In Nederland is de Vereniging van Eigenaars (VvE) een centrale organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van gezamenlijke eigendommen in appartementenwoningen. Het VvE-bestuur speelt daarbij een cruciale rol, aangezien het verantwoordelijk is voor de uitvoering van besluiten, het beheer van het fonds, en het naleven van het huishoudelijk reglement. In dit artikel wordt ingegaan op de vraag of alle leden van een VvE ook bestuurder moeten zijn, wat de wettelijke en praktische implicaties zijn, en hoe besluiten in een VvE worden genomen.
Inleiding
De vorming van een VvE-bestuur en de rol van de leden binnen dat bestuur zijn belangrijke onderwerpen, vooral in kleiner gevormde VvE’s. De Appartementenwet stelt bepaalde eisen aan de samenstelling van het bestuur, maar in de praktijk kan er aanzienlijk variatie zijn. Bovendien is het begrip gekwalificeerde meerderheid — vaak gebruikt in modelreglementen — niet wettelijk verankerd. Dit leidt tot de vraag: hoeveel leden moeten in het bestuur zitten en hoe verloopt de besluitvorming?
Deze vraag wordt verder verhelderd door de wettelijke regelgeving, praktijkuitkomsten en adviezen van experts zoals VvE Belang en de HuisHouding. In dit artikel worden deze aspecten verder uitgelegd, op basis van wettelijke bepalingen, praktijkvoorbeelden en adviezen van externe beheerders zoals Heton VvE.
Wettelijke basis: rol van bestuur en leden
De wettelijke basis van de VvE-bestuurssamenstelling wordt bepaald door het Burgerlijk Wetboek (BW), in combinatie met het huishoudelijk reglement dat tijdens de splitsing is opgesteld. Het BW (artikel 5:131) bepaalt dat:
“Het bestuur van de vereniging wordt gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat er twee of meer zullen zijn. In het laatste geval wordt de vereniging, voor zover in de statuten niet anders is bepaald, tegenover derden door ieder der bestuurders vertegenwoordigd.”
In de praktijk betekent dit dat een VvE met één bestuurder kan functioneren, maar ook uit meerdere bestuurders kan bestaan. Deze samenstelling wordt bepaald in het huishoudelijk reglement of bij de eerste benoeming van het bestuur.
De vraag is nu of alle leden automatisch bestuurder zijn. Volgens de gegevens uit de bronnen is dat niet het geval. In het modelreglement van 2006 is bepaald dat:
“Het VvE bestuur wordt gevormd door een oneven aantal van één of meer VvE bestuurders. Met inachtneming hiervan bepaalt de vergadering het aantal VvE bestuurders.”
Dus, de leden zijn alleen bestuurder als zij benoemd worden door de algemene ledenvergadering (ALV). Dit betekent dat niet automatisch alle leden ook bestuurder zijn, maar dat de ALV bepaalt wie benoemd wordt.
Eenvoudiger bestuur en besluitvorming in kleine VvE's
In kleine VvE's, bijvoorbeeld die slechts uit één tot drie woningeigendommen bestaan, is het soms mogelijk dat alle leden ook bestuurder zijn. Dit is vooral het geval als de VvE kiest voor een eenvoudig huishoudelijk reglement, zoals beschreven in bron 1. In deze situatie kan de ALV snel en efficiënt besluiten nemen, omdat alle leden automatisch ook bestuurders zijn. Dit heeft als voordeel dat:
- Er geen aparte bestuurdersvergaderingen nodig zijn.
- De jaarrekening automatisch wordt goedgekeurd, zolang alle leden ermee akkoord gaan.
- Er geen kascommissie nodig is.
Astrid Luijk van VvE Belang stelt in haar verklaring dat:
“Het maakt de taak van de VvE-bestuurders een stuk eenvoudiger.”
Dit betekent dat in kleine VvE's een model kan worden gekozen waarin alle leden ook bestuurder zijn, waardoor de administratie en besluitvorming aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Het is echter belangrijk om te benadrukken dat dit niet verplicht is. Het is een keuze die moet worden gedaan in het huishoudelijk reglement of tijdens de eerste ALV.
Praktijk: hoe vaak worden alle leden bestuurder benoemd?
Hoewel het mogelijk is om alle leden bestuurder te maken, gebeurt dit in de praktijk niet altijd. In grotere VvE’s is het meestal onpraktisch om iedere eigenaar ook tot bestuurder te benoemen. Dit komt doordat:
- De administratie dan complexer wordt.
- Er meer besluitvorming nodig is.
- De kans op disfunctionering of meningsverschillen groter is.
In de praktijk kiezen veel VvE’s ervoor om slechts een klein aantal leden tot bestuurder te benoemen. Deze bestuurders zijn meestal mensen met relevante kennis, zoals juridische, administratieve of technische expertise.
