Inleiding
De opkomst op vergaderingen van Verenigingen van Eigenaars (VvE) is een van de grootste uitdagingen bij het beheren van appartementencomplexen in Nederland. De verduurzaming van woningen, bouwprojecten, veranderingen in huishoudelijk reglementen en andere belangrijke beslissingen moeten vaak worden genomen via ledenvergaderingen, waarbij een bepaald aantal eigenaars aanwezig moet zijn om de besluiten rechtsgeldig te maken. In deze context speelt de opkomst op deze vergaderingen een cruciale rol.
De opkomst wordt bepaald door juridische regels die zijn afgeleid van modelregelementen (zoals MR1972 of MR1992), de Akte van Splitsing, en eventueel het huishoudelijk reglement van de VvE. Aanwezigheid op deze vergaderingen is niet alleen een juridische vereiste, maar ook een maatschappelijke factor die invloed heeft op het functioneren van de VvE.
In dit artikel analyseren we de juridische en praktische aspecten van de opkomst op VvE-vergaderingen. We onderzoeken de huidige situatie, de problemen die er met lage opkomst zijn, en de mogelijke oplossingen die worden voorgesteld of al worden toegepast. Ook bekijken we de veranderingen die in de toekomst mogelijk zijn, met name in het kader van de verduurzaming van woningen.
Juridische basis van de opkomst
De regels rond de opkomst op VvE-vergaderingen zijn vastgelegd in de modelregelementen en kunnen eventueel worden aangepast in het huishoudelijk reglement of in de Akte van Splitsing. In de meeste gevallen geldt dat een minimum aantal eigenaars moet aanwezig zijn om een vergadering rechtsgeldig te maken.
In de tekst van Carla2 op de VvE-forum (Bron 2), wordt melding gemaakt van een vergaderingsopkomstpercentage van minstens 50%, zoals voorgeschreven in modelregelementen van 1972-1992. Dit betekent dat als bijvoorbeeld 100 eigenaars zijn toegelaten tot een vergadering, er minstens 50 van hen aanwezig moeten zijn om besluiten te nemen. Daarnaast is in sommige gevallen sprake van een dubbele eis: zowel een opkomstpercentage als een stemmeerderheid.
Een lage opkomst op een vergadering kan leiden tot vertragingen in besluitvorming en zelfs tot de noodzaak om een nieuwe vergadering te organiseren. Dit brengt extra kosten en moeite met zich mee, zoals Carla2 meldt: "Dan kost het maar even wat extra moeite en vooral geld."
Problemen met lage opkomst
Lage opkomst op VvE-vergaderingen is een bekend en veelvoorkomend probleem. In het voorbeeld van de VvE Everaertstraat (Bron 1), geeft voorzitter Tineke Mark aan dat de VvE bestaat uit 63 woningen en 17 garageboxen, met een bestuur van drie personen. Volgens haar is de sfeer in het bestuur goed en dynamisch, en is er een goede opkomst op vergaderingen. Echter, in de tijd van de coronapandemie, en daarna, was de opkomst op ALV’s (Algemene Ledenvergaderingen) wel lager. Dit toont aan dat externe omstandigheden een directe invloed hebben op de deelname van eigenaars.
In het forumonderzoek op NederlandVVE.nl (Bron 2), wordt ook duidelijk dat de motivatie van eigenaars om op een vergadering aanwezig te zijn, in de loop van de tijd kan afnemen. Een voorzitter schrijft: "Mijn eigen ervaring is b.v. dat de eerste jaren er altijd een grote opkomst was. Dat valt ook wel te verklaren, alles is nieuw, nieuwsgierigheid naar de gang van zaken is groot, nog los van het feit of alles begrepen wordt." Maar na verloop van tijd neemt deze nieuwsgierigheid af. De motivatie om aanwezig te zijn kan ook worden beïnvloed door de mate waarin de maandelijkse bijdrage verandert of door het gevoel dat alles toch goed verloopt.
