Inleiding
In een Vereniging van Eigenaren (VvE) is het stemgedrag tijdens vergaderingen van groot belang voor het nemen van besluiten over gemeenschappelijke aangelegenheden zoals beheer, renovatie, of bouwplannen. Het stemproces is hierbij gelegitimeerd door juridische en reglementaire kaders, die de rol van de eigenaar en de gemachtigde precies omschrijven. In dit artikel wordt ingegaan op de praktijk van blanco stemmen, steminstructies en hun juridische implicaties, met een nadruk op de rol van het splitsingsreglement en modelreglementen. Daarnaast worden praktische voorbeelden belicht, zoals het gebruik van digitale vergaderingen en de juridische consequenties van onjuiste stemming.
Blanco stemmen en stemonthouding
Een eigenaar die bij een VvE-vergadering niet actief wil meedoen in de stemming, heeft de mogelijkheid om blanco te stemmen of het stemrecht te ontzeggen. Volgens de informatie uit bron [1], blanco stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend en zullen dus niet meetellen bij de stemming. Echter, deze stemmen zijn wel van belang bij het bepalen van het quorum, wat inhoudt dat zij wel meetellen bij het bepalen van of een stemming wettelijk geldig is.
Dit betekent dat een vergadering al kan voldoen aan het quorum, ook als er veel blanco stemmen zijn, zolang de vereiste drempel wordt gehaald. Hieruit blijkt dat het belang van blanco stemmen niet beperkt is tot het stemresultaat, maar ook tot de juridische geldigheid van de stemming.
Stemverhoudingen en modelreglementen
Hoewel de modelreglementen standaardregels bevatten over stemverhoudingen, zoals in het MR 1973 of MR 2006, kunnen deze regels in de splitsingsakte worden afgeweken. Dit is belangrijk om te weten, omdat het splitsingsreglement als leidend geldt boven het modelreglement. Hierdoor kunnen VvE’s aangepaste stemmingprocedures hanteren, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de woningcorporatie.
Het is daarom essentieel dat iedere eigenaar niet alleen het modelreglement, maar vooral ook het splitsingsreglement goed bekijkt om te begrijpen hoe het stemproces in zijn of haar VvE werkt.
Stemminstructies en hun juridische status
Het gebruik van steminstructies is in de praktijk een discussiepunt. Volgens bron [2] is het wettelijk niet toegestaan om een gevolmachtigde instructies mee te geven over hoe hij of zij moet stemmen. Een volmachtformulier mag uitsluitend dienen om het stemrecht te overdragen. Eventuele instructies die op het volmachtformulier zijn opgenomen, moeten volstrekt worden genegeerd, zoals verduidelijkt in de discussie op het VvE-forum.
Dit kader is belangrijk om te begrijpen, omdat het de democratische principes van de vergadering ondersteunt. De gevolmachtigde dient te handelen naar eigen inzicht, en niet naar instructies van een ander lid. Dit betekent dat steminstructies geen juridische betekenis hebben en moeten worden genegeerd door het bestuur.
Een voorbeeld hieruit is de discussie rondom het gebruik van steminstructies in een volmachtformulier, waarbij het forumlid duidelijk maakt dat zulke instructies niet alleen onwettelijk zijn, maar ook kunnen leiden tot verwarring en onbetrouwbaarheid in het stemproces.
Digitale vergaderingen: toekomst of tijdelijke maatregel?
Sinds de invoering van de tijdelijke wet op het gebied van justitie en veiligheid in april 2020, was het mogelijk voor VvE’s om digitaal te vergaderen. Deze mogelijkheid was geldig tot 1 februari 2023. Sindsdien is er geen juridische grondslag meer voor digitale vergaderingen, tenzij deze expliciet is opgenomen in het splitsingsreglement.
Momenteel wordt er gewerkt aan een wetswijziging die deze mogelijkheid in de toekomst mogelijk maakt, maar het is nog onbekend wanneer deze wijziging zal worden ingevoerd. Tot die tijd kan digitale vergadering alleen toegestaan zijn als het splitsingsreglement hiervoor specifiek voorziet.
Dit betekent dat veel VvE’s momenteel niet automatisch mogen vergaderen op afstand, en dat de praktijk van digitale vergaderingen voorlopig is geblokkeerd, tenzij in het splitsingsreglement andere voorwaarden zijn opgenomen.
