Inleiding
In de Nederlandse woningbouwverenigingen (VvE) is het houden van vergaderingen een essentieel onderdeel van de jaarlijkse administratie en besluitvorming. De ALV (Algemene Ledenvergadering) en, indien nodig, de tweede ALV zijn reglementair verplicht. In de praktijk is het echter niet altijd even eenvoudig om voldoende leden bijeen te brengen. Dit heeft geleid tot het gebruik van wat in kritische kringen “fictieve vergaderingen” worden genoemd. Deze praktijk is niet zonder omstredenheid en roept bij sommigen vragen op omtrent deugdelijkheid en transparantie.
Deze artikel biedt een overzicht van de regelgeving, de praktijk en de kritische stemmen rondom de tweede vergadering en het gebruik van fictieve vergadermethoden in VvE’s. Het is opgebouwd uit feiten en analyses die zijn afgeleid uit publicaties en discussies op het forum van NederlandVVE en nieuwsartikelen van VvE010.nl.
De regelgeving rondom de tweede vergadering
In de reglementen voor VvE’s is het verplicht om binnen vijf tot zes maanden na het aflopen van het boekjaar een ALV te houden. De ALV is een gelegenheid om belangrijke zaken te bespreken en besluiten te nemen, zoals het vaststellen van de jaarrekening, de bijdragen en de begroting. Als bij de eerste ALV het benodigde quorum niet wordt gehaald of besluiten niet door kunnen gaan vanwege onvoldoende meerderheid, is het mogelijk om een tweede ALV aan te zetten. Deze tweede vergadering moet binnen een bepaalde tijd worden gehouden, namelijk binnen de termijn zoals aangegeven in het reglement.
Een belangrijk punt is dat bij de tweede ALV geen quorum geldt. Dat betekent dat besluiten hier zonder bepaalde minimaal aanwezige stemmen kunnen worden genomen. Dit verschilt van de eerste ALV, waarbij zowel het quorum als de vereiste meerderheid van belang zijn.
Wat is een fictieve vergadering?
De term “fictieve vergadering” verwijst naar een praktijk waarbij VvE’s bij de eerste ALV bewust een kleine locatie kiezen, zoals het kantoor van de beheerder of een ruimte binnen het appartementencomplex. De bedoeling is dat het minder aantrekkelijk wordt voor leden om fysiek aanwezig te zijn. Hierdoor ontstaat een praktische situatie waarin weinig of geen leden opduiken. In een begeleidende brief bij de oproeping tot de eerste vergadering wordt expliciet vermeld dat de aanwezigheid van de leden niet nodig is.
De tweede vergadering wordt vervolgens ingeropt en gehouden zonder dat een grote vergaderzaal moet worden gehuurd. Hiermee worden kosten bespaard, zoals zaalhuur en eventuele beheerderkosten. In de tweede vergadering kunnen dan besluiten worden genomen zonder dat een quorum nodig is.
Hoewel deze praktijk juridisch mogelijk is, is het ethisch en praktisch gezien een gevoelige kwestie. Zoals opgemerkt in een discussie op NederlandVVE, lijkt het soms alsof de belangen van de beheerder worden vooropgesteld boven die van de VvE. Een beheerder met veel VvE’s heeft weinig ruimte voor meerdere ALV’s, en dit brengt risico’s met zich mee.
De kritiek op fictieve vergaderingen
Deze praktijk is niet zonder kritiek. In een discussie op NederlandVVE wordt de fictieve vergadermethode beschouwd als een “slechte zaak”. De reden is dat het de betrokkenheid van de leden ondermijnt. Een VvE die leden stimuleert om actief deel te nemen aan vergaderingen, draagt bij aan een gezonde organisatie. Fictieve vergaderingen daarentegen worden gezien als een gemakkelijke weg die deugdelijkheid en transparantie in twijfel trekt.
Een voorbeeld uit de praktijk toont aan hoe gevoelig deze kwestie kan zijn. In een VvE werd een ALV gehouden in het trappenhuis van het appartementencomplex. Geen enkel lid kwam opdagen. In de tweede vergadering, die op de aangewezen datum werd gehouden, werden besluiten genomen zonder dat een quorum nodig was. Op de agenda stond onder meer het besluit om over te stappen naar een andere beheerder. Het besluit werd aangenomen met een kleine meerderheid van stemmen. In dit geval was de beheerder zelfs het slachtoffer van de praktijk die hij mogelijk had gesteund.
De rol van de beheerder en de kosten
De beheerder speelt een centrale rol in het organiseren van ALV’s. In de praktijk is het gebruikelijk dat contracten zijn opgesteld op basis van één ALV per jaar. Als er een tweede ALV nodig is, kan dat leiden tot extra kosten. Deze kosten kunnen bestaan uit zaalhuur, beheerderkosten of andere uitgaven.