Een lage opkomst heeft als gevolg dat belangrijke besluiten niet genomen kunnen worden, zoals de implementatie van verduurzamingsmaatregelen of het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. In het artikel van Companen (2015) en Senter Novum (2008) wordt onderstreept dat een lage opkomst het verduurzamingsproces vertraagt. Dit is een belangrijk punt, aangezien het klimaatbeleid van Nederland sterke druk uitoefent op VvE's om duurzamer te worden.
Oplossingen en alternatieven
Om het probleem van lage opkomst aan te pakken, zijn verschillende oplossingen voorgesteld of al in gebruik genomen. Een van deze is de zogenaamde fictieve vergadering, zoals beschreven in de tekst van Carla2 (Bron 2). In deze methode worden eigenaars per post of e-mail geïnformeerd over een voorstel, en kunnen zij hun stem uiten op een alternatieve manier dan via persoonlijke aanwezigheid. Deze methode kan worden ingevoerd via het huishoudelijk reglement, maar vereist wel een juridisch aannemelijk kader.
Een andere aanpak is het verlagen van het quorum of het veranderen van de vereisten voor besluitvorming, zoals in de nieuwe wetgeving rond verduurzaming. Volgens de informatie in bron 3 (VTCB.nl) wordt in de toekomst een meerderheid van 50% + 1 stem voldoende om verduurzamingsmaatregelen te beslissen, zonder het huidige quorum van bijvoorbeeld 66% of 50% opkomst. Dit maakt het proces sneller en efficiënter.
Daarnaast worden huurders in de toekomst verplicht om hun goedkeuring te geven voor verduurzamingsmaatregelen, als ze meer dan 10 appartementen in een VvE bezitten. Dit betekent dat het niet meer nodig is om 70% van alle huurders te overtuigen, maar slechts 70% van de huurders die op het voorstel reageren.
Verduurzaming en de opkomst
De verduurzaming van VvE's is een belangrijke trend in de huidige woningeigendom. Gebouwen uit de jaren '70, zoals die in de VvE Everaertstraat (Bron 1), hebben vaak oude CV-ketels en een hoge onderhoudskosten. De wijk waar deze woningen staan, is bovendien aangewezen als een pilotgebied voor aardgasvrij. Dit betekent dat de VvE verplicht is om te overgaan op alternatieve verwarmingsmethoden, zoals warmtepompen of duurzame elektriciteit.
De beslissingen rond verduurzaming vallen echter binnen de bevoegdheid van de VvE. Daarom is het van belang dat er voldoende eigenaars op de vergadering aanwezig zijn om het benodigde quorum te halen. In het artikel van de VTCB (Bron 3) wordt benadrukt dat het kiezen voor verduurzamingsmaatregelen wordt vergemakkelijkt door de nieuwe wetgeving. Deze maatregel zorgt voor eenvoudiger en sneller besluitvorming en stimuleert VvE’s om actie te ondernemen.
Daarnaast worden subsidies uitgebreid, de rente op leningen verlaagd, en wordt er geld vrijgemaakt voor begeleiding. Hierdoor wordt het proces voor VvE’s toegankelijker en beter ondersteund, wat ook de motivatie van eigenaars om mee te doen kan verhogen.
De rol van professionele VvE-diensten
Een andere manier om het probleem van lage opkomst en complexe besluitvorming aan te pakken, is het inzetten van professionele VvE-beheerders. Organisaties zoals VvE Diensten Nederland (Bron 5) bieden een uitgebreid pakket aan diensten, waaronder administratief, technisch, juridisch en financieel beheer. Deze beheerders helpen VvE’s om efficiënter te functioneren en besluiten sneller te nemen.
In het artikel van VvE Diensten Nederland wordt benadrukt dat het professioneel beheer van een VvE essentieel is in de huidige tijd, waarin wettelijke eisen, verduurzaming en technische vernieuwingen snel veranderen. Professionele beheerders helpen bij het opstellen van voorstellen, het verzorgen van communicatie met eigenaars, en het coördineren van technische projecten.