Een ander belangrijk aspect is dat bestuurders aansprakelijk kunnen worden gesteld. Volgens het Burgerlijk Wetboek 2:9 moet een bestuurder zijn taken behoorlijk uitvoeren. Als hij of zij nalatig is of fouten maakt, kan hij of zij aansprakelijk worden gesteld. Daarom kiezen veel VvE’s ervoor om professionele externe beheerders in te schakelen, zoals Heton VvE of de HuisHouding.
Externe beheerders en de rol van het bestuur
Het inwerken van een externe beheerder is een veelvoorkomende praktijk in VvE’s, vooral bij grotere VvE’s of bij VvE’s met onervaren of geïnteresseerde leden. Heton VvE biedt bijvoorbeeld het pakket ‘Bestuurlijk beheer’, waarbij ze de volgende taken uitvoeren:
- Bijhouden van eigenarenadministratie en eigenarenregister.
- Organiseren en bijwonen van de ALV.
- Opstellen en versturen van notulen.
- Voorzitten van vergaderingen (indien gewenst).
- Beheren van verzekeringen.
- Administratie van schadeafwikkelingen.
- Toezicht op naleving van reglementen.
Deze benadering zorgt ervoor dat het VvE-bestuur niet alle taken zelf hoeft uit te voeren, maar wel verantwoordelijk blijft voor de eindresultaten. Zo kan het bestuur bijvoorbeeld besluiten om bepaalde administratieve of technische taken uit te besteden, maar blijft verantwoordelijk voor de uitslag van die werkzaamheden.
Bestuurssamenstelling en verantwoordelijkheid
De samenstelling van het VvE-bestuur heeft directe gevolgen voor de verantwoordelijkheid van de betrokken leden. Volgens bron 3 geldt:
“Een VvE bestuurder is niet aansprakelijk als de tekortkoming niet aan hem te wijten is en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.”
Hieruit blijkt dat de aansprakelijkheid van een bestuurder afhangt van zijn of haar nalatigheid. Als hij of zij zich wel aan de wettelijke plichten heeft gehouden, is hij of zij aansprakelijk gesteld kan worden. Daarom is het belangrijk dat bestuurders voldoende kennis en ervaring hebben.
In kleine VvE's is het vaak moeilijker om meerdere bestuurders te vinden. In dergelijke gevallen kan het nuttig zijn om een bestuur te vormen met één bestuurder, die vervolgens bijgestaan wordt door een externe beheerder. Dit helpt om zowel de administratieve lasten als de juridische verantwoordelijkheid te beheren.
Besluitvorming in de VvE: hoe wordt besloten?
De besluitvorming in de VvE gebeurt via de ALV. De ALV is de belangrijkste vergadering van de VvE, waarin besluiten worden genomen over financiële zaken, onderhoud, verbouwingen en andere onderwerpen.
Volgens bron 1 is in het modelreglement van 2022 een keuze gemaakt voor eenvoudiger besluitvorming. In kleine VvE’s kan bijvoorbeeld gekozen worden om alle besluiten met eenvoudige meerderheid te nemen, in plaats van een gekwalificeerde meerderheid. Dit betekent dat een besluit door meer dan de helft van de stemrechten goedgekeurd moet worden, in plaats van bijvoorbeeld twee derde.
Deze aanpassing maakt het besluitvormingsproces eenvoudiger, vooral voor kleine VvE’s. Het voorkomt ook juridisch onduidelijkheid, aangezien de Appartementenwet geen regelgeving bevat over gekwalificeerde meerderheid.
De rol van de KvK in het VvE-bestuur
Het VvE-bestuur is verplicht om zich in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is belangrijk voor juridische herkenbaarheid. Volgens bron 3 geldt:
“Het bestuur is verplicht om zichzelf in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Het bestuur dient de gegevens aldaar ook actueel te houden.”
De KvK-ingeschreven persoon kan dus ook de enige bestuurder zijn in een VvE. Dit is in de praktijk handig bij kleine VvE’s, waarin slechts één persoon benoemd wordt tot bestuurder.
Conclusie
De rol en samenstelling van het VvE-bestuur hangt sterk af van de grootte van de VvE, de samenstelling van de leden en de keuzes die gemaakt worden in het huishoudelijk reglement. In kleine VvE’s is het mogelijk om alle leden tot bestuurder te benoemen, wat de besluitvorming eenvoudiger maakt. In grotere VvE’s is het vaak praktisch om slechts een klein aantal leden tot bestuurder te benoemen en deze taken te ondersteunen met externe beheerders.
De besluitvorming in de VvE gebeurt via de ALV, waarin besluiten genomen worden. Het is belangrijk dat bestuurders voldoende kennis en ervaring hebben, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de besluiten en het naleven van het huishoudelijk reglement.