De fictieve vergadermethode helpt om deze kosten te voorkomen. Echter, zoals opgemerkt in een discussie op NederlandVVE, is het niet duidelijk of alle VvE’s extra betalen voor een tweede ALV. In sommige gevallen kan het zijn dat de beheerder de kosten al in rekening brengt, omdat het contract is opgesteld op basis van één ALV. Dit betekent dat de fictieve methode mogelijk een manier is om extra kosten te voorkomen, maar het is niet altijd duidelijk of dit daadwerkelijk gebeurt.
De invloed van de coronacrisis
De coronacrisis heeft de regelgeving rondom ALV’s tijdelijk aangepast. In reactie op de omstandigheden waarin VvE’s zich bevonden, is een noodwet ingevoerd waarmee het mogelijk werd om digitaal te vergaderen. Deze wet is goedgekeurd door beide Kamers en geldt tijdelijk tot 1 september 2020.
Door deze noodwet konden VvE’s terugwerken tot 16 maart 2020 en digitaal vergaderen. De voorwaarden voor digitaal vergaderen zijn dat alle leden te identificeren zijn, dat de vergadering live kan worden gevolgd en dat leden daadwerkelijk kunnen stemmen. De regels rondom quorum en meerderheid blijven van toepassing.
Hoewel de coronacrisis een uitzondering bracht, heeft het de discussie over fictieve vergaderingen verder aan het rollen gezet. De noodwet toonde aan dat het mogelijk is om regelgeving aan te passen, maar het liet ook zien dat transparantie en deugdelijkheid belangrijk blijven.
De praktijk in het licht van het Handhavingshuisreglement (HHR)
In veel VvE’s is de fictieve vergadermethode opgenomen in het HHR (Handhavingshuisreglement) of HR (Huisreglement). Door deze procedure jaarlijks opnieuw vast te leggen, wordt het mogelijk om de methode te behouden, maar het betekent ook dat de leden elk jaar opnieuw worden geïnformeerd over de aanpak.
In een van de discussies op NederlandVVE wordt verwezen naar een casus waarin een VvE de fictieve methode al meerdere jaren toepast. De discussie is hierbij gevoerd in een kritische toon. Het argument is dat het gebruik van fictieve vergaderingen de betrokkenheid van de leden ondermijnt en dat het in sommige gevallen leidt tot problemen, zoals in het geval van de overgang naar een andere beheerder.
De morele en praktische kwesties
Een van de centrale kwesties die in de discussies op NederlandVVE naar voren komen, is de morele aspecten van het gebruik van fictieve vergaderingen. In tegenstelling tot bestuurders en beheerders die actief proberen de betrokkenheid van de leden te stimuleren, wordt de fictieve methode gezien als een praktijk waarbij de gemakkelijke weg wordt gekozen. Deze kritiek is vooral duidelijk bij leden die betrokken willen zijn bij de besluitvorming en die het gevoel hebben dat hun stem niet telt.
Een ander aspect is de praktische uitvoering. Als een VvE besluit om fictieve vergaderingen te gebruiken, moet het ook zorgen voor een duidelijke communicatie met de leden. In de praktijk is het belangrijk dat leden weten wat de procedure is, wat de gevolgen zijn en hoe ze hun stemmen kunnen uitoefenen. In sommige gevallen kan dit leiden tot verwarring, vooral als de procedure niet transparant wordt uitgelegd.
Conclusie
De tweede ALV en de praktijk van fictieve vergaderingen vormen een complexe en gevoelige kwestie in de wereld van de VvE. De regelgeving biedt juridisch gezien ruimte voor de tweede ALV, maar het gebruik van fictieve vergadermethoden roept vragen op omtrent transparantie, deugdelijkheid en de betrokkenheid van de leden. Hoewel het kan leiden tot kostenbesparing, kan het ook leiden tot problemen, zoals in het geval van de overgang naar een andere beheerder.
Het is duidelijk dat de fictieve vergadermethode niet zonder kritiek is. In sommige gevallen wordt het gezien als een gemakkelijke weg, waarbij de belangen van de beheerder mogelijk boven die van de VvE worden gesteld. In andere gevallen wordt het gezien als een noodzakelijke aanpassing aan de praktijk, waarbij kosten en logistiek worden meegenomen.
Voor VvE’s is het belangrijk om bewust te kiezen voor een aanpak die zowel regelgevingscompliant is als moreel verantwoord. Het stimuleren van ledenbetrokkenheid, de duidelijke communicatie van procedures en het zorgen voor transparantie zijn essentieel om een gezonde en duurzame VvE te behouden.