden, de instemming schriftelijk was vastgelegd, en het bestuur op de hoogte was van het besluit. Deze drie voorwaarden zijn eveneens van toepassing op de benoeming van bestuursleden.

Het is dus belangrijk dat bij benoemingen van bestuursleden de statuten en het reglement strikt worden gevolgd. Als het reglement bijvoorbeeld een volstrekte meerderheid eist voor de benoeming van een voorzitter, dan dient dit in overleg met de ALV gebeuren. Als dit niet het geval is, kan een besluit later worden aangevallen en vernietigd.

Praktijkvoorbeelden en mogelijke problemen

In de praktijk kan het voorkomen dat er verwarring is over de benoeming van bestuursleden. Een voorbeeld uit een online forum laat zien dat een VvE een tweede ALV moest organiseren omdat er op de eerste ALV geen rechtsgeldige besluiten konden worden genomen. De agenda van de tweede ALV bevatte dezelfde onderwerpen, maar werd alleen gebruikt voor stemming. Dit maakte de vergadering efficiënter, maar ook duidelijk.

Een andere praktijk is dat het bestuur zelf kandidaten benoemt en deze voordoet aan de ALV. In sommige gevallen wordt dit zonder stemming gedaan. Dit kan problemen opleveren, bijvoorbeeld als de benoeming tegenwerpingen oplevert of niet voldoet aan de bepalingen in het reglement. In zo’n geval kan een kantonrechter beslissen dat de benoeming ongeldig is, vooral als er sprake is van een niet nakoming van statutaire bepalingen.

Alternatieve methoden voor besluitvorming

Naast de traditionele fysieke ALV zijn er alternatieven voor het nemen van besluiten, zoals schriftelijke stemming of online vergaderingen. Deze alternatieven zijn handig als het lastig is om alle leden op één plek te verzamelen. Bij schriftelijke stemming is het vaak nodig dat een grotere meerderheid nodig is voor de geldigheid van het besluit.

Een voordeel van schriftelijke stemming is dat het efficiënter is en minder tijd kost. Echter, het kan ook administratief lastiger zijn, vooral in grotere VvE’s. Online vergaderingen zijn een andere mogelijkheid, vooral in tijden waarin fysieke vergaderingen lastig zijn, zoals tijdens pandemieën. Tijdens de coronacrisis is er bijvoorbeeld een noodwet ingevoerd die toelaat om digitale vergaderingen te houden.

Conclusie

De vraag of een VvE-bestuurslid op de ALV over moet worden gestemd, hangt af van meerdere factoren. In de eerste plaats is het belangrijk om te weten dat de ALV het hoogste besluitorgaan van de VvE is en verantwoordelijk is voor de benoeming van bestuursleden. In de tweede plaats speelt het reglement van de VvE een essentiële rol bij het bepalen van de procedure. Als het reglement bepaalt dat bestuursleden moeten worden aangewezen via stemming, dan is een stemming verplicht. Anders kan het bestuur zelf kiezen uit kandidaten.

Juridisch gezien is het belangrijk dat de benoeming voldoet aan de statuten en het reglement. Als dit niet het geval is, kan een besluit later vernietigd worden. In de praktijk kan het voorkomen dat het bestuur kandidaten benoemt zonder stemming, wat leidt tot twijfel of geschillen. Het is daarom aan te raden om de regelgeving goed te begrijpen en de procedure strikt te volgen.

Zowel leden als het bestuur van een VvE moeten goed op de hoogte zijn van de bepalingen in het reglement en de regels voor stemmen en benoemingen. Dit zorgt voor een duidelijke, rechtsgeldige en efficiënte verloop van de ALV en het bestuursbeleid.