Machtiging en het stemrecht
Als een eigenaar niet in staat is om persoonlijk aanwezig te zijn bij een vergadering, kan hij of zij iemand machtenen om namens hem of haar te stemmen. Dit is een essentieel mechanisme in de VvE, omdat het ervoor zorgt dat iedere eigenaar zijn stemrecht kan uitoefenen, ook als hij of zij verhinderd is.
In sommige VvE’s zijn er echter aanvullende regels in het splitsingsreglement die bepalen wie mag worden gemachtigd. In een aantal gevallen kan het bestuur zelf bijvoorbeeld niet als gemachtigde optreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat het invloed kan hebben op wie iemand verkiest om namens hem of haar te stemmen.
De rol van het volmachtformulier
Het volmachtformulier is een wettelijk instrument dat gebruikt wordt om het stemrecht over te dragen. Het formulier moet ingevuld worden, ondertekend en afgestaan. De gemachtigde ontvangt het formulier, en kan op basis daarvan stemmen tijdens de vergadering.
In praktijk zijn er vormfouten geweest in volmachtformulieren, zoals het opnemen van steminstructies of het vereisen dat de gemachtigde een woning eigenaar is. Deze elementen zijn niet toegestaan, omdat ze het principe van de democratische stemming in twijfel trekken. Zoals uit bron [2] blijkt, mag de gevolmachtigde alleen stemmen naar eigen inzicht, en mag hij of zij niet worden beïnvloed door instructies van derden.
Juridische consequenties van incorrecte stemming
Een voorbeeld van de juridische consequenties van incorrecte stemming is te vinden in het geval waarin een VvE een besluit nam op basis van 40 stemmen uit 83 aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Volgens het reglement was een meerderheid van meer dan de helft vereist, wat inhoudt dat meer dan 41 stemmen nodig waren om het besluit wettelijk geldig te maken.
De rechter oordeelde dat het besluit niet wettelijk was genomen, omdat de vereiste meerderheid niet was behaald. Dit geval toont aan dat het correct tellen en verwerken van stemmen niet alleen een administratieve kwestie is, maar ook juridische gevolgen kan hebben voor de geldigheid van een besluit.
De rol van het bestuur in het stemproces
Het bestuur van een VvE speelt een centrale rol in het stemproces, niet alleen bij het organiseren van vergaderingen, maar ook bij het opnemen en bewaren van volmachtformulieren. Volmachtformulieren dienen te worden ingeleverd bij de voorzitter of secretaris, en deze moeten deze documenten bewaren en gebruiken bij de stemming.
Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het beheren van het quorum en het controleren van de juistheid van het stemresultaat. In het geval van een juridische klacht of een rechtszaak, zoals in het voorbeeld uit bron [3], is het belangrijk dat het bestuur nauwkeurig heeft opgetekend welke stemmen zijn uitgebracht en hoe het resultaat tot stand is gekomen.
De toekomst van digitale vergaderingen
Hoewel digitale vergaderingen in de coronaperiode werden toegestaan, is het voor de toekomst nog onzeker of deze vorm van vergadering blijvend wordt ingevoerd. Momenteel is de juridische basis voor digitale vergaderingen beperkt, en moet dit expliciet worden verwerkt in het splitsingsreglement.
Voor VvE’s die digitaal willen vergaderen, is het daarom belangrijk om te controleren of dit wettelijk mogelijk is. Als het splitsingsreglement dit niet voorziet, kunnen VvE’s niet automatisch overgaan op digitale vergaderingen, en moeten ze de huidige wettelijke bepalingen volgen.
Conclusie
Het stemgedrag in VvE-vergaderingen is een belangrijk onderdeel van de democratische structuur van een Vereniging van Eigenaren. Het gebruik van blanco stemmen, steminstructies en machtigingen beïnvloedt niet alleen de uitslag van stemmingen, maar ook de juridische geldigheid van besluiten. Het splitsingsreglement speelt hierin een centrale rol, omdat het als leidend geldt boven het modelreglement.
Het is essentieel dat eigenaren en besturen zich goed informeren over de regels rondom het stemproces. Dit houdt in dat het splitsingsreglement wordt bestudeerd, volmachtformulieren correct worden ingevuld en dat het stemproces zorgvuldig wordt bijgehouden. Bovendien is het belangrijk om te erkennen dat digitale vergaderingen momenteel nog beperkt zijn, en dat de toekomstige mogelijkheid hiervoor afhankelijk is van wetswijzigingen.