Hoewel professionele beheer niet direct de opkomst op vergaderingen verhoogt, draagt het er wel toe bij dat de besluiten die genomen moeten worden, duidelijk en efficiënt worden genomen. Hierdoor is er een grotere kans dat eigenaars bereid zijn om mee te doen aan het proces, omdat ze weten dat het bestuur goed georganiseerd is.
Communicatie en transparantie
Een van de meest genoemde oplossingen in de bronnen is het verbeteren van communicatie en transparantie tussen het bestuur en de eigenaars. In het voorbeeld van Carla2 (Bron 2) wordt benadrukt dat het belangrijk is om mensen te luisteren en hun zegje te laten doen. Ze zegt: "Mensen willen zich nu eenmaal gehoord en gezien weten. En terecht!"
De voorzitter van de VvE Everaertstraat (Bron 1) benadrukt ook dat ze veel zelf regelen en dat de meeste eigenaars tevreden zijn. Toch benadrukt ze ook dat het MJOP (Model Jaarverslag en Plan) wordt gevolgd, wat duidelijkheid biedt over de besluiten en de activiteiten van de VvE. Dit benadrukt het belang van een duidelijk en open proces, waarbij de eigenaars weten hoe besluiten worden genomen en wat de gevolgen zijn.
Bij een lage opkomst kan dit leiden tot twijfels over de legitiemiteit van de besluiten. Daarom is het belangrijk dat het bestuur niet alleen besluiten neemt, maar ook verantwoording aflegt en alle eigenaars informeert over de besluiten. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via nieuwsbrieven, digitale platforms of bijeenkomsten.
Digitale opkomst: de toekomst?
Een mogelijke oplossing voor lage opkomst is de digitale deelname aan vergaderingen. Hoewel de juridische regels hieromtrent nog niet volledig duidelijk zijn, zijn er reeds voorbeelden van VvE’s die digitale stembusproceduren toepassen. Deze methode maakt het mogelijk voor eigenaars om hun stem uit te brengen zonder fysiek op de vergadering aanwezig te zijn. Dit kan vooral helpen bij VvE’s met veel eigenaars die in andere landen wonen of die werken in een ander tijdvak.
Een voordeel van digitale deelname is dat het het deelnamepercentage kan verhogen, omdat het voor sommige mensen moeilijk of onpraktisch is om op een bepaalde datum en tijd naar een vergadering te komen. Echter, het gebruik van digitale stembussen vereist dat het huishoudelijk reglement hierin expliciet regeling treft en dat de juridische kaders duidelijk zijn.
Conclusie
De opkomst op VvE-vergaderingen is een essentieel onderdeel van het functioneren van een Vereniging van Eigenaars. Zowel juridisch als praktisch is het belangrijk dat voldoende eigenaars aanwezig zijn om besluiten te nemen. Echter, lage opkomst blijft een groot probleem, dat kan leiden tot vertragingen en extra kosten.
De huidige wetgeving stelt eisen aan de opkomst en aan het stemrecht, en de verduurzaming van woningen maakt het noodzakelijk dat VvE’s snel besluiten kunnen nemen. In de toekomst wordt het proces vergemakkelijkt door juridische veranderingen, zoals het verlagen van het benodigde quorum en het uitbreiden van subsidies.
Naast juridische maatregelen is er ook ruimte voor innovatie en professionele beheer. Het gebruik van professionele VvE-diensten en het verbeteren van communicatie en transparantie zijn belangrijke stappen om het vertrouwen van eigenaars te vergroten en de opkomst te verhogen. Ook digitale opkomst en stembussen kunnen een rol spelen in de toekomst, mits de juridische kaders hieromtrent duidelijk worden.
In samenvattend is de opkomst op VvE-vergaderingen niet alleen een juridische vereiste, maar ook een maatschappelijke kwestie die invloed heeft op de functionering van VvE’s. Het vinden van een evenwicht tussen regelgeving, technologie en communicatie is cruciaal voor een duurzaam en efficiënt VvE-beheer in Nederland.