Het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is een essentiële taak voor elke Vereniging van Eigenaren (VvE). Het MJOP bevat een overzicht van de verwachte onderhoudsmaatregelen en -kosten op korte en langere termijn. Het plan helpt de VvE om planmatig te onderhouden en te voorkomen dat onvoorziene kosten leiden tot financiële problemen of verhogingen van de onderhoudsbijdragen. Maar wie is verantwoordelijk voor het opstellen van zo’n plan?
De verantwoordelijkheid voor het MJOP ligt niet bij één persoon of instantie, maar is verdeeld onder diverse partijen binnen de VvE. In dit artikel worden de rol en verantwoordelijkheden van de VvE, haar bestuur, leden en eventuele externe professionals (zoals bouwkundige adviseurs of beheerders) nader toegelicht. Hierbij wordt ook ingegaan op de juridische verplichtingen, de rol van het reservefonds en eventuele alternatieven voor het MJOP.
Wat is een MJOP?
Een MJOP is een plan dat de verwachte werkzaamheden en kosten voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen van een woning of woningcomplex op lange termijn vooraf bepaalt. Het MJOP houdt rekening met de huidige staat van onderhoud van het pand en de toekomstige behoeften. De opgestelde kosten worden vervolgens doorgevoerd in de Meerjaren Onderhoudsbegroting (MJOB), die aangeeft hoeveel geld moet worden gespaard per jaar om deze werkzaamheden in goede tijd te kunnen uitvoeren.
Het MJOP is niet wettelijk verplicht. Echter, sinds 2018 is elke VvE verplicht om te sparen voor toekomstig onderhoud. Dit gebeurt ofwel via een MJOP ofwel via het wettelijk vastgestelde minimumpercentage van 0,5% van de herbouwwaarde van het pand. Het MJOP is echter de voorkeur, omdat het aansluit bij de concrete behoeften van het gebouw en zo beter kan worden voorkomen dat er onverwachte kosten ontstaan.
Wie is verantwoordelijk voor het MJOP?
De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het MJOP ligt bij de VvE als geheel. Dit betekent dat de vereniging als juridische entiteit verplicht is om zowel een MJOP als een MJOB op te stellen. De uitvoering van deze verplichting is echter grotendeels in handen van het bestuur en de leden van de VvE.
Het bestuur van de VvE
Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten die genomen worden tijdens de algemene ledenvergadering. Bij de oprichting van een VvE wordt een bestuur samengesteld, bestaande uit een voorzitter, eventueel een secretaris en een penningmeester. Het bestuur is verplicht om:
- een MJOP te laten opstellen;
- de MJOB te bepalen;
- jaarlijks een begroting en jaarrekening op te stellen;
- het reservefonds te beheren.
De verantwoordelijkheid voor het MJOP ligt vooral bij het bestuur, maar het is belangrijk dat de besluiten die hierover genomen worden, steun vinden bij de leden van de VvE.
De leden van de VvE
De leden van de VvE zijn de eigenaars van de woningen binnen het complex. Hoewel zij geen directe verantwoordelijkheid hebben voor het opstellen van het MJOP, is hun rol niet onbelangrijk. De algemene ledenvergadering is het belangrijkste besluitorgaan van de VvE en is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het MJOP en het bepalen van de bijdrage aan het reservefonds.
Op deze vergadering worden de voorgestelde onderhoudsmaatregelen en kosten besproken, en wordt besloten welke werkzaamheden uitgevoerd zullen worden. Daarnaast wordt de hoogte van de jaarlijkse bijdrage aan het reservefonds bepaald, wat indirect invloed heeft op de financiële draagwegerheid van het MJOP.
Externe professionals
Hoewel de VvE zelf het MJOP kan opstellen, is het in de praktijk meestal verstandig om gebruik te maken van een externe professional, zoals een bouwkundig adviesbureau of een technisch beheerder. Deze partijen hebben de nodige expertise om de huidige staat van het gebouw te beoordelen, eventuele onderhoudsbehoeften in te schatten en een realistische financiële planning op te stellen.
Een MJOP die is opgesteld door een bouwkundige is bovendien meestal afgestemd op de kostenverdeling van de splitsingsakte en voldoet aan de NEN 2767 norm. Dit betekent dat het plan niet alleen technisch betrouwbaar is, maar ook juridisch aansluit bij de verdeling van onderhoudsverplichtingen tussen de woningen.
Juridische verplichtingen
De oprichting van een VvE en het opstellen van een MJOP vallen onder diverse wettelijke verplichtingen. Zo is het inschrijven van de VvE bij de Kamer van Koophandel verplicht. Ook is het reserveren van een reservefonds verplicht, en is het opstellen van een jaarrekening en begroting verplicht.
Hoewel het MJOP zelf niet wettelijk verplicht is, zijn VvE’s verplicht om te sparen voor toekomstig onderhoud. Dit kan via een MJOP of via het minimumpercentage. Het MJOP is echter de voorkeur, omdat het het reservefonds sterker aansluit op de concrete behoeften van het gebouw.
Het proces van het opstellen van een MJOP
Het opstellen van een MJOP is een proces dat uit verschillende stappen bestaat. Deze stappen zijn:
- Beoordeling van de huidige staat van onderhoud: Hierbij wordt bepaald welke onderdelen van het gebouw in goede of slechte staat zijn, en of er al eerder problemen zijn opgetreden.
- Inschattung van toekomstige onderhoudsbehoeften: Hierbij wordt gekeken welke werkzaamheden in de komende jaren verwacht kunnen worden, zoals vervanging van daken, isolatie, glaswerk of rioolwerkzaamheden.
