De vereniging van eigenaars (VvE) speelt een centrale rol in de beheerstructuur van appartementen- en woningcomplexen. Aan het bestuur van de VvE zijn diverse verantwoordelijkheden en bevoegdheden verbonden, waaronder het stellen van de jaarbegroting, het beheren van gemeenschappelijke ruimtes en het vertegenwoordigen van de VvE in juridische kwesties. Eén van de fundamentele aspecten van het bestuur van een VvE is het aantal bestuurders. De bronnen tonen aan dat er in de praktijk en in de wettelijke regelgeving veel aandacht is voor het feit dat het bestuur uit een oneven aantal bestuurders moet bestaan. Dit artikel bespreekt de wettelijke basis voor deze opbouw, de praktijkvoering, de verdeling van rollen binnen het bestuur, en de gevolgen van eventuele afgeweken situaties.
Inleiding
Het bestuur van een VvE is een essentiële component van de vereniging. Het vormt de centrale leiding en zorgt voor het dagelijkse beheer van de VvE. Volgens meerdere bronnen is het bestuur verplicht uit een oneven aantal bestuurders te bestaan. Deze eis is vastgelegd in modelreglementen vanaf 1992 tot heden en ook in diverse praktijkvoorbeelden en rechtspraak. De reden achter deze wettelijke eis is waarschijnlijk het voorkomen van gelijke stemmen, zodat besluiten snel en duidelijk genomen kunnen worden. Dit artikel biedt een overzicht van de wettelijke basis, de praktijkvoering, en de rolverdeling binnen het bestuur van een VvE.
Wettelijke Regelgeving en Modelreglementen
Wettelijke basis
Volgens artikel 5:131 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) wordt het bestuur van de VvE gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat het uit twee of meer bestuurders moet bestaan. Dit artikel stelt dus een minimumaantal van één bestuurder vast, maar laat toe dat het bestuur groter wordt als de statuten zo bepalen.
Modelreglementen
In de modelreglementen vanaf 1992 is echter een aanvullende regel opgenomen: het bestuur moet uit een oneven aantal van één of meer bestuurders bestaan. Deze regel is terug te vinden in:
- Artikel 41.1 van het Modelreglement 1992
- Artikel 53.1 van het Modelreglement 2006
- Artikel 57.1 van het Modelreglement 2017
Deze regel is een aanvulling op de wettelijke basis en bepaalt dus dat, als het bestuur uit meer dan één bestuurder bestaat, het aantal oneven moet zijn. Dit betekent dat het bestuur bestaat uit 1, 3, 5 of meer bestuurders, maar nooit uit 2 of 4.
Aanpassingen en Verduidelijking
In artikel 2.11 van het ontwerpwetsvoorstel uit 2021 wordt aandacht besteed aan de praktijkproblemen die voortspruiten uit de huidige regelgeving. Het document wijst erop dat het feit dat de wet niet expliciet regelt dat het bestuur uit meerdere bestuurders mag bestaan, tot verwarring leidt. Bovendien is het in sommige modelreglementen (zoals het Modelreglement 1973) onduidelijk of een bestuur uit een even aantal bestuurders bevoegd is.
Daarom wordt in het ontwerpwetsvoorstel voorgesteld om artikel 5:131 BW aan te passen, zodat het duidelijk wordt dat iedere VvE één of meer bestuurders heeft, ongeacht wat in de statuten staat. Ook blijft het bestuur bevoegd als het tijdelijk niet uit een oneven aantal bestuurders bestaat, bijvoorbeeld door een vacature.
Praktijkvoering en Rechtspraak
Praktijk
In de praktijk wordt vaak afgeweken van de regel dat het bestuur uit een oneven aantal bestuurders moet bestaan. Sommige VvE’s kiezen bijvoorbeeld voor een bestuur van twee bestuurders. Volgens bron [2] is dit in strikte zin niet toegestaan, maar in de praktijk wordt het vaak gedaan zonder juridisch probleem. Rechtbanken hebben tot op heden geen uitspraken gedaan over deze vraagstelling.
Een van de redenen om meerdere bestuurders te benoemen is de mogelijkheid tot taakverdeling en reservebestuurders bij ziekte of andere onverwachte omstandigheden. Daarnaast is een groter bestuur gunstiger om disfunctioneren te voorkomen.
Rechtspraak
In recente rechtspraak is duidelijk gemaakt dat een bestuurder in principe zelf bevoegd is om ontslag te nemen, tenzij dit uit wet of statuten verboden is. Dit betekent dat, in theorie, een bestuurslid ontslag kan nemen zonder dat de algemene vergadering dit moet goedkeuren. Echter, bij onzorgvuldige of onredelijke ontslagen kan sprake zijn van schadeplichtigheid. Deze rechtspraak duidt erop dat het bestuurslid zelf een mate van autonomie heeft, maar dat deze bevoegdheid niet onbegrensd is.
Opbouw en Rollen binnen het Bestuur
Als het bestuur bestaat uit meer dan één bestuurder, is het gebruikelijk om functies zoals voorzitter, secretaris en penningmeester te benoemen. Deze functies zijn bepaald in de modelreglementen vanaf 1992. De regel is dat deze functies uit het midden van het bestuur worden benoemd. De functie van voorzitter kan ook de functie van voorzitter van de algemene vergadering vervullen, maar het bestuur zelf heeft geen voorzitter.