- Financiële planning: Op basis van de verwachte werkzaamheden wordt een financiële planning opgesteld. Deze planning bepaalt hoeveel geld per jaar moet worden gespaard om de werkzaamheden in goede tijd te kunnen uitvoeren.
- Besluitvorming: De algemene ledenvergadering bespreekt en goedkeurt het MJOP. Daarnaast wordt de hoogte van de jaarlijkse bijdrage aan het reservefonds bepaald.
- Uitvoering en controle: Eenmaal het MJOP is opgesteld en goedgekeurd, is het de taak van het bestuur om het plan uit te voeren en te controleren of de spaarbedragen adequaat zijn.
Het is belangrijk dat het MJOP regelmatig wordt bijgewerkt, aangezien de behoeften en kosten van het onderhoud in de loop van de jaren kunnen veranderen. Een technisch beheerder of bouwkundige adviseur kan hierbij ondersteunende rol spelen.
De rol van het reservefonds
Het reservefonds is een verplichte spaarpot die bestemd is voor onvoorziene kosten, zoals lekkages, defecte installaties of andere grote reparaties. Het MJOP is hier nauw mee verweven, omdat de verwachte werkzaamheden en kosten uit het MJOP het basisplan vormen voor de reserveringen.
De hoogte van het reservefonds wordt jaarlijks bepaald door het bestuur, op basis van het MJOP of het minimumpercentage. Het geld moet op een aparte rekening worden aangemaakt, die ten name van de VvE staat. Deze rekening moet zowel betaal- als spaarrekening kunnen zijn.
Het is verstandig om het reservefonds regelmatig te controleren en aan te passen, zodat het voldoende is voor eventuele grote onderhoudsmaatregelen. Als het reservefonds te laag is, kan dit leiden tot onverwachte bijdrageverhogingen of zelfs financiële problemen voor de VvE.
Praktische overwegingen en mogelijke obstakels
Hoewel het opstellen van een MJOP een verantwoordelijke en verstandige stap is, zijn er ook praktische obstakels die voor kunnen komen. Deze obstakels kunnen zowel technische als menselijke aard hebben.
Technische obstakels
Een MJOP vereist een grondige inventarisatie van de huidige staat van het gebouw en een realistische inschatting van de toekomstige onderhoudsbehoeften. Dit vraagt om een zeker niveau van expertise, dat niet altijd aanwezig is binnen de VvE.
Daarom is het verstandig om gebruik te maken van een bouwkundige adviseur of technisch beheerder. Deze partijen hebben de nodige ervaring en kennis om een MJOP op te stellen die zowel technisch als juridisch aansluit bij de situatie van het gebouw.
Menselijke obstakels
Een MJOP is geen technisch plan dat eenvoudig kan worden opgesteld en direct wordt geaccepteerd. Het plan moet worden besproken en besloten door de leden van de VvE. Dit betekent dat er ruimte is voor discussies, twijfels en verschillen van mening.
Het is belangrijk dat het bestuur tijdens de algemene ledenvergadering duidelijk communiceert over de verwachte kosten en werkzaamheden. Dit helpt om mogelijke onwetendheid of bezwaren bij de leden te voorkomen.
Daarnaast kan het ook voorkomen dat bepaalde leden niet bereid zijn om een hogere onderhoudsbijdrage te betalen of om bepaalde maatregelen te ondersteunen. In dat geval is het verstandig om een compromis te zoeken of om het MJOP aan te passen.
Alternatieven voor het MJOP
Hoewel het MJOP de voorkeur heeft boven het wettelijk minimumpercentage, zijn er ook alternatieven die overwogen kunnen worden. Deze alternatieven kunnen van toepassing zijn wanneer het MJOP niet beschikbaar is of niet volledig aansluit bij de situatie van de VvE.
Het minimumpercentage
Sinds 2018 is het mogelijk om te sparen via het minimumpercentage van 0,5% van de herbouwwaarde van het pand. Deze methode is eenvoudiger en vereist geen gedetailleerde planning, maar heeft ook nadelen.
Een MJOP is in de praktijk beter, omdat het aansluit bij de concrete behoeften van het gebouw. Het minimumpercentage kan juist leiden tot onnodig hoge of onvoldoende reserveringen, afhankelijk van de situatie van het gebouw.
Technische schouw
Als de VvE geen MJOP heeft, maar wel graag wil weten wat de huidige staat van onderhoud is van het gebouw, kan een technische schouw worden uitgevoerd. Deze schouw wordt meestal uitgevoerd door een technisch beheerder of bouwkundige adviseur.
De technische schouw resulteert in een foto-rapportage en een advies over de staat van onderhoud en de benodigde maatregelen. Dit kan helpen bij het opstellen van een MJOP of bij het bepalen van de hoogte van de reserveringen.
Conclusie
Het opstellen van een MJOP is een essentiële taak voor elke VvE. Het MJOP helpt om planmatig te onderhouden, onvoorziene kosten te voorkomen en een solide financiële basis te creëren voor toekomstige werkzaamheden. De verantwoordelijkheid voor het MJOP ligt bij de VvE als geheel, en wordt uitgevoerd door het bestuur, de leden en eventueel externe professionals.
Hoewel het MJOP niet wettelijk verplicht is, is het verstandig om er gebruik van te maken, omdat het aansluit bij de concrete situatie van het gebouw. Het MJOP is bovendien verplicht voor het bepalen van de reserveringen in het reservefonds, wat een verplichte spaarpot is die bestemd is voor onvoorziene kosten.
De uitvoering van het MJOP vereist samenwerking tussen de betrokken partijen, en vereist regelmatige evaluatie en aanpassing. Een goed opgestelde MJOP helpt bij het voorkomen van onverwachte kosten, en draagt bij aan een goed functionerende VvE.