Functies
- Voorzitter: Voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en vertegenwoordigt de VvE in externe contacten. De voorzitter kan ook de voorzitter van de algemene vergadering worden, maar deze benaming is niet wettelijk verplicht.
- Secretaris: De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van notulen van de bestuursvergaderingen en het bijhouden van administratieve zaken.
- Penningmeester: De penningmeester beheert de financiële zaken van de VvE, inclusief het maken van de jaarbegroting en de exploitatierekening.
Het is mogelijk dat de functies van secretaris en penningmeester worden samengevoegd in één persoon. Dit is niet verboden.
Benoeming en Aantreden van Bestuurders
Benoeming
Het bestuur wordt door de algemene vergadering benoemd. De algemene vergadering kan bestuurders benoemen of ontslaan, wat een belangrijke macht is. Dit is vermeld in artikel 6 van bron [5] en artikel 57 van bron [6]. De benoeming kan geschieden bij akte, bijvoorbeeld bij oprichting van de VvE. Als er geen benoeming is, gelden de personen die bij de splitsing zijn overgegaan als bestuurders.
Aftreden en Vervangingsregels
Als er sprake is van een vacature in het bestuur, blijft het bestuur bevoegd tot het uitvoeren van zijn taken. De overblijvende bestuursleden vormen een bevoegd college, zolang het aantal zitting hebbende bestuursleden niet minder is dan het aantal vacatures. Bij meerdere vacatures is het verplicht om binnen een maand een nieuwe algemene vergadering bijeen te roepen om de vacatures te voorzien.
Taken van het Bestuur
De taken van het bestuur zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Deze kunnen variëren per VvE, afhankelijk van de statuten. Echter, er zijn enkele algemene taken die het bestuur vaak verricht:
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK): Zowel de VvE als het bestuur moeten zijn ingeschreven bij de KvK. Wijzigingen in het bestuur moeten ook worden doorgegeven.
- Maken van de jaarbegroting en exploitatierekening: Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarbegroting en het maken van de exploitatierekening.
- Beheren van gemeenschappelijke ruimtes: Het bestuur zorgt voor het onderhoud van gemeenschappelijke delen zoals trapgevels, liften en parkeerplaatsen.
- Vertegenwoordigen van de VvE in en buiten rechte: Het bestuur vertegenwoordigt de VvE bij juridische kwesties.
- Aanstellen van een beheerder of administratiebedrijf: Het bestuur kan besluiten om een externe beheerder in te huren om taken uit te voeren.
Aanvullende Regels en Praktijkvoorbeelden
Modelreglementen en Statuten
De statuten van de VvE kunnen bepalen hoeveel bestuurders er zijn. In de meeste gevallen is dit overgenomen uit het modelreglement. De statuten kunnen ook bepalen dat het bestuur uit een bepaald aantal bestuurders moet bestaan, wat een extra bepaling kan zijn bovenop de wettelijke regel.
Praktijkvoorbeeld: Bestuur uit drie bestuurders
Een veelvoorkomende situatie is dat een VvE kiest voor een bestuur van drie bestuurders. In deze situatie worden de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester verdeeld. Dit levert een duidelijke taakverdeling en biedt mogelijkheden voor reservebestuurders bij afwezigheid. De praktijk laat zien dat dergelijke besturen efficiënter werken en minder gevoelig zijn voor eventuele disfunctionering.
Aanvullende Bevoegdheden
Het bestuur is bevoegd om de VvE in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Als het bestuur uit drie of meer bestuurders bestaat, is het ook mogelijk dat twee bestuurders gezamenlijk de VvE vertegenwoordigen. Dit biedt meer flexibiliteit in juridische kwesties.
Conclusie
Het bestuur van de VvE speelt een essentiële rol in het beheer van appartementencomplexen. Het bestuur moet volgens de regelgeving uit een oneven aantal bestuurders bestaan, wat is vastgelegd in modelreglementen vanaf 1992. Deze regel dient om beslissingen duidelijk en snel te kunnen nemen, zonder de mogelijkheid van een gelijke stemming. In de praktijk worden soms afwijkende situaties aangemaakt, bijvoorbeeld een bestuur van twee bestuurders, maar deze afgeweken situaties zijn niet wettelijk verankerd.
De rollen binnen het bestuur zijn meestal verdeeld in voorzitter, secretaris en penningmeester, en deze functies worden benoemd uit het midden van het bestuur. De benoeming van bestuurders geschiedt via de algemene vergadering, en de algemene vergadering heeft ook het recht om bestuurders te ontslaan. Het bestuur is verantwoordelijk voor een reeks taken, waaronder het beheren van gemeenschappelijke ruimtes, het opstellen van de jaarbegroting en het vertegenwoordigen van de VvE in juridische kwesties.
De regelgeving en praktijk tonen aan dat het bestuur een belangrijke rol speelt in de functionering van de VvE. Het is van belang dat het bestuur voldoet aan de wettelijke eisen en duidelijk in functie is om conflicten en onduidelijkheden te voorkomen.